Sposób wypełnienia tego dokumentu jest ściśle regulowany przepisami prawa, a pomyłki mogą skutkować koniecznością wypłaty odszkodowania dla pracownika bądź grzywną. Przedstawiamy instrukcję dla pracodawców, w której krok po kroku omówiono, jak unikać błędów i nie narazić się na dodatkowe koszty

W świadectwie pracy umieszcza się tylko informacje dopuszczone przepisami prawa pracy. Nie wolno umieszczać żadnych innych danych, nawet gdyby pracodawca uważał, że mogą być one przydatne dla kolejnych pracodawców.

Pomocniczy wzór świadectwa pracy znajduje się w rozporządzeniu w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (dalej: rozporządzenie) [wzór]. Zdecydowana większość pracodawców stosuje ten wzór przy wydawaniu pracownikom świadectwa pracy. Poniżej opisano sposób wypełniania poszczególnych rubryk tego dokumentu, opierając się na ww. wzorze z rozporządzenia oraz uwzględniając znajdującą się w tym rozporządzeniu instrukcję.

Oznaczenie stron

Reklama

W lewym górnym rogu świadectwa pracy znajduje się miejsce na oznaczenie pracodawcy oraz jego siedziby lub miejsca zamieszkania. Natomiast poniżej umieszczono pole na numer REGON-EKD.

Z instrukcji w rozporządzeniu o świadectwie pracy wynika, że numer REGON-EKD to identyfikator pracodawcy nadawany przez właściwy wojewódzki urząd statystyczny. Wyjaśnienia wymaga jednak, że urzędy statystycznie od 2000 r. nie nadają już pracodawcom numeru EKD. Zamiast niego stosowana jest klasyfikacja PKD (obecnie PKD 2007) – przy czym kod PKD nie jest elementem numeru identyfikacyjnego (par. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej; Dz.U. nr 69, poz. 763). Zatem wystarczające będzie podanie numeru REGON.

Reklama

Warto też dodać, że omawiane pola mogą być również wypełnione poprzez umieszczenie pieczęci pracodawcy zawierającej wskazane dane.

Ponowne wskazanie pracodawcy powinno nastąpić w ust. 1 świadectwa pracy, jednak w tym przypadku nie ma już konieczności podawania numeru REGON.

Pracownika oznacza się w ust. 1 świadectwa poprzez podanie imienia i nazwiska, imion rodziców oraz daty urodzenia.

Miejscowość i data

W prawym górnym rogu świadectwa pracy znajduje się pole na wskazanie daty i miejsca wystawienia dokumentu. Chodzi w tym przypadku o datę i miejscowość przygotowania dokumentu – a nie wręczenia go pracownikowi. [przykład 1]

Okres zatrudnienia

Okres zatrudnienia wskazuje się w ust. 1 świadectwa poprzez dokładne daty kalendarzowe („od – do”). Warto zwrócić uwagę, że stosunek pracy może się rozpoczynać w dniu wolnym od pracy, gdyż dzień rozpoczęcia stosunku pracy nie jest tożsamy z pierwszym dniem wykonywania obowiązków pracowniczych.

Nie należy jednak wskazywać w tym miejscu daty sporządzenia umowy lub podpisania umowy o pracę – jeśli są to inne daty niż dzień rozpoczęcia stosunku pracy. [przykład 2]

Jeżeli nie upłynęły jeszcze 24 miesiące od zawarcia pierwszej umowy terminowej, to pracodawca nie ma obowiązku wydania pracownikowi świadectwa pracy za okresy zatrudnienia terminowego, nawet gdy rozwiązuje się umowa (o ile pracownik nie złoży w tym zakresie żądania). Może więc się zdarzyć, że pracownik będzie świadczył pracę na podstawie kilku kolejnych umów o pracę – otrzymując świadectwo pracy dopiero po rozwiązaniu ostatniej z tych umów. W takim przypadku, jeśli w zatrudnieniu nie występowały przerwy, nie ma konieczności rozróżniania poszczególnych stosunków pracy. Wystarczające będzie podanie daty nawiązania stosunku pracy na podstawie pierwszej umowy i rozwiązania stosunku pracy w ramach ostatniej umowy.

Gdyby jednak w zatrudnieniu występowały przerwy, a pracodawca nie wydawał świadectwa pracy po każdej umowie o pracę, to każdy okres nieprzerwanego zatrudnienia należy wymienić osobno. [przykład 3]

Zgodnie z instrukcją do świadectwa pracy pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych przepisami art. 231 kodeksu pracy (dalej: k.p.) lub przepisami odrębnymi wskazuje również okres jego pracy u poprzedniego pracodawcy i wskazuje tego pracodawcę. Tak więc oprócz okresu zatrudnienia w świadectwie należy podać pełną nazwę poprzedniego zakładu pracy. Nie ulega jednak zmianie to, że podmiotem wydającym świadectwo pracy jest aktualny pracodawca i to jego dane powinny znaleźć się w polach przeznaczonych na określenie pracodawcy.

