Wykonywanie przez pracownika pracy z domu może zostać zorganizowane w różny sposób – albo jako telepraca w rozumieniu kodeksowym, albo jako inna forma świadczenia pracy spoza biura niespełniająca przesłanek do uznania jej za telepracę (popularnie określana jako home office, praca z domu czy praca zdalna).
DGP

Ustawowo...

Pierwsze z rozwiązań – telepraca – zostało szczegółowo uregulowane w kodeksie pracy. Zgodnie z nim telepraca powinna być stosowana w sytuacjach, gdy praca jest wykonywana regularnie poza zakładem pracy, a pracownik przekazuje pracodawcy wyniki swojej pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Najwięcej wątpliwości budzi owa „regularność”. W naszej ocenie może ona oznaczać nie tylko wykonywanie pracy z domu w sposób cykliczny (a więc np. w każdy piątek), ale również w sposób względnie stały i powtarzalny (np. siedem dni w miesiącu – bez sprecyzowania, o jakie dni konkretnie chodzi). Aby uniknąć wątpliwości, rekomendujemy skonkretyzować tę kwestię w porozumieniu bądź w regulaminie telepracy obowiązującym u pracodawcy (patrz też D4–5).
Reklama
Jak wprowadzić telepracę w firmie

Reklama
Efekty pracy przy wykorzystaniu telepracy muszą być przekazywane pracodawcy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Za takie można w szczególności uznać służbową pocztę elektroniczną bądź telefon. Pracownik może zdecydować się również na udostępnienie dokumentów na wspólnym dysku sieciowym firmy. Zasady dotyczące wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej warto również szczegółowo określić w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź w regulaminie telepracy. Pozwoli to ograniczyć ryzyko ewentualnego sporu z pracownikiem co do tego, w jaki sposób wyniki pracy mają być raportowane.

...lub bez podstawy prawnej

Drugie rozwiązanie wskazane powyżej, czyli wszelkie formy pracy zdalnej niebędące telepracą, nie zostało natomiast zdefiniowane przepisami. W związku z tym przy określaniu ich zasad pracodawca dysponuje większą swobodą. W praktyce jest tak, że częściej mamy do czynienia z pracą zdalną niż z typową telepracą. Najczęściej bowiem formuła telepracy nie do końca odpowiada potrzebom pracodawcy i pracownika. Natomiast praca zdalna (home office) może być wykorzystywana, w zależności od konkretnych okoliczności, okazjonalnie, niesystematycznie. Dotyczy takich sytuacji, gdy praca z domu jest wykonywana w sposób nieregularny, sporadycznie, a pracownik normalnie (zazwyczaj) świadczy pracę z biura.
Home office od telepracy odróżnia również to, że to pracownik i pracodawca decydują, czy i kiedy pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki z domu. Nie jest to określone z góry. Wewnętrzne regulacje w tym zakresie, o ile zostaną wprowadzone, wyznaczają jedynie pewne ramy, w jakich praca zdalna będzie wykonywana. Możliwość świadczenia pracy z domu może być w szczególności uzależniona od uprzedniej zgody np. przełożonego bądź działu HR.
W przypadku home office nie istnieje również wymóg przekazywania wyników pracy za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Pracownik dalej może raportować pracodawcy wyniki swojej pracy osobiście (np. przez stawienie się w biurze i przedstawienie rezultatów pracy). Nic nie stoi oczywiście na przeszkodzie, aby przekazywał je również zdalnie, a samo to, że tak robi, nie przesądza jeszcze, że mamy do czynienia z telepracą. Aby można było o niej mówić, wymienione tutaj przesłanki muszą zostać spełnione łącznie. W praktyce jednak telepraca i inne formy pracy zdalnej przenikają się i często sposób ich wykonywania niewiele się różni. Ich rozgraniczenie jest jednak ważne. O ile bowiem – jak już wspomniano – telepraca została wyraźnie uregulowana w przepisach i jej wykonywanie nie budzi większych wątpliwości (w szczególności co do obowiązków pracodawcy w zakresie bhp), o tyle w przypadku innych form pracy zdalnej brakuje takiej wyraźnej regulacji, co wymaga od pracodawcy dodatkowej staranności i uregulowania wewnętrznie zasad wykonywania takiej pracy. Ma to szczególnie istotne znaczenie w kontekście bhp i obowiązków ciążących na pracodawcy w tym zakresie.

