W ten sposób nie wolno zamieszczać list osób, którym kończą się badania okresowe. Można natomiast wskazać zatrudnionych mających szczególne uprawnienia, np. do obsługi wózka widłowego.
Po wejściu w życie RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, i jego wdrożeniu do kodeksu pracy konieczna była zmiana wielu dotychczasowych zachowań w firmach. Miało to na celu ograniczenie zakresu danych osobowych przekazywanych wewnątrz organizacji. Zawężono np. katalog danych umieszczanych w listach obecności czy w harmonogramach czasu pracy – tak aby nie uwzględniać w nich danych dotyczących absencji.
Pracodawcy nadal jednak wywieszają na tablicach informacyjnych różne zawiadomienia kierowane do załogi. Zdarza się, że w ten sposób działy bhp informują o osobach, którym kończą się badania okresowe, i co miesiąc wywieszają listy takich pracowników, zawierające jednak tylko imiona i nazwiska oraz terminy wykonania badań. Z kolei firmy produkcyjne wywieszają na tablicach informacyjnych profile kompetencyjne zatrudnionych wskazujące, np. kto ma uprawnienia do obsługi wózka widłowego, suwnicy itp., co pozwala brygadzistom na łatwiejsze zarządzanie zadaniami. Pojawia się jednak wątpliwość co do legalności takich praktyk. O ich zgodność z prawem zapytaliśmy więc Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Są inne sposoby

UODO zastrzegł w odpowiedzi na pytania, że nie znając dokładnie sprawy, może wypowiedzieć się jedynie teoretycznie. W swoich wyjaśnieniach zauważył, że procedura kierowania na badania lekarskie, w tym okresowe, i wystawiania zaświadczeń o zdolności do pracy, jest ściśle uregulowana prawnie. Informacje przepływają między pracownikiem, lekarzem medycyny pracy a pracodawcą i nie ma żadnego uzasadnienia do ich upubliczniania. Organ ochrony danych wręcz wprost wskazał, że pracowników, którym kończy się okres ważności badań, można poinformować o tym fakcie w inny sposób niż przez publiczne wywieszanie list z nazwiskami.

Prawnie uzasadniony interes

Inaczej urząd podszedł natomiast do upubliczniania danych dotyczących szczególnych uprawnień pracowników. W tym zakresie uznał, że jest to zgodne z RODO, a przetwarzanie danych może się odbywać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w prawnie uzasadnionym interesie administratora danych osobowych, który nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą. UODO przyjął w tym przypadku, że służy to:
  • usprawnieniu organizacji pracy w zakładzie pracy,
  • zapewnieniu kontroli nad prawidłowym tokiem pracy,
  • ustaleniu, czy danego sprzętu używa osoba z odpowiednimi kwalifikacjami.

Przykład

Łatwiej unikniemy wypadku
W fabryce zatrudnionych jest 2000 osób, które pracują w systemie czterobrygadowym. Część pracowników ma uprawnienia do obsługi wózka widłowego, a listy takich osób są wywieszane w tablicach informacyjnych na hali produkcyjnej. W pewnym momencie brygadzista się zorientował, że pracownik poruszający się wózkiem widłowym nie jest uwzględniony na liście i nakazał mu przerwanie tej pracy i rozpoczęcie innej. Dzięki temu zapobiegł odpowiedzialności pracodawcy za ewentualny wypadek przy pracy ze względu na wykonywanie pracy bez odpowiednich uprawnień.
Wyjaśnienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 18 marca 2020 r. w sprawie wywieszania informacji o pracownikach na tablicach wydane dla DGP
pytanie dgp: Wiele osób skarży się, że zleceniodawcy albo zamawiający nie chcą składać za nich wniosku o świadczenie postojowe (np. z powodu konfliktu ze zleceniobiorcą, „obawy” przed kontrolą ZUS). Jak postąpi organ, gdy w takim przypadku zleceniobiorca/wykonujący dzieło zwróci się z wnioskiem bezpośrednio do ZUS? Czy zleceniodawca/zamawiający może spodziewać się kontroli, czy będzie prowadzone postępowanie wyjaśniające?
odpowiedź uodo: (…) należy wziąć pod uwagę przepisy kodeksu pracy. Po przeprowadzonym badaniu profilaktycznym lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne dokonuje w dokumentacji medycznej pracownika opisu badania oraz wpisu treści orzeczenia, a następnie wydaje orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Zatem kwestia okresowych badań lekarskich jest znana jedynie pracodawcy oraz pracownikowi. Nie jest zasadne udostępnianie tego typu informacji na ogólnodostępnych listach. Pracowników, którym kończą się badania okresowe, można poinformować w inny sposób.
pytanie dgp: Czy na hali w firmie produkcyjnej mogą wisieć na tablicy informacyjnej profile kompetencyjne pracowników, wskazujące np. kto ma uprawnienia do obsługi wózka widłowego, suwnicy itp., które to informacje pozwolą brygadzistom na łatwiejsze zarządzanie zadaniami?
odpowiedź uodo: (…) w przedstawionym przypadku celem takiego działania pracodawcy może być usprawnienie organizacji pracy, zapewnienie kontroli nad prawidłowym tokiem pracy czy ustalenie odpowiedniego harmonogramu pracy. Niezbędność tego rodzaju rozwiązania może być podyktowana charakterem lub rozmiarem prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej.
UODO nie widzi przeszkód, by ze względów bezpieczeństwa i organizacji pracy informować, kto ma uprawnienia np. do prowadzenia wózka widłowego. Tego typu informacja może także pomóc w ustaleniu, czy danego sprzętu używa osoba z odpowiednimi kwalifikacjami, a tym samym może zapobiec sytuacji, w której będzie próbowała skorzystać z niego osoba nieuprawniona.
Tego typu rozwiązanie służy usprawnieniu oraz organizacji pracy w danym zakładzie pracy i odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, który nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1)
• art. 221–221b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)