Uzyskanie zezwolenia na pracę dla zatrudnianego obcokrajowca to nie koniec problemów dla przedsiębiorcy. Na etapie wypełniania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS trzeba uważać na numer identyfikacyjny i adres.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) nie rozróżnia ubezpieczonych ze względu na obywatelstwo. Na mocy art. 6 ustawy systemowej cudzoziemiec będzie podlegał składkom ZUS tak samo jak Polak. W grę będzie wchodziła przede wszystkim umowa o pracę lub umowa-zlecenie. Oczywiście możliwe jest powstanie także innych tytułów ubezpieczeniowych (np. prowadzenie działalności gospodarczej), ale trzeba pamiętać, że cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej/Europejskiego Obszaru Gospodarczego nie mogą prowadzić w Polsce indywidualnej działalności gospodarczej. Generalnie nie ma większych różnic między opłacaniem składek za Polaków i za cudzoziemców. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka niuansów, które mogą umknąć pracodawcom dopiero startującym z umiędzynarodowieniem etatów.

Stosunek pracy

Procedura naliczania i odprowadzana składek od cudzoziemców jest identyczna jak w przypadku Polaków. Mogą jednak pojawić się problemy z poprawnym wypełnieniem dokumentów zgłoszeniowych cudzoziemca, chodzi przede wszystkim o numer identyfikacyjny i adres. Od początku 2018 r. cudzoziemcy pracujący w Polsce uzyskali prawo do numeru PESEL. W myśl nowego brzmienia art. 7 ustawy o ewidencji ludności w rejestrze PESEL gromadzone są dane:
  • obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości,
  • cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
‒ przy czym w rejestrze mieszkańców gromadzone są dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy.
Na mocy art. 41 ustawy o ewidencji ludności obywatele krajów UE/EOG mają na zameldowanie 30 dni, a pozostali cudzoziemcy muszą zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego najpóźniej czwartego dnia, licząc od dnia przybycia do tego miejsca. Złożenie pierwszego wniosku o meldunek jest z automatu także wnioskiem o nadanie numeru PESEL.
Oznacza to, że cudzoziemcy pracujący w Polsce powinni mieć obecnie nadawany PESEL, a tym samym płatnik powinien używać tego numeru w celu identyfikacji ubezpieczonego. Jeżeli jednak cudzoziemiec mieszkałby za granicą, a w Polsce jedynie pracował, to powinien posługiwać się numerem NIP. Na mocy art. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników identyfikatorem podatkowym bowiem jest:
  • numer PESEL ‒ w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
  • NIP ‒ w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.
Jeżeli zatem cudzoziemiec nie mieszka w Polsce i nie ma podstaw do nadania mu numeru PESEL, to powinien posługiwać się numerem NIP. Żeby go uzyskać, powinien złożyć formularz NIP-7.
Kolejną rubryką, jaką trzeba wypełnić w zgłoszeniu do ubezpieczeń, jest adres ubezpieczonego. Głos decydujący powinien mieć ubezpieczony. Jeżeli zatem posługuje się on adresem polskim, to należy podawać ten adres. Jeżeli jednak woli cały czas używać adresu zagranicznego (albo po prostu nie ma adresu polskiego), to należy posługiwać się adresem zagranicznym.

W dwóch krajach

Dodatkowe problemy mogą się pojawić, jeżeli cudzoziemiec wykonuję pracę w dwóch krajach UE/EOG. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu tego państwa, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie. W myśl zaś art. 14 ust. 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego znaczna część pracy najemnej lub działalności na własny rachunek oznacza znaczną pod względem ilościowym część pracy najemnej lub pracy na własny rachunek wykonywanej w danym państwie, przy czym nie musi to być koniecznie największa część tej pracy.
Jakie obowiązki ma pracodawca, gdy temperatura za oknem wyraźnie spada
Jakie obowiązki ma pracodawca, gdy temperatura za oknem wyraźnie spada

Zobacz również
W celu określenia, gdzie jest wykonywana znaczna część pracy, należy zastosować następujące kryteria:
  • w przypadku pracy najemnej ‒ czas pracy lub wynagrodzenie;
  • w przypadku pracy na własny rachunek ‒ obrót, czas pracy, liczba świadczonych usług lub dochód.
W ramach ogólnej oceny spełnienie powyższych kryteriów w proporcji mniejszej niż 25 proc. wskazuje, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie członkowskim.
Co więcej, w art. 21 rozporządzenia 987/2009 ustawodawca wprowadził wyraźną zasadę mówiącą, że pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium danego państwa członkowskiego, zobowiązany jest do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników. W szczególności dotyczy to obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się w tym właśnie państwie. [przykład]

przykład

Tylko część etatu w Polsce
Spółka z Cieszyna zatrudniła Czecha na 1/5 etatu (jeden dzień w tygodniu). Pozostałe dni (4/5 etatu) Czech będzie pracował w swoim kraju. Składki trzeba będzie opłacać w Czechach, mimo że praca jest częściowo wykonywana w Polsce.
Polska firma może mieć obowiązek odprowadzania składek do czeskiej instytucji ubezpieczeniowej – wystarczy, że pracownik przedłoży czeskie A1.
Od obowiązku zapłaty składek za granicą łatwo jest uciec. Pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika. Pracodawca powiadamia instytucję ubezpieczeniową tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach. W efekcie, jeżeli umowa podlega oskładkowaniu w innym kraju UE/EOG, pracodawca może zawrzeć z pracownikiem dodatkową umowę, na mocy której pracownik będzie zobowiązany do samodzielnego uiszczania składek za siebie w swoim kraju. ©℗
Podstawa prawna
Art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
Art. 7 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1382 ze zm.).
Art. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 869 ze zm.).
Art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE z 2004 r. L 166, s. 1 ze zm.).
Art. 14 ust. 8 i art. 21 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE. z 2009 r. L 284, s. 1 ze zm.).