Telepraca na wniosek pracownika

Od czerwca 2018 r. pracownicy mają możliwość wykonywania pracy w formie telepracy na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. To bardzo ważna, a często niezauważana zmiana. Do tej pory bowiem telepraca była postrzegana przez pracodawców jako forma wymagająca daleko posuniętych formalności, w tym uzgodnienia porozumienia ze związkami zawodowymi czy przynajmniej wydania regulaminu. Dzisiaj nie jest to już potrzebne. Telepracę można wprowadzić w prosty i efektywny sposób na wniosek pracownika. Oczywiście w przypadku większej grupy zatrudnionych mających świadczyć pracę w tej formie jest to o tyle uciążliwe, że wymaga złożenia wniosków przez każdego z tych pracowników. Nie zmienia to jednak faktu, że w wielu przypadkach telepraca wprowadzana w taki właśnie sposób może stanowić atrakcyjną alternatywę dla innych form pracy zdalnej. Zmiany zostały wprowadzone w ramach nowelizacji przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1076).
Telepraca na wniosek jest dopuszczalna zarówno w sytuacji, gdy u pracodawcy obowiązuje już regulamin albo porozumienie między pracodawcą i zakładową organizacją związkową określające warunki stosowania telepracy, jak i wtedy, gdy zasady świadczenia pracy w tej formie nie zostały uregulowane w żadnym akcie wewnątrzzakładowym. Co więcej, zasady wykonywania telepracy na wniosek mogą się różnić od tych określonych w regulaminie bądź porozumieniu. Pod warunkiem, że jest to podyktowane uzasadnionymi, obiektywnymi powodami. W przeciwnym wypadku pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia zasady równego traktowania pracowników.
Pracodawca, jeżeli ma taką możliwość, powinien co do zasady uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy. Jeżeli jednak obiektywnie nie istnieje możliwość świadczenia pracy w tej formie bądź też telepraca będzie miała negatywny wpływ na jego działalność, pracodawca może odmówić. W takich sytuacjach rekomendujemy wskazanie przyczyny uzasadniającej decyzję odmowną. W przypadku ewentualnego sporu sądowego (np. zarzutu naruszenia zasady równego traktowania przez zatrudniającego przy podejmowaniu decyzji co do możliwości wykonywania przez pracowników pracy w formie telepracy) wzmocni to pozycję pracodawcy przed sądem i pokaże, że podejmując decyzję, wziął pod uwagę wszystkie istotne okoliczności, które przesądziły o braku możliwości świadczenia pracy w formie telepracy.
Pracodawcy powinni również zwrócić uwagę, że w niektórych przypadkach wnioski o wykonywanie pracy w formie telepracy są wiążące dla pracodawcy. Tak jest wtedy, gdy wniosek pochodzi od:
a) pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, jeśli ciąża jest zagrożona;
b) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub chorobie dziecka zagrażającej życiu, które powstały w okresie ciąży lub porodu;
c) pracownika – rodzica dziecka posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
d) pracownika – rodzica dziecka, które potrzebuje szczególnego wsparcia w zakresie edukacji, tj. wspomagania rozwoju, kształcenia specjalistycznego, zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Generalnie chodzi tu więc o pracowników-rodziców niepełnosprawnych dzieci. Ustawa wprowadza przy tym tylko dwa wyjątki uprawniające pracodawcę do nieuwzględnienia wniosku pracownika, tj. gdy wykonywanie pracy w formie telepracy nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub wyklucza to rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Z pierwszym przypadkiem będziemy mieli do czynienia np. przy pracownikach zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, gdy nie istnieje możliwość powierzenia ich obowiązków innym osobom. Druga sytuacja dotyczy natomiast np. pracowników produkcyjnych bądź też osób, do obowiązków których należy ciągłe nadzorowanie określonych procesów. W przypadku zaistnienia jednego z ww. wyjątków pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku.
Uwaga! Wiążący charakter wniosku o wykonywanie pracy w formie telepracy pozostaje aktualny nawet po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia. [ramka 1]
Ramka 1. Co we wniosku o telepracę?
Ustawodawca tego nie określa. Teoretycznie mógłby się ograniczać do stwierdzenia, że pracownik chce wykonywać pracę w tej formie i wnosi o stworzenie mu takiej możliwości.
W naszej ocenie wniosek pracownika powinien jednak zawierać uzasadnienie, a przynajmniej warto, aby ono się tam znalazło. Ułatwi to pracodawcy podjęcie decyzji, czy w konkretnym przypadku świadczenie pracy w formie telepracy jest zasadne, czy np. nie ucierpi przy tym jakość bądź terminowość wykonywanych zadań. Ułatwi również obronę takiej decyzji w razie sporu z pracownikiem.
We wniosku o świadczenie pracy w formie telepracy pracownik może również określić, w jakie dni chciałby świadczyć pracę w miejscu, w którym dotychczas ją wykonywał. Jak wskazywaliśmy uprzednio, telepraca jest wykonywana regularnie poza zakładem pracy, co nie oznacza jednak, że pracownik nie może w ogóle wykonywać pracy w biurze.
Tabela. Różnice w świadczeniu pracy
Telepraca Praca zdalna (home office)
uregulowana w kodeksie pracy nieuregulowana w przepisach
regularność okazjonalność
ustalony z góry schemat może być uzależniona od każdorazowej zgody pracodawcy (okazjonalnie)
wykonywanie pracy poza zakładem pracy wykonywanie części obowiązków spoza zakładu pracy
raportowanie pracy przy pomocy środków komunikacji elektronicznej raportowanie pracy osobiście