Wymiar etatu

W ostatniej części ust. 1 świadectwa znajduje się pole na wskazanie wymiaru czasu pracy. Wymiar czasu pracy to odpowiednia część etatu, w jakiej był zatrudniony pracownik (np. 1/2 wymiaru, pełny wymiar). Jeśli wymiar czasu pracy zmieniał się w trakcie zatrudnienia, to każdy okres należy wykazać osobno. Z kolei jeśli pracownik był zatrudniany na podstawie kilku kolejnych umów o pracę, ale wymiar czasu pracy był stały przez cały okres zatrudnienia – nie trzeba rozróżniać poszczególnych okresów zatrudnienia.

Zajmowane stanowiska

Ustęp 2 świadectwa pracy przeznaczony jest na określenie rodzaju wykonywanej pracy. W tej rubryce należy wpisać wszystkie stanowiska lub funkcje zajmowane przez pracownika w okresie zatrudnienia w porządku chronologicznym, nawet gdyby pracownik wolał, aby podać tylko ostatnią z zajmowanych przez niego funkcji (np. z uwagi na to, że była to funkcja najbardziej prestiżowa). Wpisu dokonuje się na podstawie sposobu określenia rodzaju pracy w umowie o pracę (gdyby jednak okazało się to niewystarczające, np. z uwagi na nieprecyzyjne określenie stanowiska, można uwzględnić dane z innych dokumentów, w tym zwłaszcza z zakresu czynności). Jeśli rodzaj pracy w okresie zatrudnienia się zmieniał, należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia pracy na każdym stanowisku.

Można spotkać się także z poglądem, że w ust. 2 należy podać tylko formalne stanowisko pracy zajmowane przez pracownika, co oznacza, że przy czasowym delegowaniu na inne stanowisko nie podaje się nazwy stanowiska, na które pracownik został delegowany. Moim zdaniem nie ma przeciwwskazań prawnych, aby podawać również czasowe stanowisko pracy. W przepisach nie ma bowiem wyłączenia w tej kwestii. W praktyce – jeśli pracownik często był delegowany do innej pracy – najlepiej będzie zapytać go, czy jest zainteresowany wykazaniem również stanowisk pracy, na które był czasowo delegowany, i dokonać wpisu zgodnie z jego oczekiwaniem.

PRZYKŁAD 1

Dzień i miejsce przygotowania

Jeżeli świadectwo pracy zostało przygotowane w centrali firmy w Warszawie, a wydanie dokumentu nastąpiło w Siedlcach, to jako miejsce należy wskazać Warszawę. Z kolei jako datę wskazuje się dzień przygotowania dokumentu w Warszawie.

PRZYKŁAD 2

Termin rozpoczęcia

Umowa o pracę została z pracownikiem podpisana 25 lipca 2013 r., a jako dzień rozpoczęcia pracy wskazano 1 sierpnia 2013 r. (od tej daty pracownik został zgłoszony do ZUS). Zgodnie z grafikiem pierwszy dzień wykonywania obowiązków pracowniczych przypadł pracownikowi na 3 sierpnia 2013 r. W tej sytuacji jako datę początkową zatrudnienia należy w świadectwie wskazać 1 sierpnia 2013 r.

PRZYKŁAD 3

Każdy okres osobno

Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny od 1 kwietnia 2011 r. do 30 czerwca 2011 r. Następnie zawarto z nim umowę na czas określony od 15 lipca 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. Kolejną umowę zawarto z nim na okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. Wskutek wypowiedzenia wręczonego 24 lipca 2013 r. umowa uległa jednak rozwiązaniu 10 sierpnia 2013 r. Pracownik otrzymał świadectwo pracy 10 sierpnia 2013 r., gdyż wcześniej nie składał żądania w tej sprawie. Pracownikowi należy w tej sytuacji wskazać w świadectwie pracy dwa okresy zatrudnienia, tj.:

● od 1 kwietnia 2011 r. do 30 czerwca 2011 r.;

● od 15 lipca 2011 r. do 10 sierpnia 2013 r.



Dane na temat rozwiązania stosunku pracy

W ust. 3 świadectwa należy wskazać niektóre okoliczności rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

W sytuacji gdy mamy do czynienia z jednym z typowych trybów rozwiązania umowy o pracę, określonych w art. 30 par. 1 k.p., w świadectwie pracy w ust. 3 pkt a wskazuje się tryb i podstawę prawą rozwiązania stosunku pracy. Tryby przewidziane w przywołanym przepisie to rozwiązanie:

za porozumieniem stron (art. 30 par. 1 pkt 1 k.p.),

za wypowiedzeniem (art. 30 par. 1 pkt 2 k.p.),

bez wypowiedzenia (art. 30 par. 1 pkt 3 k.p.),

z upływem czasu, na który umowa była zawarta (art. 30 par. 1 pkt 4 k.p.),

z dniem ukończenia pracy (art. 30 par. 1 pkt 5 k.p.).

Dodatkowo, w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, w świadectwie należy wskazać stronę, która złożyła oświadczenie woli w tej sprawie. [przykład 4]

W niektórych przypadkach, tj. gdy wiąże się to z nabyciem przez pracownika określonych uprawnień, podajemy jeszcze dodatkowe informacje. Jest tak m.in., gdy zwalniamy pracownika w okolicznościach określonych w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.). W świadectwie należy wówczas zaznaczyć, że rozwiązanie umowy było związane z art. 1 lub art. 10 ustawy, gdyż informacja ta wpływa na uprawnienia pracownika do zasiłku dla bezrobotnych. Podobnie należy postąpić, gdy pracownik jest zwalniany dyscyplinarnie. W podstawie prawnej wskazuje się wówczas art. 30 par. 1 pkt 3 w zw. z art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.

