Gdy cudzoziemiec porzuca pracę, firmie nie pozostaje nic innego, jak rozwiązać z nim umowę. Ale jak to zrobić, gdy obcokrajowiec wyjechał z Polski? Na jaki adres doręczyć mu zwolnienie z pracy? A w razie jego nieodebrania – kiedy można przyjąć fikcję, że doręczenie jest skuteczne? I wreszcie, kiedy w związku z tym można uznać, że np. stosunek pracy ostatecznie ustał?
Reklama
Co musi zrobić pracodawca, gdy cudzoziemiec porzuci u niego pracę? Formalnie zakończyć stosunek pracy, bo samo porzucenie nie wywołuje takiego skutku (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 25 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 268/07). Do wyboru ma porozumienie, wypowiedzenie albo dyscyplinarkę – zakładając, że polskie prawo jest obowiązujące dla tej umowy o pracę ze względu na wybór stron albo wykonywanie pracy w Polsce (art. 8 rozporządzenia PE i Rady z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I), Dz.Urz. UE nr L 177/6 z 4 lipca 2008 r. w zw. z art. 28 ustawy z 4 lutego 2011 r. – Prawo prywatne międzynarodowe, t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1792).
O ile pierwsza procedura, czyli porozumienie, daje dużo swobody (w omawianym przypadku może być zastosowana, jeśli pracodawca ma z zagranicznym pracownikiem kontakt i ten godzi się na ten tryb zakończenia zatrudnienia), o tyle dwie pozostałe – wypowiedzenie i dyscyplinarka – są sformalizowane i w odniesieniu do obcokrajowców nie zawsze jasne. Pod jaki adres doręczyć takiej osobie oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia? A jeśli pod zagraniczny (np. na Ukrainę), to kiedy umowa się rozwiąże albo zacznie biec wypowiedzenie, skoro zasada podwójnego awizowania – tak samo jak prawo polskie – działa tylko na terytorium naszego kraju? Jaki sposób doręczenia będzie najbezpieczniejszy dla pracodawcy? Odpowiedzi ekspertów są różne, ale płynie z nich jeden wspólny wniosek: pracodawca powinien dążyć do wysłania listu z oświadczeniem pod adres wskazany przez cudzoziemca w Polsce. A co, gdy się nie uda?

Obowiązek obcokrajowca

Pracownik (w tym cudzoziemiec) ma obowiązek podać pracodawcy adres do korespondencji (art. 221 par. 1 pkt 4 k.p.), a także go aktualizować – choć akurat to ostatnie nie wynika z kodeksu pracy, lecz z różnych innych przepisów (np. o ubezpieczeniach społecznych). Pracodawca wysyła zatem oświadczenie pod ten adres, który posiada, jeśli chce zachować wymóg formy pisemnej (art. 30 par. 3 k.p.). Doręczenie będzie skuteczne z chwilą, w której pracownik zapozna się z treścią oświadczenia lub będzie miał taką możliwość, nawet gdy z niej skorzysta (art. 61 par. 1 zd. 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p. oraz wyroki SN z 10 października 2017 r., sygn. akt II PK 259/16, z 14 czerwca 2017 r., sygn. akt II PK 178/16, i uzasadnienie do wyroku SN z 9 września 2011 r., sygn. akt III PK 5/11). Pracodawca nie musi się martwić, że pracownik nie odbiera przesyłki z placówki pocztowej lub miejsca wskazanego przez kuriera. Tu działa bowiem wspomniana zasada podwójnego awizowania. Tworzy ona domniemanie faktycznej możliwości zapoznania się przez pracownika z treścią oświadczenia, co jest równoznaczne ze skutecznym doręczeniem, a ciężar udowodnienia braku realnych szans zapoznania się z zawartością przesyłki przechodzi na pracownika (wyrok SN z 5 października 2005 r., sygn. akt I PK 37/05). Jednak nie poza granicami Polski, gdzie mogą być i zazwyczaj są odmienne reguły doręczeń. Chociaż akurat z firmą kurierską można umówić się (lub przynajmniej spróbować to zrobić) na podwójne awizowanie. Stąd tak różnorodne odpowiedzi ekspertów i niepewność, która interpretacja jest najwłaściwsza. Może więc zamiast wysyłać oświadczenie pocztą czy kurierem, lepiej sięgnąć po inne sposoby doręczenia?
Uwaga! Na odbiór przesyłki z polskiej placówki pocztowej przy podwójnym awizowaniu jest 14 dni. Terminy w firmach kurierskich mogą być różne, bo nie ma co do tego prawnych wytycznych (uzasadnienie wyroku SN z 14 czerwca 2017 r., sygn. akt II PK 178/16).