Regulacje m.in. dla home office – dlaczego warto

Nie zawsze jednak sposób wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będzie spełniał przesłanki do uznania jej za telepracę i nie zawsze uwagi wskazane powyżej znajdą zastosowanie (pomimo nowej, uproszczonej metody wprowadzania telepracy na wniosek). Co w takim przypadku? Co zrobić z pracą zdalną niebędącą telepracą? Odpowiedź brzmi – określić zasady jej wykonywania w regulaminie. O tym, dlaczego warto tak zrobić, piszemy szerzej poniżej.
W przypadku telepracy sprawa jest o tyle prostsza, że przepisy określają podstawowe zasady jej wykonywania. W szczególności zdejmują z pracodawcy część obowiązków w zakresie bhp, jakie dotyczą pracowników wykonujących pracę stacjonarnie – w biurze. Chodzi o takie obowiązki, których w stosunku do telepracownika pracodawca po prostu nie jest w stanie wykonywać (np. odnoszące się do zapewnienia przestrzegania zasad bhp w miejscu, w którym pracownik wykonuje pracę).
Jak wskazaliśmy powyżej, w przeciwieństwie do telepracy inne formy pracy zdalnej (tzw. home office) nie zostały w żaden sposób uregulowane w przepisach prawa pracy. W związku z powyższym, w celu zabezpieczenia interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika wykonującego pracę z domu, rekomendujemy wprowadzenie regulaminu home office, w którym jasno zostaną określone podstawowe zasady świadczenia pracy w tym trybie.
Ponieważ warunki świadczenia pracy przy home office są zbliżone do telepracy, przy tworzeniu regulaminu dla tej formy wykonywania pracy zasadne jest skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w kodeksie pracy dla telepracy. Można nawet zdecydować się na uregulowanie tych kwestii w jednym dokumencie (tj. w regulaminie pracy zdalnej, który będzie jednocześnie określał warunki wykonywania telepracy i innych form pracy zdalnej, niebędących telepracą). W takiej sytuacji, gdy te warunki będą jednolite i spójne, pracodawca nie będzie musiał każdorazowo zastanawiać się, czy w danym przypadku pracownik wykonuje pracę na warunkach telepracy, czy jednak jest to inna forma. [ramka 2]
Ramka 2. Co w przepisach wewnętrznych
Regulamin pracy zdalnej powinien określać m.in.:
a) jaka grupa pracowników może świadczyć pracę zdalnie, przy czym wskazanie to może się ograniczać do ogólnego sformułowania, iż wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne wyłącznie na tych stanowiskach pracy, w przypadku których rodzaj pracy na to pozwala. Pracodawca w celu uniknięcia wątpliwości może się jednak zdecydować na precyzyjne wskazanie, które grupy pracowników (na jakich stanowiskach) są uprawnione do złożenia wniosku o świadczenie pracy w tym trybie (np. programiści czy osoby świadczące usługi finansowe). Istotne jest jedynie, aby dając taką możliwość jednym pracownikom i odmawiając innym, czynić to z poszanowaniem zasady równego traktowania, tj. aby decyzje pracodawcy w tym zakresie były obiektywnie uzasadnione. Ważne jest również, aby w razie sporu z pracownikiem to „obiektywne uzasadnienie” pracodawca był w stanie wykazać przed sądem;
