Firmy chętnie korzystają z nowych rozwiązań wspomagających kontrolę nad przebiegiem pracy. Przepisy jednak nie nadążają za rozwojem technologicznym, a pracodawcy balansują na granicy prawa. Warto zatem wiedzieć, jakich zasad przestrzegać, aby nie narazić się na zarzut stosowania bezprawnych form podglądania podwładnych.
Monitoring nie został uregulowany ani w kodeksie pracy (dalej k.p.), ani w żadnym innym akcie prawnym. Niemniej jednak uprawnienia do kontroli pracowników można doszukać się w samej istocie stosunku pracy. Ponad wszelką jednak wątpliwość pozostaje to, że stosowanie monitoringu w relacjach pracowniczych powinno być precyzyjnie uregulowane, na co wskazywał wielokrotnie generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO).
Wynika to z tego, że w ramach stosunku pracy pracownik ma słabszą pozycję, bo jest zależny ekonomicznie od pracodawcy, a to z kolei może sprzyjać nadużyciom ze strony zatrudniających. Całkowicie należy odrzucić poglądy przeciwne. Zgodnie z ich argumentacją postęp technologiczny jest na tyle dynamiczny, że niemożliwe jest kompleksowe uregulowanie monitoringu w stosunkach pracowniczych. Rzeczą naturalną jest, że technologia może w wielu przypadkach wyprzedzić ustawodawcę, jednak wprowadzenie regulacji zawierającej wskazanie podstawowych wytycznych oraz określenie granic stosowania monitoringu wydaje się niezbędne w celu uniknięcia wielu wątpliwości w omawianym zakresie.
Powszechnie mianem monitoringu pracowników określa się zespół czynności kontrolnych podejmowanych przez pracodawcę z wykorzystaniem nowoczesnych zdobyczy techniki. Do tak rozumianego monitoringu należy zaliczyć monitoring z wykorzystaniem kamer, monitoring poczty elektronicznej, komputera (w tym kontrola aktywności internetowej), kontrola rozmów telefonicznych, geolokalizacja, jak również monitoring z wykorzystaniem danych biometrycznych. Wskazane wyżej rodzaje monitoringu wykazują pewne cechy wspólne. Powoduje to, że część błędów popełnianych przez pracodawców przy ich stosowaniu jest zbliżona, np. niepoinformowanie pracowników o rodzaju oraz zakresie monitoringu czy brak proporcjonalności i adekwatności podjętych środków.
Poszczególne rodzaje monitoringu wykazują jednak pewne cechy charakterystyczne wynikające z rodzaju użytej technologii, co powoduje popełnianie przez pracodawców nieprawidłowości typowych tylko dla poszczególnych rodzajów monitoringu. Niezależnie od technik wykorzystywanych przez pracodawcę każdy rodzaj stosowanego monitoringu, aby był stosowany legalnie, musi spełniać określone kryteria. Poniżej przedstawiamy najczęstsze nieprawidłowości popełniane przy stosowaniu najpopularniejszych rodzajów monitoringu.

Monitoring rozmów telefonicznych oraz sposobu korzystania z telefonu

● brak poinformowania pracowników,

● podsłuchiwanie prywatnych rozmów, w tym prowadzonych poza czasem pracy.

Wyjaśnienia: Telefon komórkowy i stacjonarny jest w wielu przypadkach nieodzownym narzędziem pracy. W związku z powyższym pracodawca ma możliwość nadzoru, w jaki sposób pracownicy wykorzystują powierzony sprzęt. Podstawową przesłanką monitorowania sposobu korzystania z telefonu jest próba ograniczenia wykorzystywania jego do celów prywatnych (w sytuacji gdy pracodawca wyraźnie to uregulował). Co do zasady przekazanie do dyspozycji telefonu jest możliwe z zastrzeżeniem, iż może on być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. W drugim przypadku pracodawcy mogą zastrzec, że telefon może być wykorzystywany do celów prywatnych, pod warunkiem że pracownik będzie ponosił opłaty związane z prowadzeniem rozmów pozasłużbowych. Wprowadzając monitoring rozmów telefonicznych pracodawca powinien mieć na względzie, że przepis art. 49 konstytucji RP chroni tajemnicę porozumiewania się. Zatem nawet gdy za stosowaniem monitoringu rozmów telefonicznych będzie przemawiał usprawiedliwiony cel, niezbędne jest poinformowanie o tym fakcie pracowników. Ponad wszelką wątpliwość monitoringiem może zostać objęty tylko fakt korzystania z telefonu do celów służbowych. Może to dotyczyć sytuacji, kiedy to telefon stanowi główne narzędzie pracy, np. w przypadku pracowników infolinii czy zajmujących się sprzedażą telefoniczną. Wówczas jak najbardziej wydaje się zasadne wprowadzenie monitoringu rozmów telefonicznych np. w celu poprawy jakości pracy czy w celu uniknięcia działań podejmowanych na szkodę pracodawcy. Z reguły monitoring taki obejmuje nagrywanie rozmów telefonicznych. Zatem można uznać, że monitoring rozmów służbowych jest jak najbardziej dozwolony, gdyż treść tych rozmów i informacje z nich wynikające są przeznaczone dla pracodawcy. Powoduje to, że omawiany rodzaj monitoringu nie narusza tajemnicy komunikowania się (w stosunku do pracodawcy). Tajemnica ta jest skuteczna, ale w stosunku do osób trzecich.

