Numer rachunku bankowego podany na USB. Taka ma być rzeczywistość w relacjach kadrowych już od 1 stycznia 2019 r. Żadne certyfikowane parafy nie będą potrzebne – twierdzą eksperci. Rewolucja szykuje się za sprawą ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca).
Reklama
Pojawiający się w regulacjach ustawy zmieniającej termin „postać elektroniczna” nie jest wprawdzie nowy, bo występuje np. w art. 97 par. 11 kodeksu pracy od 1 stycznia 2017 r. Tyle że mało kto przećwiczył ten przepis w praktyce. Dotyczy on bowiem składania przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej wniosku o wydanie świadectwa pracy, gdy w ciągu 7 dni od rozwiązania jego poprzedniego stosunku pracy jest nawiązywany nowy. Jak często to się zdarza? Niezwykle rzadko. Więc brak definicji „postaci papierowej lub elektronicznej” nie dokucza. Aby problemów nie było również po wejściu w życie ustawy zmieniającej, potrzebne jest wyjaśnienie, co oznacza „postać elektroniczna”.
Ustawa zmieniająca daje wybór między postacią papierową a elektroniczną. Zapewnia go zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy w odniesieniu do przesyłania określonych oświadczeń, wniosków i informacji, np. o numerze rachunku bankowego. [schemat]
Co będzie można składać w postaci elektronicznej od 1 stycznia 2019 r.
PRACOWNIK
informacja o numerze rachunku płatniczego, na który będzie wpłacane wynagrodzenie,
● wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
●wniosek o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej.
Podstawa prawna: art. 86 par. 3 k.p. w nowym brzmieniu, nowy art. 94 12 k.p. oraz art. 10 ust. 2 ustawy zmieniającej.
PRACODAWCA
informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie, a w razie nieodebrania we wskazanym terminie – o jej zniszczeniu,
● informacja o możliwości i terminie odbioru dokumentacji pracowniczej, w tym po zmianie formy jej prowadzenia i przechowywania.
Podstawa prawna: nowe art. 94 4 pkt 2, 94 6 k.p. i 94 9 par. 3 k.p.
Kłopot w tym, że nie tłumaczy, jak należy „postać elektroniczną” rozumieć. Kodeks cywilny takim terminem posługuje się przy oświadczeniach woli (art. 60 k.c.), ale już przy czynnościach prawnych używa sformułowania „forma elektroniczna”, której zachowanie wymaga elektronicznej postaci oświadczenia woli opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78 k.c.). Rodzi się zatem pytanie, czy – na podstawie art. 300 k.p. – trzeba będzie sięgać do tej drugiej regulacji kodeksu cywilnego? Eksperci zgodnie twierdzą, że nie. [opinie]
OPINIE EKSPERTÓW
Postać jak forma dokumentowa
Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch / Dziennik Gazeta Prawna
Założeniem zmian było rzeczywiście uproszczenie wymiany nośników informacji między pracodawcą a pracownikiem oraz ich przechowywania, jak również ich dostosowanie do realiów i poziomu ewentualnych zagrożeń. Podobne zmiany ustawodawca wprowadził już wcześniej do przepisów dotyczących świadectw pracy.
W ustawie zmieniającej jest mowa o postaci papierowej lub elektronicznej, a nie o formie pisemnej lub dokumentowej. Powoduje to spore zamieszanie, ponieważ wprowadza kategorię postaci w miejsce formy. W gruncie rzeczy „postać papierowa lub elektroniczna” jest kategorią zbliżoną do „formy dokumentowej” w rozumieniu znowelizowanych przed dwoma laty przepisów kodeksu cywilnego. Zbliżoną, lecz ograniczoną zakresem, gdyż nośnikiem może być wyłącznie papier lub nośnik elektroniczny, a akta nie muszą zawierać oświadczeń woli. Z pewnością więc nie mamy do czynienia z wymogiem złożenia podpisu, w tym podpisu elektronicznego zgodnie z wymogami kodeksu cywilnego, tj. opatrzonego kwalifikowanym certyfikatem.
Warto podkreślić, że ułatwienia dotyczą wniosków lub informacji. O ile ten ostatni zbiór to zwykle oświadczenia wiedzy, o tyle grupa wniosków może budzić wątpliwości, bo one stanowić będą bez wyjątku oświadczenia woli. W odniesieniu do nich ustawodawca pozostawia wymóg tradycyjnej formy co do ich skutków, ale rezygnuje z warunku przechowywania w postaci pisemnej. Może to rodzić w przyszłości kontrowersje i spory co do wykorzystania przechowywanych zasobów.