b) w jakich warunkach dopuszczalne jest świadczenie pracy zdalnie, a więc np. wskazanie liczby dni w miesiącu, w których pracownik jest uprawniony do wystąpienia z wnioskiem o home office;
c) kto i w jakim trybie podejmuje decyzję, czy dany pracownik może w konkretnym dniu skorzystać z home office. Chodzi tu w szczególności o sprecyzowanie, w jaki sposób pracownik powinien wystąpić z prośbą o akceptację home office (np. telefonicznie, poprzez wysłanie wiadomości e-mail z prośbą do przełożonego czy też poprzez wypełnienie wniosku w dedykowanym systemie HR), oraz wskazanie osoby udzielającej akceptacji;
d) w jaki sposób pracownik będzie potwierdzał obecność i gotowość do świadczenia pracy;
e) w jaki sposób będą przekazywane pracodawcy rezultaty wykonanej pracy;
f) jakie są zasady przekazywania informacji poufnych;
g) obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnie (np. wymóg wskazania adresu, pod którym praca będzie faktycznie świadczona, czy obowiązek niezwłocznego poinformowania pracodawcy w razie wystąpienia awarii uniemożliwiającej pracownikowi wykonywanie pracy);
h) zasady dotyczące bhp (np. zobowiązanie pracownika do zapoznania się z zasadami wykonywania pracy zdalnej określonymi w regulaminie oraz do zapewnienia i przestrzegania przepisów bhp na stanowisku pracy);
i) zasady dotyczące powierzenia sprzętu i pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnie (np. kosztów internetu czy wyposażenia stanowiska pracy.
Jak już wspomniano, wprowadzenie regulaminu home office jest szczególnie istotne z punktu widzenia pracodawcy. Należy bowiem podkreślić, że w tym systemie nie istnieją wyraźne wyłączenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, takie jak w przypadku telepracy. To pracodawca ponosi odpowiedzialność za bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracownika, podobnie jak w przypadku pracowników wykonujących pracę w zakładzie pracy. To na nim spoczywa więc obowiązek zapewnienia pomieszczenia pracy odpowiedniego do rodzaju wykonywanej pracy, pomimo braku dodatkowych uprawnień w tym zakresie. Co więcej, należy zwrócić uwagę, że pracodawca ponosi również odpowiedzialność za bezpieczeństwo pracownika pracującego z domu, w szczególności za wypadki przy pracy (szerzej na ten temat poniżej). Oczywiście trzeba również w tym przypadku uwzględnić specyfikę pracy zdalnej (która jest zbliżona do telepracy) – nie można zobowiązywać pracodawcy do niemożliwego, a więc nakładać na niego obowiązków w zakresie bhp, których nie będzie w stanie wykonać w stosunku do osób świadczących pracę w tej formie. Dotyczy to wszystkich kategorii pracowników świadczących pracę spoza biura, np. pracowników mobilnych. W ich przypadku pracodawca określonych obowiązków w zakresie bhp po prostu nie jest w stanie spełnić i w praktyce nie wymaga się tego od niego. Niezależnie od tego warto jednak zobowiązać pracownika mającego wykonywać pracę zdalnie, aby przed przystąpieniem do pracy umożliwił specjaliście ds. bhp dokonanie oceny stanowiska pracy pod kątem spełnienia wszystkich wymagań określonych przepisami.

