Uprawnienia pracowników nie zależą od tego, czy firma, która ich zatrudnia, pochodzi ze sfery publicznej, czy prywatnej. To może mieć znaczenie tylko przy ich rozliczaniu, ale też nie zawsze, gdyż wielu pracodawców prywatnych robi to w oparciu o przepisy dotyczące budżetówki. Gdyby chcieli stosować własne zasady, musieliby je określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. A to wymaga negocjacji z pracownikami
Czy można jechać w delegację motocyklem
Pracodawca wysyła mnie w delegację do małego miasta oddalonego od zakładu pracy o ponad 200 km. Sugeruje, żebym pojechał koleją. Ja jednak wolałbym zmienić środek transportu na motor, bo nie odpowiadają mi godziny odjazdu pociągu. Czy jest to możliwe?
Pracownik może pojechać w delegację motocyklem, pod warunkiem jednak że zgodzi się na to pracodawca. Także zmiana środka lokomocji wymaga jego akceptacji. Co do zasady bowiem środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Jeśli pracownik zrobiłby to bez porozumienia się z szefem, byłoby to niewypełnienie wydanego mu polecenia służbowego i mogłoby stać się podstawą do odmowy zwrotu kosztów przejazdów faktycznym środkiem lokomocji. Lepiej więc taką zgodę uzyskać. Jeśli pracodawca się zgodzi, za podróż motocyklem przysługiwać będzie zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Jeśli pracodawca należy do sfery publicznej, stawka nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Jeśli jest to pracodawca prywatny, stawkę może ustalić sam, np. w regulaminie wynagradzania.
Podstawa prawna
Par. 3, par. 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Czy zgubione bilety można czymś zastąpić
Pracodawca wysłał mnie w delegację do Krakowa. Przy okazji miałem odwiedzić klientów w dwóch pobliskich miejscowościach. Nie mam prawa jazdy, dlatego zgodnie z poleceniem szefa w delegację pojechałem pociągiem, a na miejscu korzystałem z autobusów podmiejskich. Niestety, w drodze powrotnej zgubiłem portfel z biletami i rachunkami potwierdzającymi moje wydatki. Czy pracodawca mimo to powinien zwrócić mi poniesione koszty?
Z tytułu podróży krajowej i podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi, oprócz diet, przysługuje także zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dlatego do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik powinien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające te wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Gdy pracownik nie potrafi udokumentować swoich wydatków (nie przedłoży biletów i rachunków), pracodawca rozliczając koszty podróży, może oprzeć się na jego pisemnym oświadczeniu. Pozwala na to par. 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych. Ale uwaga! Jeśli pracownik poda w oświadczeniu nieprawdę, może zostać za to pociągnięty do odpowiedzialności, np. porządkowej. Fałszywe oświadczenie może być też uznane za próbę wyłudzenia nienależnych świadczeń i doprowadzić do zgłoszenia podejrzenia popełnienia przestępstwa przez pracownika.
Podstawa prawna
Par. 5 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Czy wolne można odebrać w innym terminie
Moją podróż służbową zakończyłam o drugiej w nocy. W pociągu nie było ani wagonu sypialnego, ani kuszetek. Pracę normalnie zaczynam o 8 rano. Czy w dniu powrotu z delegacji też muszę o tej godzinie stawić się w firmie?
Po powrocie z podróży służbowej pracownikowi przysługuje co najmniej 8 godzin odpoczynku nocnego. Powinien on przypadać pomiędzy zakończeniem przez pracownika podróży służbowej a rozpoczęciem pracy. W sytuacji opisanej w pytaniu odstęp ten jest krótszy, bo wynosi tylko 6 godzin. Dlatego pracownik może nie przyjść tego dnia do pracy albo przyjść do niej o kilka godzin później i żadne przykrości ze strony szefa nie mogą go za to spotkać. Pracownik powinien jednak usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy, składając pracodawcy stosowne oświadczenie i dołączyć do niego bilet środka komunikacji, z którego korzystał. Trzeba jednak pamiętać, że podwładny ma prawo skorzystać z takiego usprawiedliwienia tylko w odniesieniu do dnia pracy następującego po powrocie z delegacji, a nie wobec kolejnego dnia pracy.
Podstawa prawna
Par. 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
Czy pracownik sam może wybrać stawkę diety
Mam jechać w podróż służbową do Austrii i Czech. Najpierw jednak muszę polecieć z Warszawy do Poznania, aby odebrać potrzebne dokumenty. Po dwóch godzinach przesiadam się na samolot do Wiednia. W Austrii spędzę 14 godzin, na terenie Czech około 10. Czy za cały okres tej podróży będą mi przysługiwały diety jak przy delegacji zagranicznej? W naszej firmie nie ma odrębnych uregulowań dotyczących delegacji.
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lotniczej od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Z tego powodu całej podróży pracownika z Warszawy do Wiednia, z przerwą w Poznaniu, nie można potraktować jako podróż zagraniczną. Co do diet, to oczywiście należą się one za cały czas jego pobytu w podróży służbowej. Za czas spędzony na ziemi ojczystej jak za podróż krajową (30 zł). Za czas spędzony za granicą według stawek przewidzianych dla tego rodzaju podróży, ustalonych odrębnie dla poszczególnych państw. Zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych dieta przysługuje pracownikowi w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku Austrii pełna dieta wnosi 52 euro, w przypadku Czech 41 euro. To spora różnica. Pracownik nie może jednak sam zdecydować, w jakiej wysokości mają mu być wypłacone diety, a więc które państwo uznane zostanie za docelowe. To domena pracodawcy, który może przyjąć, że państw docelowych będzie więcej, np. w tym przypadku dwa. Wówczas pracownik powinien mieć naliczone diety proporcjonalne do czasu spędzonego w tych państwach. Pracodawca może też, aby uprościć sobie rachunki, wskazać jedno państwo docelowe. Które? Przepisy tego nie określają. Wprawdzie niektórzy eksperci radzą, aby było to ostatnie państwo, z którego pracownik wraca do kraju, ale takie zalecenie nie wynika z przepisów, więc wszystko zależy od pracodawcy.
Podstawa prawna
Par. 12, par. 13 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Czy pracodawca może odmówić wypłaty zaliczki
Niedawno byłem w delegacji we Wrocławiu. Przed wyjazdem nie dostałem od pracodawcy zaliczki na wydatki w podróży, bo jak się dowiedziałem, nie złożyłem wniosku w tej sprawie. Teraz wyjeżdżam do Danii i chciałem złożyć taki wniosek, ale powiedziano mi, że nie trzeba. Czy to znaczy, że znów mogę nie dostać zaliczki na wyjazd?
Pracodawca nie może odmówić wypłaty zaliczki, z tym że przy wyjeździe krajowym jej wypłata jest faktycznie uzależniona od złożenia przez pracownika wniosku w tej sprawie. Tak wynika z par. 11 rozporządzenia o podróżach służbowych, zgodnie z którym na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jeśli chodzi natomiast o podróże zagraniczne, taki wniosek nie jest konieczny. W tym przypadku wypłata zaliczki jest już bowiem obowiązkiem pracodawcy. Tak wynika wprost z par. 20 powołanego rozporządzenia. Zgodnie z nim pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Może też, o ile wyrazi na to zgodę, dostać ją w walucie polskiej. Wówczas będzie się mu ona należała w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Podstawa prawna
Par. 11, par. 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).