Ustęp 3 pkt b świadectwa przeznaczony jest na rzadziej spotykane tryby rozwiązania stosunku pracy. W takim przypadku podajemy tylko samą podstawę prawną (bez określania trybu). Dotyczy to:

art. 231 par. 4 lub par. 5 k.p. (rozwiązania umowy za uprzedzeniem lub z uwagi na nieuzgodnienie nowych warunków przy przejściu zakładu na innego pracodawcę),

art. 48 par. 2 k.p. (rozwiązania za uprzedzeniem – jeśli pracownik został wyrokiem sądu przywrócony do pracy),

art. 683 k.p. (rozwiązania umowy za skróconym wypowiedzeniem przez pracownika, który został powołany na inne stanowisko pracy w wyniku konkursu – dotyczy to tylko powołania w rozumieniu kodeksu pracy),

art. 201 par. 2 k.p. (rozwiązania umowy z młodocianym z uwagi na orzeczenie lekarza medycyny pracy).

Z kolei ust. 3 pkt c świadectwa wypełnia się, gdy mamy do czynienia z wygaśnięciem stosunku pracy. Podstawą wygaśnięcia może być m.in.:

art. 631 k.p. (śmierć pracownika),

art. 632 k.p. (śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną),

art. 66 ust. 1 k.p. (upływ 3 miesięcy tymczasowego aresztowania),

art. 122 ust. 1 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony RP; t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 461 z późn. zm. (niezgłoszenie się do pracy w ciągu 30 dni od zakończenia służby wojskowej).

W przypadku wygaśnięcia w ust. 3 pkt c świadectwa podaje się wyłącznie podstawę prawną. Z kolei nie umieszcza się opisu okoliczności, z uwagi na które nastąpiło wygaśnięcie.

Warto zwrócić uwagę na dość częsty błąd polegający na myleniu rozwiązania umowy z upływem okresu, na jaki była zawarta z wygaśnięciem stosunku pracy. Tymczasem są to dwa niezależne tryby. [przykład 5]

Nigdy w świadectwie pracy nie wolno podawać powodu, dla którego pracownik został zwolniony (np. nie wolno wpisać: „porzucenie pracy”, „świadczenie pracy pod wpływem alkoholu”). Przyczynę podaje się wyłącznie w oświadczeniu o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy

PRZYKŁAD 4

Informacja o tym, kto złożył wypowiedzenie

Gdy pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, w ust. 3 pkt a świadectwa pracy powinien znaleźć się następujący zapis: „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem przez pracodawcę (art. 30 par. 1 pkt 2 kodeksu pracy)”.

PRZYKŁAD 5

Dwa niezależne tryby

Pracodawca zatrudnił pracownicę na podstawie umowy na czas określony od 1 lipca 2012 r. do 30 czerwca 2013 r. Nie zdecydował się na kontynuowanie zatrudnienia. Z chwilą gdy umowa rozwiązała się z upływem okresu, na jaki została zawarta, należy wydać świadectwo pracy, w którym w ust. 3 pkt a znajduje się zapis o rozwiązaniu umowy z upływem okresu, na jaki była zawarta (art. 30 par. 1 pkt 4 k.p.). Nie wypełnia się jednak w tej sytuacji ust. 3 pkt c świadectwa pracy.



Przysługujące urlopy i uprawnienia dodatkowe

Wymiar wolnego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, określa się w ust. 4 pkt 1 świadectwa

Informacja ta jest potrzeba kolejnemu pracodawcy po to, aby możliwe było ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w nowym miejscu pracy. Kolejny pracodawca może bowiem odpowiednio pomniejszyć wymiar udzielonego pracownikowi urlopu w sytuacji, gdyby w poprzednim miejscu pracy udzielono urlopu w większym wymiarze, niż wynikałoby to z zasady proporcjonalności.

Warto jednak zwrócić uwagę, że nowy pracodawca nie odpowiada za przypadek, gdy w poprzednim zakładzie pracy pracownikowi w danym roku udzielono zbyt małej liczby dni urlopu bądź też urlopu nie udzielono w ogóle. W takiej sytuacji pracownik powinien swoje roszczenia skierować pod adresem poprzedniego zakładu pracy.