Sposób określenia miejsca pracy

W przypadku pracy zdalnej niebędącej telepracą pracodawca ma w tym zakresie pełną dowolność. W szczególności może stosować zasady odnoszące się do telepracy. [ramka 3]
Ramka 3. Niekoniecznie w domu
Telepraca oznacza zmianę miejsca wykonywania pracy określonego w umowie o pracę. W przepisach nie wskazano jednak, że telepraca ma być wykonywana jedynie z domu pracownika. Przeciwnie, jest w nich mowa o tym, że jest to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy. Tym samym pracownik może świadczyć pracę w tej formie zarówno ze swojego mieszkania, jak i z każdego innego miejsca. W szczególności przy określeniu miejsca wykonywania telepracy nie ma znaczenia to, czy mieszkanie bądź dom jest własnością pracownika. Nie ma jednak problemu, aby porozumieć się z pracownikiem co do miejsca wykonywania pracy i doprecyzować tę kwestię w umowie z pracownikiem (lub wręcz w porozumieniu czy regulaminie dotyczącym telepracy, o ile takie zostały wydane). Pracodawcy mogą również zdecydować się na wprowadzenie rozwiązania polegającego na tym, że telepraca będzie wykonywana częściowo w biurze i częściowo spoza biura.
Jeśli miejsce pracy telepracownika jest możliwe do określenia – jest stałe i niezmienne, to warto je precyzyjnie wskazać w umowie o pracę, a więc przez podanie miejscowości i adresu. Pozwoli to na efektywną realizację obowiązków nałożonych na pracodawcę przez przepisy kodeksu pracy dotyczące m.in. kontroli telepracownika w miejscu wykonywania pracy bądź tych dotyczących warunków bhp.
Aby jak najlepiej zabezpieczyć interesy pracodawcy, miejsce wykonywania pracy w systemie home office powinno być precyzyjnie zdefiniowane (np. przez wskazanie adresu domowego pracownika). Pozwoli to na przyjęcie założenia, że pracownik ma możliwość stałego nadzoru nad miejscem, w którym wykonuje pracę. Należy unikać sytuacji, w których pracownik wykonuje pracę np. w hotelu bądź samochodzie. Takie sytuacje powinny mieć miejsce absolutnie wyjątkowo. Warto również, aby przedstawiciele pracodawcy przed rozpoczęciem wykonywania pracy z domu i przed wyrażeniem zgody na home office przeprowadzili kontrolę warunków pracy. A jeżeli pracodawca ze względów biznesowych i wizerunkowych nie chce przeprowadzać takich kontroli, powinien przynajmniej odebrać od pracownika stosowne oświadczenie, że przepisy BHP są przestrzegane.
Zdajemy sobie jednak sprawę, że nie zawsze jest możliwe takie „sztywne” uregulowanie miejsca pracy. Zdarza się, że pracownik świadczy pracę z kilku różnych miejsc. Takie sytuacje są w praktyce najczęstsze, albowiem praca zdalna ma zapewniać pracownikowi elastyczność, w szczególności w zakresie miejsca, w którym przebywa w czasie jej wykonywania. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy praca zdalna jest niejako „dodatkiem” do pracy świadczonej stacjonarnie, w biurze i jest formą „benefitu” dla pracownika. W takim przypadku tym bardziej istotne jest zwrócenie pracownikowi uwagi na kwestie bhp.

