Urzędnicy wyborczy zostali powołani ustawą z 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 130). Tą regulacją do działu II „Organy wyborcze” ustawy z 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 754; dalej: k.w.) dodano rozdział 9 dotyczący urzędników wyborczych (art. 191a–191h). Przedstawiciele tego korpusu przejmą m.in. zadania związane z wysyłaniem pakietów wyborczych dla głosujących korespondencyjnie. Oni też będą organizowali i prowadzili szkolenia dla członków obwodowych komisji wyborczych. Dotychczas zadania te wykonywali najczęściej powoływani przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) pełnomocnicy ds. wyborów.
W lutym tego roku ruszył w całej Polsce proces rekrutacji na funkcje urzędników wyborczych. Od początku Krajowe Biuro Wyborcze miało problemy ze skompletowaniem potrzebnej liczby osób. O tych kłopotach świadczy wielokrotna nowelizacja uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z 19 lutego 2018 r. w sprawie określenia liczby, trybu i warunków powoływania urzędników wyborczych (M.P. z 2018 r. poz. 526 ze zm.). PKW kilka razy zmniejszała liczbę potrzebnych urzędników. Zapowiadano, że będzie ich 5500, ale – jak informuje KBW – do 29 maja powołano ich 2270.
Szef PKW tłumaczył się z tego 20 kwietnia 2018 r. w piśmie skierowanym do przewodniczącego sejmowej komisji samorządu terytorialnego i polityki regionalnej (znak ZPOW-032-4/18). Jak pisał, problemy związane z rekrutacją wynikają przede wszystkim z zakazu wykonywania funkcji w gminie, w której urzędnik jest zatrudniony na stałe albo w której mieszka (poza miastami na prawach powiatu). Przewodniczący PKW podnosił również kwestię urzędników wyborczych – emerytów, którzy choć zainteresowani pracą przy wyborach, nie mieli na nią szans. Ta grupa osób została pozbawiona możliwości pełnienia funkcji z uwagi na odejście z pracy. Przewodniczący PKW przekonywał, że gdyby ustawodawca odstąpił od rygorystycznego wymogu powoływania urzędników wyborczych tylko spośród grona pracowników urzędów obsługujących organy administracji rządowej i samorządowej, korpus urzędników wyborczych znacznie by się powiększył. Doszliby do niego emeryci i osoby wywodzące się m.in. z samorządów zawodowych (aplikanci adwokaccy, radcowscy), asystenci sądowi itd.
Przewodniczący PKW zwrócił uwagę, że kolejną kwestią podnoszoną przez potencjalnych kandydatów na urzędników wyborczych jest sprawa niskiego wynagrodzenia, przy jednoczesnej ewentualnej utracie części wynagrodzenia i związanych z nim pochodnych w stałym miejscu zatrudnienia. Według PKW rozważenia wymaga również ewentualne zwiększenie wynagrodzenia w celu zrekompensowania ponoszonych przez urzędników wyborczych kosztów dojazdu do gminy, w której wykonywać będą swoją funkcję. Odnotować przy tym należy, że pojawiają się postulaty, popierane przez PKW, aby urzędnicy wyborczy otrzymywali wynagrodzenie nie tylko w okresie wynikającym z przepisów (od dnia zarządzenia właściwych wyborów do dnia rozstrzygnięcia protestów wyborczych oraz w innych sytuacjach, gdy jest to konieczne), lecz także, w dużo niższym wymiarze, w ciągu całego roku. Mogłoby to wiązać się z nałożeniem na nich nowych ustawowych zadań.

Szansa dla emeryta

Postulat zmian legislacyjnych w prawie zgłoszony w piśmie szefa PKW do przewodniczącego sejmowej komisji samorządu terytorialnego i polityki regionalnej znalazł swoje częściowe odzwierciedlenie w komisyjnym projekcie nowelizacji wniesionym do laski marszałkowskiej 6 czerwca 2018 r. Nowelizacja kodeksu wyborczego oraz niektórych innych ustaw została uchwalona przez Sejm 15 czerwca 2018 r. i trzy dni później skierowana do Senatu. 29 czerwca izba wyższa parlamentu przyjeła przepisy bez poprawek. Zasadniczo zmieniona ustawa ma wejść w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia. Idzie ona po myśli szefa PKW, bo mówi, że urzędnikiem wyborczym może zostać nie tylko osoba pracująca w urzędzie obsługującym organy administracji rządowej, samorządowej lub jednostek im podległych lub przez nie nadzorowanych, ale także taka, która ma co najmniej pięcioletni staż pracy w takim miejscu. Oznacza to ni mniej ni więcej tyle, że korpus zasilą byli pracownicy administracji, w tym np. emeryci. Projektodawcy nie przychylili się jednak do innej, wcześniejszej propozycji PKW, by umożliwić pełnienie funkcji urzędników wyborczych osobom z wykształceniem prawniczym, ale bez doświadczenia w pracy w strukturach samorządowych.

