Kodeks pracy nie uzależnia ważności zawarcia umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Do zawarcia umowy dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy. Niemniej jednak, brak dowodu stwierdzającego, na jakich warunkach umowa została zawarta, może być źródłem sporów między stronami.
Umowa nie na piśmie jest ważna
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W związku z tym, że Kodeks pracy nie określa pojęcia pisemnej formy czynności prawnej, stosuje się w tym zakresie przepisy Kodeksu cywilnego. Jeśli przy zawarciu umowy o pracę forma pisemna nie została zachowana, pracodawca jest obowiązany – przed dopuszczeniem pracownika do pracy – potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Jednak umowa o pracę, nawet zawarta bez zachowania formy pisemnej, jest ważna. Treść przepisów kodeksu pracy nie warunkuje bowiem ważności zawarcia umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Do zawarcia umowy dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy, a więc do jej zawarcia może dojść ustnie, jak i przez czynności konkludentne (por. wyrok SA w Łodzi z 17.09.2015 r., III AUa 1409/14). W rzeczywistości istotniejsza może okazać się w jednym przypadku rzeczywista wola stron, niż formalne zawarcie fikcyjnej umowy. Dla powstania stosunku pracy nie wystarcza bowiem samo zawarcie na piśmie umowy o treści odpowiadającej wymogom określonym w kodeksie pracy, założenie dokumentacji pracowniczej, wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia, złożenie deklaracji zgłoszeniowej do ubezpieczeń społecznych i deklaracji podatkowej. Niezbędne jest przy tym wykazanie, że stosunek taki został faktycznie nawiązany i był realizowany przez strony. O ważności stosunku pracy świadczy to, czy oświadczenia woli zawarte w umowie o pracę łączącej strony nie zawierają wad, które powodowałyby ich nieważność bądź nieskuteczność (por. wyrok SA w Gdańsku z 17.03.2017 r., III AUa 1819/16).
Swoboda dowodowa
O ile umowa o pracę zawarta bez zachowania formy pisemnej pozostaje ważna, o tyle – wobec braku dowodu stwierdzającego, na jakich warunkach została zawarta – może być źródłem sporów między stronami stosunku pracy. Co istotne jednak, nie ma przeszkód, by w postępowaniu sądowym posiłkować się wszelkimi dowodami potwierdzającymi fakt zawarcia umowy, nie wyłączając dowodu z zeznań świadków i przesłuchania stron. Jest to wyraz odformalizowania postępowania w sprawach z zakresu prawa pracy, odstępstwa od ogólnych reguł postępowania cywilnego.
Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma znaczenie właśnie dla celów dowodowych. W razie jej niezachowania, w postępowaniu cywilnym stosuje się ograniczenia dopuszczalności dowodów z zeznań świadków i przesłuchania stron na fakt dokonania czynności – tego typu dowody są niedopuszczalne (z pewnymi wyjątkami). Przez wzgląd na dążenie do pełnego wyświetlenia podłoża sprawy i wszechstronnego wyjaśnienia spornych kwestii ogólne przepisy kodeksu cywilnego i postępowania cywilnego dotyczące skutków niezachowania formy pisemnej nie mają tu zastosowania. Przemawia za tym również pozycja, w której znajduje się pracownik. Z natury rzeczy pracodawca jest stroną silniejszą, a tak odformalizowane postępowanie ma na celu ochronę interesów pracownika. Przepisy ograniczające dopuszczalność dowodów obowiązują jednak nadal w sprawach, w których pracownik jest stroną pozwaną.