Z instrukcji do świadectwa pracy w rozporządzeniu o świadectwie pracy wynika, że w dokumencie należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Tak więc jeśli za część niewykorzystanego urlopu pracownikowi wypłacono ekwiwalent, to w świadectwie wykazujemy zarówno urlop w naturze jak i ekwiwalent. [przykład 6]

Odrębnie należy wskazać liczbę dni wykorzystanego urlopu na żądanie. Przy tym z instrukcji do świadectwa pracy wynika, że należy podać liczbę dni i godzin urlopu wykorzystanego w trybie na żądanie. W literaturze można spotkać się jednak z zaleceniem, aby podawać tylko liczbę dni udzielonego urlopu na żądanie, co jest o tyle słuszne, że dla kolejnego pracodawcy istotna jest wyłącznie liczba dni urlopu udzielonego na żądanie. Jednak liczba godzin udzielonego urlopu na żądanie i tak będzie zawierała się w ogólnej liczbie godzin udzielonego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

W ramach następnej umowy

Dokonana w 2011 roku zmiana przepisów o wydawaniu świadectw pracy za okresy zatrudnienia terminowego spowodowała, że pracownik w momencie otrzymywania świadectwa pracy często ma jeszcze urlop wypoczynkowy do wykorzystania. Urlop ten mógłby zostać rozliczony ekwiwalentem pieniężnym. Jeśli jednak strony podpisują kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu dotychczasowej umowy, na ogół pracownik jest zainteresowany wykorzystaniem urlopu w ramach następnej umowy. Tymczasem z przepisów wynika, że pracodawca ma obowiązek umieszczenia w świadectwie pracy informacji na temat urlopu wypoczynkowego należnego za okres zatrudnienia, wykorzystanego do momentu rozwiązania stosunku pracy. Powoduje to problem ze sformułowaniem zapisu w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy. W praktyce problem ten najlepiej rozwiązać, wpisując w ust. 4 pkt 1 liczbę dni urlopu należnego za przepracowaną część roku z zaznaczeniem, jaka liczba dni tego urlopu została przeniesiona do kolejnego stosunku pracy na podstawie porozumienia z pracownikiem. [przykład 7]

Porozumienie w sprawie przeniesienia urlopu do kolejnego stosunku pracy nie musi przybierać formy pisemnej. Niemniej, dla celów dowodowych, warto zastosować formę pisemną. [przykład 8]

U kolejnego pracodawcy

Zdarza się, że rozwiązując umowę o pracę, strony są zainteresowane tym, aby należna, lecz niewykorzystana część urlopu wypoczynkowego została pracownikowi udzielona u kolejnego pracodawcy. Dzieje się tak zwłaszcza, gdy pracownik przechodzi do innego podmiotu powiązanego kapitałowo z dotychczasowym zakładem pracy (np. pracownik zmienia miejsce pracy w ramach spółek należących do tego samego holdingu). Zdania co do dopuszczalności przeniesienia urlopu w tej sytuacji są podzielone. Można spotkać się w tym zakresie z poglądem, który w mojej ocenie jest trafny, iż jeśli pracownik jest tym zainteresowany i składa pisemny wniosek, przeniesienie urlopu do wykorzystania u kolejnego pracodawcy jest dopuszczalne. Jest to bowiem działanie w interesie pracownika zainteresowanego wykorzystaniem urlopu w naturze – zamiast odbierania go w formie ekwiwalentu pieniężnego. W takim przypadku w świadectwie należy umieścić stosowną adnotację (albo w rubryce na wymiar urlopu albo w informacjach dodatkowych), np. następującej treści „Na podstawie wniosku pracownika z dnia ... część przysługującego pracownikowi urlopu w wymiarze .... została przeniesiona do kolejnego stosunku pracy”. Ponadto powinna zostać zawarta stosowna umowa pomiędzy nowym a poprzednim pracodawcą.

Bezpłatny i wychowawczy

W ust. 4 pkt 2 wzoru świadectwa wskazuje się okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia – oczywiście tylko w przypadkach, gdy pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego.

Jako podstawę prawną podaje się:

albo art. 174 k.p. – jeśli urlop bezpłatny jest udzielony na zasadach ogólnych,

albo przepis szczególny – jeśli obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego wynika z przepisów szczególnych (np. prawo do urlopu bezpłatnego ma poseł w okresie kadencji – podstawą prawną jest wówczas art. 29 ust. 1 ustawy z 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora; t.j. Dz.U. 2011 r. nr 7, poz. 29), uprawnienie do urlopu bezpłatnego ma także pracownik powołany na podstawie wyboru do pełnienia funkcji związkowej w charakterze pracownika poza zakładem pracy – podstawą prawną jest art. 25 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych; t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854).

Warto w tym miejscu wyjaśnić, że, co do zasady, okresem nieskładkowym nie jest urlop bezpłatny, a więc wykazuje się go wyłącznie w ust. 4 pkt 2 świadectwa przeznaczonym na urlopy bezpłatne. Wyjątek dotyczy, nieczęsto występującego w praktyce, przypadku urlopu dla małżonka dyplomaty, tj. małżonka osoby pracownika skierowanego do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy ONZ i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą (art. 7 pkt 8 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych; t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Okres wykorzystanego urlopu wychowawczego wykazuje się w świadectwie pracy (datą początkową i końcową) w ust. 4 pkt 3.

Także gdy pracownica urodzi dziecko w trakcie urlopu wychowawczego, w ust. 4 pkt 3 świadectwa okres po porodzie wykazuje się jako urlop wychowawczy (do daty końcowej korzystania z urlopu wychowawczego) – niezależnie od wykazania pobierania zasiłku macierzyńskiego w okresach składkowych.