W przypadku gdyby pracodawca zdecydował się monitorować rozmowy prywatne, wówczas mógłby się narazić na zarzut naruszenia zarówno wspomnianych wcześniej przepisów konstytucyjnych, jak i art. 267 par. 2 kodeksu karnego, zgodnie z którym kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Zatem za niedopuszczalne należy uznać monitorowanie rozmów prywatnych, mających miejsce zarówno w czasie pracy, jak i w czasie wolnym. W żadnym wypadku fakt, że rozmowa prywatna prowadzona jest ze służbowego telefonu oraz na koszt pracodawcy, nie legalizuje monitorowania takiej rozmowy. Pracodawca dokonujący monitorowania prywatnych rozmów pracowników powinien wiedzieć, że narusza tajemnicę komunikowania się nie tylko swojego pracownika, lecz także jego rozmówcy.

Popularną metodą monitorowania aktywności pracowników wykorzystujących do pracy telefon jest również kontrola billingów rozmów telefonicznych.

Monitoring z użyciem kamer

● instalowanie kamer w miejscach niedozwolonych,

● brak należytego informowania pracowników o celu oraz zasadach funkcjonowania monitoringu,

● naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych.

Wyjaśnienia: Monitoring z wykorzystaniem kamer stosowany jest coraz powszechniej. Nazywany jest często wideonadzorem, a jego podstawowym narzędziem jest kamera, za pomocą której obraz jest przekazywany na dowolną odległość. Może on być odtwarzany na monitorach ekranowych w czasie rzeczywistym, istnieje również możliwość zapisywania i archiwizowania danych pochodzących z omawianej formy monitoringu. W przypadku gdy mamy do czynienia z jednoczesnym rejestrowaniem obrazu oraz dźwięku, mówimy o audio-wideomonitoringu. W praktyce pracodawca ma kilka możliwości wyboru stosowania monitoringu przy użyciu kamery: obraz z monitoringu może być tylko oglądany przez uprawnionego pracownika w czasie rzeczywistym, może być zarówno oglądany, jak i w tym samym czasie rejestrowany na elektronicznych nośnikach informatycznych lub tylko rejestrowany. W pierwszej wskazanej sytuacji stosowanie monitoringu uzasadnione jest zwiększeniem pola widzenia pracownika dokonującego obserwacji, który może mieć jednocześnie podgląd z wielu kamer. Druga z możliwości – obserwacja oraz nagrywanie zapisu pochodzącego z kamer – stosowana jest wówczas, kiedy nie jest wystarczający cel doraźny w postaci bieżącej obserwacji. Rejestrowanie zapisów monitoringu pozwala na skorzystanie z nich w przyszłości dla celów dowodowych. Uzasadnienie dla trzeciego przypadku (tylko nagrywanie tego, co w danym momencie rejestruje kamera) służy do celów dowodowych oraz prewencyjnych. Każdy z powyżej wskazanych rodzajów monitoringu może być pod pewnymi warunkami zastosowany przez pracodawcę. W pierwszej kolejności należy mieć świadomość, że chcąc wprowadzić monitoring przy pomocy kamer, pracodawca powinien o tym fakcie poinformować pracowników. Obowiązek taki jest niezależny od tego, czy kamery są widoczne na pierwszy rzut oka. Niezależnie od powyższego w pomieszczeniach, w których zamontowano kamery, powinna znaleźć się stosowna informacja, z której w sposób jednoznaczny wynika, że są one monitorowane.

Nie w każdym jednak przypadku pracodawca będzie miał obowiązek udzielania tej informacji. Sytuacje takie jak kradzieże mienia zakładu pracy mogą uzasadniać nieujawnianie faktu stosowania monitoringu, pod warunkiem że jedynym jego celem jest zapobieganie działaniom na szkodę pracodawcy oraz próba ustalenia osób winnych.