Dostępne sposoby

Doręczenie osobiste, przez upoważnionego pracownika, e-mailem z kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź bez niego, lecz z późniejszym przesłaniem tradycyjną drogą pisma o tej samej treści podpisanego własnoręcznie to metody również w pełni akceptowalne (art. 781 k.c. oraz uzasadnienie do wyroku SN z 9 września 2011 r., sygn. akt III PK 5/11, i wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., sygn. akt II PK 178/06). Nie ma bowiem prawnych wymogów co do formy doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę – wykluczone jest jednak zastąpienie oświadczenia świadectwem pracy (wyrok SN z 14 lipca 2016 r., sygn. akt II PK 186/15, i postanowienie SN z 2 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 537/03). W efekcie nawet gdy pracodawca, wykorzystując inne środki dostarczenia oświadczenia, naruszy jego obowiązującą pisemną formę (np. prześle je e-mailem), to i tak oświadczenie będzie skuteczne. Wywoła zatem skutek w postaci ustania stosunku pracy. Ale jest jeden warunek: pracownik nie może się odwołać od otrzymanego pisma (wyrok SN z 5 maja 2016 r., sygn. akt II UK 280/15, i uzasadnienie do wyroku SN z 2 grudnia 1992 r., sygn. akt I PRN 55/92). Ryzyko wystąpienia do sądu przez obcokrajowca jest minimalne, skoro porzucił pracę. Ale trzeba je brać pod uwagę.
O to, jak skutecznie doręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za granicę, zapytaliśmy również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Stanowisko resortu nie rozstrzyga jednak wszystkich wątpliwości.
Stanowisko MRPiPS z 6 grudnia 2018 r.
Niestawienie się pracownika do pracy, a następnie nieusprawiedliwienie nieobecności, jak np. ma to miejsce w przypadku porzucenia pracy, uprawnia pracodawcę do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, w tzw. trybie dyscyplinarnym (por. np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 150/00, OSNAPiUS z 2002 r., nr 15, poz. 357).
Do składania oświadczeń woli o rozwiązaniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio – przez art. 300 kodeksu pracy – przepisy kodeksu cywilnego. W świetle art. 61 kodeksu cywilnego oraz orzecznictwa sądowego oświadczenie woli pracodawcy (w tym np. o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia) jest złożone wówczas, gdy doszło do pracownika w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią. Z przepisu art. 61 k.c. wynika, że decydujące jest ustalenie możliwości zapoznania się przez adresata oświadczenia woli pracodawcy z treścią tego oświadczenia, a nie to, czy do takiego zapoznania się w istocie w danym przypadku doszło.
Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia może być np. wręczone pracownikowi w miejscu pracy. W takim przypadku nie ma wątpliwości co do skuteczności złożonego oświadczenia woli, a tym samym co do terminu ustania zatrudnienia. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca ma trudności z nawiązaniem bezpośredniego kontaktu z pracownikiem (także np. cudzoziemcem) w celu złożenia mu oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, pisemne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę doręcza w inny sposób, najczęściej przez pocztę, za potwierdzeniem nadania.
Każdorazowa ocena danego stanu faktycznego w takich przypadkach przesądza o tym, czy można mówić o skutecznie złożonym oświadczeniu woli, a więc czy w danych okolicznościach, według zasad doświadczenia życiowego i zebranych w sprawie materiałów dowodowych, istniała możliwość zapoznania się adresata z treścią oświadczenia woli pracodawcy. Na składającym oświadczenie woli ciąży dowód, iż doszło ono do adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z treścią tego oświadczenia, co w przypadku doręczenia zastępczego (np. za pośrednictwem operatora pocztowego) wymaga zebrania stosownych dowodów. W tym kontekście należy szczególnie zwrócić uwagę na treść wyroku Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2005 r. (I PK 37/2005, OSNP z 2006 nr 17–18, poz. 263), w którym Sąd ten orzekł, iż dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią i oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.
W związku z rozwiązaniem stosunku pracy pracodawca jest również obowiązany niezwłocznie (w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy) wydać pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika świadectwo pracy. Gdyby natomiast dotrzymanie tego terminu nie było obiektywnie możliwe, wówczas dokument ten należy wysłać na wskazany wcześniej przez pracownika adres do korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć w inny sposób, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy (art. 97 kodeksu pracy oraz § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, Dz.U. poz. 2292). Zgodnie z powołanym już wyżej wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2005 r., np. dwukrotne awizowanie takiej przesyłki pozwala na przyjęcie, że pracownik miał możliwość jej odebrania i stwarza domniemanie skutecznego jej doręczenia.
Przedstawiając powyższe, należy również podkreślić, że obowiązek aktualizowania adresu do korespondencji spoczywa na pracowniku. W przypadku np. niepoinformowania pracodawcy przez pracownika o zmianie takiego adresu skutki zaniedbania lub zaniechania tej czynności – takie jak m.in. wysłanie przez pracodawcę pisma zawierającego oświadczenie o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, a także świadectwa pracy na ostatnio znany pracodawcy/wskazany przez pracownika adres (również np. zagraniczny) – nie mogą obciążać pracodawcy (por. treść uzasadnienia do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2008 r., I PK 25/08, OSNAPiUS z 2010 nr 3–4, poz. 33, str. 96).
Dodatkowo uprzejmie informujemy, że jeśli cudzoziemiec pracował na podstawie zezwolenia na pracę i zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę, podmiot powierzający wykonywanie pracy powinien w terminie 7 dni pisemnie powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, o tym fakcie (art. 88i, pkt 7 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – Dz. U. z 2018 r., poz. 1265, z późn. zm.). Tego obowiązku nie ma przy pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz zezwolenia na pracę sezonową.
DGP

