Tablice informujące o zainstalowaniu kamer w firmie powinny być widoczne, umieszczone w sposób trwały, w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc. Monitoring ma umożliwiać rejestrację obrazu, więc zatrudniający nie może nagrywać dźwięku. Tak wynika z wyjaśnień Urzędu Ochrony Danych Osobowych (opublikowanych na stronie internetowej tej instytucji).
Pracodawca, decydując się na zainstalowanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, powinien określić konkretny cel, w którym będzie on wykorzystywany. UODO przypomina, że monitoring ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić zatrudniającego na szkodę. Informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania nadzoru wizyjnego należy zawrzeć w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie musi tworzyć regulaminu).
– Firmy starają się określić cel monitoringu w sposób dość ogólny, najczęściej poprzez wskazanie jednej z przesłanek wskazanej w przepisach, czyli np. ze względu na bezpieczeństwo zatrudnionych. Zbyt szczegółowe postanowienia mogłyby w praktyce ograniczyć zakres nadzoru – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.
Reklama
UODO podkreśla też, że zatrudniający może stosować monitoring wizji, a nie dźwięku. Stosowanie kamer rejestrujących również np. rozmowy pracowników może zostać uznane za naruszenie ich prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych (nie dotyczy to oczywiście przypadków, gdy przepisy dopuszczają szerszą rejestrację). A to wiąże się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną, ale również karną. Ponadto – jak wskazuje urząd – w trakcie nagrania obrazu i dźwięku za pośrednictwem kamery będzie dochodzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa, know-how itp.).
– Zatrudniający o tym pamiętają. Sądzę, że świadomość w tym zakresie wynika m.in. z faktu obowiązywania RODO. Firmy zdają sobie sprawę z wysokości kar, jakie grożą za naruszenie przepisów o ochronie danych, i zachowują ostrożność – wyjaśnia dr Zwolińska.
Wyjaśnienia UODO dotyczą też kwestii tablic informacyjnych. Ich wymiary muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer. Użycie jedynie tych ostatnich nie jest jednak wystarczające, bo firma musi dopełnić obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 RODO (klauzula informacyjna). Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma przedstawiać przy tabliczce wszystkie dane przewidziane w tym przepisie.
Na tej ostatniej wystarczy przekazać informacje o podmiocie prowadzącym monitoring, celu i podstawach prawnych jego stosowania oraz kontakt do inspektora ochrony danych (jeżeli został powołany). Należy także wskazać obszar, jaki obejmuje nadzór wizyjny, prawa, jakie przysługują obserwowanym, oraz źródło dodatkowych informacji na ten temat.