W związku z rozwojem działalności i brakiem odpowiednich kandydatów na lokalnym rynku pracy firma rozważa angaż kilku obcokrajowców zza wschodniej granicy. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnieniem cudzoziemca spoza UE?
Jeżeli pracodawca zatrudnia cudzoziemca, to zasadniczo stosuje się wobec niego wszystkie polskie przepisy dotyczące zatrudniania pracowników, w szczególności ustawę z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.). Mają one zastosowanie do cudzoziemców na takich samych zasadach, jak do obywateli polskich, chyba że wynika z nich odmienne traktowanie cudzoziemca. Takie wyjątki od reguły muszą jednak wyraźnie wynikać z danego przepisu.
Powyższe oznacza w praktyce, że pracodawca będzie zobowiązany do wypełnienia wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem cudzoziemca (np. zgłoszenie do ZUS, założenie akt osobowych itp.). Ponadto na pracodawcy ciążą też pewne dodatkowe obowiązki wynikające z tego, że pobyt i praca cudzoziemca w Polsce wymaga co do zasady legalizacji, tj. uzyskania stosownych zezwoleń.
Legalizacja pobytu i pracy
W przypadku zatrudniania cudzoziemców pracodawca ma dwa podstawowe obowiązki dodatkowe. Po pierwsze powinien zapewnić, by praca wykonywana przez cudzoziemca w Polsce była legalna, a po drugie upewnić się, czy cudzoziemiec posiada ważny dokument uprawniający go do pobytu w Polsce. W praktyce szczególnie ważna jest ta druga powinność (niestety często przez pracodawców zaniedbywana). Wynika ona wprost z art. 2 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 769), zgodnie z którym podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest zobowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski. Ponadto obowiązki te wynikają z definicji nielegalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca zawartej w art. 2 ust. 1 pkt 14 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.). Niedopilnowanie przez pracodawcę tego, aby cudzoziemiec legalnie przebywał i pracował w Polsce, powoduje, że pracodawca może ponieść negatywne konsekwencje nielegalnego zatrudnienia, w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialność karną.
Istotne jest, że pracodawca musi nie tylko zapewnić, aby cudzoziemiec przy podejmowaniu zatrudnienia posiadał zezwolenie na pracę i prawo pobytu w Polsce, ale także powinien nie dopuścić pracownika do pracy, jeżeli dokument uprawniający go do pracy lub pobytu w Polsce utracił swoją ważność. Oznacza to, że pracodawca powinien nie tylko żądać dostarczenia dokumentów dotyczących legalności zatrudnienia i pobytu przy zatrudnianiu cudzoziemca, ale także na bieżąco monitorować ważność tych dokumentów.
Dokumenty potwierdzające legalność pracy i pobytu w Polsce należy przechowywać w aktach osobowych cudzoziemca przez cały okres wykonywania pracy. W praktyce dokumentem uprawniającym do pobytu w Polsce będzie zwykle wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy. Jeżeli cudzoziemiec nie będzie zobowiązany do posiadania takiego dokumentu (np. gdy posiada status uchodźcy), to w jego aktach osobowych trzeba przechowywać kopię innego dokumentu potwierdzającego prawo pobytu w Polsce.
Ważne w procedurze
Pewne dodatkowe obowiązki ciążą na pracodawcy także w związku z samym postępowaniem administracyjnym dotyczącym uzyskiwania zezwolenia na pracę. Określa je art. 88h ust. 1 pkt 1–6 ustawy o promocji zatrudnienia. Obliguje on pracodawcę do ujęcia w umowie z cudzoziemcem warunków zatrudnienia wskazanych w zezwoleniu (np. jeśli posiada on zezwolenie typu A, w umowie należy uwzględnić przede wszystkim wysokość płacy, która nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku). Ponadto umowę z cudzoziemcem należy zawsze zawrzeć w formie pisemnej. Niezgodne z prawem byłoby jej zawarcie w innej formie połączone z pisemnym potwierdzeniem ustaleń odnośnie do stron umowy, jej rodzaju i warunków, co przewidywał wcześniej art. 29 par. 2 zd. 2 k.p. w odniesieniu do polskich pracowników. Co więcej, przed podpisaniem umowy cudzoziemcowi należy także przedstawić jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały. Powyższy obowiązek tłumaczenia dokumentów dotyczy tylko umowy o pracę, ale już nie np. regulaminu pracy.
Ponadto pracodawca powinien przekazać cudzoziemcowi jeden egzemplarz zezwolenia na pracę, a także informować go o swoich działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia oraz o decyzjach o wydaniu, odmowie lub uchyleniu zezwolenia. Pracodawca ma też obowiązek zachować należytą staranność w postępowaniu o wydanie takiego zezwolenia i jego przedłużenie. Jej niezachowanie może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy wobec cudzoziemca, któremu odmówiono prawa do wykonywania pracy w Polsce.
