Do końca stycznia księgowi muszą wysłać do urzędów skarbowych PIT-11, PIT-R, PIT-4R w formie elektronicznej. Kto zajmuje się tym w biurze rachunkowym, musi mieć do wysyłki pełnomocnictwo UPL-1
TEMAT: Formularze podatkowe
PROBLEM: Jak wypełnić i wysłać do urzędu skarbowego
Pełnomocnictwo musi być wystawione imiennie, a nie na biuro.
W rozliczeniu za 2019 r. obowiązują nowe wzory formularzy. Jest to szczególnie istotne w przypadku PIT-11, ponieważ tylko jego najnowsza wersja (wersja 25) pozwala uwzględnić płatnikom zwolnienie z PIT dla pracowników i zleceniobiorców do 26. roku życia.
ZOBACZ TEŻ: PIT-y i ulgi podatkowe
Ministerstwo Finansów poinformowało, że do końca stycznia 2020 r. elektronicznie będzie można przesyłać PIT-11 tylko w wersji 25. Od lutego, gdy minie już termin wysyłki PIT-11 do urzędu skarbowego, zostanie przywrócona możliwość przesyłania poprzednich wersji tego formularza, ale tylko w celu składania ewentualnych korekt za lata ubiegłe.

PIT-11 w intranecie?

Płatnicy przekazują informacje PIT-11 i PIT-R nie tylko organom podatkowym, lecz również zatrudnionym. W tym roku jest na to czas do 2 marca (29 lutego przypada w sobotę). Pracodawca może spełnić ten obowiązek, wysyłając im te informacje w tradycyjnej formie, czyli na papierze.
Coraz więcej firm jednak, chcąc usprawnić ten proces, decyduje się na przekazywanie PIT-11 za pośrednictwem firmowych platform internetowych. Pracownik dostaje dostęp do swojego dokumentu po zalogowaniu.
Z najnowszej interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wynika, że taki sposób przekazywania PIT-11 jest możliwy, ale tylko gdy pracownik się na to zgodzi (interpretacja indywidualna z 2 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-2.4011.449.2019.1.MKA). Jeżeli firma udostępni informacje podatkowe na platformie online, nie mając na to akceptacji pracowników, to – zdaniem fiskusa – nie wywiąże się z obowiązków płatnika, przez co narazi się na odpowiedzialność karnoskarbową.
Co innego wynikało z wcześniejszych interpretacji. Organy podatkowe potwierdzały, że wystarczy, aby zachowane zostały odpowiednie zabezpieczenia, a raport z logowania pracownika do intranetu potwierdził, że pracodawca wypełnił swoje obowiązki płatnika (przykładem interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 lutego 2016 r., sygn. ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR).
Nowe stanowisko dyrektora KIS jest jednak inne. Nie zgadza się z nim Rafał Sidorowicz, doradca podatkowy i menedżer w zespole podatków osobistych i doradztwa dla pracodawców w MDDP (patrz ramka).

Raport o zaliczkach

Do 31 stycznia 2020 r. płatnicy muszą przesłać organom podatkowym PIT-4R, tj. roczną deklarację o zaliczkach na podatek dochodowy. W obowiązującym formularzu, w części „A. Miejsce i cel składania deklaracji” dodano poz. 7 „Rodzaj korekty”, w której płatnik będzie informował organ, o jaką korektę chodzi (np. tę składaną w postępowaniu dotyczącym zobowiązania podatkowego).
Są różnice w wykazywaniu błędnych zaliczek w korektach formularzy PIT-11 i PIT-4R. w pierwszym wykazuje się zaliczki zapłacone, w drugim należne