opinia eksperta

Brak odwołania gwarantuje skuteczność

Reguły doręczania pism cudzoziemcom zatrudnianym w Polsce nie różnią się od obowiązujących polskich obywateli, przyjmując założenie, że prawem właściwym jest prawo polskie. W przypadku stosunku pracy adres do korespondencji znajduje się w aktach pracownika, przy czym moim zdaniem pracodawcy mogą wymagać, aby znajdował się na polskim terytorium. Oświadczenie wysłane pod taki adres jest złożone pracownikowi z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Gdy pracownik mając realną możliwość zapoznania się z jego treścią z własnej woli i celowo nie podejmuje przesyłki zawierającej to oświadczenie, należy przyjąć, że zostało ono skutecznie doręczone (wyrok SN z 3 października 2017 r., sygn. akt II PK 242/16).
Kiedy nastąpi rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, jeśli oświadczenie zostało wysłane za granicę za potwierdzeniem odbioru przy wykorzystaniu operatora pocztowego lub firmy kurierskiej i nie zostało odebrane (list wrócił)? W mojej opinii – w momencie potwierdzonego doręczenia lub gdy sami uznamy, że pismo zostało doręczone. Oczywiście przesyłka wysłana za granicę może np. zaginąć lub zostać doręczona w sposób uniemożliwiający pracodawcy poznanie daty odbioru. Wówczas należałoby przyjąć rozsądny termin (np. jednego miesiąca), po upływie którego umowa się rozwiąże. Jeżeli pracownik nie odwoła się od otrzymanego pisma, czynność będzie skuteczna.
Mimo potencjalnych problemów z doręczeniem rekomenduję wysyłanie oświadczenia w wersji papierowej ze względów dowodowych. Inne formy, np. kurier czy doręczenie przez pracownika miałyby sens, ale tylko przy gwarancji uzyskania dowodu doręczenia.
DGP

