W firmach pojawiają się pomysły na wykorzystanie całkowicie zautomatyzowanych systemów rekrutacji oraz oceny pracowników. Unijne przepisy o ochronie danych osobowych to dopuszczają, ale zarazem znacznie utrudniają.
Największy na świecie fundusz inwestycyjny Bridgewater obraca kapitałem o wartości przekraczającej 160 mld dol. Jego twórca Ray Dalio chce, aby jego firma funkcjonowała jak szwajcarski zegarek. Dlatego większość procesów w funduszu oraz zarządzanie pracownikami odbywa się z udziałem sztucznej inteligencji i tajemniczego algorytmu. Pojawiały się plotki, że w celach analitycznych Dalio chciał śledzić nawet przebieg fal mózgowych swoich pracowników, co jednak zostało ostatecznie uznane za zbytnią ingerencję w prywatność. Z kolei Amazon sprawdzał wydajność swoich pracowników za pomocą używanych przez nich służbowych tabletów. Również wiele innych firm technologicznych z Doliny Krzemowej ma algorytmy wychwytujące sytuacje, gdy pracownicy nie korzystają z komputera np. przez ponad trzy minuty. Maszyny decydują również w dużym stopniu o przyjęciu kandydatów do pracy – odrzucają bowiem CV tych, którzy nie wpisują się w klucz kompetencji ustalony przez rekrutera.

Komputerowe wsparcie w rekrutacji

Wydawałoby się, że powyższe rewelacje zarezerwowane są dla zagranicznych rynków i dużych firm. To nie do końca prawda. Niedawno Fundacja Panoptykon przedstawiła analizę, zgodnie z którą coraz więcej procesów rekrutacji w Polsce podlega w dużym stopniu automatyzacji. Najczęściej odbywa się to tak, że automat dokonuje preselekcji i odrzuca część kandydatów niespełniających kryteriów, np. w zakresie znajomości określonych języków obcych, rodzaju wykształcenia czy doświadczenia liczonego latami pracy.
Anna Hoffmann, radca prawny z Kancelarii Piszcz i Wspólnicy, przyznaje, że spotkała się ze zautomatyzowanymi systemami rekrutacji, które odsiewają dużą część CV. ‒ Takie działanie jest zgodne z prawem, jednak RODO wprowadza w tym zakresie pewne obostrzenia. Wymaga ono m.in. spełnienia obowiązku informacyjnego – wskazuje. Chodzi tu o obowiązek określony w art. 13 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. – O wykorzystywaniu komputera do odrzucania części CV kandydatów należy ich poinformować już w ogłoszeniu o pracę. Ponadto należy wskazać istotne informacje o zasadach przetwarzania danych przez algorytm, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą – dopowiada. Wskazuje również, że zgodnie z RODO takie przetwarzanie powinno zawsze podlegać odpowiednim zabezpieczeniom obejmującym: informowanie osoby, której dane dotyczą, a także prawo do uzyskania interwencji człowieka, do wyrażenia własnego stanowiska, do uzyskania wyjaśnienia co do decyzji wynikłej z takiej oceny oraz do zakwestionowania takiej decyzji.
Wśród prawników wciąż jednak pojawiają się kontrowersje co do tego, jak oceniać rekrutację, w której w dużym stopniu wykorzystuje się mechanizm automatycznego odrzucania większości CV przez komputer. Jeśli uznamy bowiem, że mamy do czynienia z podejmowaniem decyzji w sposób całkowicie zautomatyzowany (w rozumieniu RODO), to w grę wchodzą obowiązki pracodawcy m.in. w postaci wdrożenia mechanizmu interwencji ludzkiej oraz możliwości zakwestionowania takiej decyzji, a także wspomniany obowiązek informacyjny. Należy rozważyć także przeprowadzenie oceny skutków, tj. uregulowanej w RODO oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności. Należy także mieć podstawę przetwarzania danych w ten sposób: wyraźną zgodę, przepis prawa lub niezbędność do zawarcia umowy. Jest to szczególnie istotne z uwagi na to, że osoba, której dane dotyczą – jak stanowi art. 22 RODO – ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa. Wprowadzenie więc mechanizmu podejmowania decyzji w sposób całkowicie zautomatyzowany jest więc wyjątkiem od tej zasady.
‒ Sprawa byłaby jasna, gdyby pracownicy działu HR po skorzystaniu z algorytmu mimo wszystko weryfikowali, czy wśród CV odrzuconych przez system nie znalazły się zgłoszenia omyłkowo pominięte. Jeżeli mamy jednak do czynienia z systemem, który odrzuca setkę CV, a potem przysiada pracownik HR i przygląda się jedynie garstce zgłoszeń, to można się zastanawiać, czy ingerencja automatu w proces rekrutacji nie była zbyt duża, a tym samym, czy nie mamy jednak do czynienia z w pełni zautomatyzowanym systemem podejmowania decyzji – rozważa dr Mirosław Gumularz z kancelarii GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Nad wyjaśnieniem tej kwestii trwają właśnie prace w ramach kodeksu ochrony danych osobowych w rekrutacji (więcej informacji: RodowRekrutacji.pl).
– Wprowadzanie algorytmów samodzielnie podejmujących decyzje wobec pracowników jest kontrowersyjne i należy podchodzić do tego z rozwagą. Organ nadzorczy zawsze może bowiem uznać, że dany mechanizm za bardzo ingeruje w prywatność bądź inne prawa lub wolności kandydatów do pracy – przekonuje dr Gumularz.

