Pracownik, który nie chce samodzielnie dokonywać rocznego rozliczenia podatku dochodowego, musi złożyć PIT-12 u pracodawcy lub (przy innych źródłach przychodów) u innego płatnika - może być to przykładowo rolnicza spółdzielnia produkcyjna czy szkoła wyższa.
Ten sposób rozliczenia rocznego podatku dochodowego jest jednak możliwy tylko dla osób, które w ciągu całego roku uzyskały dochody u jednego pracodawcy. Jeżeli więc pracownik zmieniał pracę w ciągu roku lub łączył zatrudnienie u kilku różnych pracodawców, musi dokonać samodzielnego rozliczenia PIT.
W związku z tym pracownik w oświadczeniu PIT-12 deklaruje właśnie, że przez cały rok uzyskiwał dochody u jednego pracodawcy, a także oświadcza, iż nie będzie odliczał ulg i darowizn oraz korzystał z preferencyjnego rozliczenia swoich dochodów - chodzi na przykład o wspólnie rozliczenia z małżonkiem lub dzieckiem, które podatnik samotnie wychowuje.
Za PIT-12 pracodawca składa PIT-40
Na podstawie złożonego przez pracownika PIT-12 pracodawca wylicza podatek roczny na formularzu PIT-40 i przekazuje go do końca lutego urzędowi skarbowemu - 28 luty w 2016 roku wypada w sobotę, ale płatnik ma czas do 29 lutego (poniedziałek). W tym samym terminie formularz PIT-40 powinien otrzymać także pracownik.
Jeżeli w rozliczeniu sporządzonym przez pracodawcę występują niedopłaty i nadpłaty podatku, pracodawca ma obowiązek ich rozliczenia - pobiera niedopłaty podatku z dochodów podatnika oraz zwraca w gotówce nadpłaty podatku lub zalicza je na poczet zaliczki na podatek dochodowy.
Jednak w przypadku, gdy pracownik osiągnął dochody z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych, z kapitałów pieniężnych, z działalności gospodarczej opodatkowanej stawką liniową 19 proc. lub przychody opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, musi złożyć odrębne zeznanie podatkowe, w którym rozliczy dodatkowe przychody.
Ponadto osoba, która skorzysta z rozliczenia przez płatnika nadal może złożyć samodzielnie zeznania PIT-36 lub PIT-37 do końca kwietnia - w 2016 roku 30 kwietnia przypada w sobotę, ale Ministerstwo Finansów przesunęło datę składania rocznego zeznania na 2 maja (poniedziałek). Zdecyduje się na to podatnik, który chce jednak skorzystać z ulg i odliczeń, wspólnie rozliczyć się z małżonkiem lub przekazać 1 proc. podatku na rzecz organizacji pożytku publicznego.