Gdy w umowie czegoś brakuje
Kwestia pisemnej formy wiąże się nie tylko z umową jako całością, ale również z jej poszczególnymi – wymaganiami przez przepisy kodeksu pracy – elementami. Szczególnie istotne jest dokonanie określenia w zakresie rodzaju umowy, rodzaju pracy, czy też miejsca wykonywania pracy. Nieokreślenie rodzaju umowy nie jest brakiem istotnym, powoduje jednak, że należy wywnioskować, jaki był zgodny zamiar stron. Z reguły przyjmuje się w takiej sytuacji, że została zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony, jako umowa najczęściej stosowana. Podobnie należy wnioskować w odniesieniu do określenia rodzaju pracy, wobec jego braku w umowie. Jeśli rodzaju umowy nie uda się ustalić na podstawie całokształtu okoliczności (kwalifikacje pracownika, rodzaju produkcji prowadzonej przez pracodawcę), należy uznać, że nie doszło do zawarcia umowy o pracę. Inne wątpliwości mogą się wiązać z określeniem miejsca wykonywania pracy jako bardziej szczegółowego (wskazanie konkretnego zakładu produkcyjnego) lub ogólnego (siedziba pracodawcy). Usunięciu wszelkich wątpliwości, w tym zwłaszcza w powyższym zakresie, służy właśnie obowiązek potwierdzenia przez pracodawcę, na piśmie, stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków.
Dopuszczenie do pracy
Umowa o pracę może być także zawarta w formie dopuszczenia do pracy. W tym przypadku strony nie składają oświadczeń woli w formie pisemnej lub ustnej. Pracownik natomiast podejmuje pracę za wiedzą pracodawcy. Oświadczenia woli zostają w tej sytuacji złożony w sposób domniemany. Jeśli po ustaniu umowy zawartej na okres próbny lub po upływie okresu wypowiedzenia pracownik kontynuuje, za wiedzą pracodawcy, zatrudnienie, to mam właśnie do czynienia z sytuacją dopuszczenia do pracy. Zamiaru dalszej współpracy nie można wnioskować natomiast, gdy pracownik przychodzi do zakładu pracy w celu przekazania obowiązków następcy lub rozliczenia się z pracodawcą. Podobnie, wykonywanie przez byłego pracownika w ciągu kilku dni czynności pracowniczych bez wiedzy pracodawcy nie świadczy o zgodnym zamiarze zawarcia nowej umowy o pracę. Tylko jeśli ustalimy, że pracodawca miał zamiar zatrudnić byłego pracownika na określonym stanowisku, można przyjąć, że po rozwiązaniu umowy terminowej doszło do nawiązania nowego stosunku pracy (por. wyrok SN z 11.04.2000 r., I PKN 575/99).
Powództwo do sądu pracy
Co robić, gdy umowa o pracę nie tylko nie została zawarta w formie pisemnej, ale również pracodawca nie uczynił zadość wspomnianemu obowiązkowi potwierdzenia na piśmie dokonanych ustaleń? Przede wszystkim pracownikowi przysługuje roszczenie o ustalenie (każdy, kto ma w tym interes prawny może żądać ustalenia przez sąd (sąd pracy) istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa; por. wyrok SN z 25.02.2009 r., II PK 176/08). Nawet jeśli pracownik nie ma pisemnej umowy, to za wykonaną pracę przysługuje mu też wynagrodzenie (por. wyrok SA w Warszawie z 10.04.2007 r., VI ACa 1205/06). Brak pisemnej umowy o pracę nie wyklucza zatem także dochodzenia wypłaty wynagrodzenia przed sądem. W takiej sytuacji sąd dokonuje wstępnego rozstrzygnięcia, czy stosunek pracy w ogóle istniał (por. wyrok SA w Gdańsku z 10.11.2015 r., III APa 28/15). Powód – pracownik może dowodzić istnienia stosunku pracy wszelkimi dowodami. Wobec braku ograniczeń dowodowych szczególnie przydatny może okazać się dowód z zeznań świadków – innych pracowników. Sąd rozpoznaje sprawę w składzie jednego sędziego jako przewodniczącego i dwóch ławników.
Co istotne pracodawca, który nie wykonuje opisanych obowiązków naraża się na odpowiedzialność. Sąd, uznając że pracodawca nie potwierdził na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, może orzec grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30000 zł.
Podstawa prawna
art. 29 § 2 i art. 281 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 108),
ada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 155 z późn. zm.)