Zgodnie z art. 163 kodeksu pracy wypoczynek powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Chociaż kodeks pracy nie określa, kiedy plan powinien być tworzony, ze względów praktycznych sporządza się go na początku roku, tak aby okres, w którym pracownicy będą określać dogodne dla nich terminy wypoczynku, obejmował jak największą część roku. Należy pamiętać, że firma nie jest związana terminami proponowanymi przez załogę. Ostateczna decyzja o tym, kiedy kto skorzysta z urlopu, należy do pracodawcy.

Wpisanie daty urlopu w plan, który zostaje ogłoszony, nie upoważnia jeszcze pracownika do skorzystania z wolnego. W wyroku z 5 września 1979 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał (sygn. akt I PRN 82/79).

W firmach, gdzie nie ma planów urlopów, bo zgodziły się na to związki zawodowe lub takowe nie działają, pracodawca sam ustala termin wypoczynku każdego pracownika, działając z nim w porozumieniu.

Niezależnie od tego, czy w firmie tworzony jest plan urlopów, czy też nie, pracodawca powinien pamiętać, by nie dyskryminować pracowników przy udzielaniu wypoczynku. Firma nie powinna zatem zgadzać się na takie zaplanowanie urlopu dla jednego lub całej grupy pracowników, które uniemożliwiałoby innym skorzystanie z należnego wolnego w atrakcyjnym okresie.

Jedyną grupą pracowników, której pracodawca nie może odmówić wypoczynku we wskazanym terminie, są osoby, które chcą go wykorzystać bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego.