W naszej firmie wynagrodzenia są wypłacane ostatniego dnia miesiąca. Mamy trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Jeden z pracowników w lutym pracował w dwie soboty w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych, które częściowo przypadły na porę nocną.
W związku z tym przysługiwały mu dodatki nie tylko za nadgodziny, lecz także za pracę w porze nocnej. Jednak należności za dodatkową pracę zostaną wypłacone dopiero 31 maja br. Wyniosą: 324,50 zł za nadgodziny (normalne wynagrodzenie 162,25 zł i dodatki 162,25 zł) oraz 87,10 zł za porę nocną. Pracownik złożył wniosek o wypłatę odsetek. Jak je prawidłowo obliczyć i czy podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu? Pracownik zarabia 2900 zł oraz 500 zł premii (zwykłe koszty uzyskania, prawo do ulgi podatkowej).
odpowiedź
Pracownik ma roszczenie o wypłatę odsetek za opóźnienie w wypłacie należności za pracę w związku z niedotrzymaniem przez pracodawcę terminu płatności – zarówno dla dodatku za pracę w porze nocnej, jak i normalnego wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca naruszył więc swój podstawowy obowiązek, wynikający z art. 94 k.p., którym jest terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia. Stanowi to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny, o którym mowa w art. 282 par. 1 k.p.
Kiedy wypłacić
Aby można było mówić o opóźnieniu, najpierw warto wyjaśnić co oznacza „termin wypłaty wynagrodzeń”. Ze względu na szczególną funkcję wynagrodzenia w życiu osoby zatrudnionej podlega ono określonym rygorom, dzięki którym pracownik może realizować swoje potrzeby i zobowiązania. Ochrona wynagrodzenia przejawia się m.in. w obowiązku pracodawcy wypłacania wynagrodzenia systematycznie i terminowo – wypłaty dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (za kwartał, półrocze, rok) wypłaca się z dołu, w terminach określonych w prawie pracy (np. regulaminie pracy). Wszystkie te zasady wynikają z art. 85 k.p. Informację o terminie wypłat pracodawca umieszcza w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy (jeżeli jest obowiązany do jego utworzenia, tj. zatrudnia co najmniej 20 pracowników) albo w piśmie o warunkach zatrudnienia wręczanym pracownikowi na podstawie art. 29 par. 3 k.p. (jeżeli pracodawca nie ma regulaminu pracy). Ponadto termin wypłaty za dany miesiąc powinien być określony jako konkretny dzień. Może to być ostatni dzień tego miesiąca lub dzień miesiąca następnego, np. piąty czy dziesiąty. Nieprawidłowe jest natomiast określenie „do 10. dnia miesiąca” czy „do 5. dnia miesiąca”. Termin powinien być bowiem stały, oznaczony. Można ustalić również kilka terminów wypłat dla różnych składników za dany miesiąc, np. ostatni dzień miesiąca dla stałego wynagrodzenia zasadniczego i 5. dzień następnego miesiąca dla składnika ruchomego – premii czy prowizji, które można rozliczyć dopiero po zakończeniu miesiąca.
Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną w danym miesiącu i powinno być wypłacone w przypadającym dla tego miesiąca terminie. Przykładowo, jeżeli praca w porze nocnej była świadczona w lutym, to dodatek za tę pracę należny za luty powinien być wypłacony razem z pozostałym wynagrodzeniem za ten miesiąc w ustalonym terminie (np. 28 lutego 2019 r.). Nie ma tu znaczenia długość okresu rozliczeniowego. Jeśli pracodawca tego dnia nie dokonał wypłaty, to popadł w zwłokę wobec pracownika i ma wobec niego zobowiązanie łącznie z odsetkami za zwłokę. Może się zdarzyć, że po odebraniu wynagrodzenia za dany miesiąc (np. gdy termin przypada na 27. czy 28. dzień) pracownik jeszcze w tym miesiącu przekroczy normę dobową lub pracuje w porze nocnej. Wówczas pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie i dodatki niezwłocznie po ich ustaleniu, ale nie później niż 10. dnia miesiąca następnego. Inaczej jest z dodatkami za przekroczenie normy średniotygodniowej. Termin obliczenia i wypłaty tego dodatku zależy od długości okresu rozliczeniowego. Według departamentu prawa pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej stwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej oraz ustalenie liczby godzin, za które pracownikowi przysługuje dodatek, następuje z upływem obowiązującego pracownika okresu rozliczeniowego. Dlatego, zdaniem departamentu, w przypadku np. trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego dodatki wypłaca się z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc tego okresu.
