Według resortu identyfikator dokumentacji dotyczy wszystkich jej rodzajów u danego pracownika i powinien być identyczny we wszystkich systemach teleinformatycznych. Warto zachować go również na przyszłość i wykorzystać w przypadku powrotu pracownika do pracy po przerwie
W trzech kolejnych stanowiskach Ministerstwo Cyfryzacji podpowiada, jakie wymogi powinien spełniać identyfikator dokumentacji pracowniczej, a także jak ustalić datę powstania dokumentu elektronicznego oraz jak taki dokument dołączyć do dokumentacji w postaci papierowej.
I. Jeden identyfikator dla wszystkich systemów
Dokumenty elektroniczne wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej muszą być opisane metadanymi wynikającymi z par. 13 ust. 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej jako rozporządzenie o dokumentacji). Jedną z nich, zgodnie z par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, jest identyfikator dokumentacji, który stanowi oznaczenie prowadzonej oddzielnie dla każdego zatrudnionego dokumentacji. Zgodnie ze stanowiskiem resortu cyfryzacji z 18 stycznia 2019 r. identyfikator ten dla danego pracownika powinien być identyczny w każdym rodzaju dokumentacji – może nim być numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego.
Natomiast zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 4 lutego 2019 r. identyfikator dokumentacji jest metadaną niezbędną w przypadku przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami informatycznymi, a więc nie ma bezwzględnego obowiązku, aby osobie powracającej do pracy po przerwie nadać identyfikator dokumentacji, który miała poprzednio. Pogląd ten został jednak doprecyzowany w kolejnym stanowisku z 22 lutego 2019 r., w którym przyjęto, że nie pojawia się tutaj nowy identyfikator dokumentacji, gdyż pracownik nie przechodzi z dokumentacją elektroniczną z innej firmy, a także nie ma powodu do tworzenia nowego identyfikatora dokumentacji pracowniczej. Nie ma jednak także zakazu, a więc możliwe jest nadanie nowego identyfikatora, przy założeniu jednak, że nadal zapewnione będzie skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika powstałej przed przerwą i po niej.
Konieczność zapewnienia tylko jednego identyfikatora dokumentacji dotyczy oczywiście również sytuacji, gdy pracodawca zmienia system teleinformatyczny. Jeden identyfikator ma być także zawsze po przyłączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego.
II. Data powstania dokumentu elektronicznego
Jedną z metadanych obligatoryjnych w każdym dokumencie elektronicznym jest data powstania dokumentu – która, wbrew pozorom, nie jest wcale taka oczywista. Przy dokumencie papierowym łatwo określić, że powstaje on w dacie jego podpisania przez uprawnioną osobę, natomiast trudniejsze jest to przy dokumencie elektronicznym. W ocenie Ministerstwa Cyfryzacji, przedstawionej w stanowisku z 18 stycznia 2019 r., w takim przypadku należy wziąć pod uwagę cel istnienia tego rodzaju metadanych, jakim jest wyszukiwanie i sortowanie dokumentów po datach. Zatem za datę powstania dokumentu powinno się uznać taką datę, w której został on ostatecznie utworzony, czyli po której jego treść nie ulegała już zmianom. Jako dobrą praktykę resort wskazuje przyjmowanie daty zawartej w treści dokumentu, jeśli taka istnieje, a gdy nie ma takiej możliwości – datę utworzenia zapisaną w metadanych. Wskazówki w tym zakresie znajdują się w schemacie XML zawartym w specyfikacji technicznej dotyczącej dokumentacji pracowniczej (opublikowanym w BIP MRPiPS).
III. dołączenie dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej – luka w przepisach
W par. 11 rozporządzenia o dokumentacji opisana jest także procedura dołączania do dokumentacji elektronicznej dokumentów papierowych, ale niestety w tym akcie wykonawczym nie ma przepisu opisującego operację odwrotną. Istnieje więc luka dotycząca dołączania dokumentów elektronicznych do dokumentacji papierowej. Fakt ten potwierdziło Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 4 lutego 2019 r. Jego zdaniem, dobrą praktyką byłoby jednak stosowanie zasady analogicznej, jak przy zmianie formy dokumentacji opisanej w art. 948 par. 3 kodeksu pracy. Wskazane byłoby zatem podpisanie wydruku dokumentu, co miałoby jednocześnie potwierdzać jego zgodność z oryginalnym dokumentem elektronicznym. Brak takiego podpisu nie może być jednak sankcjonowany przez Państwową Inspekcję Pracy ze względu na brak wyraźnej regulacji w tym zakresie.
