W lutym 2017 r. będą u nas wypłacane dodatkowe wynagrodzenia roczne, tzw. trzynastki, za 2016 r. Jak prawidłowo ustalić taką trzynastkę dla pracownicy urzędu gminy zatrudnionej na umowę o pracę, która w ubiegłym roku miała kilka absencji chorobowych (łącznie 40 dni), przebywała na urlopie wypoczynkowym, bezpłatnym (45 dni) oraz korzystała z dwóch dni opieki nad 10-letnim dzieckiem? Jej wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce wynosi 2650 zł, dodatek za staż pracy – 265 zł (10 proc.). Ma też prawo do zmiennych premii regulaminowych, które łącznie wyniosły 3000 zł. Wynagrodzenie urlopowe wyniosło 101,20 zł. Czy wliczyć do podstawy trzynastki wynagrodzenie za czas opieki nad dzieckiem oraz w jaki sposób przyjąć dodatek stażowy, czy w całości, czy tylko wypłacony za czas faktycznie przepracowany?
Reklama

ODPOWIEDŹ

Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r. należy wliczyć pracownicy wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek za wysługę lat, z tym że wyłącznie za czas faktycznie przepracowany oraz premie. Natomiast z kalkulacji powinny być wykluczone: wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem.

Ile wypłacić urzędniczce

Pracownica nie przepracowała pełnego 2016 r., ale udało jej się wypracować ponad 6 miesięcy. Nabyła więc prawo do trzynastki za ten rok. W związku z tym do podstawy wymiaru trzynastki należy przyjąć następujące wynagrodzenia:

● wynagrodzenie zasadnicze za przepracowane okresy – 28 014,38 zł

● wynagrodzenie urlopowe – 101,20 zł

● premie regulaminowe – 3000 zł

● dodatek stażowy za okresy przepracowane – 2801,42 zł

Do podstawy trzynastki nie przyjmujemy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz wynagrodzenia za opiekę nad dzieckiem i części dodatku za okresy niezdolności do pracy. Po weryfikacji świadczeń ze stosunku pracy uzyskanych w ubiegłym roku kalendarzowym i odrzuceniu opisanych wyłączeń należy dodać składniki wynagrodzenia. Wysokość trzynastki to 8,5 proc. sumy tego wynagrodzenia.

Suma wynagrodzenia wynosi 33 917 zł.

Kwota trzynastki – 2882,95 zł (33 917 zł x 8,5 proc.).

