Nowy wzór świadectwa pracy nie nadąża za zmianami i nie wiadomo, jak robić odpisy. A do prezydenckiego projektu są kolejne postulaty.
Zmiany dotyczące świadectw pracy – te, które już obowiązują, i te, które dopiero są projektowane – są ostatnio tak liczne, że trudno złożyć je w spójną całość. I zapewne gubi się w tym nawet rząd.
Z jednej strony ustawa deregulacyjna, wprowadzająca pierwszy pakiet zmian wicepremiera Morawieckiego dla przedsiębiorców od 1 stycznia, uprościła przepisy kodeksu pracy związane z wydawaniem tych dokumentów (m.in. zlikwidowano zbiorcze świadectwa pracy). Z nowym rokiem swoje trzy grosze dorzucił resort rodziny, wprowadzając nowe przepisy wykonawcze, a w nich nowy wzór świadectwa pracy. Jak by tego było mało, za rogiem czekają kolejne zmiany, zaproponowane przez Kancelarię Prezydenta, nad którymi pracuje już Rada Dialogu Społecznego.
Na pierwszy rzut oka wszystkie te zmiany wydają się słuszne i potrzebne. Jednak po bliższym przyjrzeniu się im okazuje się, że nie zawsze są ze sobą spójne, mają luki, a w niektórych przypadkach prowadzą do absurdalnych rezultatów. Ten ostatni wniosek dotyczy zwłaszcza zmian wprowadzonych ustawą deregulacyjną – brak w niej odpowiednich przepisów przejściowych powoduje, że nie wiadomo, w jakim terminie wystawiać świadectwa pracy w przypadku zakończonych umów na czas wykonania określonej pracy, a także jaką podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy wpisać do dokumentu.
Niepełne okazują się być także zmiany we wzorze świadectwa pracy. Już w kwietniu 2016 r. pisaliśmy o tym, że wzór ten był niedostosowany do zmienionych przepisów kodeksu pracy o uprawnieniach rodzicielskich (wprowadzonych 2 stycznia 2016 r.). Brakowało m.in. pozycji dotyczących wykorzystania urlopów ojcowskiego i rodzicielskiego. Te luki zostały przez resort rodziny uzupełnione, jednak w nowym wzorze świadectwa nadal nie uwzględniono potrzeby wpisywania wymiaru zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, jaki przysługuje każdemu rodzicowi. Przez to po zmianie pracy kolejny pracodawca może udzielić takiego wolnego więcej, niż w rzeczywistości pracownikowi przysługuje. Problem jest także z wydawaniem odpisów świadectw pracy. Eksperci nie są bowiem zgodni, czy w przypadku świadectw sprzed 2017 r. wydawać je na nowym czy starym druku.
Wreszcie zmiany projektowane przez Kancelarię Prezydenta mogą być uznane częściowo za zbędne. Planuje się bowiem, by do kodeksu pracy wprowadzić m.in. możliwość uzyskania przez pracowników orzeczenia zastępującego świadectwo pracy. A na to właściwie już dziś pozwalają przepisy.
Nowy wzór tego dokumentu uzupełniono o uprawnienia związane z rodzicielstwem, czego brakowało w starym druku. Nie uwzględniono jednak możliwości dzielenia się przez rodziców zwolnieniem na opiekę nad dzieckiem do lat 14. Są też problemy m.in. podczas wystawiania świadectwa osobom zatrudnionym na umowach na czas wykonania określonej pracy oraz przy wydawaniu odpisów świadectw pracy.
Nowy druk świadectwa pracy
Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje nowy pomocniczy wzór świadectwa pracy, który wprowadzono w załączniku do nowego rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Całkowitą nowością są w nim oddzielne punkty dotyczące uprawnień związanych z rodzicielstwem, takich jak urlop ojcowski (ust. 5 pkt 3 wzoru) i urlop rodzicielski (ust. 5 pkt 4 wzoru) oraz ochrony przed wypowiedzeniem, stosunku pracy wynikającej ze zmniejszenia etatu pracownika uprawnionego do skorzystania z urlopu wychowawczego (ust. 5 pkt 6 wzoru).
