W połowie lutego w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Za jej sprawą 1 stycznia 2019 r. z kodeksu pracy wypadnie kilka archaizmów.
1 stycznia 2019 r. nastąpi zmiana w hierarchii form wypłaty wynagrodzenia. Metoda bezgotówkowa zdetronizuje gotówkową. Płatność na podany przez pracownika rachunek płatniczy ma być podstawowym sposobem regulowania zobowiązań finansowych ze stosunku pracy. Natomiast przekazywanie pensji do rąk własnych zatrudnionego będzie następować tylko na jego wniosek. Tak ma być po wejściu w życie, właśnie z początkiem przyszłego roku, art. 86 par. 3 kodeksu pracy w nowym brzmieniu, które nada mu art. 1 pkt 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357, dalej: ustawa zmieniająca). Tryb wdrożenia nowej zasady został opisany w art. 10 ustawy zmieniającej. Przepis ten przewiduje mianowicie, że do 22 stycznia 2019 r. pracodawca poinformuje pracowników, którzy odbierają wynagrodzenie w gotówce, że w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia muszą albo przedstawić numer rachunku bankowego, albo złożyć wniosek o utrzymanie dotychczasowego sposobu wypłaty. Jeśli nie zareagują, płaca nadal będzie do odbioru w gotówce. Jednakże powyższy przepis – ani żadna inna regulacja ustawy zmieniającej – nie określa, czy jest możliwa późniejsza konwersja gotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia na bezgotówkową i odwrotnie. Nie znajdziemy w nich także odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może odmówić pracownikowi, jeśli ten wystąpi z wnioskiem w takiej sprawie. Nowe przepisy nie rozstrzygają również, czy wolno mu naciskać na zatrudnionych, aby przeszli na wypłaty bezgotówkowe.
CZY ZATRUDNIONY MOŻE W KAŻDYM CZASIE ZMIENIĆ SWOJĄ DECYZJĘ O SPOSOBIE PRZEKAZANIA WYNAGRODZENIA
Odpowiedź jest jednoznaczna: tak. Jak wskazuje Patrycja Zawirska, partner w kancelarii prawnej Zawirska i Gąsior, wynika to z dotychczasowego orzecznictwa (por. wyrok Sądu Najwyższego z 21 lutego 2002 r., sygn. I PKN 917/00, OSNAPiUS 2004/4/61). – Nowa treść art. 86 par. 3 k.p. nie daje podstaw do zmiany interpretacji – twierdzi.
Z kolei Bartosz Tomanek, assiociate w kancelarii Dentons, tłumaczy, że poza art. 10 ustawy zmieniającej jej regulacje nie zawierają żadnych ograniczeń co do liczby wniosków o zmianę sposobu wypłaty wynagrodzenia w ciągu roku, czasu ich składania czy też zakresu (kierunku konwersji). – Wybrany sposób otrzymywania wynagrodzenia nie wiąże zatem pracownika przez cały okres zatrudnienia i może ulec przekształceniu na jego wniosek w dowolnym terminie – przekonuje.
Jeszcze innych argumentów na poparcie pozytywnej dla pracownika interpretacji używa Karol Kulig, radca prawny w kancelarii Sobczyk & Współpracownicy. – Kodeks pracy nie przewiduje wpływu pracodawcy na decyzję pracownika. Również układ zbiorowy pracy ani regulamin pracy nie może zablokować wyboru, czy ma on otrzymywać wynagrodzenie w gotówce, czy przelewem na rachunek bankowy. Taka regulacja, jako mniej korzystna od przepisów ustawy, nie miałaby bowiem mocy obowiązującej – wyjaśnia.
