„KODEKS PRACY 2020. Praktyczny komentarz z przykładami” wskazuje, że tym samym zmienione przepisy nałożyły  na pracodawców konieczność oceny, jakie dane z tych, których można wymagać od kandydata do pracy, są potrzebne do zatrudnienie określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Jak to jest np. w przypadku zatrudniania recepcjonistki w hotelu. Załóżmy, że w swoim dotychczasowym okresie zatrudnienia kandydatka pracowała, jako pracownik biurowy, niania i pedagog szkolny. W tej sytuacji pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na stanowiskach biurowych. Pozostałe dane nie są konieczne w przypadku ubiegania się przez kandydatkę o zatrudnienie na stanowisku recepcjonistki.

Czego pracodawca może żądać od swojego pracownika

Według obecnych przepisów pracodawca może wymagać podania dodatkowo danych osobowych obejmujących adres zamieszkania; numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Poza tym pracodawca może poprosić o informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Np. dopuszczalne jest w celu naliczenia pracownikowi stażu urlopowego pracodawca ma prawo żądać od niego udokumentowania pozostałego okresu zatrudnienia.

Pracodawca może też zażądać numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Co ważne: Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i z odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dane przetwarzane za zgodą kandydata i pracownika (RODO)

Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Zgoda kandydata do pracy lub pracownika pozwala na przetwarzanie innych niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy danych, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli RODO).

Według autorów opracowania „KODEKS PRACY 2020. Praktyczny komentarz z przykładami oznacza to, że tego rodzaju dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika (art. 10 RODO).

Co do samej zgody, musi ona odpowiadać wszystkim wymaganiom przewidzianym zarówno w RODO, jak i w przepisach Kodeksu pracy. Zwłaszcza w przypadku informacji szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (w przeciwieństwie do przetwarzania danych zwykłych, które mogą być pozyskiwane z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub
osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

Zgoda kandydata/pracownika musi spełniać odpowiednie kryteria.

  • powinna być dobrowolna,
  • musi być konkretna,
  • powinna być złożona świadomie,
  • powinna być wyrażona swobodnie,
  • musi być wyraźna,
  • musi istnieć możliwość jej wycofania,
  • administrator danych musi umieć wykazać, że uzyskał zgodę na przetwarzanie
  • danych osobowych,
  • forma jej wyrażenia może być dowolna: oświadczenie lub wyraźne działanie
  • potwierdzające.

Przy tym przepisy jasno określają, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie mogą powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Autorzy komentarza uczulają, że nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie przez pracodawcę danych wrażliwych

RODO nie definiuje pojęcia wrażliwych danych osobowych, jednak w przepisach, dotyczących zasad przetwarzania danych, znaleźć można art. 9, w którym wymieniono informacje podlegające szczególnej ochronie i określono zasady ochrony.
Zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Informacje wymienione w przytoczonym przepisie odnoszą się do innej dziedziny życia niż zwykłe dane osobowe. Ich przetwarzanie mogłoby w znacznym stopniu naruszyć intymność ich właściciela.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Również w tym przypadku brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Do przetwarzania tzw. wrażliwych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Przetwarzanie danych osobowych a obowiązki w zakresie RODO

Obowiązujące od 25 maja 2018 r. rozporządzenie RODO wymusiło aktualizację dokumentacji posiadanej przez pracodawcę jako administratora danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Dotychczas zgromadzoną dokumentację można było pozostawić w dotychczasowym kształcie, ale należało ją uzupełnić zgodnie z nowymi wymaganiami unijnymi. Konieczne było natomiast zaktualizowanie posiadanych przez pracodawcę zgód pracowników na przetwarzanie ich danych (np. na wykorzystanie wizerunku). Od 25 maja 2018 r. taka zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznacznie wyrażająca wolę. Jej cechą charakterystyczną jest odwołalność.

Ponadto ze względu na szerszy niż dotychczas zakres informacji, jakie pracodawca musi przekazywać kandydatom do pracy oraz pracownikom, powinien on wymienić od 25 maja 2018 r. dotychczasowe klauzule informacyjne. Nie należało natomiast modyfikować upoważnień dla wszystkich osób przetwarzających dane w zakładzie pracy, ponieważ RODO nie opisuje ich tak szczegółowo, jak miało to miejsce dotychczas.