Wypełniając ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy, w żaden sposób nie należy odnosić się do urlopu z poprzednich lat – nawet gdyby nie został on wykorzystany w całości lub części. Nie ma to bowiem znaczenia dla kolejnych pracodawców

PRZYKŁAD 6

Zarówno wypoczynek w naturze, jak i ekwiwalent

Pracownik był zatrudniony do 31 lipca 2013 r. Przysługiwało mu 10 dni urlopu. Otrzymał 5 dni w naturze i 5 dni w ekwiwalencie. W świadectwie pracy możemy napisać: „W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni (80 godzin)”. Względnie – możemy napisać: „(...) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni (40 godzin w naturze, 40 godzin w ekwiwalencie)”.

PRZYKŁAD 7

Liczba dni przeniesiona na podstawie porozumienia

Bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na czas określony zawartej na 2 lata strony zawarły kolejną umowę. W świadectwie pracy w zakresie urlopu wypoczynkowego umieszczono następujący zapis:

4. W okresie zatrudnienia pracownik:

1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze:

– 5 dni (40 godzin) z przysługujących 11 dni (88 godzin); – 6 dni (48 godzin) przeniesiono do wykorzystania w ramach kolejnego stosunku pracy na podstawie porozumienia z pracownikiem.

PRZYKŁAD 8

Forma pisemna dla celów dowodowych

Porozumienie stron w sprawie przeniesienia urlopu

„................. (data) strony umowy o pracę zawartej ............ (data) ustaliły, że należny(-na) pracownikowi urlop wypoczynkowy/proporcjonalnie ustalona część urlopu wypoczynkowego za rok ........ w wymiarze ...........dni zostanie wykorzystany(-na) w ramach kolejnego stosunku pracy zawartego bezpośrednio po rozwiązaniu wymienionej w niniejszym porozumieniu umowy.



Zwolnienia i okresy nieskładkowe

W ust. 4 pkt 4 świadectwa wykazać należy liczbę dni, przez którą wypłacano pracownikowi wynagrodzenie chorobowe w roku, w którym ustaje stosunek pracy

Dla kolejnego pracodawcy powyższa informacja jest o tyle istotna, że 33-dniowy (lub 14-dniowy dla pracownika, który ukończył 50. rok życia) okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego dotyczy całego roku – a nie tylko danego pracodawcy. Kolejny pracodawca musi więc posiadać informacje, na podstawie których ustali, od którego momentu powinien wypłacać pracownikowi zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego.

Warto zwrócić uwagę, że w ust. 4 pkt 4 nie wskazuje się poszczególnych okresów wypłacania wynagrodzenia chorobowego, lecz zsumowaną liczbę dni, za którą pracownikowi wypłacono to wynagrodzenia.

Okres pobierania wynagrodzenia chorobowego ma charakter okresu nieskładkowego – więc wykazuje się go również w ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy.

W ust. 4 pkt 4 nie wykazuje się okresu choroby przypadającej w trakcie wyczekiwania na świadczenia – czyli w sytuacjach gdy okres ubezpieczenia chorobowego pracownika jest zbyt krótki, aby miał on prawo do świadczeń z tytułu choroby (art. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.). Wspomniany okres nie ma również charakteru nieskładkowego. [przykład 9]

Opieka nad dzieckiem

Ustęp 4 pkt 5 świadectwa pracy przeznaczony jest na wpis dotyczący wykorzystania zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w wieku do lat 14 (art. 188 k.p.). Mogą wystąpić w tym zakresie trzy sytuacje:

pracownik nie wykorzystał żadnego dnia zwolnienia – w świadectwie umieszczamy zapis „nie dotyczy” lub inny podobny,

pracownik wykorzystał 1 dzień zwolnienia – w ust. 4 pkt 5 umieszczamy zapis: „1 dzień”,

pracownik wykorzystał 2 dni zwolnienia – w ust. 4 pkt 5 umieszczamy zapis: „2 dni”.

Krótsze wypowiedzenie

W ust. 4 pkt 6 świadectwa pracy umieszcza się adnotację dotyczącą ewentualnego skrócenia okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 par. 1 k.p. W przywołanym przepisie dopuszczono skrócenie okresu wypowiedzenia w sytuacji, gdy wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę na czas nieokreślony następuje z powodu:

ogłoszenia upadłości pracodawcy,

ogłoszenia likwidacji pracodawcy,

wystąpienia innych przyczyn niedotyczących pracowników.

Warto zaznaczyć, że w ust. 4 pkt 6 nie oznacza się całego okresu wypowiedzenia, lecz wyłącznie okres, o jaki skrócono wypowiedzenie – za który pracownikowi przyznano odszkodowanie

Dzięki podaniu tej informacji kolejny pracodawca uwzględni okres, o jaki skrócono wypowiedzenie w ogólnym stażu pracy. [przykład 10]

Służba wojskowa

Obecnie, konieczność wpisywania okresu służby wojskowej i jej form zastępczych istnieje coraz rzadziej z uwagi na likwidację powszechnego poboru. Jednak konieczność podania okresu służby (formy zastępczej) może dotyczyć pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy przed wieloma laty.

