Pracownikowi oddającemu krew przysługuje czas wolny w wymiarze wynikającym z zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa – maksymalnie do końca dnia kalendarzowego. Trwają jednak prace nad zmianami w prawie, dzięki nim możliwe będzie m.in. rozciągnięcie tego zwolnienia na zmianę nocną.
DGP

i. jak udzielać wolnego

Problematyki zwolnień od pracy w związku z oddawaniem krwi dotyczą dwa przepisy. Z art. 9 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1222) wynika, że dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy w dniu, w którym oddaje krew i na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Szczegóły tego zwolnienia doprecyzować powinien par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), który przewiduje jednak tylko, że pracownika będącego krwiodawcą pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi.
Ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 stycznia 2020 r. można w tym zakresie wyciągnąć jednak kilka ważnych wskazówek:
  • zwolnienie ma charakter celowy – ma umożliwić oddanie krwi przez pracownika,
  • czas zwolnienia oznacza stacja krwiodawstwa w zaświadczeniu, które jest wiążące dla pracodawcy,
  • zwolnienie nie przysługuje, gdy pracownik oddaje krew w dniu harmonogramowo wolnym, wolnym z innego tytułu czy będąc na urlopie wypoczynkowym – wtedy pracodawca nie ma żadnych obowiązków związanych z oddaniem krwi,
  • pracodawca nie może ograniczać częstotliwości czy wręcz samej możliwości oddawania krwi,
  • pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o planowanym oddaniu krwi, gdyż z przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności wynika, że pracownik powinien uprzedzić o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
W przypadku oddawania krwi przez pracowników, którzy nie pracują na zmiany, powyższa regulacja nie budzi w praktyce wątpliwości, gdyż stacja krwiodawstwa najczęściej wystawia zaświadczenie dotyczące danego dnia, a więc usprawiedliwia ono nieobecność w pracy w konkretnym dniu.
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi jednak oddawanie krwi przez pracowników zmianowych, gdy samo oddanie krwi następuje nie w trakcie zmiany roboczej, a przed jej rozpoczęciem. Wtedy pojawia się bowiem wątpliwość praktyczna, czy pracownik powinien przyjść do pracy na drugą lub trzecią zmianę.
Tej wątpliwości nie wyjaśnia jednak stanowisko MRPiPS. Bardzo precyzyjnej odpowiedzi w tym zakresie udzieliło nam jednak Narodowe Centrum Krwi. W wyjaśnieniach z 20 lutego 2020 r. przyjęło mianowicie, że zwolnienie od pracy dotyczy tylko dnia kalendarzowego, który kończy się o godzinie 24.00. [przykład 1]
W przypadku pracy zmianowej oddanie krwi realnie da pracownikowi wolną całą zmianę roboczą, jeśli w danym dniu miał on pracować na pierwszej lub drugiej zmianie, a w przypadku zmiany nocnej będzie to tylko kilka godzin zwolnienia od pracy w wymiarze przypadającym do północy.
Warto jednak zauważyć, co podkreśla MRPiPS w swoim stanowisku z 31 stycznia 2020 r., że pracodawca może określić obowiązujące w zakładzie pracy zasady zwolnień od pracy w celu oddawania krwi obejmujące np. szerszy zakres zwolnienia dla pracownika będącego krwiodawcą, co może być podyktowane organizacją pracy. [przykład 2]
Co istotne, Narodowe Centrum Krwi w swoim stanowisku poinformowało ponadto, że ma świadomość, iż dotychczasowa regulacja nie jest wystarczająca dla osób zatrudnionych przy pracy zmianowej. NCK zwróciło jednocześnie uwagę, że powstał projekt ustawy o krwiodawstwie i krwiolecznictwie, który wprowadza zmiany mające na celu przyjęcie, że dawcy krwi pracującemu lub odbywającemu służbę w systemie pracy zmianowej, będzie przysługiwało zwolnienie od pracy obejmujące całą zmianę roboczą, która zaczęła się w dniu, w którym oddano krew lub jej składniki. W praktyce wprowadzenie takiej regulacji oznaczałoby, że pracownikowi z przykładu nr 1 pracodawca będzie musiał udzielić zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze 8 godzin, czyli całej nocnej zmiany.
O szczegóły projektu, a zwłaszcza ww. zmiany w prawie, zapytaliśmy również Ministerstwo Zdrowia (projekt nie jest bowiem dostępny na stronie Rządowego Procesu Legislacyjnego). Resort wskazał nam jedynie ogólnikowo, na jakim etapie jest jego przygotowanie.
– Ze względu na obszerność oraz złożoność problematyki zawartej w ustawie o krwiodawstwie i krwiolecznictwie oraz trwający obecnie proces analizy zaproponowanych rozwiązań, nie ma możliwości wskazania terminu przekazania treści projektu ustawy do konsultacji publicznych – poinformował DGP Wojciech Andrusiewicz, rzecznik prasowy MZ.
Na razie trudno więc realnie określić konkretny kształt i datę wejścia w życie opisywanej zmiany.
wAŻNE Zaświadczeń ze stacji krwiodawstwa pracodawcy nie powinni przechowywać w dokumentacji pracowniczej.