Liczba urzędników

Z art. 191a par. 1 k.w. wynika, że urzędnicy wyborczy muszą działać w każdej gminie. Powoływani są w liczbie niezbędnej do zapewnienia prawidłowego i sprawnego funkcjonowania obwodowych komisji wyborczych. Na podstawie art. 191c par. 4 k.w. PKW wydała uchwałę z 19 lutego 2018 r. w sprawie określenia liczby, trybu i warunków powoływania urzędników wyborczych (M.P. poz. 526 ze zm.; dalej: u.l.t.w.). Według ostatniej nowelizacji tej uchwały (M.P. poz. 529) urzędników wyborczych powołuje się w liczbie:
  • jednego w gminach do 50 tys. mieszkańców,
  • dwóch w gminach do 200 tys. mieszkańców,
  • trzech w gminach powyżej 200 tys. mieszkańców.
W uzasadnionych przypadkach szef KBW z urzędu lub na wniosek komisarza wyborczego może powołać w gminie dodatkowych urzędników wyborczych. W m.st. Warszawie dla każdej z dzielnic powołuje się jednego takiego pracownika. Ponadto ma być jeden urzędnik wyborczy wykonujący zadania o charakterze ponaddzielnicowym. I w tym przypadku szef KBW z urzędu lub na wniosek komisarza wyborczego może powołać dodatkowe osoby na tę funkcję.

Warunki selekcji

Obecnie jeszcze, zgodnie z art. 191c par. 1 k.w., urzędnicy wyborczy muszą rekrutować się spośród obecnych albo byłych pracowników urzędów administracji rządowej, samorządowej lub jednostek im podległych lub przez nie nadzorowanych. W każdym przypadku kandydaci powinni również mieć wykształcenie wyższe. W związku ze zgłaszanymi wątpliwościami PKW wyjaśniła, jakie grupy pracowników mogą ubiegać się o stanowisko urzędnika wyborczego, a jakiej kategorii zatrudnionych takie prawo nie przysługuje. [tabela 1]
Tabela 1. Kto spełnia (a kto nie) wymóg zatrudnienia w urzędach lub jednostkach podległych
TAK  NIE 
• nauczyciele oraz inni pracownicy szkół i przedszkoli prowadzonych przez samorządy, • pracownicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,  • pracownicy spółek Skarbu Państwa i spółek komunalnych.  • urzędnicy sądów i prokuratury,  • nauczyciele akademiccy,  • nauczyciele szkół i przedszkoli niepublicznych,  • członkowie regionalnych komisji orzekających przy regionalnych izbach obrachunkowych. 
W art. 191c par. 1 k.w. jest mowa, że urzędnikiem wyborczym może zostać pracownik urzędów administracji rządowej, samorządowej lub jednostek im podległych lub przez nie nadzorowanych. Przy czym zgodnie z art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Warunku tego zatem nie spełniają osoby świadczące pracę w tych urzędach lub jednostkach na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia lub o dzieło). Zastrzeżenie to odnosić się będzie do innych osób, które będą miały co najmniej pięcioletni staż pracy w ww. urzędach lub jednostkach w momencie wejścia w życie nowelizacji k.w. z 15 czerwca 2018 r.
PKW w piśmie z 13 marca 2018 r. wyjaśniła również, jak należy rozumieć wymóg zatrudnienia, zawarty w art. 191c k.w. [ramka 1]
Ramka 1. Wyjaśnienia PKW
Wymóg zatrudnienia w urzędzie lub jednostce należy rozumieć w ten sposób, że m.in. osoba zatrudniona w:
  • urzędzie gminy wiejskiej, mającej siedzibę na obszarze miasta na prawach powiatu – może być urzędnikiem wyborczym w tym mieście na prawach powiatu (nie ma przy tym znaczenia, czy mieszka w tym mieście, czy też nie);
  • starostwie powiatowym lub w urzędzie miasta – może być urzędnikiem wyborczym w gminie wiejskiej mającej siedzibę na obszarze tego miasta, pod warunkiem że nie mieszka na terenie tej gminy wiejskiej;
  • urzędzie gminy wiejskiej – może być urzędnikiem wyborczym w mieście, w którym znajduje się siedziba urzędu tej gminy, pod warunkiem że nie mieszka w tym mieście (chyba, że jest to miasto na prawach powiatu, wówczas może w nim mieszkać);
  • starostwie powiatowym – nie może być urzędnikiem wyborczym w mieście będącym siedzibą tego starostwa, lecz może być urzędnikiem wyborczym w innej gminie, w tym w gminie z obszaru danego powiatu;
  • urzędzie marszałkowskim lub w urzędzie wojewódzkim danego województwa – nie może być urzędnikiem wyborczym w mieście będącym siedzibą odpowiednio tego urzędu marszałkowskiego lub urzędu wojewódzkiego, lecz może być urzędnikiem wyborczym w innej gminie, w tym w gminie z obszaru tego województwa;
  • delegaturze urzędu marszałkowskiego lub urzędu wojewódzkiego – nie może być urzędnikiem wyborczym w mieście będącym siedzibą tej delegatury, lecz może być urzędnikiem wyborczym w innej gminie, w tym w gminie z obszaru właściwości terytorialnej tej delegatury.

