– Problem może wystąpić w sytuacji, gdy pracownik wykorzysta wypoczynek w dni, kiedy zgodnie z grafikiem pracuje dłużej, np. 12, a nie 8 godz. Mimo bowiem, iż bierze on dwa tygodnie urlopu (tj. 10 dni), z puli schodzi mu nie 80 (10 x 8 godz.), lecz 120 godzin (10 x 12 godz.) wypoczynku – mówi Izabela Zawacka, radca prawny w kancelarii, Wojewódka i Wspólnicy.

Dlatego jej zdaniem bardziej będzie się opłacało wykorzystywać urlopy w dni, kiedy zatrudniony pracuje krócej. Dla przykładu jeżeli skorzystałby z dwóch tygodni wypoczynku w okresie, gdy ma świadczyć pracę w wymiarze 4 godz. dziennie, pula urlopowa zmniejszyłaby mu się tylko o 40 godzin, mimo iż skorzystałby z 10 dni urlopu.

Plan to podstawa

Według Arkadiusza Sobczyka, radcy prawnego w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy, pracodawca stosujący długie okresy rozliczeniowe musi pamiętać, by w czasie gdy zatrudniony ma mieć urlop, nie planował mu zbyt dużej albo zbyt małej liczby godzin pracy.

– Jeżeli w harmonogramie zapisze ich za dużo w stosunku do wymiaru urlopu, jaki przysługuje pracownikowi, to w moim przekonaniu będzie musiał udzielić mu wolnego i zwolnienia z pracy ponad wymiar – tłumaczy.

Dodaje, że trudno obciążać pracownika ryzkiem tego, że firma poprzez swoje samodzielne decyzje w zakresie planowania czasu pracy zmuszałaby go do modyfikacji w zakresie udzielonego wcześniej wypoczynku.

Zgodnie z przepisami pracodawca ma jednak tak zaplanować urlopy, aby zapewnić normalny tok pracy, z uwzględnieniem wniosków i preferencji pracowników w tym zakresie. Może zatem zdecydować o nieudzieleniu urlopu w okresie wzmożonej aktywności zakładu, ale tylko jeśli będzie w stanie uzasadnić, że jest to konieczne z punktu widzenia zapewnienia normalnej jego pracy. Oznacza to konieczność udzielenia wypoczynku w innym, późniejszym lub wcześniejszym, terminie. Co ważne, urlopu udziela się przy tym w dniach pracy zatrudnionego. Nie można ustalić jego wykorzystania w dni, w których firma oddaje podwładnemu czas wolny za wcześniejszą, ponadwymiarową pracę.

– Firma powinna pilnować, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której pracownik nie będzie miał realnej możliwości skorzystania z urlopu – np. jeżeli w okresie wzmożonej aktywności zakładu pracodawca odmówi udzielenia urlopu, a następnie podwładny nie będzie miał możliwości jego wykorzystania z uwagi na oddawanie czasu wolnego. Te kwestie powinny być jednak ustalane na etapie planowania urlopów – podkreśla Sławomir Paruch, radca prawny, partner w Kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

Dni czy godziny

Udzielanie wypoczynku nie jest jedynym problemem w kontekście wydłużenia okresów rozliczeniowych. Kłopotem może być jego rozliczenie w sytuacji, gdy w danym przedziale czasowym zatrudnieni pracują po kilkanaście godzin, a w kolejnych – po kilka. Urlopu udziela się bowiem w dniach, ale rozlicza w godzinach. Jeden dzień równa się ośmiu godzinom pracy (art. 1542 par. 2 k.p.). Zwykle więc pracownik ma do wykorzystania 208 godzin urlopu (8 godz. pomnożonych przez obowiązujący pracownika wymiar urlopu, np. 26 dni). Oznacza to, że z ogólnej puli godzin potrąca się tyle, ile wynika z grafiku obowiązującego zatrudnionego (w dniu, w którym korzystał z urlopu).