opinia eksperta

Lepiej się upewnić, czy operatorzy zostawiają awiza

Przepisy prawa pracy nie wymagają żadnej szczególnej formy doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o pracę cudzoziemcowi, który przebywa za granicą. Pracodawca może zatem to uczynić np. z pomocą kuriera lub przesyłką pocztową. Jego oświadczenie będzie skuteczne, gdy pracownik zapozna się z jego treścią lub przynajmniej będzie miał możliwość zapoznania się z nim. Jeżeli odmówi jego odbioru, chcąc uniknąć zakończenia stosunku pracy, uznaje się, że podwójne awizowanie przesyłki wywołuje taki sam skutek jak jej doręczenie.
W praktyce doręczanie przesyłek za granicę bywa problematyczne, jeżeli pracownicy uchylają się od ich odbioru. Zagraniczni operatorzy często ich nie awizują ani w formie drukowanej, ani elektronicznie. W szczególności kurierzy po jednokrotnej nieudanej próbie doręczenia oddają przesyłkę do punktu dystrybucji. Jeżeli kurier zwraca przesyłkę nadawcy, pozbawiając adresata możliwości późniejszego jej odebrania, to oświadczenie nie będzie skuteczne. Stąd przed jej wysłaniem poza terytorium Polski warto dowiedzieć się, w jaki sposób operator poczty lub kurier będzie doręczał przesyłkę, i upewnić się, że pracownikowi zostanie pozostawione awizo. W przypadku sporu to pracodawca będzie musiał udowodnić przed sądem, że stworzył pracownikowi możliwość zapoznania się z oświadczeniem. Aby uniknąć tego typu problemów, pracodawca może doręczyć oświadczenie inaczej niż w formie papierowej, tj. e-mailem, jeśli posiada aktualny. Korzystając z tej drogi, musi opatrzyć oświadczenie bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest równoznaczny w skutkach z podpisem własnoręcznym. Gdy nie ma e-podpisu, może później przesłać oświadczenie o identycznej treści z własnym podpisem listem poleconym.
Izabela Zawacka lider działu zbiorowego prawa pracy w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy / DGP

Poczta zapewnia doręczenia na Ukrainę

Pisemną formę oświadczenia należy doręczyć na wskazany w aktach osobowych adres pracownika. Jeśli pracodawca ma świadomość, że pracownik porzucił pracę w Polsce, i zna jego nowy adres (np. na Ukrainie), powinien oświadczenie wysłać na ten adres. Natomiast gdy dysponuje jedynie adresem, pod którym pracownik mieszkał w Polsce, to tym samym z chwilą dokonania przez pocztę adnotacji, że pracownik tam nie mieszka, nastąpi rozwiązanie umowy. Pracownik ma bowiem obowiązek aktualizowania swoich danych osobowych, w tym informowania o zmianie adresu.
Wysyłanie listów za granicę odbywa się według tych samych zasad, co w kraju – list może mieć formę poleconego, a zatem pracodawca będzie miał dowód potwierdzenia jego nadania. Jeżeli pracownik nie odbierze pisma, uważa się je za doręczone z upływem terminu na odbiór drugiego awiza. Warto wiedzieć, że Poczta Polska w 2018 r. uruchomiła specjalną usługę przeznaczoną do wysyłania korespondencji na Ukrainę. Usługa realizowana jest w gwarantowanych terminach doręczeń do rąk adresata. Status takiej przesyłki, podobnie jak tej wysłanej na adres krajowy, można sprawdzać na bieżąco w systemie śledzenia Poczty Polskiej lub w systemie operatora usługi na Ukrainie.
Nie ma szczególnych wymogów dotyczących sposobu doręczenia oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę. Jeżeli więc nie można pracownikowi wręczyć dokumentu osobiście w miejscu pracy, pracodawca może skutecznie go doręczyć za pomocą poczty, kuriera lub innego pracownika i to w każdym miejscu, w którym pracownika zastanie. Liczy się chwila doręczenia. Odmowa przyjęcia takiego pisma przez adresata nie ma żadnego wpływu na rozwiązanie umowy i nie opóźnia terminu jej rozwiązania (wyrok SN z 16 marca 1995 r., sygn. akt I PRN 2/95).