Od 4 maja niektórych danych można żądać od kandydata do pracy tylko wtedy, gdy są one niezbędne do pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Problem w tym, jak rozstrzygnąć w praktyce, co jest niezbędne? Urzędy proponują różne interpretacje, ale pozostawiają pracodawcom sporo decyzyjnej swobody
DGP
W związku z wdrożeniem RODO od 4 maja uległa zmianie treść art. 221 kodeksu pracy, którego par. 1 rozstrzyga o zakresie danych osobowych, których pracodawcy mogą żądać od kandydatów do pracy. Bez konieczności spełnienia jakiegokolwiek warunku można żądać podania imion i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych wskazanych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. W przypadku trzech kolejnych danych osobowych, czyli dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ich żądanie w ramach rekrutacji jest możliwe, o ile jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Problem jednak w tym, jak ocenić takową niezbędność.
Reklama

co najmniej trzy podejścia

Wydaje się, że w praktyce możliwe są co najmniej trzy podejścia. Według nich niezbędne są dane:

Reklama
1) określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, które regulują wymagania kwalifikacyjne dla danych stanowisk czy zawodów, np. Karta nauczyciela w stosunku do nauczycieli czy pragmatyki urzędnicze w stosunku do pracowników samorządowych i służby cywilnej;
2) określone przez pracodawców w taryfikatorach płacowych, stanowiących załączniki do układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania;
3) których weryfikacja jest konieczna, aby potwierdzić spełnianie wymagań określonych przez pracodawcę w ogłoszeniu o pracę.
Przyjęcie pierwszego stanowiska byłoby najmniej korzystne dla pracodawców, gdyż poza sferą budżetową jest niewiele przepisów powszechnie obowiązujących, które pozwalałyby na weryfikację danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Przykład 1

Istnienie odrębnych regulacji
Pracodawca rekrutuje na dwa stanowiska: kierowcy samochodu osobowego i sekretarki. W przypadku kierowcy z przepisów powszechnie obowiązujących wynika wymóg posiadania prawa jazdy, a więc pracodawca mógłby go zażądać na rozmowie kwalifikacyjnej, aby potwierdzić fakt posiadania uprawnień do kierowania pojazdem. W przypadku sekretarki nie ma żadnych przepisów dotyczących kwalifikacji, a więc przy przyjęciu rygorystycznej wykładni, że dane niezbędne muszą wynikać wyraźnie z przepisów, pracodawca nie mógłby zażądać żadnych danych dotyczących wykształcenia oraz zatrudnienia od kandydata do pracy.

resort rodziny: firmy zdecydują samodzielnie

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 30 kwietnia 2019 r. [ramka] stwierdziło, że ustawodawca nie zdecydował się na określenie przypadków, gdy zachodzi niezbędność danych, a więc – co korzystne dla firm – decyzję w tym zakresie pozostawiono pracodawcom jako administratorom danych osobowych. Resort podkreślił przy tym, że należy mieć na uwadze zasadę minimalizacji danych wynikającą z przepisów RODO, a więc powinny być one adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane. To pracodawcy będą bowiem odpowiadali za to w razie kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ministerstwo cyfryzacji: dane zależne od rodzaju zawodu

Podobnie jak MRPiPS, resort cyfryzacji pozwala pracodawcom samodzielnie zdecydować o tym, jakie dane będą weryfikować. [ramka] Wskazuje przy tym na charakter pracy w poszczególnych zawodach i wynikające z niego uzasadnienie do żądania danej kategorii danych. Z przykładu dotyczącego pracownika ochrony podanego w wyjaśnieniach resortu można wysnuć wniosek, że będą stanowiska, gdy nie powinno się weryfikować wykształcenia, gdyż nie ma ono znaczenia, np. pracownicy fizyczni czy osoby sprzątające.

uodo: można weryfikować wszystkie wymagania z ogłoszenia o pracę

Bardziej precyzyjne stanowisko w tym zakresie wydał 9 maja UODO, gdyż wprost wskazał, że dane niezbędne w rozumieniu nowego przepisu to takie, których podanie będzie służyło udokumentowaniu spełnienia wymagań określonych w ogłoszeniu o pracę. [ramka] Dlatego ważne jest, aby były one teraz bardzo precyzyjne i powstrzyzymywały osoby prowadzące rekrutacje przed domaganiem się większej ilości informacji niż konieczna do potwierdzenia wymagań określonych w ogłoszeniu o pracę.

Przykład 2

Więcej niż w ogłoszeniu
Pracodawca rekrutując sekretarkę przewidział w ogłoszeniu o pracę warunki: wyższego wykształcenia oraz co najmniej pięcioletniego doświadczenia zawodowego na podobnych stanowiskach. W trakcie rekrutacji osoba zatrudniona na stanowisku HR business partner zażądała od kandydata udokumentowania znajomości języka angielskiego i przedłożenia certyfikatów językowych. Działanie takie jest nieprawidłowe i grozi sankcjami za naruszanie przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż naruszono przesłankę niezbędności. Podanie wymienionych danych osobowych wykracza bowiem poza zakres danych niezbędnych do potwierdzenia wymagań określonych w ogłoszeniu rekrutacyjnym.
Stanowisko MRPiPS z 30 kwietnia 2019 r.
w sprawie rozumienia przesłanki „niezbędności” przy żądaniu podania danych przez kandydata do pracy
Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy (w brzmieniu, które zacznie obowiązywać od dnia 4 maja br.) – pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Stosownie zaś do § 2 ww. artykułu pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Ustawodawca nie sklasyfikował przypadków, w których wystąpi „niezbędność” pozyskania przez pracodawcę danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu zatrudnienia. Ustawodawca pozostawił więc pracodawcy ocenę, czy taka sytuacja występuje, który (to pracodawca – red.) powinien pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, określonej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane). Zgodnie zaś z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) będzie ponosił odpowiedzialność za ewentualne naruszenie tej zasady.
Stanowisko UODO z 9 maja 2019 r. w sprawie rozumienia przesłanki „niezbędności” przy żądaniu podania danych przez kandydata do pracy
W ocenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych przesłankę niezbędności dotyczącą możliwości żądania przez pracodawcę od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych w postaci wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (tj. danych z art. 221 § 1 pkt 4‒6 Kodeksu pracy) należy interpretować jako podanie danych koniecznych dla udokumentowania spełnienia wymagań niezbędnych do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, które zostały określone przez pracodawcę w ogłoszeniu o pracę.
Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 13 maja 2019 r. w sprawie rozumienia przesłanki „niezbędności” przy żądaniu podania danych przez kandydata do pracy
Aby pracodawca mógł pozyskać szerszy zakres danych – w tym obejmujący szczegóły dotyczące kariery zawodowej – zawiązywany stosunek pracy musi uzasadniać pozyskanie takich informacji. Chodzi tutaj o sytuację, w której stan faktyczny pozwala uznać, że bez wiedzy chociażby o wykształceniu, pracodawca nie miałby pewności, że ktoś należycie zawód wykonywał. Jako przykład można podać zawód ochroniarza na parkingu. Funkcja odpowiedzialna, lecz czy w tym przypadku pracodawcy potrzebna byłaby informacja o wykształceniu? Raczej nie, natomiast o doświadczeniu – już tak.