Praca zdalna a potwierdzanie obecności

Wykonywanie pracy w formie telepracy bądź home office nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dodatkowo od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe wymogi w zakresie jej prowadzenia: oprócz liczby godzin dziennie przepracowanych przez pracownika konieczne jest również zarejestrowanie konkretnego czasu, w którym pracownik rozpoczyna i kończy pracę.
Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku jedynie w kilku przypadkach – w stosunku do zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, pracowników zarządzających w jego imieniu zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W tych przypadkach pracodawca ma jedynie obowiązek prowadzenia rejestru wskazującego dni robocze i dni nieobecności pracownika. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być – o ile jest to oczywiście uzasadnione rodzajem lub organizacją pracy – wprowadzenie w stosunku do telepracownika zadaniowego systemu czasu pracy.
Trudno też jest wymagać od pracowników świadczących pracę zdalnie, aby rano przyjeżdżali do pracy tylko po to, aby podpisać się na liście obecności bądź odbić kartę magnetyczną od czytnika czasu pracy. W związku z powyższym w stosunku do tej grupy osób należy określić taką metodę potwierdzania obecności, aby była ona racjonalna i w pełni zabezpieczała interesy pracodawcy w razie ewentualnej kontroli w zakresie ewidencji czasu pracy prowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy. Potwierdzenie obecności pracowników świadczących pracę zdalnie może nastąpić w szczególności poprzez zalogowanie do systemu czy wysłanie wiadomości e-mail do pracodawcy z potwierdzeniem pozostawania w gotowości do wykonywania pracy.
Ponadto pracodawca może zobowiązać pracownika świadczącego pracę zdalnie do przesyłania drogą elektroniczną raz w miesiącu, np. na koniec okresu rozliczeniowego, zestawienia, w którym będą zawarte informacje potwierdzające wykonywanie pracy zdalnej we wskazanych dniach i godzinach.
Zasadne jest stosowanie analogicznych rozwiązań w przypadku wszelkich form pracy zdalnej – niezależnie od tego, czy spełnia ona przesłanki uznania jej za telepracę czy nie. Akurat z punktu widzenia obowiązków w zakresie ewidencjonowania czasu pracy te dwie formy się nie różnią.
W celu uniknięcia wątpliwości i nieporozumień warto ustalić sposób potwierdzania obecności w porozumieniu lub regulaminie w sprawie warunków stosowania telepracy czy odpowiednio w regulaminie pracy zdalnej. Określenie zasad w tym zakresie może być również przedmiotem odrębnej umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, który zamierza świadczyć pracę w tej formie. W razie braku stosownych postanowień w porozumieniu, regulaminie czy umowie, dopuszczalne jest również jednostronne wskazanie przez pracodawcę, w jaki sposób technicznie pracownik ma potwierdzać fakt świadczenia pracy.
Ponadto świadczenie pracy w formie telepracy czy pracy zdalnej nie wyłącza prawa pracodawcy do żądania od pracownika stawienia się w czasie pracy w siedzibie pracodawcy lub w innym miejscu przez niego wskazanym na każde jego wezwanie. Warto to również wyraźnie uregulować.

