Zgodnie ze znowelizowanym art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Na tle tego artykułu powstała wątpliwość, czy pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w systemie mieszanym obejmującym zarówno postać papierową, jak i elektroniczną, czy też dopuszczalne jest prowadzenie całości dokumentacji wyłącznie w jednej wybranej formie – albo elektronicznej, albo papierowej.
Pojawiły się głosy wskazujące na to drugie rozwiązanie, co oznaczałoby konieczność ujednolicenia sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez większość przedsiębiorców. Takie poglądy nie mają jednak żadnego uzasadnienia w przepisach, jak również nie są zgodne z intencją ustawodawcy towarzyszącą wprowadzeniu nowelizacji zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W konsekwencji należy przyjąć za dopuszczalne systemy mieszane, w których pracodawca – w zależności od swojego wyboru – prowadzi część dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, a część elektronicznie.
Za takim rozwiązaniem przemawia sama treść art. 94 pkt 9a k.p. Ustawodawca posłużył się w nim bowiem sformułowaniem „lub”, który w języku prawniczym ma określone znaczenie. Oznacza on zarówno alternatywę dla obu rozwiązań, jak i spójnik. Przenosząc to na cytowany przepis, pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą albo włącznie w formie papierowej, albo wyłącznie w formie elektronicznej, albo w obu tych formach równocześnie. Zatrudniający ma przy tym prawo samodzielnie wybrać, w jakiej formie (wyłącznej czy mieszanej) będzie prowadził dokumentację pracowniczą.
Za takim podejściem przemawiają również względy praktyczne. Zdecydowana większość przedsiębiorców w dniu wejścia w życie znowelizowanych przepisów, tj. 1 stycznia 2019 r., prowadziła (i nadal prowadzi) dokumentację pracowniczą – w rozumieniu znowelizowanego art. 94 pkt. 9a k.p. – w systemie mieszanym. Przykładowo akta osobowe były (i są) prowadzone w wersji papierowej, a wiele innych dokumentów, które wcześniej nie stanowiły dokumentacji pracowniczej sensu stricte, było (i nadal jest) prowadzone w formie elektronicznej (np. ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa). Przyjęcie interpretacji, na mocy której dokumentacja pracownicza może być prowadzona jedynie w jednej postaci (papierowa albo elektroniczna), oznaczałoby konieczność dostosowania sposobu prowadzenia całej tej dokumentacji do wybranej formy.
Tymczasem taki obowiązek nie wynika ani z nowelizacji kodeksu pracy, ani z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (z 10 grudnia 2018 r., Dz.U. poz. 2369). Oznaczałoby to dla pracodawców olbrzymie koszty i znaczące obciążenie administracyjne, niemające żadnego racjonalnego uzasadnienia. Dodatkowo czasu na dostosowanie byłoby nadzwyczaj mało, skoro ww. rozporządzenie, określające m.in. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, ukazało się dopiero 19 grudnia 2018 r., a weszło w życie 1 stycznia 2019 r. Tak krótkie vacatio legis w zasadzie uniemożliwiałoby dostosowanie się przedsiębiorców do powyższego wymogu.
Nowe przepisy nie wprowadzają przy tym wymogu prowadzenia dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich pracowników. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby zatrudniający różnicował formę prowadzenia dokumentów (papierowa, elektroniczna) poszczególnych pracowników. Pracodawca może zatem w różny sposób prowadzić dokumentację pracowniczą w odniesieniu do poszczególnych pracowników, ich grup, stanowisk pracy czy choćby miejsca jej wykonywania – i to on podejmuje decyzję w tym zakresie. Takie różnicowanie pracowników pod względem formy prowadzenia dokumentacji elektronicznej nie stanowi przy tym dyskryminacji chociażby ze względu na to, że obie formy prowadzenia dokumentacji są tożsame i mają jednakowe znaczenie prawne.
Co więcej, nie ma również przeszkód, aby różnicować formę prowadzenia dokumentów na poziomie samych ich rodzajów. Pracodawca może zatem uznać, że niektóre dokumenty składające się np. na ewidencję czasu pracy czy dokumentację urlopową będą prowadzone w formie papierowej, a inne w formie elektronicznej Dla przykładu, w zakładzie pracy wnioski o udzielenie urlopu mogą być składane elektronicznie, podobnie jak udzielanie zgody na urlop, ale już wniosek o zmianę terminu urlopu może być składany w formie papierowej. To różnicowanie może jednak dotyczyć jedynie rodzaju dokumentu. Jedyny wyjątek dotyczy akt osobowych, które w całości muszą być prowadzone albo w formie papierowej albo elektronicznej. Nie ma możliwości prowadzenia np. części A i D w formie papierowej, a pozostałych części elektronicznie. Sprzeciwiają się temu wymóg integralności akt osobowych i zasada ich numerowania.
Jeżeli pracodawca 1 stycznia 2019 r. prowadził mieszany system dokumentacji pracowniczej (papierowe akta osobowe i elektroniczne inne [niektóre] dokumenty związane ze stosunkiem pracy), wówczas kontynuacja prowadzenia takiego systemu nie nakłada na niego żadnych obowiązków informacyjnych wobec pracowników. W szczególności nie jest zobowiązany poinformować zatrudnionych o zmianie formy prowadzenia dokumentacji z papierowej, na elektroniczną. Nie doszło bowiem do żadnej zmiany dokumentacji w tym zakresie. Taki obowiązek powstanie dopiero wówczas, gdy pracodawca postanowi zmienić swoją dotychczasową praktykę prowadzenia dokumentacji i zastąpić jedną formę inną.
Nie oznacza to oczywiście, że na pracodawcy nie ciążą żadne obowiązki związane z prowadzeniem mieszanego systemu dokumentacji elektronicznej. Jest on bowiem zobowiązany zapewnić, aby zarówno akta osobowe, jak i systemy teleinformatyczne stosowane do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej spełniały wymogi wynikające z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Tych obowiązków jest całkiem sporo: od zapewnienia określonej funkcjonalności oprogramowania (wydruk, eksport do określonych formatów), po wprowadzenie odpowiednich procedur, planów na przyszłość czy poziomów dostępów. Dopiero spełnienie tych wymogów pozwoli uznać, iż dokumentacja jest prowadzona zgodnie z wymogami prawa.