Nie ma obowiązku wypłacania pracownikom wynagrodzenia z dołu. Ale strony mogą w umowie o pracę określić, że wynagrodzenie płatne miesięcznie wypłaca się z góry (por. wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 191/99, OSNAPiUS 20001, nr 22, poz. 814). Jednak wtedy pracownik musi liczyć się z sytuacją, w której będzie musiał oddać nienależne wynagrodzenie w razie niewykonywania pracy po pobraniu pensji za ten miesiąc, chyba że z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo (por. wyrok SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94, OSNAPiUS 1995, nr 16, poz. 202). Jeżeli wyznaczony dzień wypłaty przypada w dzień wolny od pracy, np. w wolną sobotę, to należy ją dokonać w dniu poprzedzającym.
Prawo do należności za zwłokę
Pracownik, który dostał wynagrodzenie po obowiązującym terminie, ma prawo do żądania odsetek, nawet jeśli opóźnienie nie nastąpiło z winy pracodawcy, a pracownik nie poniósł z tego tytułu żadnej szkody (wyrok SN z 26 lutego 1975 r., sygn. akt I PR 31/75, PiZS 1976/5/69). Pracodawca swoją działalność prowadzi bowiem na własne ryzyko i odpowiedzialność, a zatem nie może konsekwencjami swoich interesów obarczać pracowników. Podstawą prawną do żądania odsetek ustawowych od pracodawcy jest art. 481 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p., który w sprawach nieuregulowanych przez kodeks pracy odsyła do k.c. Odsetki należy liczyć od wynagrodzenia brutto, czyli włącznie ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczką na podatek dochodowy (uchwała SN z 19 września 2002 r., sygn. akt III PZP 18/02).
Odsetki są wypłacane na wniosek pracownika. Z własnej inicjatywy pracodawca nie musi ich wypłacać, chyba że prawo do odsetek wynika z wewnętrznych przepisów płacowych. Przy czym pracownik ma prawo do odsetek już z samego faktu zwłoki w wypłacie. Może też domagać się pokrycia szkody, jaką poniósł przez zaniedbanie pracodawcy.
Jeśli sprawa o wypłatę niedokonanego wynagrodzenia trafi do sądu, roszczenie o odsetki z powodu nieterminowej wypłaty pozostaje w ścisłym związku ze stosunkiem pracy i sąd pracy powinien je uwzględnić, nawet gdyby pracownik nie zgłosił takiego roszczenia (wyrok SN z 21 lipca 1994 r., sygn. akt I PRN 42/94).
Jak wynika z wyroku SN z 7 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 88/98, spóźnioną wypłatę składników należnego wynagrodzenia za pracę pracownik może zarachować w pierwszej kolejności na zaspokojenie związanych z długiem pracodawcy zaległych odsetek (art. 451 par. 1 zd. drugie k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Oznacza to, że pracownik, który otrzyma zaległe wynagrodzenie, może je najpierw zaliczyć na poczet należnych odsetek za zwłokę.
Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń m.in. z tytułu stosunku pracy są zwolnione z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podobnego zwolnienia nie ma w przepisach rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednakże nie podlegają one oskładkowaniu, co ZUS potwierdził w piśmie z 7 marca 2001 r. (FUu 077-7/01).