Ustawowe ograniczenia

Listę zakazów, które dotyczą tego korpusu pracowników, zawiera art. 191b k.w. I tak urzędnikiem wyborczym nie może zostać osoba kandydująca w wyborach w okręgu, w skład którego wchodzi gmina właściwa dla obszaru jego działania. Nie może to być komisarz wyborczy, pełnomocnik wyborczy, pełnomocnik finansowy, mąż zaufania lub członek komisji wyborczej. Ponadto urzędnik wyborczy nie może wykonywać swojej funkcji w gminie, na obszarze której ma miejsce zatrudnienia. Omawianego stanowiska nie może również pełnić osoba ujęta w stałym rejestrze wyborców w okręgu objętym zakresem działania tego urzędnika. Zakaz ten nie dotyczy miast na prawach powiatu. Nowelizacja k.w. z 15 czerwca 2018 r. przewiduje dodanie art. 191ca k.w. w następującym brzmieniu: „W przypadku zagrożenia wykonania zadań, o których mowa w art. 191e par. 1, Szef Krajowego Biura Wyborczego może powierzyć, nie dłużej niż na czas danych wyborów, wykonywanie funkcji urzędnika wyborczego osobie niespełniającej wymogów określonych w art. 191b par. 1 zdanie drugie lub par. 2”. Oznacza to, że osoby wyznaczonej przez szefa KBW nie będzie obowiązywał zakaz wykonywania funkcji w gminie, na obszarze której znajduje się jej miejsce zatrudnienia. Będzie też mogła być wpisana do stałego rejestru wyborców w okręgu objętym zakresem działania tego urzędnika.
Na tym nie koniec zakazów. Warunkiem wykonywania zadań urzędnika jest nienależenie do partii politycznych oraz nieprowadzenie działalności publicznej niedającej się pogodzić z pełnioną funkcją. Urzędnikiem wyborczym nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Ponadto taka osoba nie może pełnić jednocześnie funkcji urzędnika wyborczego w więcej niż jednej gminie. Naruszenie tych rygorów w trakcie pełnienia funkcji powoduje jej wygaśnięcie z mocy prawa.

Procedura naboru

Zasady rekrutacji na stanowisko urzędnika wyborczego określiła PKW w u.l.t.w. Zgodnie z par. 3 kandydaci na urzędnika wyborczego składają zgłoszenia do dyrektora delegatury właściwej dla gminy, w której mają wykonywać funkcję.
W zgłoszeniu podaje się:
  • imię (imiona) i nazwisko,
  • numer ewidencyjny PESEL,
  • adres zamieszkania (ujęcia w stałym rejestrze wyborców),
  • wykształcenie,
  • miejsce pracy,
  • nazwę gminy, w której kandydat ma wykonywać funkcję,
  • informacje o ewentualnym doświadczeniu w organizacji wyborów oraz wykonywaniu innych zadań, w których niezbędna była znajomość przepisów k.w.
Do zgłoszenia dołącza się kopię dyplomu potwierdzającego wyższe wykształcenie. Na druku zgłoszenia kandydata można podać kilka gmin, w których chce się pełnić funkcję urzędnika wyborczego. Zgłoszenie można także złożyć na odrębnym druku dla każdej gminy.
W związku z nowelizacją k.w. z 15 czerwca 2018 r. PKW zapewne zmieni zakres danych zawartych w zgłoszeniu, jak i sam wzór tego zgłoszenia. Obecnie stanowi on załącznik do u.l.t.w.
Dyrektorzy delegatur KBW sprawdzają, czy zgłoszeni kandydaci spełniają wymogi k.w., po czym przekazują zgłoszenia do szefa KBW. Przy powoływaniu urzędników wyborczych bierze on pod uwagę doświadczenie kandydata w organizacji wyborów oraz wykonywanie innych zadań, w których niezbędna była znajomość przepisów k.w. W myśl par. 7 u.l.t.w. na 60 dni przed zakończeniem kadencji urzędnika wyborczego oraz w przypadku wygaśnięcia funkcji urzędnika wyborczego dyrektor delegatury KBW ogłasza na stronie internetowej informację o możliwości zgłaszania kandydatur na ten wakat.