Stanowisko MC z 18 stycznia 2019 r. w sprawie metadanych w dokumentacji elektronicznej
1. Czy identyfikator dokumentacji, o którym mowa w par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, może być po prostu numerem ewidencyjnym pracownika z systemu kadrowo-płacowego i być jednolity dla wszystkich rodzajów dokumentacji prowadzonych dla danego pracownika (e-akta osobowe, dokumentacja czasu pracy, urlopowa, listy płac)?
Identyfikator dokumentacji pracowniczej, zgodnie z § 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), stanowi identyfikator (oznaczenie) prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej. Identyfikator ten jest wymagany przy przenoszeniu dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Identyfikator nie tylko może, ale powinien być jednolity dla akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu oznaczenia identyfikatora dokumentacji, co oznacza że wybór w tym zakresie należy do pracodawcy, co znaczy, że może być też numerem ewidencyjnym pracownika nadanym w systemie. Wymaga podkreślenia, że pracodawca obowiązany jest zapewnić poufność, integralność, kompletność oraz dostępność dokumentacji pracowniczej. Wszelkie działania związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, w tym przenoszeniem jej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, nie mogą naruszać tych gwarancji (zob. art. 94 pkt 9b k.p.).
2. Jak rozumieć datę powstania dokumentu, o której mowa w par. 13 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w przypadku danych zapisywanych w systemie teleinformatycznym, np. listy płac czy wniosku urlopowego? Czy to będzie data wygenerowania listy płac w systemie teleinformatycznym, czy data jej zatwierdzenia przez uprawnioną osobę, czy dopiero data zapisania listy jako dokumentu odrębnego, zapisanego w oddzielnym pliku przy przenoszeniu danych pomiędzy systemami?
Przepisy prawa pracy nie określają kwestii ,,rozumienia dat powstania dokumentu”. Dokument utworzony w postaci elektronicznej w cyklu swojego życia może być nie tylko przenoszony pomiędzy systemami, ale tez zatwierdzany, opatrywany pieczęcią elektroniczną, podpisem elektronicznym lub znacznikiem czasu, konwertowany do innego formatu i ponownie opatrywany pieczęcią elektroniczną lub znacznikiem czasu, doręczany, udostępniany, walidowany itd. Każde z tych zdarzeń może być określone odrębna datą zapisaną w metadanych. Mając na uwadze cel wskazania daty powstania dokumentu w metadanych (wyszukiwanie, sortowanie) – przez datę powstania dokumentu należy rozumieć taką datę w cyklu jego życia, która odnosi się do zdarzenia, w którym dokument został ostatecznie utworzony (to znaczy jego treść nie treść nie ulegała już zmianom).
Dlatego też jako dobrą praktykę wskazuje się, by w przypadku dokumentu elektronicznego – jako datę powstania – wskazywać datę zawartą w treści dokumentu lub, w przypadku gdy nie zawiera on daty w treści, tylko w metadanych – datę utworzenia dokumentu. Odpowiednie wytyczne znajdują się w schemacie XML ogłoszonym w BIP MRPiPS. Takie rozumienie daty powstania dokumentu pozwoli nie tylko na wyszukiwanie dokumentów wg daty ich powstania, ale również na sortowanie w porządku chronologicznym dokumentów wyszukanych na podstawie innych kryteriów. W szczególności pozwoli na wydruk dokumentacji w porządku chronologicznym w przypadku jej przekształcenia do postaci papierowej. Nie należy mylić daty powstania dokumentu z datą utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania o której mowa w § 13 ust. 3 pkt 9.
Stanowisko MC z 4 lutego 2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej
1. Czy identyfikator dokumentacji pracownika, który powraca do pracy do tego pracodawcy po przerwie, musi być taki sam w sytuacji, gdy nie minął jeszcze ustawowy okres przechowywania dokumentacji?
