Przy spełnieniu odpowiednich warunków pracodawca może przetwarzać dane pozyskane za pomocą systemu GPS, które dotyczą aktywności pracownika w czasie wolnym. Stosowanie takiej formy nadzoru nad samochodami firmowymi nie uniemożliwia zatem ich wykorzystywania także w celach prywatnych. W określonych przypadkach zatrudniający ma też prawo np. sprawdzać przesyłki adresowane na pracownika (ale przychodzące do siedziby firmy). Tak wynika z poradnika dla pracodawców przygotowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma on ułatwić stosowanie przepisów RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r., Dz.U. poz. 1000 ze zm.).

– Najbardziej cieszy to, że omawiane wytyczne dopuszczają – w niektórych przypadkach – pozyskiwanie danych osobowych za zgodą pracowników lub kandydatów do zatrudnienia. Do tej pory było to kwestionowane ze względu na zarzut braku dobrowolności po ich stronie – wskazuje Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Inne formy monitoringu

Inne formy monitoringu

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Auto pod nadzorem

W przypadku monitoringu służbowych pojazdów za pomocą systemu GPS problemem było pozyskiwanie zbyt wielu danych, jakie przy okazji takiego nadzoru mógł zdobyć pracodawca (w praktyce – np. gdzie tankuje pracownik, jakim stylem porusza się po trasie, gdzie przebywa w czasie wolnym). Firma może oczywiście precyzyjnie określić, że samochód jest używany tylko do zadań służbowych. Jeśli jednak chce umożliwić zatrudnionym korzystanie z nich także do celów prywatnych, to – według poradnika UODO – powinna uzyskać ich zgodę na przetwarzanie danych pozyskanych w związku z takim użytkowaniem auta. Jednocześnie trzeba przewidzieć taką możliwość w regulaminie wykorzystania samochodu służbowego. Oczywiście pracodawcy muszą też pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu). UODO wyjaśnia, że jeśli pracodawca wskazał np. w regulaminie, że celem stosowania systemu GPS jest organizacja czasu pracy poprzez wytyczanie najkrótszych tras do zrealizowania transportu, to nie może wykorzystywać pozyskanych w ten sposób danych do np. ochrony mienia.

Ta teoretycznie korzystna dla firm interpretacja (umożliwiająca przetwarzanie danych za zgodą pracownika) budzi jednak także wątpliwości.

– Chociażby natury technicznej lub praktycznej. Po pierwsze, trudno jest jednoznacznie odróżnić czas pracy i czas wolny np. osoby zatrudnionej w zadaniowym systemie, którym objętych jest wielu pracowników mobilnych. Po drugie, zatrudniony zawsze może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, a pracodawca nie zawsze może wyłączyć system GPS. W przypadku nowych modeli aut jest to niemożliwe z uwagi na kwestie związane z bezpieczeństwem – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Podkreśla, że pracodawca może prowadzić monitoring pracowniczy (na podstawie kodeksu pracy), ale często jest wręcz zobowiązany do prowadzenia nadzoru w innych celach (np. zapewnienia bezpieczeństwa).

– Prawidłowym rozwiązaniem w zakresie GPS powinno być przyjęcie, że w przypadku takiej formy nadzoru nie chodzi o monitoring pracownika – np. czasu wykonywania zadań – lecz sprzętu, czyli samochodu, który jest niezbędny do prowadzenia niektórych działalności. Pracodawcę nie interesuje, gdzie pracownik je obiad, tylko czy może szybko np. zabrać dodatkową przesyłkę lub innego pracownika – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

W zakresie kontrolowania firmowych aut poradnik UODO doprecyzowuje także obowiązek informacyjny. Pracodawcy powinni zadbać o umieszczenie w takich samochodach symbolu obrazkowego wskazującego, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego.

– Znaczna część zatrudniających nie wie o takim wymogu. Wynika to najczęściej z dotychczasowych przyzwyczajeń. Przed zmianą przepisów zasady monitoringu pracowniczego nie były unormowane, więc k.p. nie przewidywał takiego obowiązku – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.

Paczki kontrolowane

Z punktu widzenia pracodawców istotne znaczenie mają też wytyczne UODO dotyczące korespondencji pracownika. Wynika z nich, że pracodawca ma prawo sprawdzić przesyłkę adresowaną na zatrudnionego (która jest jednak nadesłana do siedziby firmy), ale tylko jeśli jest w stanie wykazać ważny powód związany z charakterem pracy podwładnego.

– Dla przykładu korespondencję zaadresowaną na prawnika można sprawdzić, bo może ona zawierać np. pisma przewidujące konieczność podjęcia działań w określonym terminie. Ważny jest w tym zakresie charakter pracy i praktyka – wskazuje mec. Dulewicz.

– Jeśli dana korespondencja wskazuje, że może być związana z wykonywaniem obowiązków służbowych, to pracodawca ma prawo się z nią zapoznać. Odwrotnie jest np. w przypadku paczki do pracownika nadanej na adres firmowy przez sklep internetowy. Pomocne w tym zakresie jest jasne określenie np. w regulaminie pracy, że adres firmowy służy jedynie do komunikacji służbowej – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Istotne znaczenie może mieć też samo oznakowanie korespondencji.

– Nawet oznaczenie symbolem „poufne” nie zawsze musi oznaczać, że z korespondencją adresowaną na siedzibę firmy zapozna się jedynie wskazana na przesyłce osoba. Taką gwarancję daje w praktyce tylko adnotacja „do rąk własnych” – podsumowuje Katarzyna Dulewicz.