Powołanie na stanowisko

Urzędników powołuje szef KBW na kadencję, która wynosi 6 lat. Przy czym zgodnie z par. 6 ust. 2 u.l.t.w. kandydat zgłoszony do pełnienia funkcji urzędnika wyborczego w danej gminie może zostać powołany, za jego zgodą, do jej pełnienia w innej gminie. Z zajmowaniem tego stanowiska nie wiąże się nawiązanie stosunku pracy ani zawarcie umowy cywilnoprawnej. Funkcja ta wygasa w trakcie jej pełnienia z mocy prawa, gdy dany urzędnik naruszy obowiązujący go zakaz. Taki sam skutek będzie miał miejsce w razie wystąpienia innych powodów wskazanych w art. 191c par. 1 k.w. [ramka 2]
Ramka 2. Przyczyny wygaśnięcia funkcji
Wygaśnięcie funkcji następuje w przypadku:
  • zrzeczenia się funkcji,
  • śmierci,
  • podpisania zgody na zgłoszenie do komisji wyborczej, kandydowanie w wyborach w okręgu, w skład którego wchodzi gmina właściwa dla jego obszaru działania, bądź objęcia funkcji pełnomocnika, komisarza wyborczego, męża zaufania,
  • odwołania.
Kodeks wyborczy nie przewiduje obowiązku stwierdzenia faktu wygaśnięcia funkcji urzędnika wyborczego przez jakikolwiek organ. Zgodnie jednak z par. 8 zgłoszenie następcy powinno nastąpić w terminie dwóch dni od wygaśnięcia funkcji. W tym przypadku nie będzie stosowana ww. omówiona procedura rekrutacji. Szef KBW odwołuje urzędników wyborczych przed upływem kadencji w przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania obowiązków.

