Generalnie zatrudniony nie ma obowiązku odbierania telefonu i odpowiadania na służbowe e-maile po godzinach. Jednak w niektórych sytuacjach można tego od niego wymagać.
Jakiś czas temu media obiegła informacja, że Parlament Europejski chce wprowadzić dyrektywę, która będzie chroniła pracowników przed koniecznością pozostawania do dyspozycji szefa po godzinach pracy, gwarantując pracownikom prawo do bycia offline. Zapowiadane rozwiązania wydają się być szczególnie potrzebne w dobie pandemii COVID-19 i upowszechnienia wykonywania pracy zdalnej. Niewątpliwie zwłaszcza w tym ostatnim przypadku rozdzielenie życia zawodowego i prywatnego jest mocno utrudnione.
Problem wymagania dostępności pracowników po godzinach pracy nie pojawił się jednak dopiero przy okazji wprowadzenia pracy zdalnej. Pracownicy regularnie wykonują pracę w nadgodzinach, a odbieranie telefonu czy odpisywanie na e-maila od szefa wieczorami uważają za swój obowiązek. Czy jednak pracodawcy mają prawo wymagać od zatrudnionych dyspozycyjności po godzinach pracy?

Dyżur pod telefonem

Co do zasady pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe oraz pozostaje do dyspozycji pracodawcy w ustalonych godzinach, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Generalnie pracownik nie ma też obowiązku świadczenia pracy poza godzinami pracy, w tym odbierania telefonu oraz czytania służbowych e-maili i odpowiadania na nie.
Jednakże jeśli pracodawca chce, żeby pracownik był dostępny pod telefonem także po godzinach pracy, to może polecić mu pełnienie dyżuru w zakładzie pracy lub w innym wyznaczonym miejscu. Pełnienie dyżuru na polecenie przełożonego jest jednym z obowiązków pracowniczych i stanowi dodatkowe zadanie robocze po godzinach pracy. W związku z tym zatrudniony co do zasady nie może się od tego obowiązku uchylić. Zasadniczo też za czas dyżuru, podczas którego pracownik nie świadczył pracy, pracownikowi nie przysługuje ani wynagrodzenie, ani czas wolny. Jeżeli jednak w czasie dyżuru pracownik wykonywał pracę (czyli prowadził rozmowy telefoniczne na tematy służbowe, odczytywał e-maile związanych z pracą i odpisywał na nie), to czas poświęcony na realizację obowiązków zawodowych należy zaliczyć do czasu pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami, w tym z powstaniem nadgodzin. [przykład 1]
Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu. [przykład 2]
Odmienne zasady pozostawania w kontakcie e-mailowym lub telefonicznym po godzinach pracy dotyczą kadry kierowniczej. W tej kwestii kodeks pracy stanowi, że pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych w razie konieczności wykonują pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Używanie prywatnego numeru

Prywatny numer telefonu oraz adres prywatnej poczty e-mail to dane osobowe, których pracodawca nie powinien wykorzystywać do kontaktu z pracownikiem w celach zawodowych. Zatrudniający nie może żądać podania tego typu danych, a zatrudniony nie musi w ogóle takich środków komunikacji posiadać. Zatem np. dzwonienie czy wysyłanie służbowych SMS-ów na prywatny telefon, zwłaszcza po godzinach pracy, bez zgody pracownika, nie wydaje się być najlepszym rozwiązaniem. [przykład 3]

Na urlopie

Z istoty urlopu wypoczynkowego wynika, że przebywający na nim pracownik nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy i w związku z tym zasadniczo nie można go zobowiązać do odbierana telefonu (i prywatnego i służbowego).
Jedynym przypadkiem, gdy pracodawca może kontaktować się z pracownikiem podczas urlopu, jest sytuacja, w której istnieje konieczność odwołania go z urlopu. Jest to możliwe wyłącznie, gdy obecności w pracy pracownika wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, a dalsza jego nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie pracy. W praktyce odwołanie z urlopu jest możliwe jedynie wtedy, gdy pracodawcy uda się skontaktować z zatrudnionym. Na pracowniku w żadnym wypadku nie ciąży jednak obowiązek pozostawania pod telefonem, a jeżeli pracownik nie odbierze połączenia albo pracodawca w ogóle nie będzie dysponować numerem do pracownika, to odwołanie go z urlopu może okazać się niemożliwe. [przykłady 4 i 5]