W przypadku uprawnień urlopowych związanych z rodzicielstwem do świadectwa pracy wpisuje się wymiary wykorzystanych urlopów oraz liczbę ich części. Ponadto, w przypadku urlopu rodzicielskiego, podstawę prawną jego udzielenia oraz liczbę części tzw. odroczonego urlopu rodzicielskiego, czyli tego, który może być wykorzystywany do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat. Ta ostatnia informacja jest uwzględniana w świadectwie ze względu na to, że te części urlopu rodzicielskiego powodują zmniejszenie liczby części przysługującego pracownikowi urlopu wychowawczego.
W obydwu przypadkach, zgodnie z wyjaśnieniami wynikającymi ze „Sposobu wypełniania świadectwa pracy” (są one częścią nowego wzoru świadectwa), informacje o urlopach wpisuje się do świadectwa tylko wtedy, gdy ze względu na wiek dziecka pracownik mógłby korzystać z nich w kolejnym stosunku pracy. Co więcej, doprecyzowano również, że gdyby pracownik miał więcej dzieci i wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, to odrębnie należy wskazać urlop wykorzystywany na każde z dzieci, podając ich imiona i nazwisko.
Z kolei w przypadku ochrony w związku ze zmniejszeniem etatu, a więc gdy pracownik zamiast urlopu wychowawczego zdecydował się na obniżony wymiar pracy, wystarczy podać okres lub okresy korzystania z niej, aby kolejny pracodawca wiedział, czy pracownik wykorzystał już 12 miesięcy szczególnej ochrony przed zwolnieniem.
Luka w opiece nad dzieckiem
W nowym wzorze świadectwa pracy uwzględniono zmianę wprowadzoną do kodeksu pracy od 2 stycznia 2016 r., zgodnie z którą zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 może być wykorzystywane także w godzinach. W ust. 5 pkt 7 wzoru przewidziano bowiem wpisanie liczby dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Zmiana ta była bardzo potrzebna, gdyż przez cały 2016 r. pracodawcy musieli wystawiać świadectwa pracy niezgodnie ze starym wzorem, korygując ten punkt i wpisując godziny (stary druk przewidywał tylko wpisanie liczby dni).
Zmiana ta nie jest jednak wystarczająca, gdyż resort rodziny dopuszcza dzielenie się tym uprawnieniem przez rodziców – i co więcej – także w sposób nierówny. To oznacza, że mogą oni oświadczyć, iż jedno będzie korzystało np. z 6 godzin, a drugie z 10 godzin zwolnienia na opiekę. W takim przypadku wpisanie jedynie liczby godzin wykorzystanego zwolnienia będzie powodowało w praktyce zawyżenie jego wartości u kolejnego pracodawcy. [przykład]
Aby uniknąć takich błędów, w świadectwie pracy powinna zostać przewidziana nie tylko liczba dni lub godzin wykorzystanego zwolnienia, ale również przysługujący wymiar. Odnosząc się do naszego przykładu, powinno się wpisać 3/8, czyli 3 godziny wykorzystane z 8 godzin, do których pracownik miał prawo. Taki zapis nie spowodowałby bowiem zawyżenia wymiaru zwolnienia na opiekę nad dzieckiem u kolejnego pracodawcy, gdyż wiedziałby on, że należy go udzielić jedynie w wymiarze 5, a nie 13 godzin.
Co z umowami na czas wykonania określonej pracy?
Problematyczne jest również wystawienie obecnie świadectwa osobie, której kończy się umowa na czas wykonania określonej pracy, zawarta przed 22 lutego 2016 r. W tej dacie zlikwidowano bowiem taki rodzaj umowy. Jednak w przepisach przejściowych do ówczesnej nowelizacji kodeksu pracy przyjęto zasadę, że do trwających w dniu jej wejścia w życie umów na czas wykonania określonej pracy stosuje się przepisy dotychczasowe. Oznacza to, że takie umowy mogą nadal być wykonywane i stosuje się do nich stare, uchylone już przepisy kodeksu pracy.
Problem jednak w tym, że kolejna nowelizacja tego kodeksu, zawarta w ustawie o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, która weszła w życie od 1 stycznia 2017 r., nie zawiera już przepisów przejściowych dotyczących tego rodzaju umowy. Jej art. 22 ust. 1 odwołuje się wyłącznie do kwestii wydania zbiorczego świadectwa pracy w przypadku, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny albo na czas określony. Stanowi on, że jeżeli w dniu wejścia w życie tej ustawy nie upłynął termin na wydanie zbiorczego świadectwa pracy (w przypadku zatrudnienia na podstawie ww. umów), pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy za zakończone do 1 stycznia 2017 r. okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy – czyli do 1 lipca 2017 r.