Co robi urzędnik

Zwierzchnikiem urzędnika jest komisarz wyborczy. On też w danej gminie dokonuje podziału zadań. Komisarz wyborczy może wyznaczyć w danej gminie, spośród powołanych w niej urzędników wyborczych, tego z nich, który będzie koordynował wykonanie zadań przez urzędników wyborczych w tej gminie.
WAŻNE W uzasadnionych przypadkach komisarz wyborczy może wyznaczyć urzędnika wyborczego, który czasowo będzie wykonywał zadania w innej gminie niż ta, w której został powołany.
Urzędnicy wykonują zadania od dnia zarządzenia właściwych wyborów do dnia rozstrzygnięcia protestów wyborczych oraz w innych sytuacjach, gdy jest to konieczne. Najważniejsze zadania urzędników wyborczych określa art. 191e par. 1 k.w. [ramka 3, s. D4]
Ramka 3. Lista najważniejszych zadań
Do zadań urzędników wyborczych należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania obwodowych komisji wyborczych, a w szczególności:
  • przygotowanie i nadzór pod kierownictwem komisarza wyborczego nad przebiegiem wyborów w obwodowych komisjach wyborczych,
  • tworzenie i aktualizowanie systemu szkoleń dla członków obwodowych komisji wyborczych,
  • organizowanie i prowadzenie szkoleń dla członków obwodowych komisji wyborczych,
  • dostarczenie kart do głosowania właściwym komisjom wyborczym,
  • sprawowanie nadzoru nad zapewnieniem warunków pracy obwodowych komisji wyborczych,
  • wykonywanie innych czynności zleconych przez Państwową Komisję Wyborczą, komisarza wyborczego.
PKW oraz komisarz wyborczy mogą zlecić urzędnikom również wykonywanie innych czynności. Tak się też stało. PKW wyznaczyła urzędnikom wyborczym znacznie dłuższa listę obowiązków. Zostały one wymienione w załączniku do uchwały z 12 marca 2018 r. w sprawie określenia szczegółowego zakresu zadań urzędników wyborczych, sposobu ich realizacji oraz zasad wynagradzania za ich realizację, a także zasad zwolnienia od pracy zawodowej na czas wykonywania obowiązków urzędnika wyborczego w wyborach organów jednostek samorządu terytorialnego (dalej: załącznik do u.s.z.z.).
Przykładowo PKW wskazuje wśród tych obowiązków:
  • współdziałanie w wykonywaniu ustawowych zadań z PKW, komisarzem wyborczym, dyrektorem delegatury, okręgowymi, rejonowymi, terytorialnymi i obwodowymi komisjami wyborczymi, organami gminy, w której zostali powołani do pełnienia funkcji, a także z pozostałymi urzędnikami wyborczymi powołanymi na obszarze danej gminy;
  • wykonywanie czynności związanych z powoływaniem obwodowych komisji wyborczych, w zakresie określonym odrębną uchwałą PKW (dotychczas taka uchwała nie została wydana);
  • organizację pierwszych posiedzeń obwodowych komisji wyborczych, zwoływanych przez komisarza wyborczego w trybie art. 182 par. 9 k.w. (czyli na 21 dni przed wyborami);
  • udzielanie pomocy obwodowym komisjom wyborczym;
  • współdziałanie z przewodniczącymi obwodowych komisji wyborczych w sprawach dotyczących zmian w składach tych komisji;
  • przekazywanie obwodowym komisjom wyborczym wyjaśnień i wiążących wytycznych PKW oraz wyjaśnień komisarza wyborczego.
Kodeks wyborczy nakłada też na urzędników wyborczych wiele zadań związanych z głosowaniem korespondencyjnym przez niepełnosprawnych wyborców. [ramka 4]
Ramka 4. Wymagania przy głosowaniu korespondencyjnym
W tym zakresie do zadań urzędników wyborczych należy:
a) przyjmowanie od komisarza wyborczego przekazanych mu przez wyborców niepełnosprawnych zgłoszeń zamiaru głosowania korespondencyjnego,
b) w przypadku gdy zgłoszenie nie spełnia ustawowych wymogów – wezwanie wyborcy do uzupełnienia zgłoszenia w terminie jednego dnia od doręczenia wezwania,
c) gdy zgłoszenie wpłynęło po terminie albo nie zostało uzupełnione po wezwaniu – pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania i poinformowanie o tym wyborcy,
d) niezwłoczne poinformowanie wójta o otrzymaniu zgłoszenia zamiaru głosowania korespondencyjnego,
f) udział w czynnościach związanych z przygotowaniem pakietów wyborczych, tj. m.in.:
– przygotowanie odpowiedniej liczby kart do głosowania,
– zapewnienie odpowiedniej liczby kopert na pakiet wyborczy, kopert zwrotnych oraz kopert na karty do głosowania, stosowanych w pakietach do głosowania korespondencyjnego, formularzy oświadczeń o osobistym i tajnym oddaniu głosu na karcie do głosowania, a także pieczęci właściwej obwodowej komisji wyborczej ds. przeprowadzenia głosowania w obwodzie,
– udział w czynnościach obwodowej komisji wyborczej ds. przeprowadzenia głosowania w obwodzie związanych z opieczętowaniem kart do głosowania, zamieszczeniu adresów na kopertach zwrotnych, przygotowaniu druków oświadczeń o osobistym i tajnym oddaniu głosu,
g) przekazanie Poczcie Polskiej pakietów wyborczych w celu wysłania ich wyborcom niepełnosprawnym, którzy zgłosili zamiar głosowania korespondencyjnego,
h) poinformowanie wójta o wysłanych pakietach wyborczych w celu zamieszczenia stosownej adnotacji w spisie wyborców,
i) prowadzenie wykazu pakietów wyborczych, w którym odnotowuje się fakt przygotowania oraz wysłania danego pakietu wyborczego.
Obowiązkiem urzędników wyborczych jest także zapewnienie wykonania kart do głosowania oraz ich dostarczenie właściwym obwodowym komisjom wyborczym ds. przeprowadzenia głosowania w obwodzie w sposób ustalony odrębną uchwałą PKW. Muszą też pełnić dyżury w okresie przed wyborami, w tym w przeddzień głosowania i w dniu głosowania, w terminach uzgodnionych z komisarzem wyborczym oraz poinformować o nich wójta, a także właściwe terytorialnie obwodowe komisje wyborczych. Urzędnicy przyjmują w depozyt od przewodniczącego obwodowej komisji wyborczej ds. ustalenia wyników głosowania w obwodzie (przewodniczącego terytorialnej komisji wyborczej) dokumenty, opakowania zbiorcze zawierające karty do głosowania oraz pieczęcie komisji z obwodów utworzonych w kraju. Szczegóły tej procedury określi PKW w odrębnej uchwale. Zadaniem urzędników jest należyte przechowanie depozytu, gwarantujące jego właściwe zabezpieczenie, w sposób określony uchwałą PKW.
Urzędnicy zapewniają przede wszystkim sprawne funkcjonowanie obwodowych komisji wyborczych. [ramka 5]
Ramka 5. Koordynacja działalności komisji
W ramach tego zadania urzędnicy wyborczy:
  • przygotowują i nadzorują pod kierownictwem komisarza wyborczego przebieg wyborów w obwodowych komisjach wyborczych,
  • tworzą i aktualizują, w porozumieniu z komisarzem wyborczym, system szkoleń dla członków obwodowych komisji wyborczych, przy uwzględnieniu liczby tych komisji w danej gminie,
  • organizują i prowadzą szkolenia dla członków komisji, po wcześniejszym ustaleniu z komisarzem wyborczym ich zakresu, tematu i planu,
  • sprawują nadzór nad zapewnieniem warunków pracy obwodowych komisji, w szczególności w zakresie spełnienia wymogów dotyczących:
– przezroczystych urn wyborczych,
– dostosowania wyznaczonych przez wójta lokali wyborczych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych w zakresie, o którym mowa w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 29 lipca 2011 r. w sprawie lokali obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 938 ze zm.),
– wyposażenia lokalu wyborczego, w tym w szczególności zapewnienia godła państwowego oraz odpowiedniej liczby łatwo dostępnych miejsc umożliwiających każdemu wyborcy nieskrępowane zapoznanie się z kartą do głosowania oraz jej wypełnienie w sposób niewidoczny dla innych osób.
WAŻNE Urzędnik wyborczy przy wykonywaniu zadań powinien dążyć do tego, by zaplanowane zadania możliwe do wykonania w ciągu jednego dnia nie były rozkładane na dłuższy czas.
Artykuł 191h k.w. nakłada na urzędników obowiązek doskonalenia zawodowego, np. przez uczestniczenie w szkoleniach o organizacji wyborów oraz z zakresu prawa wyborczego. Szczegółowy zakres przedmiotowy oraz częstotliwość szkoleń określa właściwy miejscowo komisarz wyborczy. W przypadku istotnej zmiany prawa mającej wpływ na organizację i przebieg wyborów PKW zarządza powszechny obowiązek szkoleń.