– Można przedstawić to na następującym przykładzie. Zatrudniony pracuje w systemie równoważnego systemu czasu pracy, od poniedziałku do piątku. W czerwcu wykonuje obowiązki 12 godzin dziennie przez pierwsze dwa tygodnie, a w lipcu po 4 godziny dziennie przez pierwsze dwa tygodnie. Jeżeli bierze 5 dni urlopu w pierwszym tygodniu czerwca, z puli godzinowej należy mu odliczyć 60 godzin (12 godz. x 5 dni). Jeżeli wykorzysta go w pierwszym tygodniu lipca, należy mu odliczyć z puli 20 godzin (4 godz. x 5 dni). To samo dotyczy urlopu na żądanie – pracownikowi schodzi z puli tyle godzin, ile wynosi dzień jego pracy zgodnie z grafikiem w dniu, kiedy wziął taki wypoczynek – mówi Izabela Zawacka.

Są wątpliwości

Podobnie uważa Sławomir Paruch. Jego zdaniem jeżeli wymiar czasu pracy podwładnego w danym dniu wynosi 13 godz., udziela mu się urlopu w wymiarze 13 godz., które odlicza się ze wspomnianej puli. Jeżeli zaś wynosi 4 godz., wypoczynku udziela się w wymiarze 4 godz. i tyle też odlicza się z ogólnego wymiaru. Te same zasady dotyczą urlopu na żądanie. Będzie się to odbywało zatem na takich samych zasadach, jak miało to miejsce dotychczas, np. w równoważnym systemie czasu pracy.

– Prowadzi to oczywiście do sytuacji, że zatrudnieni korzystający z urlopu w dniach, w których obowiązuje ich wyższy wymiar czasu pracy (przekraczający 8 godzin), uzyskują de facto mniej dni urlopu, aniżeli wynikałoby z przepisów kodeksu pracy. Zyskują natomiast w pewien sposób zatrudnienie korzystający z wypoczynku w dniach, w których wymiar czasu pracy jest niższy – wyjaśnia Sławomir Paruch.

Jego zdaniem może to powodować wątpliwości co do zgodności polskich regulacji z prawem unijnym, które wymaga zapewnienia pracownikom co najmniej 4 tygodni urlopu rocznie.

– Takie rozwiązanie uznaje się jednak za sprawiedliwe, ponieważ uwzględnia systemy oraz rozkłady czasu pracy, w ramach których zatrudniani są pracownicy – dodaje Sławomir Paruch.

Inaczej kwestie rozliczania urlopu na żądanie w razie zastosowania elastycznego czasu pracy interpretuje Arkadiusz Sobczyk. Jego wątpliwości wynikają z tego, że ze znowelizowanych przepisów nie wynika, że w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę można wydłużyć tzw. podstawowy system czasu pracy, np. do 13 godzin.

– Zatem pracę zaplanowaną w takim wymiarze należy traktować jako 8 godzin podstawowych (norma) i 5 godzin dodatkowych. Te dodatkowe godziny nie mają wpływu na urlop. Jeśli więc pracownik skorzysta z urlopu na żądanie w takim dniu, to należy go udzielić na cały dzień, czyli 8 godzin. Inaczej wyglądałaby sytuacja w razie zastosowania równoważnego systemu czasu pracy – wyjaśnia Arkadiusz Sobczyk.

Jego zdaniem ta sama zasada dotyczy przypadków, gdy załoga pracuje mniej, np. po 4 godz., np. z powodu rekompensowania powstałych nadgodzin (gdy zatrudniony pracuje w podstawowym, a nie równoważnym czasie pracy). W takim przypadku dzień urlopu na żądanie należy także liczyć jako 8 godzin, bo pracodawca nie może udzielać wypoczynku w czasie, gdy oddaje nadpracowane godziny. Zatem podwładny w dniu urlopu na żądanie ma potrącane 8 godz., a czas wolny będzie mu udzielony w innym terminie.

Etap legislacyjny

Nowelizacja czeka na podpis prezydenta