Brak ustawowego, szczegółowego sposobu ewidencjonowania czasu przepracowanego na podstawie umowy-zlecenia pozostawił stronom tych umów dowolność w określeniu formy tej ewidencji. Można jej nawet w ogóle nie określać – wówczas to na przyjmującym zlecenie spoczywa obowiązek wykazania czasu, w którym wykonywał pracę. Cel jest oczywisty – możliwość sprawdzenia, czy zleceniobiorca otrzymuje za swoją pracę przynajmniej tyle, ile przewiduje ustawa, czyli – w 2018 r. – 13,70 zł brutto za godzinę wykonywania umowy.
Reklama
Warto pamiętać o tym, że nie zawsze sprawdza się jeden opracowany wzór. Umowy i ich realizacja różnią się od siebie, więc również sposób ewidencjonowania przepracowanego czasu powinien być odmienny. Nadmierna szczegółowość – związana chociażby z wprowadzeniem konieczności potwierdzania czasu przepracowanego przez inną osobę – może prowadzić do sytuacji niewykonalnych. Niewykluczone, że pedantyczne wpisywanie godzin pracy w każdym dniu będzie podaniem na tacy argumentów za uznaniem, że zatrudnienie spełnia kryteria umowy o pracę, nie zaś zlecenia.
Ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 847 ze zm.) przewiduje też długą listę wyjątków. Zanim więc zaczniemy wymagać od zleceniobiorcy ewidencji, warto się z nimi zapoznać.

O co firmy pytają na szkoleniach

Decyduje wyjątek

PROBLEM
Sprzedawcy drobnego AGD są zatrudnieni w naszej firmie na podstawie umów-zleceń. Ich zarobki są uzależnione od liczby sprzedanych produktów. Za każdą sprzedaną sztukę otrzymują wynagrodzenie prowizyjne: określony procent od wartości sprzedaży. W umowie określiliśmy jedynie obszar, w którym wykonują obowiązki, nie wskazując konkretnego miejsca i czasu sprzedaży. Dodatkowo zleceniobiorcy przedstawiają nam ewidencję przepracowanych godzin. Zazwyczaj sprzedawali tyle towaru, że zgodnie z ewidencją mogliśmy osiągnąć, a nawet przekroczyć stawkę minimalną wynikającą z ustawy. Jednak w czasie wakacji poziom sprzedaży się obniżył, a jeden ze zleceniobiorców przedstawił ewidencję, z której – przy zastosowaniu minimalnej stawki godzinowej w wysokości 13,70 zł brutto – wynikałoby znacznie wyższe wynagrodzenie niż ustalone prowizją. Którą kwotę mamy uwzględnić przy wypłacie?
ODPOWIEDŹ
Wypłata wynagrodzenia powinna uwzględniać postanowienia umowne, tzn. wynagrodzenie prowizyjne ustalone w umowie-zleceniu zawartej ze sprzedawcą sprzętu AGD. Dodany w styczniu 2017 r. art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wyłącza ze stosowania minimalnej stawki godzinowej te umowy-zlecenia, zgodnie z którymi zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonania umowy, a z tytułu wykonania umowy przysługuje mu wyłącznie prowizja. Ta sama ustawa doprecyzowuje także definicję wynagrodzenia prowizyjnego: jest to takie wynagrodzenie, które uzależnione jest od wyników wykonanej pracy, a na liście wskaźników służących określeniu tych wyników jest m.in. sprzedaż. Z kolei zawarte ze sprzedawcami umowy cywilnoprawne – zgodnie ze swobodą ich kształtowania określoną w kodeksie cywilnym – mogą obejmować dowolne zobowiązania, w tym również ewidencję przepracowanych godzin. Uwaga! W tym przypadku ewidencja nie służy obliczeniu należnego wynagrodzenia, lecz ma charakter jedynie informacyjny. W przyszłości, przy umowach związanych wyłącznie z wynagrodzeniem prowizyjnym, można bez żadnych prawnych konsekwencji zrezygnować z wymogu jej przedstawiania.