A zatem, w związku z tym, że art. 22 wspomnianej ustawy odwołuje się do treści art. 97 par. 11 k.p., w którym od 22 lutego 2016 r. nie wymienia się już umowy na czas wykonania określonej pracy, trudno jednoznacznie stwierdzić, czy w takim terminie należy wystawić świadectwa za umowy na czas wykonania określonej pracy zakończone z upływem 2016 r. Wydaje się, że w tym zakresie mamy lukę w prawie. Co więcej, osoba wystawiająca takie świadectwo będzie miała problem z podstawą prawną rozwiązania stosunku pracy, gdyż art. 30 k.p. jako podstawy jego zakończenia nie przewiduje już ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta umowa. Wydaje się zatem, że należałoby podać stary art. 30 ust. 1 pkt 5 k.p. w brzmieniu sprzed 22 lutego 2016 r. w powiązaniu z art. 13 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1220).
PRZYKŁAD
Zawyżenie liczby godzin zwolnienia
Pracownik podzielił się z żoną zwolnieniem od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem po 8 godzin. W trakcie zatrudnienia u pracodawcy X wykorzystał tylko 3 godziny opieki. Pracodawca wystawił mu świadectwo pracy, wskazując, że wykorzystał to zwolnienie w wymiarze 3 godzin. Kadry pracodawcy Y, do którego pracownik przeszedł w tym samym roku, przyjęły, że ma on jeszcze w tym roku prawo do 13 godzin zwolnienia, gdyż odjęły 3 godziny od pełnego wymiaru, czyli 16 godzin.
Podstawa prawna
Art. 30, art. 97, art. 1868 par. 1 pkt 2, art. 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 2 i art. 22 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. poz. 2255).
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 2292).
Prezydencki projekt potrzebny, ale większe uprawnienia dla PIP i ZUS
W przedłożonym Radzie Dialogu Społecznego prezydenckim projekcie nowelizacji kodeksu pracy przewidziano m.in. możliwość wydania orzeczenia zastępującego świadectwo pracy np. w przypadku zaprzestania działalności przez pracodawcę. Czy taka zmiana ma sens?
Warto się pochylić nad uregulowaniem możliwości wydania orzeczenia zastępującego świadectwo pracy, choć w tym zakresie ważnych zmian dokonano już w tzw. ustawie deregulacyjnej. Na stan prawny w tym zakresie oddziałują także niedawne zmiany w kodeksie cywilnym, pozwalające na uzyskanie orzeczenia zastępującego oświadczenie wiedzy. Zatem skutek, jakim jest konieczna skądinąd ochrona pracowników, którym pracodawca z różnych powodów nie wydał świadectwa pracy, został w zasadzie osiągnięty już innym sposobem.
Czy da się ustalić, kto powinien być pozwany w sprawie o wydanie takiego orzeczenia, gdy pracodawca nie działa?
Rzeczywiście, jeśli prześledzimy liczne praktyczne powody niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy, dojdziemy do wniosku, że są przypadki, w których nawet rozważany instrument prawny może okazać się zawodny. Trudno bowiem w wielu przypadkach wskazać pozwanego, m.in. gdy nie istnieje następca prawny, a w sensie prawnym pracodawca uległ likwidacji. Wówczas wskazanie podmiotu nieistniejącego oznaczać będzie, że sąd oddali pozew. To sytuacja dość ekstremalna, ale trzeba ją rozważyć jako możliwą, zwłaszcza jeśli powództwo nie zostanie złożone niezwłocznie przez zainteresowanego.
Projekt przewiduje też zapisanie w kodeksie roszczenia o wydanie świadectwa pracy. Czy jest to potrzebne?
Propozycja ta, tak jak i poprzednia, otwiera drugą ścieżkę postępowania, nie wnosząc jednak istotnych zmian jakościowych. Dlatego na planowanym posiedzeniu zespołu prawa pracy RDS, któremu przewodniczę, będziemy zastanawiać się nad koniecznością wprowadzenia tej regulacji. Z jednej strony nie warto powielać instrumentów prawnych, których cel jest jednakowy, a z drugiej są argumenty wynikające z zasady zupełności regulacji prawa pracy, które mogą skłaniać do jej wprowadzenia do kodeksu pracy.
A zatem czy projekt nie powinien ulec zmianie? Pojawiają się m.in. postulaty, by można było ustanowić kuratora dla niedziałającego pracodawcy...