przykład 1

Utrata klienta i zwolnienie
W związku z pilnym i ważnym dla firmy zleceniem pracodawca polecił pracownikowi pełnienie dyżuru pod telefonem. Klient próbował dodzwonić się do pracownika w celu doprecyzowania szczegółów zlecenia, ale bezskutecznie. Zrezygnował więc z usług tego przedsiębiorcy, wobec czego firma straciła klienta. Czy pracodawca może wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika?
Jeżeli nieodebranie telefonu w trakcie dyżuru było przez niego zawinione, to sytuację taką można zakwalifikować jako naruszenie obowiązku dbania o dobro zakładu pracy, co może uzasadnić rozstanie się z pracownikiem. Jeżeli pracodawca byłby w stanie przypisać pracownikowi winę umyślną, to można także rozważyć zakończenie stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym.

przykład 2

Brak odpoczynku a dobra osobiste
Pracodawca ustalił plan pełnienia dyżurów, który polegał na tym, że przez cały tydzień każdy z informatyków po zakończeniu pracy pełni w domu dyżur pod telefonem. W razie zgłoszenia pracownik miał obowiązek niezwłocznie zająć się usunięciem usterki. Takie działanie pracodawcy jest nieprawidłowe, gdyż narusza prawo pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. W każdej dobie pracowniczej, po przepracowaniu ośmiu godzin, dyżur pracownika nie może trwać dłużej niż pięć godzin na dobę. W przeciwnym razie pracodawca nie mógłby zapewnić 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Firma nie może także planować dyżurów całodobowych lub trwających np. cały weekend. Takie działanie będzie stanowić naruszenie przepisów o czasie pracy, narażając pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową (grzywnę) oraz roszczenia samych pracowników. W niektórych sytuacjach niezapewnianie minimalnego okresu odpoczynku może być uznane za naruszenie dóbr osobistych pracownika i skutkować dochodzeniem przez niego m.in. zadośćuczynienia.

przykład 3

Potrzebna zgoda
Pracodawca pozyskał prywatny numer telefonu pracownika w procesie rekrutacji. Po godzinach pracy zadzwonił pod ten numer, aby zlecić pracownikowi dodatkowe pilne zadanie do wykonania. Pracownik wiedząc, że dzwoni do niego szef, nie odebrał telefonu. W takiej sytuacji pracownik nie może ponieść żadnych negatywnych konsekwencji nieodebrania telefonu, nawet jeżeli zrobił to celowo, wiedząc, kto dzwoni. Jeżeli bowiem pracownik nie wyraził dobrowolnej zgody na kontaktowanie się z nim na jego prywatny numer, to pracodawca nie ma prawa przetwarzać tych danych osobowych w żadnym celu.

przykład 4

Wątpliwa praktyka
Pracodawca wymaga od pracowników udających się na urlop podania prywatnych numerów telefonu, pod którymi będą dostępni, w razie gdyby pojawiła się konieczność odwołania ich z urlopu. Taka praktyka może budzić wątpliwości. Pracodawca nie ma prawa żądać tego typu danych od pracownika, uzależniać od ich podania udzielenia urlopu, czy tym bardziej wyciągać negatywnych konsekwencji w przypadku odmowy ich przekazania.

przykład 5

Regulamin pracy
Pracodawca zatrudnia jednego informatyka, który jest odpowiedzialny za funkcjonowanie całego systemu operacyjnego w firmie. W tym przypadku prośba pracodawcy o podanie prywatnego numeru kontaktowego pracownika przed udaniem się przez niego na urlop wydaje się uzasadniona. Nieobecność w pracy takiego kluczowego pracownika, brak możliwości skontaktowania się z nim i skonsultowania problemu może bowiem spowodować duże utrudnienia w funkcjonowaniu firmy. Najlepszym sposobem jest uregulowanie tej kwestii na poziomie wewnątrzzakładowych aktów prawnych (np. w regulaminie pracy), w których pracodawca ustali grupy pracowników, w odniesieniu do których w sytuacjach uzasadnionych okolicznościami możliwa byłaby telefoniczna konsultacja, o ile miałaby charakter wyjątkowy i nie spowodowałaby pracownikowi nadmiernych trudności. Oczywiście dobrze jest wtedy zapewnić zatrudnionemu służbowy telefon. A jeżeli pracownik wyrazi zgodę na posługiwanie się w tym celu jego prywatnym numerem, to przełożony także będzie mógł dzwonić pod numer prywatny.
Podstawa prawna
•art. 1515, art. 132, art. 133, art. 1514 par. 1, art. 128 par. 1, art. 167 par. 1, art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)