Nieprecyzyjne i często zmieniające się przepisy wywołują wątpliwości u przedsiębiorców. Nie wiedzą oni, czy obecnie możliwe jest obywanie podróży służbowych i ewentualnie na jakich zasadach można podróżować.
Zacznijmy jednak od definicji delegacji. Można ją wyprowadzić z art. 775 par. 1 kodeksu pracy (dalej k.p.), zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tym samym podróż służbowa powinna spełniać trzy warunki:
1) pracownik jedzie na polecenie pracodawcy,
Reklama
2) pracownik wykonuje zadanie służbowe,
3) miejsce świadczenia usług przez pracownika ulega zmianie.

Reklama
Kolejne ograniczenia
Atak koronawirusa spowodował konieczność wprowadzenia ograniczeń przemieszczania się – jednak mimo tych ograniczeń podróżowanie nadal jest możliwe, lecz trzeba się dostosować do obowiązujących reżimów sanitarnych. Przykładowo, w przypadku podróży środkami publicznego transportu zbiorowego ustawodawca wprowadził ograniczenia w liczbie osób podróżujących, o czym mowa w par. 25 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 2316; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 91, dalej: rozporządzenie w sprawie ograniczeń).
Kiedy przed świętami prawodawca zmienił termin ferii i dodatkowo zasugerował, że nie będzie można się przemieszczać, pokrzyżował plany wypoczynkowe wielu Polaków. Część z tych osób postanowiła wtedy, że zamiast na urlop, pojedzie w podróż służbową. Ten „racjonalizatorski” pomysł nie uszedł jednak uwadze prawodawcy, który postanowił ograniczyć tę możliwość. Nie zdecydował się jednak na zakaz podróżowania – poprzestał na zakazie świadczenia usług hotelarskich. Ustalił mianowicie, że do 31 stycznia 2021 r. prowadzenie usług hotelarskich – w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2211) jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach określonych w par. 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ograniczeń. W efekcie czynne są hotele robotnicze, a zwykłe hotele mogą gościć osoby wykonujące zawód medyczny, członków załogi statku powietrznego, kierowców wykonujących transport drogowy, kontrolerów Najwyższej Izby Kontroli, pracowników Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) itd.
Usługi hotelarskie obejmują przy tym krótkotrwałe, ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych.
W praktyce oznacza to, że poza określonymi sytuacjami nie można korzystać z noclegów w hotelach, pensjonatach czy nawet kwaterach prywatnych.
Jak pojechać w podróż służbową
Powyższe nie zmienia jednak faktu, o czym już wspominałem, że wciąż można podróżować służbowo – dotyczy to podróży służbowych zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców. Czy jednak da się podróżować bez noclegów – w ograniczonym zakresie niewątpliwie tak. Można przecież pojechać rano i wrócić wieczorem – jednodniowe podróże służbowe są w pełni legalne.
W przypadku dłuższych wyjazdów może być problem. Mróz raczej zniechęca do nocowania w samochodzie, a hotele są zamknięte. Wynajęcie apartamentu jest zaś nielegalne. W hotelach pracowniczych jakość usługi nie jest zazwyczaj – delikatnie mówiąc – najwyższa, a i tak obecnie trudno znaleźć w nich miejsce.
Gdzie zatem można przenocować w delegacji? Niewątpliwie wciąż dopuszczalne jest nocowanie u rodziny lub znajomych (choć trudno jest mieć ich wszędzie). Jeśli jednak uda się skorzystać z takiego noclegu, pracownikowi należy się ryczałt noclegowy, który wynosi 150 proc. diety, czyli 45 zł (zgodnie z par. 8 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz.U. poz. 167, dalej: rozporządzenie w sprawie podroży).
Oczywiście można przenocować także u nowo poznanych „znajomych” – to zaś będzie się zazwyczaj wiązać z jakąś odpłatnością. Takich przypadków w praktyce nie można wykluczyć, choć najpewniej zostałyby one uznane za złamanie obostrzeń. Wówczas dodatkowo pojawia się tu problem z rozliczeniem. Zgodnie bowiem z par. 8 ust. 1–2 rozporządzenia w sprawie podroży za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit. W omawianym przypadku właściciel mieszkania zapewne nie będzie chciał jednak wystawić rachunku, w obawie przed zarzutem złamania obostrzeń. Brak rachunku oznacza zaś brak możliwości rozliczenia wydatku. A nawet gdyby właściciel mieszkania wystawił rachunek, to rodzi się pytanie, czy możliwe byłoby wykazanie wydatku w kosztach uzyskania. Przecież byłby to rachunek za usługę objętą obostrzeniami, czyli – z punktu widzenia rozporządzenia – usługę nielegalną. Jednak nawet wówczas zwrot kosztów takiego noclegu wciąż stanowiłby świadczenie z tytułu podróży służbowej, a tym samym jako świadczenie na pracownika – koszt uzyskania przychodów. W przypadku podróży pracodawcy wątpliwości byłyby jeszcze większe – co prawda przepisy podatkowe nie zawierają wprost takiego wyłączenia, ale niezgodność z przepisami oznaczałaby, że służby podatkowe mogą próbować podważyć taki koszt.