Zwolnienie z pracy

Większość urzędników wyborczych na co dzień jest pracownikami określonego urzędu publicznego, więc na czas wykonywania zadań wyborczych – zgodnie z art. 191e par. 3 k.w. – pracodawca obowiązany jest zwolnić ich z pracy zawodowej. Musi być o tym zawiadomiony co najmniej trzy dni wcześniej, pisemnie. Urzędnik musi też podać przewidywany okres nieobecności w pracy. W sytuacjach nagłych może poinformować pracodawcę o konieczności wykonywania zadań urzędnika wyborczego i przewidywanym okresie nieobecności w pracy po upływie wymaganego terminu. Zawiadomienie to może zostać dokonane np. telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).
WAŻNE Nieobecność pracownika w macierzystym urzędzie związana z pełnieniem funkcji urzędnika wyborczego stanowi nieobecność usprawiedliwioną niepłatną.
Nie później niż następnego dnia po upływie czasu nieobecności w pracy urzędnik wyborczy zobowiązany jest dostarczyć pracodawcy zaświadczenie usprawiedliwiające. Powinno ono zawierać co najmniej jego imię i nazwisko oraz czas absencji i być wystawione przez komisarza wyborczego. Sporządza się je w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje urzędnik wyborczy w celu przedstawienia pracodawcy, a drugi pozostaje w dokumentacji delegatury KBW. W innej sytuacji, gdy urzędnik nie może czasowo wykonywać swojej pracy związanej z wyborami, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym komisarza wyborczego, za pośrednictwem dyrektora delegatury. Gdy z jakichś powodów nie może jej wykonywać na stałe, musi niezwłocznie zawiadomić o tym szefa KBW, za pośrednictwem dyrektora delegatury.

