Firma i podwładny powinni zadbać o sporządzenie kontraktu na piśmie. Jeżeli jednak tego nie zrobią, będzie on ważny i skuteczny, ale mogą się pojawić problemy z udowodnieniem jego postanowień.
Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Tak wynika z art. 29 par. 2 k.p. Brak zachowania tej formy powoduje, że pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia obowiązków przez zatrudnionego potwierdzić mu na piśmie wszystkie ustalenia, jakie w kwestii pracy zostały poczynione między stronami.
Podwładny powinien zatem zadbać, aby ustalone warunki zatrudnienia zostały spisane. Ponadto brak takiej woli ze strony pracodawcy może być sygnałem innych jego zaniedbań, np. w zakresie prawidłowego rozliczania czasu pracy czy naliczania wynagrodzenia.

Środki nacisku

Zatrudniony nie powinien czekać, aż powstanie spór z firmą, ale dostępnymi środkami nakłaniać ją do przedstawienia pisemnej umowy. Można także zawiadomić inspekcję pracy o zaistniałym przypadku, albowiem brak wspomnianego potwierdzenia na piśmie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 2 k.p.).
W praktyce sprawa nie jest tak prosta. Trudny rynek pracy wymusza czasami na podwładnych podejmowanie ryzyka pracy bez pisemnej umowy, pomimo ustalenia przez strony warunków zatrudnienia. Przede wszystkim istotne jest precyzyjne i jednoznaczne określenie rodzaju umówionych obowiązków. Jest to ważne z punktu widzenia pewności pracownika, jakie rzeczywiście ma wykonywać zadania, ale także ze względu na realną możliwość ich egzekwowania i weryfikacji przez przełożonych. W wyroku z 26 lutego 2003 r. SN (sygn. akt I PK 149/02) wyjaśnił, że zakres obowiązków wynikających z zajmowania określonego w umowie stanowiska może być konkretyzowany nie tylko poprzez przedstawienie pracownikowi pisemnego zakresu czynności, ale również w drodze poleceń pracodawcy mieszczących się w granicach zakreślonych ustalonym w umowie rodzajem pracy (zajmowanym stanowiskiem).
Orzeczenie to podkreśla, że w dobrze pojętym interesie zatrudnionego leży możliwie konkretne określenie rodzaju świadczonych zadań. Należałoby unikać zbyt ogólnych określeń, jak np. pracownik administracyjno-biurowy, bez ich doprecyzowania pisemnym zakresem obowiązków. W wyroku z 7 listopada 1974 r. SN (sygn. akt I PR 332/74) wyjaśnił bowiem, że zmiana przez firmę zakresu czynności pracownika nie stanowi istotnej zmiany warunków pracy, wymagającej wypowiedzenia, jeżeli czynności, które ma wykonywać podwładny, nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną przez niego funkcją.

Ważne postanowienia

Szczególne znaczenie ma określenie czasu, na jaki została zawarta umowa. Wiążą się z tym obowiązki stron w zakresie procedury jej rozwiązania (m.in. uzasadnienie przyczyn wypowiedzenia przy umowie na czas nieokreślony) oraz np. charakteru kolejnego kontraktu, który w skutkach prawnych może być już traktowany jak umowa stała (gdy strony poprzednio zawarły dwukrotnie umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między kontraktami nie przekroczyła miesiąca).
Przykładowo strony ustaliły, że zatrudniony będzie pracował jako magazynier. Pracodawca nie sporządził pisemnej umowy o pracę. Zdaniem podwładnego umowa miała być zawarta na czas nieokreślony. Po czterech miesiącach wykonywania obowiązków otrzymał on pocztą świadectwo pracy, z którego wynikało, że umowa rozwiązała się z upływem czasu, na jaki została zawarta, tj. po czterech miesiącach.
Zatrudniony rozpoczął korespondencję z pracodawcą, chcąc wyjaśnić sytuację. Nie dało to rezultatu, więc złożył skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Po upływie dwóch miesięcy zdecydował się skierować pozew do sądu.
Przesłane świadectwo można odczytywać jako oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy. Ponieważ jednak nie doszło do żadnych ustaleń dotyczących formy tego rozwiązania, firma powinna zachować przewidzianą prawem formę właściwą dla wypowiedzenia umowy o pracę. Pracodawca takiej formy nie dotrzymał. Nie wypowiedział umowy, nie poinformował o sposobie i terminie odwołania od wypowiedzenia, który wynosi 7 dni od doręczenia pisma w tej sprawie.
Uwzględniając te okoliczności, pracownik powinien jednak przede wszystkim wnosić o przywrócenie terminu do złożenia odwołania, gdyż nie został powiadomiony przez pracodawcę o obowiązujących w tym zakresie regulacjach prawnych. Zgodnie z art. 265 k.p., jeżeli zatrudniony nie wniósł w terminie – bez swojej winy – odwołania, może złożyć do sądu pracy wniosek o jego przywrócenie w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia (z uprawdopodobnieniem okoliczności to uzasadniających).
Zauważyć jednak trzeba, że w wyroku z 22 listopada 2001 r. SN (I PKN 660/00) wyjaśnił, że znaczne przekroczenie siedmiodniowego terminu do wniesienia odwołania mogą usprawiedliwiać tylko szczególne okoliczności trwające przez cały czas opóźnienia.
Przed sądem pracownik będzie musiał udowodnić, jakie były ustalenia stron dotyczące warunków zatrudnienia. Na tę okoliczność może przedstawiać świadków, którzy byli obecni przy rozmowach stron, dowody z korespondencji elektronicznej itp. Choć brak pisemnej umowy stanowi naruszenie praw pracowniczych, zatrudniający ma jednak prawo przedstawienia własnej wersji i składania własnych wniosków dowodowych na jej poparcie. Jest to zatem dodatkowy argument stanowiący o znacznym ryzyku związanym z podjęciem przez pracownika wykonywania pracy bez pisemnego kontraktu.
Podstawa prawna
Art. 29 par. 2, 265, 282 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).