Osiedlowy sklep spożywczy jest czynny codziennie do 23, natomiast pracownicy podczas tej zmiany wykonują pracę do 23.30, ponieważ do ich obowiązków należy zamknięcie dnia pracy, czyli sporządzenie raportu dobowego z kasy fiskalnej, wyniesienie śmieci oraz pozamiatanie placówki i umycie podłóg. Właściciel sklepu zatrudnia pracowników, których poinformował, że nie otrzymają wynagrodzenia za czas zamykania sklepu po godzinie jego zamknięcia, czyli za czynności niezwiązane z obsługą klientów. Zdaniem pracowników powinni mieć za to zapłacone nadgodziny, a także dodatek za noc. Kto ma rację?
Reklama



Trudno jest ustalić, kto w opisanej sytuacji ma rację, nie mając kilku istotnych informacji. Ważne są m.in.: dobowa norma oraz rozkład i wymiar czasu pracy, okres rozliczeniowy oraz pora nocna. Dopiero mając te dane, można stwierdzić, czy nastąpiło przekroczenie norm czasu pracy, a co za tym idzie, czy pracownik ma prawo do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub dodatku za pracę w nocy. Nie każdy bowiem pracownik wykonujący pracę po 23.00 w sobotę będzie pracował w nadgodzinach.

W dyspozycji pracodawcy

W myśl art. 128 par. 1 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, gdy jest w stanie gotowości do świadczenia pracy, tzn. znajduje się w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę w stanie umożliwiającym podjęcie pracy i jej wykonywanie. Zatem biorąc pod uwagę opisywaną sytuację ‒ jeśli po zakończeniu obsługi klientów pracownik na polecenie przełożonego wykonuje inne czynności, a tym samym pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy, to jest to dla pracownika czas pracy. Jednak nie oznacza to, że powinien być dodatkowo opłacony. Do ustalenia pozostaje, czy praca ta jest wykonywana ponad wymiar dobowy.
wAŻNE Jeśli strony nie określą, od której godziny przysługuje dodatek, to uznaje się, że dodatek ten przysługuje dopiero po przekroczeniu ośmiu godzin pracy w danym dniu. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lipca 2008 r., sygn. akt I PK 315/07.

Dobowa norma

Dla celów rozliczania czasu pracy ustawodawca zdefiniował pojęcie doby oraz tygodnia. Zgodnie z art. 128 par. 3 pkt 1 k.p. przez dobę należy rozumieć kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Czas pracy w takiej dobie, zgodnie z art. 129 par. 1 k.p., nie może przekraczać ośmiu godzin. Jeśli czas pracy przekracza normę dobową, to mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych. Jednak jest to daleko idące uproszczenie, ponieważ w kodeksie pracy ustawodawca zastrzega, że dobowa norma czasu pracy może zostać wydłużona do 12 godzin (art. 135 par. 1 k.p.). W takich wypadkach praca powyżej ośmiu godzin nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Zatem kolejną istotną kwestią przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy jest jego rozkład.
Rozkład czasu pracy to ustalane przez pracodawcę ramy czasowe, w jakich ma być wykonywana praca. Jest to ustalenie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie w kolejnych dniach tygodnia i miesiąca (lub innego okresu rozliczeniowego). Ustalenie rozkładu czasu pracy jest istotne z uwagi na wiele zasad zapisanych w kodeksie pracy:
  • praca w każdej dobie nie może przekraczać maksymalnej dobowej normy przewidzianej dla danego systemu czasu pracy, ponieważ wówczas wystąpią nadgodziny; nie można planować nadgodzin;
  • praca w danym dniu nie może zaczynać się o godzinie wcześniejszej niż w dniu poprzednim z uwagi na dobową normę czasu pracy; przez dobę należy rozumieć kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem; zatem rozpoczęcie pracy w tej samej dobie spowoduje przekroczenie dobowej normy pracy oraz wystąpienie nadgodzin, które nie mogą być planowane;
  • w każdej dobie pracownik musi mieć zapewnione minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu powinien korzystać z co najmniej 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku obejmującego co do zasady niedzielę;
  • dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta, a oprócz niedziel i świąt pracownikowi należy zapewnić dni wolne od pracy wynikające z pięcio dniowego tygodnia pracy – nie można planować pracy na 6 dni w tygodniu; ewentualnie, jeśli praca w jednym tygodniu jest wykonywana przez 6 dni, to w następnym winny być 4 dni pracujące, aby średniotygodniowo było 5 dni roboczych.
Pracodawcy mogą stosować system czasu pracy dostosowany do potrzeb oraz uzasadniony rodzajem pracy. System czasu pracy to sposób uregulowania dobowego i tygodniowego wymiaru oraz rozkładu czasu pracy w przypisanym danemu systemowi maksymalnym okresie rozliczeniowym. Może być system podstawowy, równoważny, przerywany, zadaniowy, weekendowy czy w ruchu ciągłym. Każdy z systemów zakłada jednak, że nie należy przekraczać norm dobowych ani średniotygodniowych w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Osiem godzin również dla niepełnoetatowca

