Rozkład czasu pracy to pojęcie o dwojakim znaczeniu. Jedno odnosi się do rozkładów wprowadzanych przez pracodawcę w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, w których wyznaczone są niejako ogólne ramy, po których można się poruszać, planując pracę. Drugie to indywidualne oznaczenie dni i godzin pracy. W tym ujęciu rozkład to inaczej harmonogram lub grafik.



Niezależnie od tego, w jakim znaczeniu – generalnym czy indywidualnym – odnosimy się do rozkładu czasu pracy, w każdym z nich określa on dni i godziny pracy pracowników (pracownika). Rozkład może wyznaczać widełki, po których można się poruszać, planując pracę poszczególnych osób, albo wskazywać skonkretyzowane dni i godziny pracy danego zatrudnionego.
W REGULAMINIE LUB OBWIESZCZENIU
Jednym z elementów regulaminu pracy (a u pracodawcy, który nie ma obowiązku jego wydawania – obwieszczeniu dotyczącego czasu pracy) są postanowienia dotyczące rozkładów czasu pracy. Wiążą one zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Ten ostatni jest nimi związany przede wszystkim w zakresie tworzenia harmonogramów.
Rozkłady mogą być wyznaczone w sposób stały. Wówczas w regulaminie lub obwieszczeniu występują zapisy ustalające konkretne dni i godziny pracy dla całej firmy lub pracowników określonego działu.
PRZYKŁAD 1
Stałe godziny dla ogółu
Zapis regulaminu pracy może brzmieć następująco:
„Pracownicy wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–17.00”.
Taki zapis ustala stałe dni pracy (poniedziałek – piątek) i jednocześnie stałe dni wolne (sobota i niedziela), a także stałe godziny pracy. Wynika z niego, że pracownicy pracują w systemie podstawowym (praca w stałej liczbie 8 godzin dziennie). Pracodawca, by zaplanować pracę w innych godzinach, musi uprzednio zmienić regulamin. Bez takiej zmiany musiałby zlecać pracę poza rozkładem, czyli zasadniczo w godzinach nadliczbowych lub dniach wolnych od pracy (zasadniczo w harmonogramach nie powinno występować planowanie pracy w nadgodzinach lub dniach wolnych).
Często konieczne jest stosowanie zmienności w zakresie godzin i dni pracy. W regulaminie lub obwieszczeniu można wyrazić to w różny sposób, zależnie od potrzeb.
PRZYKŁAD 2
Praca elastyczna
Możliwe są następujące zapisy regulaminu pracy:
”1. Pracownicy Działu Handlowego wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 do 15.30 lub 8.30 do 16.30.
2. Pracownicy Działu Serwisu pracują od poniedziałku do piątku systemie zmianowym:
I zmiana: w godz. 6.00–14.00,
II zmiana: w godz. 14.00–22.00”.
Albo:
„Pracownicy pracują według harmonogramów czasu pracy, w których praca może być planowana w każdym dniu tygodnia, w przedziałach czasu pracy przypadających na godziny od 6.00 do 23.00”.
PRZYKŁAD 3
W ryzach przepisów wewnętrznych
Mamy w regulaminie zapis, zgodnie z którym pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00–15.00. Planujemy, aby w przyszłym miesiącu przez dwa tygodnie część pracowników pracowała od wtorku do soboty w godz. 10.00–18.00. Czy wystarczająca jest modyfikacja ich harmonogramów na ten miesiąc?
Nie, regulamin pracy wyznacza rozkłady czasu pracy, jakie może stosować pracodawca. Jeżeli regulamin zawiera tylko zapis dotyczący czasu pracy i nie przewiduje jakichkolwiek możliwości odstępstw od wskazanego w nim rozkładu dziennego i godzinowego, to pracodawca ma zamkniętą drogę do jakichkolwiek zmian w tym zakresie bez wcześniejszej zmiany zapisów regulaminu.
PRZEPISY POZWALAJĄCE NA ZMIANY
W art. 1401 kodeksu pracy (dalej: k.p.) dano możliwość tworzenia rozkładów przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla pracowników dniami pracy (zmienny/ruchomy rozkład czasu pracy). Przepis ten przyznaje pracownikom w pewnym zakresie możliwość decydowania o godzinie rozpoczynania pracy w dniach będących dla nich dniami pracy.
Ruchomy czas pracy występuje w dwóch odmianach. Może polegać na stworzeniu rozkładów (w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla pracowników dniami pracy) przewidujących:

różne godziny rozpoczynania pracy (tutaj rozkłady narzuca pracodawca) [przykład] oraz przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy (np.: „Pracownicy mogą rozpocząć pracę pomiędzy godz. 8.00 a 10.00. Od godziny, w której rozpoczęli pracę, są zobowiązani przepracować 8 godzin”).