Czas trwania służby oznacza się w ust. 4 pkt 7 świadectwa pracy poprzez wskazanie daty początkowej i końcowej odbywania służby.

Formy pełnienia służby wojskowej regulowane są art. 55 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z tym przepisem obowiązek służby wojskowej polega na:

1) odbywaniu ćwiczeń wojskowych przez żołnierzy rezerwy, osoby przeniesione do rezerwy niebędące żołnierzami rezerwy, ochotników, którzy zgłoszą się do ich odbycia i nie podlegają obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej,

2) pełnieniu służby przygotowawczej przez: osoby przeniesione do rezerwy, w tym żołnierzy rezerwy, którzy dotychczas nie odbywali czynnej służby wojskowej, oraz ochotników, którzy zgłoszą się do jej odbycia i nie podlegają obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej,

3) pełnieniu okresowej służby wojskowej przez żołnierzy rezerwy,

4) odbywaniu zasadniczej służby wojskowej przez osoby podlegające temu obowiązkowi lub odbywaniu przeszkolenia wojskowego przez absolwentów szkół wyższych w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa państwa,

5) pełnieniu służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny przez: osoby podlegające kwalifikacji wojskowej, osoby przeniesione do rezerwy, w tym żołnierzy rezerwy, żołnierzy pozostawionych w czynnej służbie wojskowej, inne osoby, które zgłoszą się do tej służby w ramach zaciągu ochotniczego.

6) pełnieniu służby zasadniczej lub szkolenia w obronie cywilnej – w ramach obowiązku służby wojskowej przez osoby podlegające kwalifikacji wojskowej.

Z kolei służba zastępcza polega na wykonywaniu prac na rzecz ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, opieki nad osobami niepełnosprawnymi albo bezdomnymi oraz na rzecz administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości (art. 2 ust. 2 ustawy z 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej; Dz.U. nr 223, poz. 2217).

W szczególnych warunkach

Informacja na temat okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze powinna się znaleźć w ust. 4 pkt 8 świadectwa. W obecnym stanie prawnym, z uwagi na ustawę z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.):

w świadectwie pracy nie trzeba wykazywać okresów pracy kwalifikowanych jako praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na podstawie ustawy o emeryturach pomostowych (ZUS posiada te informacje z druków ZSWA),

trzeba wykazywać okresy sprzed 1 stycznia 2009 r. – kwalifikowane jako praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na podstawie poprzednich przepisów,

trzeba wykazywać okresy po 31 grudnia 2008 r. – kwalifikowane jako praca w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze na podstawie poprzednich przepisów – jeżeli okresów tych nie da się zaklasyfikować jako praca w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze na podstawie przepisów o emeryturach pomostowych.

Wykorzystanie dodatkowego wolnego

W ust. 4 pkt 9 świadectwa pracy umieszcza się zapis na temat dodatkowego urlopu lub innych uprawnień bądź świadczeń przewidzianych przepisami prawa pracy w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy wynikające z ustaw, układów zbiorowych i regulaminów.

We wspomnianej rubryce należy w szczególności odnotować skorzystanie przez pracownika z:

dodatkowego urlopu osoby niepełnosprawnej w stopniu znacznym lub umiarkowanym (art. 19 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych; t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 z późn. zm.),

dodatkowego urlopu weterana działań poza granicami państwa (art. 35 ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o weteranach działań poza granicami państwa; Dz.U. nr 205, poz. 1203),

dodatkowych urlopów pracowników należących do innych grup zawodowych posiadających szczególne uprawnienia, takich jak np. pracownicy NIK, pracownicy socjalni i wielu innych

odprawy rentowej lub emerytalnej (art. 921 par. 1 k.p.).

W praktyce często powstaje wątpliwość dotycząca sposobu określania w świadectwie pracy wymiaru urlopu dodatkowego wykorzystanego przez pracownika niepełnosprawnego. Problem powstaje u pracodawców, którzy wymiar zwykłego urlopu wypoczynkowego sumują z urlopem dodatkowym pracownika niepełnosprawnego (w tym zakresie funkcjonuje również inna praktyka – polegająca na osobnym udzielaniu zwykłego i dodatkowego urlopu). Po zsumowaniu urlopów i łącznym ich udzielaniu nie jest już możliwe stwierdzenie, ile dni urlopu dodatkowego pracownik wykorzystał do momentu rozwiązania stosunku pracy. Moim zdaniem w tej sytuacji w ust. 4 pkt 9 świadectwa należy jedynie umieścić adnotację o tym, że pracownik korzystał z urlopu dodatkowego udzielonego na podstawie art. 19 ustawy o rehabilitacji zawodowej. Z kolei w ust. 4 pkt 1 należy w takim przypadku wpisać łączny wymiar wykorzystanego urlopu (tj. urlopu zwykłego i dodatkowego) z adnotacją, że podany wymiar dotyczy obu urlopów.

