Zasady udzielania i ustalania urlopu wypoczynkowego pracowników samorządowych nie znalazły odrębnego uregulowania w pragmatykach służbowych i w tym zakresie zastosowanie znajduje ustawa z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495). Zgodnie z nią w jednostce samorządu terytorialnego powinien zostać ustalony plan urlopów, z którego będzie wynikać, kiedy urzędnik ma skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Taki plan zasadniczo powinien być opracowany na cały rok i przekazywany pracownikom do wiadomości przed jego rozpoczęciem. Plan urlopów jest ustalany przez jednostkę samorządową samodzielnie, jednak powinna ona wziąć pod uwagę wnioski pracowników w tym zakresie.
Jeśli w urzędzie nie funkcjonuje plan urlopów, to urlop wypoczynkowy jest udzielany indywidualnie, po porozumieniu z pracownikiem samorządowym.
Granice jednostronnych decyzji
Brak jest regulacji pozwalających jednostce samorządowej na jednostronne zobowiązanie pracowników do wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego w związku z wystąpieniem COVID-19. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może zobowiązać podwładnych do wykorzystania urlopu jedynie w dwóch przypadkach:
1) w trakcie okresu wypowiedzenia – w tym przypadku pracownik może zostać zobowiązany do wykorzystania zaległego oraz bieżącego urlopu wypoczynkowego; jeśli więc w okresie pandemii pracownik przebywa na wypowiedzeniu, to pracodawca (jednostka samorządowa) może mu kazać wykorzystać w tym czasie urlop wypoczynkowy;
2) gdy pracownik ma zaległy urlop z poprzednich lat – w myśl art. 168 kodeksu pracy urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; zgodnie z poglądami orzecznictwa i doktryny pracodawca ma prawo udzielić zaległego urlopu, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody; tę opcję można wykorzystać w czasie pandemii.
Kwestia skierowania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii została doprecyzowana w tarczy 4.0 uchwalonej przez Sejm 4 czerwca br. (przed pracami w Senacie). Zgodnie z nią pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu zaległego (bez jego zgody i z pominięciem planu urlopów) w wymiarze do 30 dni. To uściślenie przepisów nie oznacza jednak, że dotychczasowe skierowanie pracownika na urlop zaległy było niezgodne z prawem.
Możliwe przesunięcie
A co zrobić z urlopem, który wypada w trakcie pandemii? Możliwość przesunięcia terminu urlopu zależy od tego, czy urlop ten został już pracownikowi samorządowemu udzielony w drodze ustalonego planu urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem, czy też ostatecznej decyzji o udzieleniu urlopu jeszcze nie ma. W tym drugim przypadku sprawa jest stosunkowo prosta – urlop nie został jeszcze udzielony, strony stosunku pracy mogą uzgodnić termin tego urlopu dowolnie. Jeśli natomiast urlop wypoczynkowy został już pracownikowi samorządowemu udzielony i wynika to z planu urlopów lub z porozumienia jednostki samorządowej i pracownika, to zasadą jest, że urlop ten powinien być w ustalonym terminie wykorzystany. Kodeks pracy pozwala na zmiany ustalonego już terminu urlopu tylko wyjątkowo. JST ma prawo przesunąć zaplanowany urlop pracownika samorządowego, ale wymaga to spełnienia dwóch warunków:
- muszą wystąpić szczególne potrzeby jednostki samorządowej (przyjmuje się, że powinny to być okoliczności nieznane w momencie planowania urlopu i wpływające na funkcjonowanie zakładu pracy) oraz
- na skutek nieobecności pracownika samorządowego przebywającego na urlopie wypoczynkowym mogą wystąpić poważne zakłócenia w toku pracy.
Przykład
O ile łatwe wydaje się wskazanie, że skutki wystąpienia COVID-19 mogą w określonych sytuacjach uzasadniać konieczność przesunięcia przez pracodawcę urlopu (ze względu na szczególne potrzeby jednostki samorządowej), o tyle ważne jest także spełnienie drugiego warunku. Wątpliwe może być żądanie przesunięcia urlopu na skutek okoliczności związanych z pandemią, jeśli nie będzie argumentów za tym, że skorzystanie przez pracownika samorządowego z urlopu w zaplanowanym terminie spowoduje poważne zakłócenia w funkcjonowaniu jednostki samorządowej. Warto w tym miejscu wskazać, że nawet jeśli spełnione zostaną warunki do przesunięcia urlopu z przyczyn dotyczących JST, to i tak na takie przesunięcie i ustalenie nowego terminu urlopu jednostka będzie potrzebować zgody pracownika. Wymóg ten wynika z rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14).
Wniosek pracownika
Pracownik samorządowy może również złożyć wniosek o przesunięcie urlopu na inny termin. Wniosek taki powinien być umotywowany ważnymi przyczynami. Przepisy nie wskazują, co to znaczy „ważna przyczyna”, i ocena tego należy do jednostki samorządowej. W obecnej sytuacji wywołanej COVID-19 za „ważną przyczynę” można uznać np. niemożność skorzystania z zaplanowanego urlopu na skutek zamkniętych granic państwowych lub ograniczonej działalności branży hotelarskiej.
Złożenie wniosku przez pracownika nie oznacza automatycznie przesunięcia urlopu. Jednostka samorządowa nie jest związana takim wnioskiem i może odmówić zgody na udzielenie urlopu we wskazanym, nowym terminie. Odmowa ta może mieć także związek z COVID-19, np. jednostka samorządowa może nie zgodzić się na przesunięcie terminu urlopu z uwagi na duże zapotrzebowanie na pracę wywołane wystąpieniem pandemii. Jeśli więc jednostka nie zgodzi się na przesunięcie ustalonego już urlopu, to pracownik samorządowy będzie musiał go wykorzystać w uzgodnionym terminie, nawet jeśli termin ten przypada na okres pandemii.
Przykład
Okolicznościami, w których jednostka samorządowa jest zobowiązana do przesunięcia urlopu, są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika samorządowego w pracy. Są nimi w szczególności: czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie związane z chorobą zakaźną czy urlop macierzyński. Powodem, dla którego jednostka samorządowa jako pracodawca ma obowiązek przesunięcia zaplanowanego urlopu, jest również wystąpienie obowiązkowej kwarantanny.
Przykład