Marcin Ziółkowski, adwokat w kancelarii Gujski Zdebiak, zwraca natomiast uwagę na to, że w znowelizowanym art. 86 par. 3 k.p. nie została wyłączona możliwość złożenia przez pracownika wniosku o dokonywanie wypłaty w gotówce. Jego zdaniem takie ograniczenie byłoby nadmierne, zwłaszcza iż można sobie wyobrazić sytuację, w której nowe okoliczności po stronie pracownika spowodują, że np. od pewnego momentu nie będzie on w ogóle posiadał rachunku bankowego.
CZY PRACODAWCA MOŻE ODRZUCIĆ WNIOSEK PRACOWNIKA O KONWERSJĘ METODY UISZCZANIA NALEŻNOŚCI
Pytanie jest zasadne szczególnie w sytuacji, gdy pracownik będzie chciał przejść z bezgotówkowej na gotówkową metodę odbioru wynagrodzenia, co wiązałoby się na przykład z koniecznością utworzenia kasy w firmie. Taka decyzja wykreuje bowiem nowe obowiązki i koszty dla pracodawcy. Obciążenia te z reguły nie będą mieć jednak znaczenia. Nasi eksperci jednomyślnie bowiem twierdzą, że zasadniczo nie ma takich okoliczności, które uzasadniałyby odmowę realizacji wniosku pracownika. O tym, że ma on charakter wiążący, są przeświadczeni: Patrycja Zawirska i Bartosz Tomanek. Oboje wskazują, że potwierdza to wykładnia literalna i celowościowa znowelizowanego art. 86 par. 3 k.p. Z kolei Marcin Ziółkowski podkreśla, że prawo pracodawcy do odmowy ani nie zostało przyznane wprost w przepisach, ani nie można go z nich wyinterpretować. Natomiast Karol Kulig zaś podkreśla, że wybór formy otrzymywania wynagrodzenia jest uprawnieniem pracownika – jeśli więc zdecyduje się na gotówkę, konieczność zapewnienia wypłat w tej postaci będzie obciążała pracodawcę. Zaznacza jednak, że chodzi tu o sytuację typowego, zgodnego z prawem wniosku zatrudnionego. – Gdyby wnioskowane przez pracownika zmiany formy wypłaty, w dodatku częste, były dyktowane wyłącznie chęcią uprzykrzenia życia pracodawcy, to wniosku podwładnego można nie uwzględnić. Nadużycie prawa nie podlega ochronie – przypomina prawnik. Wtóruje mu Patrycja Zawirska. – Odmowa pracodawcy może mieć miejsce w sytuacjach zupełnie skrajnych i wyjątkowych, w których zatrudniony ewidentnie nadużywa swojego prawa podmiotowego, np. zmienia zdanie wielokrotnie i z dnia na dzień po to, żeby spowodować utrudnienia organizacyjne pod stronie zakładu pracy – mówi.
CZY ZATRUDNIONEGO MOŻNA ZMUSIĆ DO PRZEJŚCIA NA PŁATNOŚĆ BEZGOTÓWKOWĄ
Załóżmy, że u pracodawcy jest jeden albo kilku pracowników odbierających pensje w gotówce. Utrzymywanie dla nich kasy w firmie jest zupełnie nieopłacalne. Czy pracodawcy mógłby więc w jakiś sposób przymusić ich do założenia kont bankowych, aby na nie trafiały pieniądze ze stosunku pracy?
– Nie – zgodnie odpowiadają eksperci. Marcin Ziółkowski argumentuje, że znowelizowany art. 86 par. 3 k.p. nie daje pracodawcy podstaw do takiego postępowania. Wskazuje też na art. 10 ust. 4 ustawy zmieniającej, który nakazuje kontynuację wypłat gotówkowych w razie milczenia pracownika wobec zawiadomienia go przez pracodawcę o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku o dalsze płatności do rąk własnych. A to w jego opinii stanowi argument o niemożności stosowania przymusu. Patrycja Zawirska z kolei akcentuje brak eliminacji gotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia za pracę po nowelizacji komentowanego przepisu. Według niej zmienia się jedynie podstawowy sposób płatności, dlatego koszty związane z utrzymywaniem kasy nie mogą uzasadniać pozbawienia pracowników prawa wyboru w tym zakresie.