Home office a wypadek przy pracy

Jeżeli w czasie świadczenia pracy w trybie home office dojdzie do wypadku związanego z wykonywaniem przez pracownika jego obowiązków służbowych, które normalnie byłyby wykonywane przez niego w biurze bądź innym miejscu, w którym na co dzień wykonuje swoje zadania, należy przyjąć, że mamy do czynienia z wypadkiem przy pracy. Z racji braku odrębnej regulacji w tym zakresie należy w takim przypadku stosować ogólne zasady kodeksu pracy. Odpowiedzialność pracodawcy w zakresie wypadku przy pracy jest zatem ograniczona – zgodnie z ogólnymi zasadami – jedynie do sytuacji, w których istnieje powiązanie między obowiązkami pracownika a wykonywaniem pracy w ramach home office. Tym samym pracodawca będzie ponosić odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez pracownika w przypadku, gdy ten np. na skutek podłączenia komputera do prądu zostanie porażony. Oczywiście odpowiedzialność pracodawcy nie będzie zachodzić, jeżeli wypadek miał miejsce na skutek nieprzestrzegania przez pracownika zasad bhp (np. pracownik przez swoją nieuwagę wylał na komputer i zasilacz wodę, a następnie podpiął go do prądu). Pracodawca nie będzie również ponosił odpowiedzialności, gdy pracownik doznał uszczerbku przy wykonywaniu czynności niezwiązanych z pracą (np. w sytuacji, gdy w czasie pracy udał się na zakupy i potrącił go samochód).
W razie zaistnienia wypadku przy pracy pracodawca będzie zobowiązany do ustalania jego okoliczności i przyczyn. Wykonywanie pracy w systemie home office nie zwalnia bowiem pracodawcy z obowiązku przygotowania dokumentacji dotyczącej wypadku przy pracy. Mając jednak na uwadze, że wypadek miał miejsce poza siedzibą pracodawcy, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego może być znacznie utrudnione. Siłą rzeczy obowiązki pracodawcy będą więc do pewnego stopnia ograniczone. Warto to uregulować w regulaminie określającym zasady wykonywania home office. W szczególności pracodawca może odebrać od pracownika zgodę na zbadanie miejsca wypadku w celu ustalenia jego okoliczności i zebrania niezbędnych dowodów.

Zabezpieczenie przekazywanych informacji

Z racji tego, że praca zdalna będzie wykonywana w głównej mierze za pośrednictwem internetu, istnieje duże ryzyko, że dane przekazane pracownikowi mogą zostać udostępnione osobie nieuprawnionej. W związku z powyższym w przypadku telepracy ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek określenia zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikowi i przeprowadzenia w miarę potrzeby instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy telepracownik ma obowiązek potwierdzenia na piśmie, że zapoznał się ze wszystkimi zasadami ochrony danych obowiązującymi u pracodawcy.
Podobne zasady powinny zostać określone również w regulaminie home office. Pracownik powinien mieć bowiem świadomość obowiązków, jakie na nim spoczywają. W przypadku ewentualnego naruszenia tych zasad, odpowiedzialność, jaka spadnie na pracodawcę, może spowodować znaczne straty finansowe. W związku z powyższym precyzyjne wskazanie zasad ochrony danych w przypadku home office będzie korzystne zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika.
Na marginesie warto dodać, iż dane podlegające ochronie mogą zostać pracownikowi udostępnione również w tradycyjnej formie. W związku z powyższym zasady bezpieczeństwa przewidziane dla zabezpieczenia przekazywanych mu informacji powinny się odnosić także do dokumentów w formie papierowej. A ponieważ kodeks pracy nie precyzuje, o jakie konkretnie dane przekazywane pracownikowi chodzi, w naszej ocenie mogą to być w szczególności dane osobowe przetwarzane w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych czy dane dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa.
Tak więc pracodawca powinien precyzyjnie określić zasady obowiązujące pracownika świadczącego pracę zdalnie mające na celu zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych. Jako przykłady takich działań można wskazać m.in. obowiązek logowania się do systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła, automatyczne blokowanie ekranu komputera po okresie bezczynności pracownika czy obowiązek wysłania wiadomości zawierających dane, o których mowa powyżej, z użyciem dodatkowego zabezpieczenia w postaci hasła.
Dodatkowy problem pojawia się wówczas, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną przy pomocy swojego prywatnego sprzętu. W tej sytuacji niewątpliwie część z zaproponowanych rozwiązań nie będzie mogła być przez pracodawcę egzekwowana, a co za tym idzie – zmniejsza się poziom bezpieczeństwa przekazywanych pracownikowi informacji. Z tego względu tego typu sytuacje powinny mieć raczej charakter wyjątkowy.
Jeżeli pracownik nie przestrzega zasad dotyczących zabezpieczenia informacji określonych przez pracodawcę, może ponosić odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Dodatkowo pracodawca może zdecydować się na zastosowanie wobec niego kar porządkowych określonych w kodeksie pracy. W niektórych sytuacjach naruszenie zasad ochrony danych może nawet uzasadniać rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę.
A co w sytuacji, gdy u pracodawcy nie obowiązują zasady ochrony danych? Nie oznacza to, że w takim przypadku to pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnienie danych osobom nieuprawnionym. Na pracowniku wykonującym pracę zdalnie spoczywają bowiem ogólne obowiązki określone w art. 100 k.p., do których należą m.in. dbałość o dobro zakładu pracy oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, czy przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach. Na tej podstawie można dochodzić od pracownika odpowiedzialności, nawet jeżeli zasady dotyczące ochrony informacji nie zostały wewnętrznie uregulowane przez pracodawcę.

