Ewentualne zagrożenie karą za niedopełnienie obowiązków albo możliwe nadużycia dotyczy pracodawców oraz instytucji zarządzających pracowniczymi planami kapitałowymi
Przepisy wprowadzające PPK nie przewidują kar dla pracowników, jako że przynależność do planów kapitałowych jest absolutnie dobrowolna. Jedynie, jeśliby przyszło komuś do głowy spróbować skorzystać na PPK w sposób nieuprawniony (np. próbować wyłudzić państwowe dopłaty), może spodziewać się konsekwencji, ale nie w trybie przepisów ustawy, a na zwykłej drodze cywilnej lub karnej.
Nakłanianie do rezygnacji
Pracodawca, który próbowałby zniechęcić swoich pracowników do uczestnictwa w PPK, czy wręcz namawiałby ich do rezygnacji z uczestnictwa, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym (art. 108. ustawy o PPK). To w przybliżeniu wartość, jaką przedsiębiorca musi przewidzieć w swoim budżecie przy założeniu, że wszyscy jego pracownicy do PPK przystąpią, a on będzie płacił za nich tylko najniższą, obowiązkową składkę. Ta pokusa może dotyczyć przede wszystkim najmniejszych pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 20 osób na etacie, części etatu, na podstawie umowy-zlecenia lub pokrewnej. A to dlatego, że jeżeli żaden z ich pracowników nie wyrazi chęci uczestnictwa w PPK (to znaczy złoży pisemną rezygnację), taki pracodawca organizować PPK nie musi.
Nakłanianie do rezygnacji z uczestnictwa w PPK jest jednak czym innym niż informowanie pracownika o tym, że do nieuczestniczenia w PPK ma po prostu prawo. Więcej – pracodawca wypełniając obowiązek informacyjny wobec swoich pracowników musi poinformować ich, że udział w PPK jest dla osób zatrudnionych dobrowolny (art. 23 ust. 1 ustawy o PPK) i wyczerpująco oraz w sposób skuteczny poinformować ich o korzyściach, jakie może uzyskać pracownik, uczestnicząc w pracowniczych planach kapitałowych. Musi uświadomić ich także, że wszyscy między 18. a 55. rokiem życia do PPK zostaną zapisani z automatu, a warunkiem rezygnacji z uczestnictwa jest złożenie pisemnego oświadczenia na formularzu o określonym wzorze. Mało tego, jeśli pracownik wyrazi chęć rezygnacji – obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie mu tego formularza, wsparcie w wypełnieniu, przyjęcie deklaracji oraz przeprowadzenie procedury, której efektem będzie nieuczestniczenie w planie.
Informowanie pracownika i wsparcie w procedurze nie może mieć jednak formy nakłaniania do rezygnacji, co może być trudne do odróżnienia. Warto przypomnieć sobie przy okazji, że prawo karne definiuje nakłanianie, czyli wpływanie na proces podejmowania decyzji jako każde działanie, przez które ktoś stara się spowodować inną osobę do określonego zachowania czy podjęcia określonej i pożądanej przez niego decyzji. Czyli przekazanie pracownikowi informacji o możliwości rezygnacji wraz z jakąkolwiek sugestią, że pracodawca chce, aby takie oświadczenie złożył, jest już działaniem zabronionym. Nie musi być wcale wzmocnione groźbą ani sugestią jakiejkolwiek innej korzyści z tego powodu. Zagrożenie karą dotyczy zarówno samego pracodawcy, jak i wszelkich osób, które byłyby upoważnione do działania w jego imieniu (członek zarządu, wspólnik, prokurent, pełnomocnik) lub z jego inicjatywy (nawet jeśli w sensie formalnym nie jest jego pracownikiem ani w żaden inny sposób nie jest związany z firmą).
Niezawarcie umowy o zarządzanie
W ustawie o PPK precyzyjnie określono termin, w jakim przedsiębiorstwa mają obowiązek zawrzeć z wybranymi instytucjami finansowymi umowy o zarządzanie PPK, i uzależniono ten termin od liczby zatrudnionych. Kto nie dopełni tego obowiązku, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w jego firmie w poprzednim roku obrotowym (art. 106 ustawy o PPK). Dla największych firm, które obowiązek zawarcia umowy dotknie w tym roku, będzie to zatem fundusz wynagrodzeń z 2018 r.
Obowiązek terminowego zawarcia umowy ciąży na przedsiębiorstwie (zwanym tu podmiotem zatrudniającym) albo osobie upoważnionej do działania w jego imieniu. Najogólniej spoczywa on na zarządzie albo wspólnikach prowadzących sprawy spółki. Może on zostać powierzony konkretnej osobie (np. członkowi zarządu odpowiedzialnemu za sprawy personalne) albo nawet kompetentnemu pracownikowi na podstawie pisemnego upoważnienia (np. pełnomocnictwa).
Niezawarcie umowy o prowadzenie
Karze podlega również niezawarcie w terminie umowy o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej. W tym przypadku karę określono kwotowo, ustalając jednak niezwykle szerokie widełki – może ona wynieść od 1 tys. do 1 mln zł (art. 106 ustawy o PPK). Podobnie jak w przypadku niepodpisania umowy o zarządzanie zagrożone koniecznością zapłacenia grzywny w przypadku niedopełnienia obowiązków są wszystkie osoby odpowiedzialne ustawowo lub upoważnione do wypełnienia tego obowiązku.
Niewypełnianie innych obowiązków
W ustawie o PPK (art. 106) przewidziano również karę grzywny w tej samej wysokości od 1 tys. do 1 mln zł wobec osoby, która (jako podmiot zatrudniający albo osoba działająca w jego imieniu):
• nie dopełni obowiązku regularnego dokonywania wpłat do PPK za pracownika i pracodawcę w przewidzianym przepisami terminie,
• nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
• nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem i przekazywaniem wpłat do PPK.
Tak jak w poprzednich przypadkach zagrożenie karą dotyczy co do zasady reprezentantów przedsiębiorstwa, ale też osób (np. kierownika działu personalnego), którym powierzono wykonywanie tych czynności na podstawie wyraźnego upoważnienia do wykonywania obowiązków związanych z zarządzaniem PPK.