PRZYKŁAD 4
Jednodniowy wyjątek
W związku z zawartym porozumieniem w regulaminie pracy wskazano:
„Pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godzinach:
1) we wtorki od 7.00 do 15.00,
2) w pozostałych dniach od 8.00 do 16.00”.
Przy takim zapisie pracodawca korzysta z możliwości, jakie daje art. 1401 k.p., a jednocześnie został wprowadzony stały rozkład czasu pracy.
W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, aby sytuacja taka nie naruszała prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.
Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy ustala się:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi takimi organizacjami, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p., albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Niezależnie od zawarcia porozumienia można jednak stosować rozkłady czasu pracy z art. 1401 k.p. na indywidualny wniosek pracownika. Wniosek taki może dotyczyć wprowadzenia obu rodzajów zmiennych rozkładów czasu pracy, wymienionych w przepisach tego artykułu.
GRAFIK DLA PRACOWNIKA
Przez harmonogramy rozumiemy zwykle zindywidualizowane rozkłady czasu pracy dla danego pracownika tworzone na określone przedziały czasu. Są one niezbędne wszędzie tam, gdzie mamy zmienność godzin pracy, w szczególności wtedy, gdy występuje jednocześnie zmienność liczby dni i godzin pracy.
Przy stosowaniu zmiennej liczby godzin pracy oraz różnej pory jej wykonywania przez poszczególne osoby nie można wprowadzić w regulaminie lub obwieszczeniu stałych, skonkretyzowanych rozkładów. Stąd pojawiają się harmonogramy czasu pracy, w których – w granicach wyznaczonych przez ogólny regulaminowy rozkład czasu pracy – wskazuje się na konkretne dni i godziny pracy poszczególnych osób.
Harmonogramy pracy, czyli indywidualne rozpiski konkretnych godzin i dni pracy poszczególnych pracowników, tworzone są na okres obejmujący jednak co najmniej jeden miesiąc. Przy czym pracownik powinien otrzymać swój grafik co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Obowiązek tworzenia indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów, grafików) dotyczy wszystkich sytuacji, w których nie została wypełniona jedna z czterech przesłanek:
1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (będą to stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach),
2) pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy),
3) na pisemny wniosek pracownika stosuje się do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 k.p.,
4) na pisemny wniosek pracownika ustali się mu indywidualny rozkład czasu pracy.
W razie tworzenia harmonogramów czasu pracy należy w regulaminie zawrzeć zapisy o możliwości ich zmiany w okresie objętym harmonogramem. Taką możliwość dopuściły dwie kluczowe instytucje, zarówno Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 18 października 2013 r., „Rzeczpospolita”, PiP 2013/9673/5), jak i Państwowa Inspekcja Pracy (pismo z 6 kwietnia 2009 r., nr GPP-417-4560-19/09/PE/RP). PIP wskazuje jednak, że zmiany harmonogramów są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i 15111 k.p.). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.
Podstawowe zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy
Grafik musi być zgodny z przepisami wewnętrznymi (regulaminem pracy lub obwieszczeniem); nie można w nim planować pracy niezgodnie z rozkładami wynikającymi z tych regulacji.
Minimalnym okresem, na jaki harmonogram powinien być utworzony, jest miesiąc; przy czym przepisy przewidują odstępstwa do tej zasady – zawierają je m.in. regulacje ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.) oraz ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 406 ze zm.).
W harmonogramie tworzonym na cały okres rozliczeniowy (np. wówczas gdy stosowane są miesięczne okresy rozliczeniowe) można zaplanować nie więcej pracy, niż wynosi wymiar czasu pracy dla danego miesiąca; tak samo w kwestii dni wolnych – należy zaplanować ich minimalną liczbę, odnosząc się do danego okresu rozliczeniowego.
Jeżeli harmonogram dotyczy tylko części okresu rozliczeniowego (np. stosowany jest czteromiesięczny okres rozliczeniowy, a grafik układany jest na okres miesięczny) – wymiar i dni wolne muszą się zgadzać łącznie w okresie rozliczeniowym.
W grafiku określamy dni pracy, godziny rozpoczynania i kończenia pracy (np. przez wskazanie „od... do...” albo „I zmiana, II zmiana” – wówczas gdy w regulaminie lub obwieszczeniu jasno wskazano stałe przedziały godzinowe dla każdej ze zmian).
Planowana dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy (maksymalnie 8 godz. dla podstawowego, wyższe wymiary dzienne przy stosowaniu systemów równoważnych).
Planowana godzina rozpoczęcia pracy może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej jedynie wówczas, gdy stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy.
Jedyna przerwa, która musi być oznaczona w harmonogramie, dotyczy przypadków stosowania systemu przerywanego czasu pracy.
Godziny i dni pracy muszą być planowane w taki sposób, aby pracownik miał zapewnione minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe.
Przy planowaniu pracy w niedziele i święta należy jednocześnie zaplanować (i odpowiednio oznaczyć) dni wolne w zamian za tę pracę.
Co najmniej jedna niedziela na cztery tygodnie musi być wolna od pracy.