Świadectwo pracy powinna otrzymać każda odchodząca z firmy osoba (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy), która była zatrudniona na podstawie umowę o pracę, niezależnie od jej rodzaju.

Pracodawca, bo to na nim spoczywa obowiązek sporządzenia dokumentu, powinien niezwłocznie wydać świadectwo pracownikowi (lub osobie osobie przez niego upoważnionej na piśmie) najpóźniej w dniu, w którym następuje rozwiązanie bądź wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie jest możliwe dotrzymanie tego terminu, pracodawca ma 7 dni na wysłanie świadectwa pocztą bądź doręczenie go w inny sposób.

Pracownik musi otrzymać świadectwo także wtedy, gdy nie rozliczył się z firmą. Nawet jeśli dana osoba nie zwróciła jeszcze pobranych zaliczek lub nie oddała powierzonych mu przez pracodawcę rzeczy - może na przykład chodzić o samochód służbowy, komputer czy telefon - pracodawca nie może uzależniać wydania dokumentu od zwrotu tego mienia.

Jedyną sytuacją, kiedy pracodawca nie ma obowiązku wydawania świadectwa pracy, ma miejsce, kiedy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę, te same strony zawierają kolejną umowę o pracę. Jeżeli jednak pracownik chce otrzymać dokument, pracodawca ma obowiązek mu go wydać.

Co powinno zawierać świadectwo

W świadectwie pracy powinny znaleźć się informacje:

  • potwierdzające, na jaki okres pracownik był zatrudniony,
  • potwierdzające, jaki rodzaj pracy wykonywał i jakie zajmował stanowiska pracownik,
  • potwierdzające tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
  • niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego - w tym wymiar czasu pracy, okresy przebywania na zwolnieniu lekarskim, ilość (nie)wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, okresy nieskładkowe,
  • o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia pracownika - w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Ponadto, na życzenie pracownika, pracodawca w świadectwie pracy powinien zawrzeć informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia (na przykład o wysokości premii) oraz o uzyskanych kwalifikacjach (na przykład skończone kursy i szkolenia).

Co, jeśli świadectwo jest źle wystawione

Jeżeli pracownik uzna, że w świadectwie znajdują się błędy, ma 7 dni od dnia otrzymania dokumentu na wystąpienie z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca ma także 7 dni na zbadanie wniosku oraz - o ile uzna, że faktycznie błędnie wystawił dokument - na wydanie nowego świadectwo pracy.

W razie, gdy pracodawca nie uwzględnieni wniosku, pracownik ma jeszcze 7 kolejnych dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania, by wystąpić z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Sądowa decyzja pozytywna dla pracownika oznacza, że pracodawca wyda nowe świadectwo pracy niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od zgłoszenia przez pracownika takiego żądania.

Ponadto, gdy pracownik uzna, że na skutek wydania niewłaściwego świadectwa pracy lub niewydania go w ogóle (abo z opóźnieniem) poniósł szkodę, może - zgodnie z przepisami Kodeksu pracy - domagać się od pracodawcy odszkodowania. Chodzi jednak tylko o szkodę za pozostawanie bez pracy, a samo odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie wyższej jednak niż za 6 tygodni. To pracownik musi przy tym udowodnić, że na przymusowe bezrobocie trafił z winy pracodawcy.

Dodatkowo, jeśli pracownik poniósł inną szkodę niż utrata wynagrodzenia - na przykład nie mógł pobierać zasiłku przedemerytalnego lub nie przyznano mu świadczeń z zabezpieczenia społecznego - również może walczyć odszkodowanie na podstawie ogólnych przepisów o odpowiedzialności za szkodę przewidzianych w Kodeksie cywilnym. Nie obowiązuje wtedy  ograniczenie maksymalnego odszkodowania do 6-tygodniowego wynagrodzenia, ale nadal na pracowniku spoczywa ciężar udowodnienia winy pracodawcy.

Wreszcie pracodawca, niewydając lub opóźniając wydanie świadectwa pracy, może zostać ukarany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, podlegającym karze grzywny od 1 do 30 tys. złotych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93)

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.)