Na działalności lub bez

PROBLEM
Obsługujący nas na zlecenie informatyk założył działalność gospodarczą i twierdzi, że nie musi już przedstawiać ewidencji przepracowanych godzin. Kiedy zawieraliśmy z nim umowę, występował jako osoba fizyczna nieprowadząca takiej działalności, określiliśmy więc sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin. Umowa została zawarta na rok, ale zamierzamy ją ponowić w 2019 r. Czy musimy ją zmieniać przed upływem okresu, na który została zawarta? Czy kolejna umowa może być zawarta bez konieczności ewidencjonowania przepracowanego czasu?
ODPOWIEDŹ
Na potrzeby ustalenia stawki minimalnej z tytułu wykonywania zlecenia przez osobę przyjmującą zlecenie (świadczącą usługi) rozumie się także osobę fizyczną wykonującą działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia pracowników lub nie zawiera umów ze zleceniobiorcami. Ewidencja przepracowanych godzin służy przede wszystkim sprawdzeniu, czy stawka minimalna została zachowana. Ważne jest więc to, czy informatyk w ramach działalności gospodarczej zatrudnia inne osoby, czy też nie. Jeśli prowadzi działalność jednoosobową, to nadal powinien ewidencjonować swój przepracowany czas.
Istotne też jest to, czy usługi świadczone przez informatyka są przedmiotem prowadzonej przez niego działalności: niewykluczone, że np. otworzył kwiaciarnię, a więc zagadnienia związane z informatyką nie wchodzą w zakres jego działalności gospodarczej i nie należy zmieniać zawartej z nim umowy. Jeśli natomiast jego działalność gospodarcza jest tożsama z usługami, które świadczy państwa firmie, wybór należy do stron umowy. Na gruncie podatkowym nie ma prawnego zakazu uzyskiwania dochodów z działalności wykonywanej osobiście, nawet gdy jest ona tożsama z przedmiotem działalności gospodarczej, zwłaszcza że w omawianym przypadku umowa została zawarta przed rozpoczęciem prowadzenia działalności. Choć w kontekście ubezpieczeniowym wykonywanie dotychczasowej umowy w ramach działalności gospodarczej może okazać się tańsze – ze względu na brak konieczności opłacania składek ZUS. ©℗

Kłopotliwy podpis wiceprezesa

PROBLEM
Zatrudniamy elektryka na wezwanie. W umowie z nim określiliśmy, że ewidencja przepracowanych godzin ma zawierać określenie dnia, miesiąca oraz godzin wykonywania pracy potwierdzonych przez wiceprezesa spółki. W lipcu 2018 r. wiceprezes przebywał przez dwa tygodnie na urlopie wypoczynkowym, a po powrocie stwierdził, że nie może potwierdzić wykonanej w czasie jego nieobecności pracy elektryka. Jego zdaniem taki podpis oznaczałby potwierdzenie nieznanych mu faktów. W jaki sposób mam obliczyć wynagrodzenie elektryka, skoro przedstawiona przez niego ewidencja nie spełnia kryteriów określonych w umowie?
ODPOWIEDŹ
Trudno nie przyznać racji wiceprezesowi spółki. Stworzenie wymogu potwierdzania przez niego godzin pracy elektryka oznacza, że czas przepracowany przez tego ostatniego musiałby być znany wiceprezesowi, co w przypadku korzystania przez niego z urlopu wypoczynkowego nie jest możliwe. Faktem jest też, że elektryk wykonywał swoją pracę także podczas nieobecności wiceprezesa, a więc przysługuje mu wynagrodzenie za pracę wykonaną. W tej sytuacji należałoby uzyskać podpis potwierdzający wykonanie pracy od osoby, która zastępowała wiceprezesa w jego czynnościach podczas nieobecności – prawdopodobnie będzie to inny członek zarządu spółki. Powstały problem jest niewątpliwie przyczynkiem do ponownego rozpatrzenia sposobu prowadzenia ewidencji przepracowanych godzin. Należy przy tym pamiętać, że praca na podstawie umowy-zlecenia jest wykonywana samodzielnie, a w przypadku elektryka jej wykonanie potwierdza efekt naprawy związany z elektrycznością. Obowiązujące przepisy nie określają zaś jednoznacznie formy prowadzenia takiej ewidencji: określa to umowa-zlecenie, a jeśli w niej brak jest stosownych uregulowań, to przyjmujący zlecenie (świadczący usługi) przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia (świadczenia usług), w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. W ustawie nie znajdziemy też obowiązku potwierdzania liczby przepracowanych godzin przez przedstawiciela zakładu pracy. Jeśli jednak spółka obawia się próby wyłudzenia kwoty wyższej niż przysługujące wynagrodzenie, może taki zapis wprowadzić – należy jednak zadbać o to, by był on wykonalny w każdych okolicznościach.©℗