Idealny profil kandydata

Część systemów komputerowych do rekrutacji wykorzystuje profilowanie, będące szczególnym sposobem przetwarzania danych. Profilowanie ma pomóc w ustaleniu, czy dany kandydat ma szansę być dobrym pracownikiem. Jak to działa? Przykładowo algorytm komputerowy może założyć, że 35-letni absolwent Uniwersytetu Warszawskiego z dziesięcioletnim doświadczeniem na stanowisku tłumacza, statystycznie rzecz biorąc, może sprawdzić się na stanowisku PR-owca lepiej niż 40-letni absolwent politechniki, który przez 15 lat pracował jako programista. Ten dość skrajny przykład pokazuje, że system rekrutacji może dokonać przypuszczenia, na podstawie ustalonego klucza bądź dostarczonych mu danych statystycznych, że dane pozyskane od kandydata kwalifikują go (bądź nie) do podjęcia pracy w danej firmie. RODO definiuje profilowanie jako „dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się”. Profilowanie sprawia, że teoretycznie np. decyzję o przyjęciu do pracy mógłby podjąć samodzielnie komputer. Tak jak to się dzieje dziś przy składaniu wniosków kredytowych, gdzie w niektórych bankach komputer decyduje o przyznaniu lub nieprzyznaniu kredytu.
– Kandydaci muszą zostać poinformowani o fakcie wykorzystywania systemu prowadzącego do podjęcia decyzji w sposób całkowicie zautomatyzowany, w tym o zasadach podejmowania tych decyzji. Powinni oni udzielić na to zgodę w sposób wyraźny. No chyba, że przyszły pracodawca uznaje, że funkcjonowanie systemu jest niezbędne do zawarcia umowy – wówczas zgoda nie będzie wymagana – mówi dr Mirosław Gumularz. I dodaje, że nawet jeżeli dany proces rekrutacyjny nie będzie prowadzony w sposób całkowicie zautomatyzowany, a „jedynie” zakładał będzie profilowanie kandydatów, to o zasadach profilowania kandydat powinien zostać poinformowany.
Eksperci wskazują, że gdyby po rozpatrzeniu takiego odwołania kandydat nadal uważał, iż algorytm w jakiś sposób go dyskryminował, łamiąc przy tym np. zakaz dyskryminacji z art. 113 kodeksu pracy, to mógłby złożyć pozew do sądu pracy. Jednak, jak zauważa mecenas Anna Hoffman, zebranie materiału dowodowego lub nawet uprawdopodobnienie dyskryminacji w takim przypadku stanowiłoby nie lada wyczyn.

Zwolnieni przez system

Duże firmy, zwłaszcza amerykańskie, eksperymentują już dziś z możliwością zarządzania pracownikami przy użyciu sztucznej inteligencji (jak wspomniany fundusz Bridgewater Raya Dalio). A że z wielkich firm idą przykłady dla mniejszych, to zdaniem ekspertów nie inaczej będzie w kwestii wykorzystywania algorytmów komputerowych chociażby do oceny wydajności pracowników. Na podstawie kompleksowej oceny kilku czynników (zestawienia wyników pracy zatrudnionego, wskazań dokonywanych przez innych pracowników, a także czasu spędzonego przez niego przy określonych zadaniach) komputer może dawać osobom decyzyjnym informację, czy dana osoba zasługuje na podwyżkę, czy też może jednak warto rozważyć jej zwolnienie.

Dziś tradycyjne działy HR próbują oceniać pracowników na podstawie więcej niż jednego kryterium, natomiast dobrze napisany algorytm zrobi to za nich zdecydowanie szybciej. Teoretycznie dobrze rozpisane i stale aktualizowane algorytmy mogłyby podejmować decyzje o dawaniu podwyżek i zwalnianiu pracowników całkowicie samodzielnie. Na przeszkodzie temu stoją jednak omawiane przepisy RODO. Należy zadać sobie także pytanie, czy podobny algorytm zarządzałby pracownikami lepiej niż tradycyjni menedżerowie. To zależy od tego, czy komputerowy klucz oceny będzie umiejętnie uwzględniał specyfikę danego zakładu pracy. Najprawdopodobniej algorytm nie będzie jednak nieomylny i również dlatego działy HR będą wciąż potrzebne do odpowiedniej interpretacji wyników z systemu.