Subskrybuj nas na Youtube
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą wiedzieć, w jakiej temperaturze przechowują dokumentację pracowniczą. Trzeba znać też poziom wilgotności w szafach. Do najmniejszych przedsiębiorców odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów.
Nie tylko eksperci, lecz także politycy przyznają, że to kuriozum. – Chcieliśmy jak najlepiej, a wyszło jak zawsze – powiedział w 1993 r. premier Rosji Wiktor Czernomyrdin. Wiele wskazuje na to, że to samo mogliby dziś powiedzieć rządzący nad Wisłą. Okazuje się bowiem, że wraz z nowym rokiem na polskich pracodawców nałożono obowiązki w zasadzie nie do spełnienia. To efekt nie najrozsądniejszego zdaniem ekspertów rozporządzenia oraz formalistycznej interpretacji wydanej przez resort rodziny oraz Główny Inspektorat Pracy.
Chodzi o rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), które weszło w życie 1 stycznia 2019 r. Jego par. 8 stanowi, że „pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”. To nowość. W świetle uprzednio obowiązujących przepisów wystarczyło bowiem w praktyce przechowywać dokumentację w zamykanej szafie. Teraz zaś – jak wynika z rozporządzenia – muszą być w niej odpowiednie temperatura i wilgotność.
/>
Pojawia się zatem pytanie: co to znaczy „odpowiednie”? Spytaliśmy o to zarówno Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak i Główny Inspektorat Pracy. W zasadniczo zbieżnych ze sobą interpretacjach czytamy m.in., że pracodawca – nawet ten najmniejszy – musi stosować reguły przyjęte dla profesjonalnych archiwów. Są to zaś następujące wartości: dla wilgotności powietrza od 45 do 60 proc. przy wahaniu dobowym rzędu 5 proc., a dla temperatury – od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu dwóch stopni. Pracodawca powinien więc nie tylko osiągnąć wymagane wartości, lecz także stale weryfikować temperaturę i wilgotność, by je utrzymywać.