Na pewno dyskusja na posiedzeniu RDS zmierzać będzie w kierunku oceny efektywności projektu z punktu widzenia ochrony interesów pracowników. Proponowane zmiany trzeba jednak ocenić na gruncie styczniowych zmian w kodeksie pracy i nowelizacji kodeksu cywilnego z września 2016 r. Trzeba też rozważyć, czy możliwa jest skuteczna ochrona interesu pracownika w sytuacji, gdy pracodawca uległ likwidacji faktycznej i prawnej. Obecne przepisy natomiast stanowią, że sąd może przyjąć pozew tylko w przypadku prawidłowego oznaczenia pozwanego. Pomysł nawiązania do instytucji kuratora, znanego już prawu procesowemu, jest do rozważenia. Liczę tutaj na inspirującą dyskusję w ramach zespołu prawa pracy. Osobiście wyrażam pogląd, że w sytuacji gdy opóźnienie w złożeniu pozwu jest niezawinione przez pracownika, który dodatkowo doznał obiektywnych trudności w dokonaniu tej czynności, rolę pozwanego przejąć mogliby tylko przedstawiciele instytucji publicznych, takich jak ZUS, PIP, ewentualnie pracownicy sądów pracy, którzy posiadając, przynajmniej w założeniu, dostęp do dokumentacji pracowniczej, mogliby przedstawić przed sądem dowody w sprawie. Za takim kierunkiem rozumowania przemawia ważny interes byłego pracownika, który sprowadza się do określenia jego praw jako ubezpieczonego.
Rozmawiała Karolina Topolska
Są problemy ze sprostowaniem...
Regulacje dotyczące wydawania i korygowania treści świadectwa pracy znajdują się w art. 97 kodeksu pracy. Przewiduje on, że pracownik może w ciągu siedmiu dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie.
Przepis ten nie wyjaśnia jednak, co zrobić w przypadku, gdy pracownik dopiero po pewnym czasie zorientuje się, że dokument zawiera błędy. Nie wiadomo także, jak powinien postąpić pracodawca, który zauważył błąd w wystawionym dokumencie. Ponieważ jednak świadectwo pracy zawiera istotne informacje, które mają wpływ na uprawnienia pracownika, uznaje się, że powinno być wypełnione rzetelnie, a tym samym błędy w tym dokumencie muszą zostać poprawione. Nie ma na to też innego sposobu niż sprostowanie świadectwa pracy.
Pojawia się jednak wątpliwość, czy świadectwo wystawione jeszcze w 2016 r. trzeba sprostować na starym wzorze, czy na nowym, obowiązującym od 1 stycznia 2017 r. [ramka]
Jeśli pracodawca przychyla się do wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa, musi wydać mu nowy dokument z bieżącą datą. Wobec powyższego powinien skorzystać z nowego wzoru świadectwa i zgodnie z treścią rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy zamieścić w sprostowaniu więcej informacji niż w pierwotnie wydanym dokumencie (przed zmianą przepisów). Będzie miał zatem nieco więcej pracy. Przykładowo musi podać, czy i w jakim wymiarze pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego, a jeśli tak, to w ilu częściach, z kolei gdy wykorzystywał więcej niż jeden taki urlop, wskazać wykorzystany wymiar odrębnie na każde z dzieci. Analogicznie musi postąpić w przypadku urlopu rodzicielskiego. Dane o tych urlopach zamieszcza jednak tylko wtedy, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z danego urlopu w kolejnym stosunku pracy.
...i odpisem świadectwa
Wątpliwości dotyczą również tego na jakim druku - starym czy nowym – należy wydawać odpisy świadectw pracy, np. wtedy, gdy dokument taki zaginie (red.). [konfrontacja]
Jak to działa w praktyce
Pracodawca wydaje świadectwo bezzwłocznie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. W przypadku gdy nie jest to obiektywnie możliwe, powinien sporządzić i wysłać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni kalendarzowych. Pracownik po otrzymaniu świadectwa ma siedem dni na ewentualny wniosek o sprostowanie. Następnie pracodawca wydaje nowy (poprawiony) dokument lub informuje o odmowie sprostowania świadectwa pracy. W tym drugim przypadku pracownik ma siedem dni na odwołanie się do sądu (licząc od dnia zawiadomienia o odmowie). W praktyce, jeśli wniosek pracownika o sprostowanie wpłynął po terminie, a świadectwo faktycznie zawiera błędy i wymaga sprostowania, to pracodawca wystawia mu nowy dokument. Tym samym może uniknąć postępowania sądowego oraz związanych z nim kosztów. Oczywiście pracodawca ma prawo odmówić sprostowania, podając, że wniosek wpłynął po terminie, jednak szanse na wygranie sporu sądowego są raczej niewielkie.