Bartosz Tomanek kładzie zaś nacisk na fakt, że wbrew pozorom nowe przepisy nie wprowadzają obowiązku wypłaty wynagrodzenia na rachunek bankowy, a jedynie traktują ją jako zasadę, od której wypłata do rąk pracownika może stanowić wyjątek. Ustawa zmieniająca nie wyposaża przy tym pracodawcy w narzędzia umożliwiające całkowite wyeliminowanie gotówkowego rozliczania się w podwładnymi, nawet jeśli powodować to będzie dla niego utrudnienia lub dodatkowe koszty.
– Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (w tym pracownicy) nie mają obowiązku posiadania rachunku bankowego i nie można ich do tego zmusić – ostrzega Bartosz Tomanek. I dodaje, że nietrafne są pomysły pokrywania lub współfinansowania przez pracodawcę takim pracownikom kosztów prowadzenia rachunków bankowych, na które mogłyby być przelewane ich wynagrodzenia, gdyż wiąże się z tym ryzyko naruszenia zasad równego traktowania.
Pewne wyjście z sytuacji widzi jednak Karol Kulig. – Wypłata w gotówce wcale nie musi następować w kasie pracodawcy. Miejsce i termin wypłaty mogą zostać ustalone w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Gdyby więc wypłacanie wynagrodzenia w siedzibie firmy było dla pracodawcy obciążeniem nieproporcjonalnym ze względu na koszty lub logistykę, za dopuszczalne uznać należy zapewnienie odbioru wynagrodzenia np. w siedzibie banku, w której pracodawca ma swój rachunek – podpowiada. Ekspert zastrzega jednak, że może to mieć miejsce pod warunkiem zlokalizowania banku niedaleko miejsca pracy.
Podwładny wyśle prośbę e-mailem
Zgodnie z nowymi przepisami niektóre informacje i wnioski – w tym wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych oraz składana przez niego informacja o numerze rachunku płatniczego, na który będzie wpłacane wynagrodzenie – będą mogły być składane zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Pojawiła się wątpliwość, czy aby owa „postać elektroniczna” nie jest równoznaczna z „formą elektroniczną”? Jeśli tak, oznaczałoby to, że przekazywane wnioski i informacje muszą być zaopatrzone w kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli nie – możliwe byłoby ich składanie np. w wiadomości przesyłanej za pośrednictwem poczty e-mail. O wyjaśnienie tej kwestii poprosiliśmy resort przedsiębiorczości.
Stanowisko Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii z 1 marca 2018 r.
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ma na celu umożliwienie pracodawcy i pracownikowi zastosowania, w niektórych sytuacjach, mniej sformalizowanej formy komunikacji. Zwrot „postać pisemna” i „forma pisemna” nie są pojęciami tożsamymi.
Zgodnie z kodeksem cywilnym zastosowanie formy elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego też użyte w ustawie słowa „postać pisemna lub elektroniczna” mają inne znaczenie niż „forma elektroniczna”. Dzięki zastosowaniu tego terminu przepis szczególny nie wymaga zachowania szczególnej formy oświadczenia woli. Przepisy regulujące wymienione w pytaniu wnioski i informacje nie narzucają żadnej konkretnej formy ich sporządzenia tzn. nie nakładają wymogów związanych z zastosowaniem formy elektronicznej tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Użycie zwrotu „postać papierowa lub elektroniczna” ma pozostawić stronom możliwość swobodnej komunikacji, także przy użyciu komunikacji elektronicznej. Wniosek pracownika o dalszą wypłatę wynagrodzenia w gotówce, czy wydanie pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej może mieć dowolną postać, która nie wymaga zastosowania szczególnych warunków wynikających z pisemnej albo elektronicznej formy.