Nie trzeba sięgać do kodeksu
Monika Krzyszkowska-Dąbrowska radca prawny w Sołtysińki Kawecki & Szlęzak / Dziennik Gazeta Prawna
Ustawa zmieniająca posługuje się pojęciami „postaci papierowej” lub „postaci elektronicznej” w odniesieniu do określonych oświadczeń, wniosków i informacji składanych przez, odpowiednio, pracodawcę oraz pracownika. Dotyczy to przykładowo złożenia przez pracownika, w jednej z tych postaci, wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Z uzasadnienia projektu ustawy wynika wprost intencja zniesienia obowiązku używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego we wskazanych w niej sytuacjach, a nie stosowania przepisów kodeksu cywilnego. Dlatego przez postać elektroniczną nie należy rozumieć elektronicznej formy czynności prawnej obejmującej wymóg złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak zdefiniowania postaci elektronicznej może być źródłem wątpliwości. Realizowana będzie ona w praktyce zapewne za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale nie można wykluczyć również innych nośników informatycznych lub środków komunikacji. Powstaje pytanie, jak pracodawcy będą przechowywać dla celów dowodowych tak złożone/wysłane dokumenty. Być może odpowiedź przyniesie rozporządzenie, które ma określić szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
Praktyka sobie poradzi z nową siatką pojęciową
Grzegorz Orłowski radca prawny w kancelarii Orłowski-Patulski-Walczak sp. z o.o. / Dziennik Gazeta Prawna
Czy pojęcie „postać elektroniczna” – niezdefiniowane w kodeksie pracy, które pierwszy raz pojawiło się w jego regulacjach 1 stycznia 2017 r. w odniesieniu do świadectw pracy – jest tożsame z pojęciem „formy elektronicznej”, o której mowa w art. 781 kodeksu cywilnego? Odpowiedź pozytywna prowadziłaby do wniosku, że porozumiewanie się drogą elektroniczną ograniczone byłoby tylko do tych, którzy mają możliwość zaopatrywania dokumentów w bezpieczny podpis elektroniczny, czyli do garstki obywateli. Ustawodawcy nie o to chodziło. Celem ustawy zmieniającej (zadeklarowanym w jej projekcie) było usprawnienie komunikacji stron stosunku pracy niezależnie od dysponowania tym podpisem. Zatem elektroniczna postać informacji o numerze konta płatniczego czy wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce nie oznacza, że dokumenty te muszą być zaopatrzone w kwalifikowany podpis elektroniczny. Inna interpretacja unicestwiłaby sens nowelizacji. Niemniej jednak elektroniczne komunikowanie ma zapewniać elementarne bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych, zwłaszcza osobowych. To zmartwienie pracodawców, aby np. informacja o numerze rachunku płatniczego nie dostała się w ręce osób nieupoważnionych.
Zachowując konsekwencję interpretacyjną, należałoby przyjąć, że „postać papierowa” („postać”, a nie „forma”), podobnie jak postać elektroniczna, nie musi być zaopatrzona w podpis, choć tak najczęściej będzie. W efekcie może powstać zamęt pojęciowy, bo np. wniosek o odbiór nadgodzin musi mieć formę pisemną, a wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce może mieć postać pisemną. Będą dokumenty w formie pisemnej i w postaci pisemnej, dokumenty w formie elektronicznej i w postaci elektronicznej. Praktyka, jak zawsze, poradzi sobie z nową siatką pojęciową.
W tym przypadku ważniejszy jest cel ustawy zmieniającej, którym jest ułatwienie przepływu dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. W uzasadnieniu do projektu zapisano wprost brak obowiązku „składania” kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Stanowisko ekspertów można poprzeć jeszcze jednym argumentem: ustawodawca zobowiązał pracodawcę do użycia takiego podpisu (albo pieczęci) tylko przy zmianie formy dokumentacji pracowniczej z papierowej na zdigitalizowaną w nowym art. 948 par. 2 k.p., natomiast w innych przepisach ustawy zmieniającej nie zamieścił takiego warunku. Można zatem zakładać, że uczynił to świadomie. Czy zgodzą się z tą interpretacją projektodawcy ustawy? Czekamy na rządowe stanowisko.