Dodatkowe zadanie do zrealizowania

PROBLEM
Realizujemy projekt dofinansowywany ze środków UE. Jego budżet określa m.in. wysokość wynagrodzeń, w tym także z tytułu wykonywania umów cywilnoprawnych. Jedną z osób zatrudnionych w projekcie jest osoba sprzątająca. Pracuje po godzinie dziennie, od godz. 16.00 do 17.00 w dni powszednie i co miesiąc przedstawia szczegółową ewidencję przepracowanych godzin. Lipcowe burze i deszcze uszkodziły nam okno i zalały jedno z pomieszczeń. Usunięcie szkód wymagało dodatkowego, kilkugodzinnego sprzątania, za które nasza zleceniobiorczyni domaga się wynagrodzenia. Projekt nie przewiduje jednak żadnych dodatkowych kwot z tego tytułu. Czy godziny przepracowane ponad normę wynikającą z umowy możemy rozliczyć w następnym miesiącu, pomniejszając jednocześnie zleceniobiorczyni liczbę godzin pracy w tym okresie?
ODPOWIEDŹ
Proponowane rozwiązanie byłoby niewątpliwie nadużyciem. W ramach projektu przewiduje się konkretną liczbę godzin do wykonania i za tę pracę określono przysługujące wynagrodzenie. Koszt dodatkowego sprzątania po burzach nie jest jednak kosztem projektu, ale własnym pracodawcy. Za wykonaną dodatkowo pracę należy zapłacić ze środków pozaprojektowych, a na jej wykonanie zawrzeć kolejną umowę-zlecenie. Na jej poczet zleceniobiorczyni wykaże zaś liczbę godzin dodatkowego sprzątania. Zwolnienie od wykonywania pracy w sierpniu przez taką samą liczbę godzin, jaką trwało dodatkowe sprzątanie, jest nieuzasadnioną próbą uwzględnienia w projekcie kosztów z nim niezwiązanych. Należałoby się także zastanowić, czy właściwe było wpisanie do projektu umowy-zlecenia dla osoby sprzątającej: wykonuje ona pracę osobiście, w warunkach i czasie określonym przez pracodawcę, regularnie i powtarzalnie, a na dodatek pod nadzorem. Kodeks pracy określa, że wykonywanie pracy w takich warunkach jest realizowane w ramach umowy o pracę, bez względu na nazwę zawartej umowy. Oczywiście w omawianym przypadku byłaby to umowa w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. 1/8 etatu. Zakwestionować taką umowę – jako zlecenie – może inspektor pracy w trakcie kontroli, i to bez względu na to, że tę formę zatrudnienia przewidywał projekt unijny. Szczegółowa ewidencja przepracowanych godzin, z której wynika, że praca jest świadczona od godz. 16.00 do 17.00 w dni powszednie ułatwi mu to zadanie.©℗
O czym warto pamiętać
!Jeśli zleceniobiorca otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne i sam decyduje o miejscu i czasie wykonania umowy, to nie dotyczy go minimalna stawka godzinowa z tytułu wykonania umowy.
!Ustalając sposób potwierdzania przepracowanych godzin zlecenia, sprawdź, czy jest on realny do wykonania.
!Do ewidencjonowania przepracowanych na zleceniu godzin jest zobowiązana także osoba prowadząca działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców.
!Jeśli zleceniobiorca wykonuje dodatkową, nieprzewidzianą umową pracę, należy mu się wynagrodzenie za ten czas i nie można na niego przerzucać zobowiązań finansowych zleceniodawcy.