ii. jak archiwizować dokumentację

Zgodnie z wyjaśnieniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 19 grudnia 2019 r., udzielonymi na pytania DGP, zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa nie powinno być przechowywane ani w aktach osobowych ani w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Dokumenty te powinny zostać okazane służbom kadrowym jedynie do wglądu ze względu na wymóg zarejestrowania w ewidencji czasu pracy informacji o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy.
UODO wskazał na pewien ogólny kierunek postępowania, który powinny przyjąć służby kadrowe – a chodzi o ocenę przepisów prawa pracy pod tym kątem, czy znajdziemy w nich podstawę do przechowywania danego rodzaju dokumentu jako np. dowodu potwierdzającego nieobecność w pracy. Jeśli nie ma takiego przepisu, a celem pobierania danych osobowych jest tylko prowadzenie ewidencji czasu pracy, to wystarczy wgląd do dokumentu, na podstawie którego do ewidencji zostaną wpisane odpowiednie dane – rodzaj i wymiar absencji w pracy. Jako kolejny przykład, gdzie tak powinny się zachować kadry, UODO wskazał wezwanie do stawienia się przed organem administracji publicznej. [przykład 3]

przykład 1

Czterobrygadówka
Pracownik pracuje w fabryce w czterobrygadówce, świadcząc pracę na trzy zmiany w godzinach: 6.00–14.00, 14.00–22.00 lub 22.00–6.00. Pracownik poszedł oddać krew w poniedziałek 24 lutego 2020 r., kiedy to miał zaplanowaną zmianę nocną. W takim przypadku zwolnienie ze względu na oddanie krwi przysługuje do końca danego dnia kalendarzowego, a więc do 24.00. W praktyce oznacza to obowiązek stawienia się w pracy na 24.00 i wykonywania jej przez 6 godzin do godziny 6.00. W karcie ewidencji czasu pracy pracownika powinno być w takim przypadku zarejestrowane zwolnienie od pracy w związku z oddaniem krwi w wymiarze 2 godzin oraz czas pracy w wymiarze 6 godzin.

przykład 2

Ze względów produkcyjnych
Ze względów technologicznych w fabryce na każdej zmianie musi być przy linii produkcyjnej osiem osób. Dlatego też jeśli pracownik zgłasza, że w danym dniu zamierza iść oddać krew, to pracodawca dokonuje zmiany harmonogramu innej osoby, aby zapewnić odpowiednią obsadę. W hali produkcyjnej są przekroczone normy hałasu, a więc pracownicy nie mogą wykonywać pracy powyżej ośmiu godzin. W związku z powyższym w przypadku zgłoszenia, że pracownik przed trzecią zmianą będzie oddawał krew, pracodawca wyraża zgodę na zwolnienie od pracy w wymiarze ośmiu godzin, czyli całej nocnej zmiany – i tak musi bowiem w tym czasie wezwać do pracy inną osobę, ponieważ nie może zlecić nadgodzin pracownikowi z drugiej zmiany, ponieważ są one ograniczone ze względu na przepisy bhp.