Zgodnie z ustawą o FUS

Ustęp 4 pkt 10 świadectwa pracy przeznaczony jest na wykazanie okresów nieskładkowych w rozumieniu art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS przypadających w okresie zatrudnienia. W wspomnianym przepisie jako okresy nieskładkowe wymieniono okresy:

1) pobierania:

a) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie kodeksu pracy,

b) zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,

c) świadczenia rehabilitacyjnego,

d) świadczeń wymienionych w lit. b i c po ustaniu obowiązku ubezpieczenia;

2) pobierania renty chorobowej po ustaniu zatrudnienia w wymiarze czasu pracy nie niższym niż połowa obowiązującego w danym zawodzie lub po ustaniu obowiązku ubezpieczenia społecznego z innego tytułu;

3) niewykonywania pracy po ustaniu zatrudnienia, jeżeli za te okresy, na podstawie przepisów kodeksu pracy, zostało wypłacone odszkodowanie;

4) niewykonywania pracy w okresie przed 4 czerwca 1989 r. na skutek represji politycznych, nie więcej jednak niż 5 lat;

5) przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy – z powodu opieki nad dzieckiem:

a) w wieku do lat 4 – w granicach do 3 lat na każde dziecko oraz łącznie – bez względu na liczbę dzieci – do 6 lat,

b) na które ze względu na jego stan fizyczny, psychiczny lub psychofizyczny przysługuje zasiłek pielęgnacyjny – dodatkowo w granicach do 3 lat na każde dziecko;

6) przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy opieki pielęgnacyjnej nad inwalidą wojennym zaliczonym do I grupy inwalidów lub uznanym za całkowicie niezdolnego do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, sprawowanej przez członka jego rodziny w wieku powyżej 16 lat, który w okresie sprawowania opieki nie osiągnął przychodu przekraczającego miesięcznie połowę najniższego wynagrodzenia;

7) przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy niewykonywania pracy, w granicach do 6 lat, spowodowane koniecznością opieki nad innym niż dziecko członkiem rodziny zaliczonym do I grupy inwalidów lub uznanym za całkowicie niezdolnego do pracy oraz do samodzielnej egzystencji albo uznanym za osobę niepełnosprawną w stopniu znacznym, sprawowanej przez członka jego rodziny w wieku powyżej 16 lat, który w okresie sprawowania opieki nie osiągnął przychodu przekraczającego miesięcznie połowę najniższego wynagrodzenia;

8) urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą;

9) nauki w szkole wyższej na jednym kierunku, pod warunkiem ukończenia tej nauki, w wymiarze określonym w programie studiów;

9a) studiów doktoranckich i aspirantury naukowej w wymiarze określonym w decyzji o ich utworzeniu;

9b) asystenckich studiów przygotowawczych;

10) dokształcania zawodowego lekarzy w klinikach akademii medycznych i oddziałach instytutów naukowych w charakterze wolontariusza – w granicach do roku;

11) pobierania zasiłku przedemerytalnego i świadczenia przedemerytalnego;

12) udokumentowanej niezdolności do pracy, za które wypłacone zostały z Funduszu Pracy: zasiłki dla bezrobotnych, zasiłki szkoleniowe lub stypendia.

Wspomniane okresy należy w świadectwie pracy wykazywać w porządku chronologicznym, podając datę rozpoczęcia i zakończenia każdego z nich.

Od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r. pracownicy nie otrzymywali wynagrodzenia z tytułu niezdolności do pracy w pierwszym dniu krótkiej choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (do 6 dni). Jeśli okres zatrudnienia wykazywany w świadectwie pracy obejmował część lub całość 2003 roku, w ust. 4 pkt 11 należy wykazać liczbę dni choroby lub odosobnienia, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia w 2003 roku.

PRZYKŁAD 9

Bez danych o chorobie w okresie wyczekiwania

Pracownik podjął pracę 1 lipca 2013 r. Przez 9 miesięcy poprzedzających zatrudnienie nie podlegał ubezpieczeniu chorobowemu, gdyż wykonywał pracę na czarno w Wielkiej Brytanii. Od 16 lipca 2013 r. do 25 lipca 2013 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. W tej sytuacji pracownik nie nabył prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, gdyż nie upłynął 30-dniowy okres wyczekiwania. Po rozwiązaniu umowy o pracę okresu choroby nie należy wykazywać ani w ust. 4 pkt 4 świadectwa pracy (przeznaczonym na liczbę dni wypłaty wynagrodzenia chorobowego), ani też w ust. 10 świadectwa pracy (przeznaczonym na okresy nieskładkowe).

PRZYKŁAD 10

Ważne informacje dla kolejnego zatrudniającego

Okres wypowiedzenia miał obejmować czerwiec, lipiec i sierpień 2013 roku. W rezultacie skrócenia okresu wypowiedzenia do 1 miesiąca umowa o pracę rozwiązała się 30 czerwca 2013 r. W świadectwie pracy w tej sytuacji należało umieścić zapis: „został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia na podstawie art. 361 par. 1 k.p. od 1 lipca 2013 r. do 31 sierpnia 2013 r.”.



Informacje zawarte w końcowej części świadectwa

Wskazujemy, w jaki sposób dokument powinien zostać podpisany oraz co zrobić, gdy zostaną puste rubryki lub gdy w niektórych brakuje miejsca na dane

Ustęp 5 świadectwa pracy przeznaczony jest na informację o zajęciu wynagrodzenia pracownika przez komornika. W tej rubryce należy wskazać:

komornika prowadzącego egzekucję,

numer sprawy egzekucyjnej,

wysokość potrąconych kwot.