Prawo do pełnego dodatkowego wynagrodzenia
Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynika z ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Ustawą tą objęci są m.in. pracownicy samorządowi, czyli np. zatrudnieni w urzędach gminy. Dla pracowników jednostek sektora finansów publicznych trzynastka jest więc rodzajem dodatkowej premii mającej charakter obowiązkowy. Pracodawca nie może sam, według uznania, ustalić np. w regulaminie wynagradzania wysokości trzynastek i zasad jej wypłaty, skoro te kwestie reguluje wprost ustawa. Pracodawca musi zgodnie z tymi przepisami ustalić prawo do trzynastki i obliczyć wysokość tego dodatkowego wynagrodzenia.
Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, tj. od pierwszego do ostatniego dnia roboczego tego roku. O prawie do trzynastki decyduje więc odpowiednia długość okresu przepracowanego u oznaczonego pracodawcy w danym roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Przy czym nie musi to być ciągły okres zatrudnienia, na podstawie jednej umowy. Jeśli pracownikowi zdarzyło się pracować w danym roku i dla danej jednostki na podstawie kilku umów, podlegają one sumowaniu. Nie jest więc brany pod uwagę ani ogólny staż pracy (u różnych pracodawców), ani cały dotychczasowy okres zatrudnienia w danej jednostce. Liczy się okres wykonywania pracy u jednego pracodawcy. Przy ustalaniu uprawnień trzynastkowych nie ma znaczenia wymiar czasu pracy czy rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo).
Wystarczy 6 miesięcy
Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy (180 dni). Do tego półrocznego okresu zalicza się:
● dni faktycznie wykonywanej pracy, zgodnie z ewidencją czasu pracy,
● urlopy wypoczynkowe,
● niedziele i święta,
● dni wolne z racji zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. soboty), a także dni wolne udzielone w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
● dni zwolnienia od pracy udzielone związkowcowi z tytułu udziału w zarządzie organizacji związkowej.
Pojęcie „okres przepracowany” to nie okres trwania stosunku pracy, ale tylko czas rzeczywistej pracy (realizowania powierzonych obowiązków). Ustawa wymienia już rodzaje absencji, które traktuje się na równi z okresem pracy i jest to katalog zamknięty. Pozostałe usprawiedliwione nieobecności nie są wliczane do minimalnego 6-miesięcznego okresu (uchwały Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r., sygn. akt II PZP 7/03, OSNP 2004/2/26 oraz z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP3/11; OSNP 2012/1-2/3).
Przykładowe okresy zaliczane jako nieprzepracowane dla potrzeb ustalenia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego:
● okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą,
● okresy opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 kodeksu pracy,
● okresy pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego, w tym świadczenia rehabilitacyjnego,
● urlopy: bezpłatne, szkoleniowe, okolicznościowe,
● inne zwolnienia od pracy, np. krwiodawcy na oddanie krwi.
Czasem wystarczy krócej
Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach wymienionych w art. 2 ust. 3 ustawy. Wśród nich można wyróżnić urlopy np. dla poratowania zdrowia oraz związane z rodzicielstwem:
– wychowawczy,
– macierzyński
– na warunkach urlopu macierzyńskiego,
– ojcowski,
– rodzicielski.
Pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia rocznego w przypadkach:
1) nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni;
2) stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości;
3) wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;
4) rozwiązania umowy o prace? bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Jaka podstawa
Po ustaleniu prawa do trzynastki kolejny krok to obliczenie jej wysokości. Podstawę dodatkowej pensji oblicza się z wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który trzynastka przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Zatem nie wszystkie otrzymane w ubiegłym roku wypłaty złożą się na podstawę trzynastki. Najpierw należy posegregować składniki i odrzucić te wymienione w par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, oczywiście poza wynagrodzeniem urlopowym, które co prawda znajduje się w tym przepisie, ale ustawowo podlega wliczeniu. Do podstawy trzynastki nie wejdą więc m.in.:
● jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
● wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
● gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
● wynagrodzenie za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe,
● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
● nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (czyli trzynastka wypłacona na początku roku za rok poprzedni).
Poza wymienionymi wyżej wyłączeniami podstawę wymiaru trzynastki ustala się z wynagrodzenia zasadniczego, dodatków – za wysługę lat, funkcyjnego, wyrównawczego, specjalnego (za nałożenie dodatkowych obowiązków), za warunki pracy, za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych itp., a także przysługujących po spełnieniu określonych wymagań premii regulaminowych.
Z kolei przykładowe przychody, których nie bierze się pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru trzynastki, to:
● nagrody uznaniowe, wypłaty o charakterze jednorazowym, nieperiodyczne,
● wynagrodzenie za dwa dni opieki nad dzieckiem do 14 lat,
● wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, za urlop szkoleniowy u pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe,
● świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
● zasiłki z ubezpieczenia społecznego.
Jak wliczać dodatek za staż pracy
Dodatek za staż pracy podlega wliczeniu do podstawy trzynastki. Jednak są wątpliwości co do tego, jak go wliczać, a raczej w jakiej części – czy w całości, czy za okres przepracowany. Dodatek przysługuje bowiem pracownikom samorządowym za okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłków chorobowych i opiekuńczych. Tym pracownikom dodatek wypłaca się niejako obok świadczenia chorobowego, czyli bez pomniejszania za okresy niezdolności. Niegdyś MPiPS wyraziło stanowisko, w którym opowiedziało się za wliczeniem do trzynastki dodatku stażowego w pełnej wysokości, a więc również w części przypadającej na okresy chorobowe. Resort potraktował ten dodatek jako składnik określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Jednak ten pogląd nie wydaje się prawidłowy. Ta część dodatku, która przysługuje również za okresy usprawiedliwionych nieobecności, w tym okresy choroby czy płatnych zwolnień od pracy, powinna być wyłączona przy obliczaniu trzynastki, bo jest to składnik wynagrodzenia pomijany w podstawie ekwiwalentu za urlop, a tym samym również i w podstawie trzynastki. Jednym z wyłączeń jest wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a taką jest np. niezdolność do pracy z powodu choroby. ⒸⓅ
Lista płac za luty (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek, premia za luty – 230 zł) ⒸⓅ
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 6027,95 zł 2650 + 265 zł + 230 zł + 2882,95 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 826,43 zł – podstawa wymiaru – 6027,95 zł – składka emerytalna – 6027,95 zł x 9,76 proc. = 588,33 zł – składka rentowa – 6027,95 zł x 1,5 proc. = 90,42 zł – składka chorobowa – 6027,95 zł x 2,45 proc. = 147,68 zł – łączna kwota składek – 826,43 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 468,14 zł 403,12 zł – podstawa wymiaru – 5201,52 zł (6027,95 zł – po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 826,43 zł) 5201,52 zł x 9 proc. = 468,14 zł 5201,52 zł x 7,75 proc. = 403,12 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 467 zł Przychód do opodatkowania – 6027,95 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 5090 zł [6027,95 zł (przychód) – 111,25 zł – 826,43 zł (składki ZUS)] = 5090 zł – zaliczka do US – 467 zł (5090 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 869,87 zł (zaliczka na podatek) – 403,12 zł (składka zdrowotna) = 466,75 zł
Kwota do wypłaty 4266,38 zł 6027,95 zł – (826,43 zł + 468,14 zł + 467 zł)
Podstawa prawna
Art. 2 i art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2217).
Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).