Wysokość zarobków

Urzędnikowi wyborczemu za realizację ustawowych zadań przysługuje wynagrodzenie proporcjonalne do czasu ich realizacji, przy założeniu, że wysokość wynagrodzenia za miesiąc pracy ustalana jest na podstawie kwoty bazowej przyjmowanej do ustalenia wynagrodzenia osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, z zastosowaniem mnożnika 2,5 (art. 191e par. 3 k.w.). Kwota bazowa do ustalenia wynagrodzenia osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe wynosi 1789,42 zł. Oznacza to, że wysokość wynagrodzenia za miesiąc pracy urzędnika wyborczego wynosi 4473,55 zł. Z tym jednak zastrzeżeniem, że będzie on wykonywał swoje zadania w pełnym miesięcznym wymiarze czasu. Wynagrodzenie przysługuje urzędnikowi wyborczemu za dzień, w którym wykonywał swoje zadania, w wysokości 1/20 ww. kwoty. W uzasadnionych przypadkach, ze względu na zakres zadania, komisarz wyborczy może podjąć decyzję o zwiększeniu lub zmniejszeniu ustalanej proporcjonalnie kwoty, z zastrzeżeniem, że kwota wynagrodzenia nie może być większa niż 4473,55 zł za miesiąc pracy.
WAŻNE Przepisy k.w. nie przewidują zwrotu kosztów dojazdu urzędnika wyborczego do gminy, w której pełni swoją funkcję.
Za wykonywanie zadań przed dniem ogłoszenia aktu o zarządzeniu właściwych wyborów przysługuje wynagrodzenie w wysokości ustalonej przez komisarza wyborczego. Aby je otrzymać, urzędnik musi przygotować – w dwóch egzemplarzach – zestawienie wykonanych czynności i okresów ich realizacji i jeden egzemplarz przekazać komisarzowi. Warunkiem wypłacenia należności jest zatwierdzenie przez niego zestawienia. Komisarz może tego odmówić w przypadku niewłaściwego wykonywania zadań lub stwierdzenia zawyżenia czasu.
WAŻNE Wypłata wynagrodzenia urzędnika wyborczego następuje raz w miesiącu, do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie.

Porozumienie wyborcze

Warunki pracy urzędnika wyborczego umożliwiające prawidłowe wykonywanie przez niego zadań mają być określone w porozumieniu zawieranym przez szefa KBW z wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta). Tak wynika z art. 191g k.w. Pierwszy wzór takiego dokumentu KBW przedstawiło na przełomie kwietnia i maja (przesłane ono zostało do delegatur KBW). Projekt spotkał się z negatywną oceną ze strony środowisk samorządowych. Związek Miast Polskich zarzucał KBW, że nie zawarło w nim procedury postępowania w przypadku sporu kompetencyjnego pomiędzy urzędnikiem wyborczym a wójtem/burmistrzem/prezydentem. Taki spór – zdaniem ZMP – może powstać w sytuacji, gdy polecenia urzędnika wyborczego wobec pracowników samorządowych wykonujących zadania na jego rzecz nie mieszczą się w zakresie wynikającym z k.w. i porozumienia oraz/lub są w ocenie włodarza sprzeczne z prawem lub wytycznymi PKW. Ponadto samorządowcy mówili, że w projekcie nie ma szybkiej ścieżki umożliwiającej modyfikację porozumienia, jeżeli pojawią się zadania czy okoliczności istotne dla prawidłowości wykonania obowiązków wyborczych przez obie strony porozumienia.
ZMP podnosił także kwestie finansowe. Chodziło m.in. o wskazanie trybu postępowania w przypadku, gdy wysokość dotacji przekazana przez KBW okaże się niewystarczająca na pokrycie kosztów realizacji zadań wynikających z porozumienia. ZMP twierdził też, że projekt nie precyzuje okresu, na jaki wójt, burmistrz czy prezydent ma zapewnić urzędnikowi wyborczemu wyposażone pomieszczenia biurowe. Wskazywano na konieczność doprecyzowania katalogu potrzeb ze wskazaniem minimalnych oczekiwanych standardów ich realizacji (np. dla sprzętu, liczby pracowników, czasu realizacji).
Zaproponowany przez KBW poziom ogólności projektu – zdaniem ZMP – sugerował, że każdy z urzędników wyborczych indywidualnie będzie określał warunki, jakie powinien mieć zapewnione do realizacji swoich zadań. W takiej sytuacji można obawiać się przerzucania odpowiedzialności na włodarzy za niewywiązanie się lub nieprawidłowe wywiązanie się z obowiązków przez urzędnika wyborczego, w sytuacji gdy ich możliwości będą ograniczone wysokością dotacji. To tylko niektóre z zarzutów zawartych w opinii Zygmunta Frankiewicza, prezesa Związku Miast Polskich, z 9 maja 2018 r. w sprawie projektu porozumienia z wójtami, burmistrzami, prezydentami miast w sprawie określenia warunków organizacyjno-administracyjnych i technicznych obsługi urzędników wyborczych oraz zasad pokrywania kosztów ich działania.
Po tych uwagach KBW przygotowało kolejną wersję projektu porozumienia, która na początku czerwca została przekazana ogólnopolskim organizacjom samorządowym oraz delegaturom KBW. I ta wersja także budzi wiele wątpliwości. [opinia eksperta]
W odniesieniu do pracy urzędników wyborczych zaznaczono, że powinni oni mieć zapewnione pomieszczenia biurowe zlokalizowane – w miarę możliwości – w budynkach urzędów gmin. Wójt powinien zapewnić im niezbędne do wykonywania zadań materiały biurowe, możliwość korzystania z łączności telefonicznej i informatycznej, a także możliwość pełnienia dyżuru. Do tego dochodzi transport związany z wykonywaniem zadań związanych m.in. z zapewnieniem dostarczenia kart do głosowania.
Zgodnie z projektem porozumienia wójt miałby zapewnić także pomieszczenia na przechowywanie przez urzędnika wyborczego depozytu, gwarantujące należyte przechowanie dokumentów z wyborów i ich właściwe zabezpieczenie. Jak wynika z dokumentu KBW, wójt powinien też zapewnić urzędnikowi wyborczemu pomoc w przygotowaniu projektów dokumentów związanych z wykonywanymi zadaniami. Do wójta będzie również należała wypłata wynagrodzenia urzędnikowi wyborczemu na podstawie zatwierdzonego i przekazywanego przez dyrektora Delegatury KBW miesięcznego zestawienia kwot należnych do wypłaty.
Nowelizacja z 15 czerwca 2018 r. zmienia art. 191g k.w. Po jej wejściu w życie zawieranie powyższych porozumień będzie fakultatywne, a nie obligatoryjne, jak dotychczas. Jednocześnie przyjęto, że do zapewnienia przez wójta obsługi i warunków pracy umożliwiających prawidłowe wykonywanie zadań przez urzędników wyborczych odpowiednio będzie stosowany art. 156 par. 1 k.w. Oznacza to, że ww. obowiązki są zadaniami zleconymi jednostek samorządu terytorialnego.
Opinia eksperta