Dobowa norma czasu pracy to osiem godzin również dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. Oznacza to, że pracownik zatrudniony na 1/2 etatu może pracować osiem godzin dziennie i niekoniecznie otrzyma za to dodatek za nadgodziny. W przypadku zatrudnienia na część etatu strony mają obowiązek ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku do wynagrodzenia jak za godziny nadliczbowe. Zatem strony umowy mogą się umówić, że dodatek za nadgodziny (przekroczenie normy) będzie przysługiwał już powyżej czterech godzin w danej dobie.
Okres rozliczeniowy to kolejne narzędzie służące do planowania i rozliczania czasu pracy. Nie powinien on przekraczać czterech miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach może być wydłużony do 12 miesięcy. Najczęściej stosowane są miesięczne lub trzymiesięczne okresy rozliczeniowe. Okres rozliczeniowy to czas, za jaki należy rozliczyć się z pracownikiem. Miesięczny oznacza, że po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego należy ustalić przekroczenia średnio tygodniowych norm czasu pracy oraz zapłacić za ewentualne dodatkowe godziny. Trzymiesięczny okres oznacza, że takie rozliczenie należy sporządzić po zakończeniu kwartału. Przekroczenia dobowe ustala się dla każdego miesiąca kalendarzowego natomiast przekroczenia średniotygodniowe ustala się po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Ustala pracodawca

Właściwe określenie pory nocnej to kolejny element pozwalający na prawidłowe rozliczenie i zapłacenie za czas pracy pracownika. Kodeks pracy przewiduje 100-proc. dodatek za pracę w nocy oraz w przypadku wystąpienia nadgodzin w nocy. Zgodnie z kodeksem pracy pora nocna to osiem godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Pracodawca może ustalić zatem, że pora nocna to u niego czas między 21.00 a 5.00 albo między 22.00 a 6.00 lub miedzy 23.00 a 7.00. Jest to często uzależnione od charakteru pracy – dla sklepów czynnych między 7.00 a 23.00 korzystnie dla pracodawcy jest określić porę nocną na godziny zamknięcia sklepu (od 23.00 do 7.00), aby nie płacić za pracę w nocy.
Należy także pamiętać o dodatku za pracę w porze nocnej, który za jedną godzinę pracy w nocy wynosi 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zatem może być innej wartości w każdym miesiącu roku z uwagi na różną liczbę dni do przepracowania. Jest to minimalna wysokość świadczenia zagwarantowana przez kodeks pracy. Pracodawca może sam ustalić wartość tego dodatku, jednak nie może być on niższy, niż nakazują przepisy.
Do prawidłowego rozliczenia czasu pracy należy znać dobowy wymiar czasu pracy pracownika, rozkład czasu pracy, wymiar etatu, porę nocną oraz okres rozliczeniowy. Dopiero mając te wszystkie dane, można sprawdzić, czy pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej, czy przekroczenia norm czasu pracy zostały mu zrekompensowane czasem wolnym, czy należy zapłacić za nadgodziny.
wAŻNE Kodeks pracy wskazuje minimalne wartości dodatków przysługujących pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca może być hojniejszy i przyznać np. 100 proc. dodatku niezależnie od rodzaju nadgodzin.