przykład 3

Rejestracja absencji bez przechowywania dokumentu
Pracownikowi urodziło się dziecko i wystąpił z wnioskiem o dwa dni urlopu okolicznościowego z tego tytułu. W takim przypadku nie ma przepisu upoważniającego pracodawcę do przechowywania aktu urodzenia, a więc służby kadrowe po weryfikacji danych powinny oddać akt stanu cywilnego pracownikowi. Gdyby jednak pracownik wystąpił od razu o urlop ojcowski, to pracodawca ma już podstawy prawne do przechowywania aktu urodzenia, gdyż obowiązek taki wynika z przepisów ubezpieczeniowych dotyczących dowodów niezbędnych do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
Dokumenty dotyczące absencji, które pracodawca będzie mógł przechowywać, jeśli istnieje ku temu wyraźna podstawa w przepisach, nigdy jednak nie powinny znaleźć się w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem MRPiPS dokumentacja ta ma zamknięty katalog dokumentów, który określono w par. 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 (zob. stanowisko resortu pracy z 7 lutego 2019 r., opublikowane w: „Mamy kolejne stanowiska MRPiPS dotyczące dokumentacji pracowniczej” – tygodnik „Kadry i Płace” z 14 lutego 2019 r., DGP nr 32). Zatem wszystkie dokumenty niewymienione w powyższym przepisie powinny się znaleźć ewentualnie w aktach osobowych w części B, gdyż ten katalog dokumentów jest katalogiem otwartym.
Stanowisko MRPiPS z 31 stycznia 2020 r. w sprawie zwolnienia od pracy dla krwiodawców wydane dla DGP
pytanie dgp: Pracownik pracuje na trzy zmiany i w dniu, w którym ma zaplanowaną zmianę nocną od 22.00 do 6.00, w godzinach porannych, tj. między godz. 8.00 a 10.00, idzie oddać krew. Czy w związku z tym pracownik może nie przyjść do pracy na nocną zmianę? Czy zwolnienie od pracy dotyczy tylko dnia kalendarzowego i pracownik powinien się stawić w pracy o godzinie 0.00? Czy też pracownik ten powinien normalnie przyjść do pracy na całą zmianę?
odpowiedź mrpips: Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (Dz.U. z 2019 r. poz. 1222) dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy w dniu, w którym oddaje krew i na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
Z kolei § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 16 września 2014 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632) przewiduje, że pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy.
Z omawianych przepisów wynika, że przysługujące krwiodawcy zwolnienie od pracy ma charakter celowy. Jego istota polega na umożliwieniu pracownikowi będącemu krwiodawcą nieświadczenia pracy w sytuacji, gdy jej świadczenie mogłoby stać na przeszkodzie oddaniu krwi lub jej składników. Dzięki omawianemu zwolnieniu pracownik ma możliwość oddania krwi także w czasie, który zgodnie z harmonogramem pracy byłby dla pracownika czasem pracy.
Czas zwolnienia pracownika od pracy w celu oddania krwi określa stacja krwiodawstwa w wydawanym pracownikowi zaświadczeniu. Pracodawca ma obowiązek uznania nieobecności pracownika za usprawiedliwioną oraz wypłaty wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w wymiarze oznaczonym przez stację.
Za czas zwolnienia od pracy pracownik zachowuje bowiem prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
W związku z powyższym, w sytuacji gdy pracownik oddaje krew w dniu harmonogramowo wolnym od pracy albo podczas dnia wolnego z innego tytułu, np. będąc na urlopie wypoczynkowym, nie ma on prawa do zwolnienia od pracy, a pracodawca nie ma dodatkowych zobowiązań wobec takiego pracownika.
Zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa, w którym określany jest czas zwolnienia pracownika od pracy, jest dla pracodawcy wiążące. W świetle powołanych przepisów oraz zasad prawa pracy pracodawca nie może wpływać na decyzje pracownika dotyczące oddawania przez niego krwi (sfera prywatna), a tym samym w jakikolwiek sposób czynić pracownikowi z tego powodu trudności (zakazywać, czy też ograniczać pracownika w zakresie oddawania przez niego krwi, czy też decydować o częstotliwości i możliwości oddawania krwi przez pracownika). Z drugiej jednak strony z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