Monitoring za pomocą kamer nie może być wprowadzony w każdym „subiektywnie uzasadnionym celu pracodawcy”. Panuje pogląd, że jego stosowanie w celu kontroli jakości i ilości świadczonej pracy przez pracowników jest niedopuszczalne. Jak najbardziej może on być stosowany, jeżeli przemawiają za tym uzasadnione względy bezpieczeństwa.

Kamery nie mogą być zainstalowane w każdym pomieszczeniu znajdującym się na terenie zakładu pracy. W szczególności dotyczy to pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, takich jak szatnie czy toalety. Przyjmuje się, że nie ma racjonalnego uzasadnienia do monitorowania tego typu pomieszczeń – nie są to pomieszczenia, w których świadczona jest praca. Ponadto stanowiłoby to naruszenie dóbr osobistych, takich jak godność czy prawo do prywatności. Pomieszczeniami, w których nie można również instalować monitoringu wizyjnego, są gabinety lekarskie.

Najmniej formalności jest przy wykorzystywaniu kamery do bieżącego nadzorowania, bez rejestrowania nagrań monitoringu. Znacznie więcej obowiązków ciąży na pracodawcy, który decyduje się na rejestrowanie oraz następnie archiwizowanie zapisów z kamer. Mowa tu o obowiązkach wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. Z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy wynika, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne w sytuacji, gdy jest to konieczne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych (w omawianym przypadku pracodawców), a przetwarzanie to nie narusza praw i wolności osób której dotyczy. Z przywołanego przepisu można wywnioskować, że stosowanie monitoringu wizyjnego, który nosi znamiona przetwarzania danych osobowych, nie wymaga zgody pracowników, co nie oznacza oczywiście, jak już wcześniej podkreślono, że nie mają być oni poinformowani.

Należy ponadto podkreślić, że dane, które pracodawca uzyskał przy wykorzystaniu wideo monitoringu, podlegające ustawie o ochronie danych osobowych powinny być w sposób właściwy przechowywane przez administratora danych. Zgodnie z art. 36 ustawy jest on obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Należy pamiętać, że pracodawca (administrator danych) nie może powierzać czynności związanych z ich przetwarzaniem osobom dowolnym – niezbędne jest wydanie stosownego upoważnienia w tym zakresie.

Nieprawidłowości pojawiające się przy stosowaniu różnych technik kontroli i obserwacji

Geolokalizacja

● brak poinformowania pracowników,

● stosowanie poza czasem pracy,

● stosowanie niezgodnie z celem.

Wyjaśnienia: Stosunkowo nową metodą monitorowania pracowników jest wykorzystywanie usług geolokalizacyjnych. Umożliwiają one określenie miejsca pobytu pracownika (dokładniej miejsca położenia urządzenia – narzędzia pracy znajdującego się w dyspozycji pracownika) z wykorzystaniem modułu GPS lub karty SIM, np. telefonu komórkowego czy tabletu. W wielu przypadkach istnieje obiektywne uzasadnienie dla stosowania geolokalizacji, np. w przypadku kierowców, przedstawicieli handlowych czy innych pracowników mobilnych. Pracodawca ma wówczas możliwość sprawdzenia, gdzie aktualnie znajduje się pracownik wyposażony w telefon komórkowy lub gdzie znajduje się pojazd wyposażony w moduł GPS. Pośrednio może to być pomocne dla ustalenia, czy pracownik w danym czasie wykonuje obowiązki służbowe, czy czas poświęca zajęciom prywatnym. Uzasadnieniem dla stosowania tego rodzaju może być np. sytuacja, kiedy to pracownik w czasie pracy użyczył służbowego pojazdu osobie trzeciej i do pracodawcy dotarła informacja, że firmowym pojazdem porusza się inna osoba niezwiązana nawet z firmą. W celu uniknięcia nieprawidłowości w korzystaniu z mienia pracodawcy postanowiono zainstalować monitoring zarówno telefonów komórkowych, jak i służbowych samochodów. Przed zastosowaniem geolokalizacji pracodawca powinien o tym fakcie poinformować pracowników. Nie ma problemu w przypadku, gdy monitoring ten stosowany jest w czasie pracy. Niedopuszczalny jest jednak monitoring stały pracownika wyposażonego w służbowy telefon po godzinach pracy. Stanowi to oczywiste naruszenie prawa do prywatności.