Identyfikator dokumentacji to element metadanych, jaki pojawia się przy przenoszeniu dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Wymóg ten nie narzuca organizacji zarządzania dokumentacją wewnątrz systemu. W przypadku pracownika powracającego do pracy po przerwie nie następuje przekazywanie dokumentacji między systemami.
2. W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma przepisu regulującego zasadę dołączania do dokumentacji papierowej dokumentu elektronicznego, czyli odpowiednika paragrafu 11. Czy to oznacza, że wystarczy dany dokument po prostu wydrukować i dołożyć do dokumentacji? Czy ktoś go musi najpierw podpisać, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem oryginalnym? W tym przypadku nie ma zastosowania art. 948 § 3 k.p., gdyż nie jest to zmiana formy prowadzenia dokumentacji. Jak powinien postąpić pracodawca?
W opinii Departamentu Systemów Państwowych MC dobrą praktyką powinno być postępowanie jak w przypadku zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną, tak jak to zostało wskazane w artykule art. 948 k.p.
Stanowisko MC z 22 lutego 2019 r. w sprawie identyfikatora dokumentacji pracowniczej
Przepis § 9 pkt 5 istotnie wskazuje na zapewnienie możliwości wyszukiwania na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3.
Podkreślając ponownie, że przepisy rozporządzenia nie narzucają organizacji zarządzania dokumentacją wewnątrz systemu pracodawcy, wymaga się zapewnienia między innymi identyfikatora dokumentacji, który będzie służył:
a) wskazaniu przynależności określonego dokumentu elektronicznego do całości dokumentacji elektronicznej pracownika w przypadku gdy dokumentacja jest przekazywana miedzy systemami teleinformatycznymi lub udostępniana;
b) wyszukaniu dokumentacji pracowniczej jednego pracownika w systemie teleinformatycznym pracodawcy bez względu na to, czy są to akta osobowe, czy też dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, i jakie oprogramowanie jest do tego wykorzystywane,
Proszę zauważyć, że istnienie jednolitego identyfikatora wiążącego dokumentację elektroniczną jednego pracownika w możliwą do wyszukania całość jest oczywisty w każdym systemie, z tego względu, że pracodawca musi mieć możliwość wyodrębniania takiej całości nie tylko w przypadku przekazywania dokumentacji między systemami.
W przypadku pracownika powracającego do pracy po przerwie, gdy nie następuje przekazywanie dokumentacji między systemami, a zatem pracownik nie „przychodzi” z dodatkową dokumentacją elektroniczną od innego pracodawcy i co za tym idzie, nie pojawia się nowy (dodatkowy) identyfikator dokumentacji wymagany przy przenoszeniu dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, nie widać trudności w zarządzaniu dokumentacją. Mając na uwadze, że poprzednia odpowiedź nie okazała się wystarczająca, warto dodać, że w takim przypadku nie ma powodu tworzenia dodatkowego identyfikatora dokumentacji dla danego pracownika. Ale jeżeli mimo to pracodawca zdecyduje się na nadanie nowego identyfikatora (bo tak może), to musi zapewnić skuteczne wyszukiwanie dokumentacji dotyczącej danego pracownika, zarówno tej przed przerwą, jak i po przerwie. Także musi zapewnić tylko jeden identyfikator dla przekazywanej do innego systemu dokumentacji, bez względu na to, czy składa się ona z części dokumentów powstałych przed przerwą i po przerwie.
Od razu warto wyjaśnić, że w przypadku gdy do dokumentacji już istniejącej dla danego pracownika będzie przyłączana dokumentacja pochodząca z innego systemu teleinformatycznego (z innym identyfikatorem dokumentacji), to w takim przypadku również obowiązuje reguła jednolitego identyfikatora wiążącego dokumentację elektroniczną jednego pracownika w możliwą do wyszukania całość. Pracodawca ma swobodę jego konstruowania (może to być nawet liczba naturalna albo data, godzina i minuta rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji dla danego pracownika) pod warunkiem, że sposób ten zapewni, że identyfikatory dokumentacji nie będą się powtarzały dla różnych pracowników i będzie można zapewnić wyszukiwanie dokumentacji na ich podstawie.