Wspomnianego wyżej obowiązku nie można lekceważyć, gdyż za nieumieszczenie wpisu komornik może wymierzyć pracodawcy grzywnę w wysokości do 2000 zł (art. 886 par. 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego; Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

W ust. 5 nie należy wykazywać zakończonych już spraw egzekucyjnych, lecz wyłącznie trwające w momencie rozwiązania umowy o pracę. Nie wykazuje się w tej rubryce postępowań egzekucyjnych innego rodzaju niż komornicze.

Dane uzupełniające

Jak wynika z wyjaśnień na temat wypełniania świadectwa pracy, w ust. 6, przeznaczonym na informacje uzupełniające, wykazuje się należności ze stosunku pracy – uznane przez pracodawcę – ale niewypłacone z braku środków.

Na żądanie pracownika w ust. 6 wskazuje się również:

wysokość i składniki jego wynagrodzenia,

uzyskane kwalifikacje,

informację o prawomocnym orzeczeniu sądu o przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu z tytułu niezgodnego z przepisami wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia – przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Podpis lub pieczęć pracodawcy

Treść świadectwa pracy powinna zostać potwierdzona podpisem pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu. Warto przy tym wyjaśnić, że świadectwo pracy nie musi być podpisywane przez osobę umocowaną do pełnej reprezentacji danego podmiotu.

Świadectwo może podpisywać osoba upoważniona przez pracodawcę w dowolny sposób (np. w zakresie obowiązków, pisemnym pełnomocnictwie, regulaminie organizacyjnym)

Najczęściej świadectwo podpisuje upoważniony kierownik lub inny pracownik komórki kadrowej.

Oprócz podpisu w końcowej części świadectwa pracy powinna znaleźć się pieczęć. W rozporządzeniu w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy nie określono, czy musi to być pieczęć imienna osoby wystawiającej dokument, czy też może być to pieczęć firmowa z czytelnym podpisem osoby wystawiającej dokument. Wskazywałoby to na dopuszczalność stosowania każdego z tych rozwiązań. W praktyce jednak dość często zdarza się, że urzędy państwowe (ZUS, urzędy pracy) kwestionują świadectwo z pieczęcią firmową – dlatego najlepiej, aby w końcowej części świadectwa umieszczana była pieczęć imienna osoby wystawiającej dokument.

Pouczenie

Poniżej podpisu pracodawcy lub osoby upoważnionej do wydania świadectwa pracy powinno znajdować się pouczenie dla pracownika. W pouczeniu tym informuje się pracownika o możliwości sprostowania świadectwa w terminie 7 dni od otrzymania dokumentu, a także o możliwości odwołania się do sądu pracy w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego zawiadomienia od odmowie sprostowania świadectwa.

W pouczeniu należy obowiązkowo wskazać adres sądu odwoławczego. W tym zakresie należy wyjaśnić, że właściwość sądowa w tej sprawie ma charakter przemienny, co oznacza dla pracownika możliwość wyboru jednego z kilku sądów. W tym przypadku pracownik dokonuje wyboru pomiędzy sądem właściwym ze względu na:

adres zamieszkania pozwanego,

miejsce faktycznego lub planowanego świadczenia pracy,

adres zakładu pracy.

Pracodawca nie musi w pouczeniu wymieniać wszystkich sądów właściwych. Wystarczające będzie wskazanie jednego sądu – najczęściej wskazuje się sąd właściwy ze względu na adres zakładu pracy.

Wątpliwości może budzić, czy wystarczy podanie nazwy miejscowości, w której znajduje się sąd pracy, czy też konieczne jest podanie pełnego okresu. Brzmienie pouczenia przemawia jednak za tym, że wystarczające jest podanie nazwy miejscowości. Pouczenie sformułowano bowiem następująco „(...) prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w: ...”. Oczywiście błędem nie będzie w tym przypadku wskazywanie pełnego adresu sądu pracy.

Niewypełnione pola

W rubrykach nieodnoszących się do danego pracownika umieszcza się zwykle adnotację „nie dotyczy” bądź „–” czy też jakąkolwiek inną, na podstawie której nie będzie budziło wątpliwości, że dana rubryka nie dotyczy pracownika (tj. że nie została wypełniona celowo). Warto jednak wyjaśnić, że nie ma przepisu, który zabraniałby pozostawienia w dokumencie niewypełnionych pól – których treść nie obejmuje pracownika.

Stosowanie załączników

Zdarza się, że informacje nie mieszczą się w danej rubryce świadectwa pracy. Może to być problemem dla pracodawcy niestosującego elektronicznej edycji dokumentów. W takim przypadku nie ma przeciwwskazań prawnych dla zastosowania załączników do świadectwa pracy. Ważne jest, aby we właściwej rubryce znalazła się wówczas adnotacja o umieszczeniu określonych informacji w załączniku. Poza tym wskazane jest, aby załącznik w sposób trwały został połączony ze świadectwem pracy (np. przy użyciu zszywacza).

Podstawa prawna

Art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282).

Jakub Ziarno, specjalista z zakresu prawa pracy