Powszechną praktyką jest też wpisywanie na nowym dokumencie słowa „Sprostowanie”, co zdaniem praktyków ma istotne znaczenie, ponieważ wystawiając nowe świadectwo, należy wystawić je z datą bieżącą, a błędne świadectwo pracy usunąć z akt osobowych. Bez tej wzmianki można narazić się na zarzut niewystawienia świadectwa w terminie. Wobec powyższego, mimo iż takie działanie jest negowane przez część ekspertów, bardzo często jest stosowane w praktyce i ani pracownicy, ani pracodawcy go nie kwestionują.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Rozporządzenie MRPiPS z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 2292).
Wystawianie odpisów dzieli ekspertów
W nowych przepisach wykonawczych dotyczących świadectw pracy warto zwrócić uwagę na przepis zobowiązujący pracodawcę do wydania w uzasadnionych przypadkach odpisu świadectwa pracy (par. 6 rozporządzenia). Stanowi on powielenie poprzednio obowiązującej regulacji. Niestety, tak jak i wcześniej, tak też i teraz, poza powyższym stwierdzeniem rozporządzenie nie mówi nic więcej w tej kwestii. Pierwsze pytanie, które należy więc postawić, brzmi: Co oznaczają „uzasadnione przypadki”? Czy należą do nich także inne sytuacje niż zagubienie świadectwa pracy przez pracownika (taka była dotychczasowa praktyka wystawiania odpisów)?
Zgodnie ze słownikowym rozumieniem pojęcia, odpis jest to kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu, a więc powinien on mieć na pewno datę bieżącą, a nie taką, jaką miało pierwotne świadectwo pracy. W praktyce więc pojawia się wątpliwość, czy w przypadku świadectw pracy wydanych do końca 2016 r., czyli na starym wzorze świadectwa pracy, ich odpisy powinny być wydawane na nowym wzorze świadectwa? Przepis tego nie rozstrzyga wprost, a w rozporządzeniu nie ma żadnych regulacji przejściowych.
Wydaje się więc, że powinno się je wydać co prawda na nowym wzorze, ale przepisując jedynie ich treść, a więc z pominięciem nowych rubryk, które pojawiły się w 2017 r. w nowym wzorze świadectwa. Koniecznym jest, aby resort rodziny wyjaśnił te wątpliwości, gdyż takie sytuacje będą się zdarzały jeszcze przez kilka-kilkanaście lat.
Przepisy nie określają szczegółowo ani treści odpisu świadectwa pracy, ani terminu jego wystawienia. Biorąc pod uwagę, że ma to być odpis (duplikat), czyli dokument o treści niezmienionej – należy w nim zawrzeć dokładnie te same informacje, jakie znajdują się w pierwotnym dokumencie wraz z datą wystawienia oryginalnego dokumentu. Tym samym do wystawienia duplikatu świadectwa wydanego przed 1 stycznia 2016 r. należy posłużyć się poprzednio obowiązującym wzorem.
Bardzo często na odpisach odtwarza się pieczątki, czyli przepisuje się ich treść, a jeśli była to pieczęć imienna z podpisem – zamiast podpisu umieszcza się adnotację: „Podpis nieczytelny”. Jest to istotne, jeśli odpis wystawia następca prawny innego podmiotu – nie może on umieścić aktualnej pieczęci w miejscu, gdzie była pieczęć podmiotu przejętego. Powinien jednak opatrzyć duplikat świadectwa adnotacją, że jest to odpis, który został sporządzony w określonym dniu przez konkretną osobę będącą następcą prawnym innego podmiotu. Co do zasady, zawsze należy umieścić adnotację „Odpis” lub „Duplikat” wraz z datą wystawienia tego odpisu i nazwiskiem osoby, która go wystawiła.
Warto również odnotować, że od 1 stycznia 2017 r. świadectwo pracy nie musi być już opatrywane pieczęcią pracodawcy. Jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia, wymóg ten stanowił niepotrzebną uciążliwość dla firm, co przemawiało za jego likwidacją.
