GIP przypomina, że jednym z elementów ubiegłorocznej nowelizacji przepisów kodeksu pracy w zakresie rozliczania i organizacji czasu pracy były zmiany dotyczące sporządzania wspomnianych rozkładów. Zgodnie z art. 129 par. 3 k.p. w brzmieniu obowiązującym od 23 sierpnia 2013 r. rozkład czasu pracy zatrudnionego może być sporządzany w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje go podwładnemu co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony. Nowe przepisy nie określają jednak kwestii dokonywania zmian w takich harmonogramach przekazanych do wiadomości pracowników zgodnie z art. 129 par. 3 k.p.

Przed wejściem w życie wspomnianej nowelizacji Państwowa Inspekcja Pracy stała na stanowisku, iż rozkład nie może być dowolnie zmieniany w trakcie okresu rozliczeniowego, a jego modyfikacje są dopuszczalne tylko wyjątkowo w sytuacjach określonych w przepisach k.p. oraz aktach wewnątrzzakładowych. W aktualnym stanie prawnym, w oparciu o nowe rozwiązania, pojawiły się wątpliwości, czy dokonywanie takich zmian jest w ogóle możliwe.

W ocenie specjalistów PIP w zakresie korygowania grafików mogą być realizowane trzy warianty rozwiązań. Pierwszy przewiduje, że wprowadzenie zmian do rozkładu jest niedopuszczalne. Drugie rozwiązanie umożliwia modyfikacje, ale z zachowaniem tygodniowego terminu na zapoznanie z nimi pracowników. Ostatnia koncepcja sprowadza się do tego, że wprowadzenie zmian w grafikach jest dopuszczalne na zasadach określonych w wewnątrzzakładowych przepisach, które precyzują, z jakim wyprzedzeniem mogą być dokonywane.

Zdaniem inspekcji taka szeroka paleta możliwych do zastosowania rozwiązań jest trudna do przyjęcia. Dlatego wskazane byłoby uregulowanie w k.p. zasad dokonywania zmian w rozkładach, tak aby rozwiać wszystkie wątpliwości i wprowadzić jednolitą praktykę w tym zakresie.

Sytuacje, kiedy pracodawca nie musi tworzyć rozkładu czasu pracy

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

● wynika on z prawa pracy; obwieszczenia, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, albo z umowy o pracę,

● w porozumieniu z zatrudnionym ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm (w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik),

● na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy,

● na pisemny wniosek zatrudnionego ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.