Przepisy regulujące działalność związkową przyznają działaczom związkowym liczne uprawnienia, chronią ich także przed rozwiązaniem umowy o pracę, czy zmianą warunków pracy. Jednym z takich uprawnień jest prawo do zwolnienia od pracy na czas wykonania doraźnej czynności wynikającej z funkcji związkowej. Zgodnie z art. 31 ust. 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej - ustawa o zw. zaw.): „pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonywania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy.”

Z uwagi na fakt, iż wspomniane wyżej zwolnienie ma charakter odpłatny, a kontrola pracodawcy zasadności jego używania jest istotnie ograniczona, członkowie związków zawodowych korzystają z niego nader chętnie. Czy jednak w każdym wypadku zwolnienie od pracy na podstawie cytowanego przepisu będzie uzasadnione?
Odpłatne zwolnienia od pracy są wyjątkiem od sformułowanej w art. 80 kp zasady, iż wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, stąd winny być stosowane w sytuacjach szczególnych, stanowią bowiem istotne obciążenie pracodawcy, bez ekwiwalentnego świadczenia ze strony pracownika.

Kiedy można uzyskać zwolnienie? W istocie, możliwość skorzystania z omawianej regulacji zależy od spełnienia przesłanek zawartych w przepisie art. 31 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych. Przede wszystkim czynność musi mieć charakter doraźny. Biorąc pod uwagę wykładnię gramatyczną, doraźny - to wynikający z potrzeby chwili, zadowalający w danym momencie. Jakkolwiek definicja taka jest daleka od precyzyjności, to łatwo z niej odczytać, iż doraźność ma charakter incydentalny, wyjątkowy, nagły i z reguły nieplanowany. W doktrynie prawa pracy wskazuje się, że charakter doraźny mają np. udział w naradzie lub szkoleniu zorganizowanym przez wyższą instancję związkową, udział w posiedzeniu komisji pojednawczej lub rozprawie sądowej w charakterze pełnomocnika pracownika dochodzącego uprawnień.

Ze swej strony, dodałbym konieczność wzięcia udziału w negocjacjach, czy też udania się na miejsce wypadku przy pracy. Za co najmniej kontrowersyjne, należy uznać uzasadnienie doraźnością udziału w manifestacjach, czy pikietach, nie pozostających w żadnym związku z działalnością związkową u pracodawcy. Abstrahując od faktu, iż często mają one charakter polityczny (wtedy nie będą mieścić się w ramach funkcji związkowych), warto zwrócić uwagę, że ustawodawca nawet w sytuacji strajku odbywającego się u pracodawcy przyjął zasadę braku wynagrodzenia (art. 23 ust. 2 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych Dz.U. z 1991 nr 55, poz. 236 ze zm.).
W tym kontekście trudno zaakceptować konieczność wynagradzania pracowników biorących udział w demonstracjach, nie służących w żadnej mierze działalności związkowej w zakładzie pracodawcy.

Dla uzyskania zwolnienia koniecznym jest, aby „doraźna czynność związkowa” służyła realizacji funkcji pełnionych przez pracownika w związkach zawodowych. Ta istotna przesłanka jest często lekceważona we wnioskach o udzielenie zwolnienia. Z treści przepisu wynika jednak konieczność zaistnienia związku pomiędzy dokonywaną czynnością, a funkcją związkową. Ponieważ funkcja związkowa nie została zdefiniowana, powinno się ją rozumieć stosunkowo szeroko, co nie oznacza, iż nie istnieją granice tego związku. Trudno przyjąć taki związek, na przykład w wypadku udziału przedstawicieli związkowych w imprezie o charakterze rekreacyjnym lub wydarzeniu sportowym.

Ostatnią przesłanką, ale równie istotną jak poprzednie, jest niemożność wykonania czynności związkowej w czasie wolnym od pracy. O ile trudno organizacjom związkowym mieć wpływ na wyznaczanie np. terminów sądowych, to większość szkoleń i spotkań planowanych przez same związki odbywa się w godzinach przedpołudniowych, co w istocie powoduje obowiązek zwalniania pracowników od pracy przez pracodawców i konieczność ponoszenia przez nich kosztów tych zwolnień.
Przepisy nie regulują jednoznacznie limitu zwolnień, nie ustalają również długości trwania czynności doraźnej. Wydaje się jednak, iż z charakteru doraźności oraz faktu, iż pracodawca ponosi ich koszty wynika, że czynności powinny zajmować kilka-kilkanaście godzin. Wniosek organizacji związkowej.

Podstawą zwolnienia pracownika jest wniosek złożony przez związek zawodowy, który musi być skierowany do pracodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by nieobecność pracownika nie wpływała dezorganizacyjnie na pracę zakładu. Każdy wniosek powinien być sformułowany w taki sposób, by pracodawca miał podstawę prawną do udzielenia zwolnienia od pracy. Powinien więc on zawierać dane pracownika, dokładny czas trwania zwolnienia od pracy, rodzaj czynności związkowej, która ma być wykonywana, wskazywać jej związek z pełnioną funkcją oraz uzasadnienie, dlaczego nie może ona być dokonana poza godzinami pracy. Ustawa, ani przepisy wykonawcze, nie precyzują formy wniosku, ale najbardziej racjonalnym wydaje się złożenie go w formie pisemnej, tak aby uniknąć wątpliwości, co do istnienia przesłanek zwolnienia.