Niezależnie od tego, w jakim znaczeniu – generalnym czy indywidualnym – odnosimy się do rozkładu czasu pracy, w każdym z nich określa on dni i godziny pracy pracowników (pracownika). Rozkład może wyznaczać widełki, po których można się poruszać, planując pracę poszczególnych osób, albo wskazywać skonkretyzowane dni i godziny pracy danego zatrudnionego.
W REGULAMINIE LUB OBWIESZCZENIU
Jednym z elementów regulaminu pracy (a u pracodawcy, który nie ma obowiązku jego wydawania – obwieszczeniu dotyczącego czasu pracy) są postanowienia dotyczące rozkładów czasu pracy. Wiążą one zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Ten ostatni jest nimi związany przede wszystkim w zakresie tworzenia harmonogramów.
Rozkłady mogą być wyznaczone w sposób stały. Wówczas w regulaminie lub obwieszczeniu występują zapisy ustalające konkretne dni i godziny pracy dla całej firmy lub pracowników określonego działu.
Zapis regulaminu pracy może brzmieć następująco:
„Pracownicy wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–17.00”.
Taki zapis ustala stałe dni pracy (poniedziałek – piątek) i jednocześnie stałe dni wolne (sobota i niedziela), a także stałe godziny pracy. Wynika z niego, że pracownicy pracują w systemie podstawowym (praca w stałej liczbie 8 godzin dziennie). Pracodawca, by zaplanować pracę w innych godzinach, musi uprzednio zmienić regulamin. Bez takiej zmiany musiałby zlecać pracę poza rozkładem, czyli zasadniczo w godzinach nadliczbowych lub dniach wolnych od pracy (zasadniczo w harmonogramach nie powinno występować planowanie pracy w nadgodzinach lub dniach wolnych).
Często konieczne jest stosowanie zmienności w zakresie godzin i dni pracy. W regulaminie lub obwieszczeniu można wyrazić to w różny sposób, zależnie od potrzeb.
Możliwe są następujące zapisy regulaminu pracy:
”1. Pracownicy Działu Handlowego wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 do 15.30 lub 8.30 do 16.30.
2. Pracownicy Działu Serwisu pracują od poniedziałku do piątku systemie zmianowym:
I zmiana: w godz. 6.00–14.00,
II zmiana: w godz. 14.00–22.00”.
„Pracownicy pracują według harmonogramów czasu pracy, w których
praca może być planowana w każdym dniu tygodnia, w przedziałach czasu pracy przypadających na godziny od 6.00 do 23.00”.
Mamy w regulaminie zapis, zgodnie z którym pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00–15.00. Planujemy, aby w przyszłym miesiącu przez dwa tygodnie część pracowników pracowała od wtorku do soboty w godz. 10.00–18.00. Czy wystarczająca jest modyfikacja ich harmonogramów na ten miesiąc?
Nie, regulamin pracy wyznacza rozkłady czasu pracy, jakie może stosować pracodawca. Jeżeli regulamin zawiera tylko zapis dotyczący czasu pracy i nie przewiduje jakichkolwiek możliwości odstępstw od wskazanego w nim rozkładu dziennego i godzinowego, to pracodawca ma zamkniętą drogę do jakichkolwiek zmian w tym zakresie bez wcześniejszej zmiany zapisów regulaminu.
PRZEPISY POZWALAJĄCE NA ZMIANY
W art. 140
1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) dano możliwość tworzenia rozkładów przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla pracowników dniami pracy (zmienny/ruchomy rozkład czasu pracy). Przepis ten przyznaje pracownikom w pewnym zakresie możliwość decydowania o godzinie rozpoczynania pracy w dniach będących dla nich dniami pracy.
Ruchomy czas pracy występuje w dwóch odmianach. Może polegać na stworzeniu rozkładów (w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla pracowników dniami pracy) przewidujących:
różne godziny rozpoczynania pracy (tutaj rozkłady narzuca pracodawca) [przykład] orazprzedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy (np.: „Pracownicy mogą rozpocząć pracę pomiędzy godz. 8.00 a 10.00. Od godziny, w której rozpoczęli pracę, są zobowiązani przepracować 8 godzin”).
W związku z zawartym porozumieniem w regulaminie pracy wskazano:
„Pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godzinach:
1) we wtorki od 7.00 do 15.00,
2) w pozostałych dniach od 8.00 do 16.00”.
Przy takim zapisie pracodawca korzysta z możliwości, jakie daje art. 1401 k.p., a jednocześnie został wprowadzony stały rozkład czasu pracy.
W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, aby sytuacja taka nie naruszała
prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.
Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy ustala się:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi takimi organizacjami, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p., albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Niezależnie od zawarcia porozumienia można jednak stosować rozkłady czasu pracy z art. 1401 k.p. na indywidualny wniosek pracownika. Wniosek taki może dotyczyć wprowadzenia obu rodzajów zmiennych rozkładów czasu pracy, wymienionych w przepisach tego artykułu.
Przez harmonogramy rozumiemy zwykle zindywidualizowane rozkłady czasu pracy dla danego pracownika tworzone na określone przedziały czasu. Są one niezbędne wszędzie tam, gdzie mamy zmienność godzin pracy, w szczególności wtedy, gdy występuje jednocześnie zmienność liczby dni i godzin pracy.
Przy stosowaniu zmiennej liczby godzin pracy oraz różnej pory jej wykonywania przez poszczególne osoby nie można wprowadzić w regulaminie lub obwieszczeniu stałych, skonkretyzowanych rozkładów. Stąd pojawiają się harmonogramy czasu pracy, w których – w granicach wyznaczonych przez ogólny regulaminowy rozkład czasu pracy – wskazuje się na konkretne dni i godziny pracy poszczególnych osób.
Harmonogramy pracy, czyli indywidualne rozpiski konkretnych godzin i dni pracy poszczególnych pracowników, tworzone są na okres obejmujący jednak co najmniej jeden miesiąc. Przy czym pracownik powinien otrzymać swój grafik co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Obowiązek tworzenia indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów, grafików) dotyczy wszystkich sytuacji, w których nie została wypełniona jedna z czterech przesłanek:
1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z
prawa pracy albo z umowy o pracę (będą to stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach),
2) pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy),
3) na pisemny wniosek pracownika stosuje się do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 k.p.,
4) na pisemny wniosek pracownika ustali się mu indywidualny rozkład czasu pracy.
W razie tworzenia harmonogramów czasu pracy należy w regulaminie zawrzeć zapisy o możliwości ich zmiany w okresie objętym harmonogramem. Taką możliwość dopuściły dwie kluczowe instytucje, zarówno Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 18 października 2013 r., „Rzeczpospolita”, PiP 2013/9673/5), jak i Państwowa Inspekcja Pracy (pismo z 6 kwietnia 2009 r., nr GPP-417-4560-19/09/PE/RP). PIP wskazuje jednak, że zmiany harmonogramów są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i 15111 k.p.). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.
Podstawowe zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy
Grafik musi być zgodny z przepisami wewnętrznymi (regulaminem pracy lub obwieszczeniem); nie można w nim planować pracy niezgodnie z rozkładami wynikającymi z tych regulacji.
Minimalnym okresem, na jaki harmonogram powinien być utworzony, jest miesiąc; przy czym przepisy przewidują odstępstwa do tej zasady – zawierają je m.in. regulacje ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.) oraz ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 406 ze zm.).
W harmonogramie tworzonym na cały okres rozliczeniowy (np. wówczas gdy stosowane są miesięczne okresy rozliczeniowe) można zaplanować nie więcej pracy, niż wynosi wymiar czasu pracy dla danego miesiąca; tak samo w kwestii dni wolnych – należy zaplanować ich minimalną liczbę, odnosząc się do danego okresu rozliczeniowego.
Jeżeli harmonogram dotyczy tylko części okresu rozliczeniowego (np. stosowany jest czteromiesięczny okres rozliczeniowy, a grafik układany jest na okres miesięczny) – wymiar i dni wolne muszą się zgadzać łącznie w okresie rozliczeniowym.
W grafiku określamy dni pracy, godziny rozpoczynania i kończenia pracy (np. przez wskazanie „od... do...” albo „I zmiana, II zmiana” – wówczas gdy w regulaminie lub obwieszczeniu jasno wskazano stałe przedziały godzinowe dla każdej ze zmian).
Planowana dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy (maksymalnie 8 godz. dla podstawowego, wyższe wymiary dzienne przy stosowaniu systemów równoważnych).
Planowana godzina rozpoczęcia pracy może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej jedynie wówczas, gdy stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy.
Jedyna przerwa, która musi być oznaczona w harmonogramie, dotyczy przypadków stosowania systemu przerywanego czasu pracy.
Godziny i dni pracy muszą być planowane w taki sposób, aby pracownik miał zapewnione minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe.
Przy planowaniu pracy w niedziele i święta należy jednocześnie zaplanować (i odpowiednio oznaczyć) dni wolne w zamian za tę pracę.
Co najmniej jedna niedziela na cztery tygodnie musi być wolna od pracy.