Zapewnienie pracownikowi sprzętu

Przy telepracy ustawodawca wprost wskazał, że do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, ubezpieczenie go, pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu oraz zapewnienie telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie jego obsługi. Chyba że strony uregulują niektóre kwestie odmiennie, a mają takie prawo!
Przez sprzęt należy rozumieć nie tylko komputer wraz z myszką i klawiaturą czy drukarkę, ale również biurko, krzesło, lampkę czy szafę, w której pracownik mógłby przechowywać dokumenty związane z pracą (to szczególnie istotne w kontekście obowiązku wprowadzenia zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi w związku z pracą zdalną). Jesteśmy jednak zdania, że jeżeli pracownik dysponuje już częścią niezbędnego wyposażenia (np. biurkiem czy krzesłem), to pracodawca nie ma obowiązku finansowania mu kolejnej sztuki.
Jeżeli chodzi o koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją, to dotyczyć to będzie w szczególności podłączenia internetu. Obowiązek pomocy technicznej staje się natomiast aktualny w momencie wystąpienia awarii bądź konieczności zainstalowania dodatkowego oprogramowania niezbędnego do pracy.
Pracodawca i telepracownik mogą też, jak już wspomniano, zdecydować się na odmienne uregulowanie zasad w zakresie związanym ze sprzętem niezbędnym do wykonywania pracy w tej formie pod warunkiem zawarcia odrębnej umowy.
W przypadku home office wszystkie te kwestie, o których wspominamy powyżej, powinny zostać określone w regulaminie pracy zdalnej. Na pracodawcy z mocy prawa nie ciążą bowiem żadne obowiązki w zakresie związanym z udostępnianiem pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy z domu. Pomimo braku takiego obowiązku rekomendujemy jednak, m.in. ze względów bezpieczeństwa (o czym wspominaliśmy chociażby w części dotyczącej ochrony danych udostępnionych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną), powierzenie pracownikowi komputera służbowego.
Odnosząc się natomiast do pozostałych narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, jak np. biurko czy krzesło, ich zakup nie jest konieczny. Po pierwsze – nie ma takiego obowiązku. Po drugie – pracownik zwykle ma w domu takie wyposażenie i skoro chce korzystać z pracy zdalnej (co jest dodatkowym benefitem), zasadne jest oczekiwanie, że sobie to wyposażenie zapewni. Owszem, pracodawca odpowiada za warunki bhp obowiązujące w miejscu jej świadczenia, jednak ciężko od niego oczekiwać, aby finansował zakup takiego wyposażenia każdej osobie, która będzie chciała pracować zdalnie.
Natomiast w przypadku home office kwestie związane z dostępem do internetu mogą zostać uregulowanie bardzo elastycznie. Co do zasady należy uznać, że pracodawca jest zobowiązany do jego dostarczenia. Jeżeli jednak pracownik korzysta z internetu w głównej mierze do celów prywatnych, a wykorzystanie go do celów służbowych nie powoduje zwiększenia kosztów po jego stronie, należy przyjąć, że opłacenie łącza przez pracodawcę byłoby bezzasadne. W przeciwnym wypadku koszt ewentualnego rachunku mógłby wręcz stanowić przychód po stronie pracownika.