Tak więc tylko odsetki są wolne od podatku i składek ubezpieczeniowych. Natomiast należność główna, czyli normalne wynagrodzenie wraz z dodatkami za nadgodziny i za nocki, już nie. ©℗
przykład
Dwa rodzaje roszczeń
W firmie obowiązuje termin wypłat przypadający na ostatni dzień danego miesiąca. Ostatni dzień czerwca 2019 r. wypada w wolną niedzielę, więc pensje powinny być uregulowane w piątek 28 czerwca. Pracownikowi, któremu pracodawca przekazuje pieniądze bezgotówkowo, wynagrodzenie wpłynęło na konto dopiero 5 lipca. Przez to przesunięcie bank naliczył pracownikowi karne odsetki za nieterminowa spłatę raty kredytu. Pracownik ma prawo zwrócić się do pracodawcy o zapłatę odsetek z tytułu nieterminowego przelewu wynagrodzenia na konto oraz karnych odsetek bankowych.
Jak to policzyć
Wzór na obliczenie kwoty odsetek:
(kwota zaległości x liczba dni zwłoki x wysokość stopy odsetek w stosunku rocznym): 365 dni.
Liczbę dni zwłoki należy liczyć od następnego dnia po terminie wypłaty do dnia zapłaty włącznie. W opisywanym przypadku dodatek za pracę w godzinach nocnych powinien być wypłacony razem z wynagrodzeniem za luty oraz normalnym wynagrodzeniem za lutowe godziny nadliczbowe 28 lutego, a dodatek za godziny nadliczbowe średniotygodniowe – 29 marca, czyli w terminie wypłat dla ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego.
Stosując ww. wzór do opisywanego pracownika, liczba dni zwłoki przy dodatkach za nocki i normalnym wynagrodzeniu (razem kwota 249,35 zł), wynosi 92 dni (od 1 marca do 31 maja), a kwota odsetek:
(249,35 zł x 7 proc. x 92 dni zwłoki) : 365 = 4,40 zł
Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty dodatków za godziny średniotygodniowe, gdzie liczba dni zwłoki to 64 dni (od 30 marca do 31 maja):
(162,25 zł x 7 proc. x 63 dni zwłoki) : 365 = 1,96 zł
Łączna kwota odsetek wynosi 6,36 zł. Zostaną one wypłacone 31 maja razem z należnością główną (łącznie 411,60 zł) oraz wynagrodzeniem bieżącym za maj. ©℗
Lista płac za maj 2019 r. ©℗
| Elementy | Kwota | Sposób wyliczenia | ||||
| Przychód | 3817,96 zł | 2900 zł + 500 zł + 411,60 zł + 6,36 zł | ||||
| Składki na ubezpieczenia społeczne | 522,56 zł | – podstawa wymiaru – 3811,60 zł – składka emerytalna – 3811,60 zł x 9,76 proc. = 372,01 zł – składka rentowa – 3811,60 zł x 1,5 proc. = 57,17 zł – składka chorobowa – 3811,60 zł x 2,45 proc. = 93,38 zł – suma składek – 522,56 zł | ||||
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – do odliczenia od zaliczki na podatek | 296,01 zł 254,90 zł | – podstawa wymiaru – 3289,04 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 522,56 zł) 3289,04 zł x 9 proc. = 296,01 zł 3289,04 x 7,75 proc. = 254,90 zł | ||||
| Zaliczka na podatek dochodowy | 271 zł | Przychód do opodatkowania – 3811,60 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 3178 zł [3811,60 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 522,56 (składki społeczne) = 3177,79 zł] – zaliczka do US po zaokrągleniu – 271 zł [(3178 zł x 18 proc.) – 46,33 zł (kwota zmniejszająca) = 525,71 zł – 296,01 zł składka zdrowotna = 270,81 zł] | ||||
| Do wypłaty | 2728,39 zł | 3817,96 zł – 522,56 zł – 296,01 zł – 271 zł | ||||
Podstawa prawna
Art. 85, art. 94, art. 1511, art. 1518, art. 282, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
Art. 481 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).