Należy pamiętać, że pracodawca może określić obowiązujące w zakładzie pracy zasady zwolnień od pracy w celu oddawania krwi obejmujące np. szerszy zakres zwolnienia od pracy pracownika będącego krwiodawcą oraz tryb przekazywania przez pracownika informacji o uzyskanym zwolnieniu z tego tytułu.
Wyjaśnienia Narodowego Centrum Krwi z 13 lutego 2020 r. (NCK-WWKS/324/42-pr/MR/20) wydane dla DGP
pytanie dgp: Pracownik pracuje na trzy zmiany i w dniu, w którym ma zaplanowaną zmianę nocną od godz. 22.00 do 6.00, w godzinach porannych, tj. między godz. 8.00 a 10.00, idzie oddać krew. Czy w związku z tym pracownik może nie przyjść do pracy na nocną zmianę? Czy zwolnienie od pracy dotyczy tylko dnia kalendarzowego i pracownik powinien się stawić w pracy o godzinie 0.00? Czy też pracownik ten powinien normalnie przyjść do pracy na całą zmianę?
odpowiedź nck: Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (Dz.U. z 2019 r. poz. 1222 tj.) zasłużonemu honorowemu dawcy krwi i honorowemu dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy w dniu, w którym oddaje krew, i na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
Zdajemy sobie sprawę, że dla osób pracujących lub odbywających służbę w systemie pracy zmianowej powyższe rozwiązanie może nie być satysfakcjonujące. Dlatego obecnie procedowany jest projekt ustawy o krwiodawstwie i krwiolecznictwie, który wprowadza zmiany mające na celu przyjęcie, że dawcy pracującemu lub odbywającemu służbę w systemie pracy zmianowej, będzie przysługiwało zwolnienie obejmujące zmianę roboczą, która zaczęła się w dniu, w którym oddano krew lub jej składniki.
Na podstawie § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. „Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi”. Reasumując, czas, na który pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, określany jest przez stację krwiodawstwa w wydanym przez nią zaświadczeniu. Jednakże należy mieć na uwadze fakt, że zaświadczenie może dotyczyć tylko dnia, w którym Honorowy Dawca oddaje krew, tj. cały dzień kalendarzowy (do godziny 24:00). Dopiero po tej godzinie, a zatem następnego dnia kalendarzowego, pracodawca może polecić pracownikowi pracę (od godz. 00:00).
Wyjaśnienia UODO z 19 grudnia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentów związanych z krwiodawstwem wydane dla DGP
pytanie dgp: Czy pracodawcy mogą w aktach osobowych przechowywać dokumenty związane z oddaniem krwi czy stawieniem się w dniach roboczych w sądzie, jeżeli służą one usprawiedliwieniu nieobecności w pracy? Czy też może dokumenty te nie powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej, a jedynie okazywane do wglądu służbom kadrowym?
odpowiedź uodo: Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej jasno wskazuje, jakie dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych. Wśród nich ustawodawca nie wymienił dokumentów poświadczających oddanie krwi czy też związanych z obowiązkiem stawienia się przed organem administracji publicznej. Jednakże nieobecność pracownika dotyczy ewidencji czasu pracy, którą pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika. Zgodnie z § 6 ust. 1 lit. a tiret szóste rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy zawiera informacje o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy.
Biorąc pod uwagę powyższe, pracodawca nie ma podstaw do tego, aby przechowywać w aktach osobowych pracownika oraz w ewidencji czasu pracy dokumentów związanych ze zwolnieniem od pracy pracownika. Dokumenty te powinny być okazywane do wglądu służbom kadrowym w celach związanych z ewidencją czasu pracy, w której będą informacje o rodzaju zwolnienia (np. zwolnienie w związku z oddawaniem krwi) oraz wymiarze tego zwolnienia (np. 1 dzień).