KBW wciąż nie uwzględnia specyfiki poszczególnych gmin

Kluczowym problemem w zakresie relacji pomiędzy urzędnikami wyborczymi a gminami nie jest porozumienie i jego treść, ale nieprecyzyjne określenie kompetencji poszczególnych organów mogące skutkować sporami kompetencyjnymi – zarówno o charakterze pozytywnym, jak i negatywnym. Porozumienie – ze swej istoty – ma charakter czynności dwustronnej, która dochodzi do skutku w wyniku zgodnych oświadczeń obu stron. Powinno ono zatem uwzględniać ich stanowiska i mieć charakter zindywidualizowany, biorący pod uwagę specyfikę i uwarunkowania umawiających się stron. Gdyby wolą ustawodawcy było uregulowanie określonych kwestii w jednakowy sposób we wszystkich gminach, uczyniłby to bezpośrednio w uchwale lub udzieliłby upoważnienia do ich określenia w drodze rozporządzenia. Tak się jednak nie stało. Tymczasem Krajowe Biuro Wyborcze stara się narzucić blisko 2,5 tysiącom gmin w Polsce tożsamy zakres porozumienia.
Odrębną kwestią pozostają szczegółowe rozwiązania zawarte w projekcie porozumienia. Nadal ma ono charakter otwarty, co oznacza, że gmina zobowiązana będzie do realizacji także innych – niewymienionych w nim wprost – czynności związanych z obsługą urzędników wyborczych. Wątpliwości budzi też zobowiązanie gmin do zapewnienia pomocy w przygotowaniu projektów dokumentów związanych z zadaniami wykonywanymi przez urzędnika wyborczego. Zadanie to w obecnej wersji projektu zostało wyraźnie odróżnione od zapewnienia wysyłki korespondencji. Tym samym propozycja ta może być rozumiana jako pomoc polegająca na merytorycznym przygotowywaniu projektów dokumentów, co znacząco wykracza poza ramy przewidziane w k.w. Równie duże wątpliwości budzi wypłacanie przez gminy wynagrodzenia urzędnikom wyborczym.