Monitoring poczty elektronicznej

● brak właściwego poinformowania pracowników,

● stosowanie monitoringu prywatnej korespondencji pracownika, niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z prywatnej, czy służbowej skrzynki.

Wyjaśnienia: Pracodawca, który chce wprowadzić monitoring poczty elektronicznej powinien pamiętać o art. 47 Konstytucji RP, zgodnie z którym każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego. Ponadto warto wskazać na art. 49 konstytucji, zgodnie z którym zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Przyjmuje się, że wiadomości wysyłane i odbierane przez pracowników mogą mieć charakter służbowy lub prywatny. Warto w tym miejscu podkreślić, że pracodawca, chcąc uniknąć nieporozumień, powinien jasno określić, czy i w jakim zakresie pracownicy mogą wysyłać i odbierać korespondencję prywatną ze służbowego komputera. Uzasadnieniem dla wprowadzenia omawianego rodzaju monitoringu może być potrzeba zapobiegania np. przekazywania ważnych informacji za pomocą poczty elektronicznej osobom nieuprawnionym, np. spoza firmy. Pracodawca chcąc prowadzić monitoring, powinien o tym poinformować pracowników. Zasady korzystania przez pracowników z poczty elektronicznej, zarówno prywatnej, jak i służbowej powinny być uregulowane w sposób niebudzący wątpliwości. Można to uczynić w drodze stosownych zapisów w umowie o pracę, regulaminie pracy, jak również układzie zbiorowym pracy. Pracodawca może zatem przyjąć, iż służbowa skrzynka pocztowa winna być wykorzystywana tylko do celów związanych z pracą. Może również ustalić, zasady korzystania z firmowej skrzynki pocztowej dla celów prywatnych. Pracodawca nie powinien objąć monitoringiem korespondencji prywatnej, niezależnie od tego, czy jest ona odbierana i wysyłana za pośrednictwem firmowego programu pocztowego, czy nie. Jeżeli zezwoli pracownikom na używanie do celów prywatnych firmowego konta, powinien mieć na względzie, że monitorując korespondencję służbową, może natknąć się również na korespondencję prywatną pracownika. W żadnym jednak razie nie powinien jej otwierać ani zapoznawać się z jej treścią. Zatem jeżeli pracodawca zezwolił pracownikom na korzystanie również do celów prywatnych z firmowej poczty, wówczas pracownicy powinni zaznaczyć, że wysyłana korespondencja nie jest służbowa. Oczywiście za całkowicie nielegalne należy uznać świadomy monitoring poczty prywatnej pracownika wysyłanej i odbieranej z niesłużbowego oprogramowania.

Monitoring sposobu używania komputera

● brak poinformowania pracowników,

● zbieranie informacji umożliwiających dostęp do prywatnych kont pocztowych pracowników.

Wyjaśnienia: Punktem wyjścia umożliwiającym stosowanie monitoringu komputera, na którym pracownik świadczy pracę jest fakt, iż co do zasady stanowi on własność pracodawcy i powinien być wykorzystywany do celów służbowych. Wyjątki od powyższej zasady powinny być jasno przez pracodawcę uregulowane i podane do wiadomości pracowników. Co do zasady podstawę obowiązku informowania pracownika o zastosowaniu monitoringu komputera może stanowić pkt 10e załącznika do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973). Z przywołanego przepisu wynika, że bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Niestety wspomniana regulacja nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciem kontroli jakościowej i ilościowej. Niemniej jednak dopiero po poinformowaniu pracowników pracodawca może zainstalować oprogramowanie szpiegujące, rejestrując aktywność komputera. Uzasadnieniem dla stosowania tego rodzaju monitoringu jest fakt, iż pracownicy w czasie pracy wykorzystują komputery do celów prywatnych. Takie działania wiążą się z możliwością wystąpienia zagrożeń, takich jak zainfekowanie komputera pracownika wirusami czy programami szpiegującymi, które mogą zainfekować sieć pracodawcy, wywołując szkodę w postaci np. przekazania w niepowołane ręce informacji niejawnych. W praktyce istnieje możliwość rejestrowania (monitorowania) wszystkich parametrów pracy danego komputera. O ile monitoring wykorzystywania komputerów może być zasadnym narzędziem w celu ustalenia, jakie czynności wykonuje pracownik w godzinach pracy, to stosowanie monitoringu sprzętu, który może być wykorzystywany przez pracowników po pracy, np. do przeglądania internetu, jest niedozwolone.

Podstawa prawna

Art. 22, art. 100 par. 2 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).