Firma ma prawo powołać zespół, który rozpatruje odwołania pracowników od jej decyzji. Przebieg jego posiedzeń można utrwalać. Co do zasady nie ma przeszkód, aby z posiedzenia zespołu odwoławczego sporządzić nagranie (uwzględniając także to, że protokół pisemny powinien być możliwie precyzyjny i zawierać dokładne cytaty z wypowiedzi poszczególnych osób uczestniczących w pracach zespołu).
Pracownik ma prawo zwracać się do pracodawcy z różnymi problemami związanymi z wykonywaną umową o pracę. Czasami prośba o stosowne wyjaśnienia jest zgłaszana w wyniku obowiązującej w firmie procedury.
Wewnątrzzakładowe przepisy mogą np. przewidywać właściwy tryb odwoławczy w przypadku nieprzyznania zatrudnionemu premii albo wystawienia oceny z wykonywanych obowiązków pracowniczych.
Firma ma też prawo powołać zespół do rozpatrzenia odwołania zatrudnionego, z obowiązkiem jego wysłuchania na posiedzeniu takiej jednostki, aby dokonać ewentualnej korekty decyzji podjętej wobec pracownika.

Ważne zabezpieczenie

Pracodawca powinien (choć nie jest to warunek konieczny) sprecyzować tryb działania takiego zespołu, z uwzględnieniem zasad przeprowadzania rozmowy z pracownikiem, protokołowania przebiegu posiedzenia w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego stawiane zarzuty lub wątpliwości.
Istotne jest właściwe sporządzenie i przechowywanie dokumentacji powstałej w wyniku prac zespołu, ponieważ często brak osiągnięcia porozumienia będzie skutkował wystąpieniem zatrudnionego na drogę sądową z roszczeniami niezaspokojonymi przez pracodawcę.
Protokół z posiedzenia zespołu powinien wiernie odzwierciedlać przebieg wysłuchania obecnych na posiedzeniu osób. Istotne mogą być nie tylko merytoryczne argumenty, ale także kontekst, w jakim zostały użyte konkretne sformułowania, które mogą świadczyć o stosunku pracownika do wykonywanych przez niego obowiązków. To wszystko składać się będzie na ocenę zasadności odwołania.

Skuteczna ochrona

Przyjmuje się, że protokół jest spisanym dokumentem, sporządzanym w formie, którą w łatwy sposób można np. wydrukować jako tekst.
W praktyce jest ona ułomna poprzez stosowanie różnego rodzaju skrótów wynikających z presji czasu, w którym sporządzany jest protokół, z pomijania opisu zachowania osób wyrażających określone poglądy czy twierdzenia.
Niektóre procedury przewidują możliwość wnioskowania o sprostowanie czy uzupełnienie protokołu z danej czynności.
Wewnątrzzakładowe przepisy prawa pracy podlegają ocenie z punktu widzenia przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy. Zadaniem pracodawcy jest więc takie ułożenie tych procedur, aby wyeliminować ich ewentualne naruszenie pod rygorem wystąpienia pracownika z roszczeniem do sądu.
Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest nałożony na pracodawcę obowiązek szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 111 k.p.). Za chronione dobro osobiste uznaje się np. prawo do zachowania tajemnicy wynagrodzenia.
W uchwale składu siedmiu sędziów SN z 16 lipca 1993 r. (sygn. akt I PZP 28/93) stwierdzono, że ujawnienie przez firmę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego.
Powstaje zatem konieczność zabezpieczenia protokołu z posiedzenia zespołu odwoławczego.
Nieuzasadniona byłaby też odmowa pracownikowi składającemu odwołanie prawa do wniesienia zastrzeżeń do treści protokołu, np. w zakresie zawartych w nim stwierdzeń.

Można nagrywać

Problemy dotyczące protokołów pisemnych mogą być (przynajmniej częściowo) niwelowane poprzez stosowanie protokołów w formie zapisu cyfrowego, który staje się coraz powszechniejszy.
W ramach procedur wewnątrzzakładowych ważne jest jednak, aby pamiętać o konieczności spełnienia pewnych warunków w tym zakresie, aby uniknąć zarzutu działania wbrew woli czy wiedzy pracownika, z narażeniem na uszczerbek jego dóbr osobistych.
Co do zasady zatem nie ma przeszkód, aby z posiedzenia zespołu odwoławczego sporządzić nagranie (uwzględniając także to, że protokół pisemny powinien być możliwie precyzyjny i zawierać dokładne cytaty z wypowiedzi poszczególnych osób uczestniczących w pracach zespołu).
Pracownik (oraz wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu) powinien zostać uprzedzony, w sposób niebudzący wątpliwości, że z przebiegu posiedzenia zespołu zostanie sporządzony protokół w formie cyfrowego (lub innego) zapisu dźwięku. Jednocześnie można poinformować o spisaniu w określonym terminie zapisanych na cyfrowym nośniku informacji w celu ich łatwiejszej weryfikacji.

Pozostałe obowiązki

Firma musi też zapewnić sprzęt nagrywający odpowiedniej jakości, który pozostaje jej własnością. Nie powinien być to np. dyktafon, który byłby częścią składową prywatnego telefonu protokolanta.
Pracodawca powinien zapewnić też właściwe zabezpieczenie takiego sprzętu, aby uniknąć zarzutu możliwości niekontrolowanego poprawiania zapisanych informacji, a co za tym idzie ewentualnej odpowiedzialności cywilnej lub karnej.
Należy też określić zasady dostępu do nagrania przez osoby uprawnione. Nośniki zawierające nagranie (np. płyty CD) powinny być udostępniane w warunkach wykluczających możliwość manipulacji. Od wspomnianych osób uprawnionych warto odebrać oświadczenia o obowiązku zachowania w poufności informacji zawartych w nagraniach.
Co ważne świadomość rejestrowania przebiegu posiedzenia za pomocą określonego urządzenia nagrywającego dźwięk może przyczynić się do powstrzymania emocji, bardziej starannego doboru słów, precyzyjnego uzasadniania swoich racji i przedstawiania argumentów przez osoby uczestniczące w posiedzeniu zespołu.