Ile trzeba zapłacić

Za przekroczenia norm pracy pracownik oprócz normalnego wynagrodzenia ma prawo do dodatków. Samo normalne wynagrodzenie jest w szczególny sposób zdefiniowane w prawie pracy. Przez normalne należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Zatem jeśli pracownik ma tylko płacę zasadniczą, to będzie ona stanowić jego normalne wynagrodzenie. Jednak jeśli ma zagwarantowane inne stałe składniki wynagrodzenia, to przy ustalaniu wynagrodzenia za nadgodziny należy je przyjąć do obliczeń.
Oprócz normalnego wynagrodzenia pracownik ma prawo do dodatku w wysokości 50 lub 100 proc. wynagrodzenia. Dodatek oblicza się wyłącznie z płacy zasadniczej. Wynosi on 100 proc., jeśli praca w godzinach nadliczbowych przypadała na niedzielę lub święto oraz porę nocną (stąd ważne jest określenie pory nocnej i dostosowanie jej do potrzeb pracodawcy), a także w przypadku przekroczeń średniotygodniowych. W pozostałych przypadkach dodatek wynosi 50 proc.
Kodeks pracy wskazuje minimalne wartości dodatków przysługujących pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca może ustalić wyższe niż wskazane w kodeksie wartości – np. 100 proc. dodatku niezależnie od rodzaju nadgodzin.
©℗

przykład

Zawsze 30 minut dłużej
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy pracuje pięć dni w tygodniu w sklepie spożywczym, na dwie zmiany, czyli albo od 7.00 do 15.00 albo od 15.00 do 23.00. Przy drugiej zmianie pracodawca każe mu zostać po 23.00, aby posprzątał i przeliczył kasę, co zajmuje ok. 30 minut. Czy te 30 minut to nadgodziny pracownika? Pracodawca stosuje miesięczny okres rozliczeniowy, pracownik jest zatrudniony na pełny etat z wynagrodzeniem 3800 zł brutto. Pora nocna została określona na czas od 23.00 do 7.00. We wrześniu pracownik łącznie przez 10 dni pracował na drugiej zmianie i każdorazowo był w pracy 30 minut dłużej.
Skoro pracodawca nakazał pracownikowi wykonywanie tych czynności poza godzinami zmiany, to trzeba uznać, że jest to czas pracy w godzinach nadliczbowych (nadgodziny od 23.00 do 23.30). Z tego tytułu pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie oraz dodatek 100 proc., ponieważ godziny nadliczbowe przypadają na porę nocną. Dodatkowo ma prawo do dodatku za pracę w nocy.
Wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny
10 dni po 30 minut to łącznie 5 godzin pracy w godzinach nadliczbowych.
Norma czasu pracy we wrześniu: 160 godzin.
Obliczenie wynagrodzenia za nadgodziny: płaca zasadnicza : norma godzin x liczba nadgodzin = 3800 zł ; 160 h x 5 h = 118,75 zł
Obliczenie dodatku za nadgodziny: płaca zasadnicza : norma godzin x 100 proc. (nadgodziny przypadają na porę nocną) x liczba nadgodzin = 3800 zł : 160 h x 100 proc. x 5 h = 118,75 zł
Łącznie wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny = 237,50 zł brutto.
Dodatek za pracę w porze nocnej
10 dni po 30 minut to łącznie 5 godzin pracy w porze nocnej.
Minimalne wynagrodzenie w 2018 r. to 2100 zł.
Dodatek za pracę w porze nocnej = minimalne wynagrodzenie : norma czasu pracy w danym miesiącu x 20 proc. = 2100 zł : 160 x 20 proc. = 2,63 zł
2,63 zł x 5 godzin = 13,15 zł brutto. ©℗
Podstawa prawna
Art. 128–131 ustawy z 16 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).