Informacja dla cudzoziemca

W PIT-11 i PIT-R należy wpisać prawidłowy identyfikator podatkowy PESEL albo NIP pracownika. Jeżeli jest on cudzoziemcem i mieszka w Polsce, to zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien posiadać numer PESEL (wyjątkiem jest sytuacja, gdy prowadzi on tu działalność gospodarczą i ma nadany NIP).
Nadanie numeru PESEL zasadniczo związane jest z wypełnieniem obowiązku meldunkowego tzn. jest on nadawany z urzędu cudzoziemcom, którzy zameldowali się w Polsce. W przypadku braku meldunku, cudzoziemiec może wystąpić o numer PESEL samodzielnie.
A co w sytuacji, gdy taki pracownik nie posiada jednak takiego identyfikatora? Sporządzając informacje PIT-11 dla takich osób w systemie e-Deklaracje (na stronie Ministerstwa Finansów), w miejsce numeru PESEL można wpisać ciąg dziewiątek. Resort finansów potwierdził prawidłowość takiej praktyki również w rozliczeniach za 2019 r.
Grzegorz Ogórek, starszy menedżer w PwC, wyjaśnia, że w takiej sytuacji dodatkowo należy podać następujące informacje:
  • w polu 13 – zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika,
  • w polu 14 – rodzaj numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzającego tożsamość),
  • w polu 15 – kraj wydania numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzającego tożsamość).
Chodzi tu zatem o numer podatkowy uzyskany w kraju pochodzenia. Jeżeli jednak zagraniczny pracownik takiego numeru nie posiada, to w polu 13 można wpisać np. numer paszportu.

Korekty błędów

Są różnice w wykazywaniu błędnych zaliczek w korektach formularzy PIT-11 i PIT-4R. Wynika to z tego, że w PIT-11 chodzi o zaliczki faktycznie zapłacone, a w PIT-4R o zaliczki należne za dany rok. Pokazujemy to na przykładzie.
Przykład
Biuro rachunkowe zorientowało się, że płatnik odprowadził zaliczki na podatek dochodowy w zaniżonej wysokości. Wykryło błąd:
a) w styczniu 2020 r., czyli jeszcze przed wysłaniem PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego (wariant I),
b) w marcu 2020 r., czyli już po wysłaniu PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego (wariant II).
Różnice między wypełnieniem PIT-4R i PIT-11 w obu wariantach wyjaśnia Grzegorz Ogórek z PwC.

PIT-4R

W obu wariantach biuro rachunkowe wykazuje w PIT-4R zaliczki należne za dany rok, czyli w tym wypadku takie, jakie podatnik miałby poprawnie zapłacić za 2019 r. Płatnik będzie musiał je dopłacić wraz z odsetkami za zwłokę.
Oznacza to, że w wariancie I (jeszcze przed wysyłką do urzędu skarbowego) biuro rachunkowe składa PIT-4R już z prawidłową kwotą zaliczek. Natomiast w wariancie II (gdy błąd wykryto już po wysyłce PIT-4R do US) biuro składa korektę wraz z prawidłową (należną) kwotą zaliczek.

PIT-11

W przypadku PIT-11 sytuacja jest inna, ponieważ w tym formularzu wykazuje się kwoty faktycznie pobranych zaliczek w danym roku podatkowym. Stąd w obu wariantach biuro powinno wykazać w PIT-11 za 2019 r. kwotę zaliczek faktycznie pobranych przez płatnika w 2019 r.
Jeżeli zaliczki zostaną pobrane (wskutek korekty) w 2020 r., to mimo że należą się za 2019 r., trzeba będzie je wykazać dopiero w PIT-11 za 2020 r. (a więc dopiero w 2021 r.). Sytuacja ta powoduje, że podatnik zapłaci wyższy podatek za 2019 r., ale niższy za 2020 r.
Zasady te nie dotyczą wynagrodzenia za grudzień 2019 r. wypłaconego w grudniu 2019 r. W tym wypadku zaliczki są pobierane przy wypłacie wynagrodzenia w grudniu.
Mimo że nie zostały wpłacone do urzędu skarbowego jeszcze w 2019 r. (a dopiero w styczniu 2020 r.), to jednak zostały pobrane od wynagrodzenia podatnika w 2019 r. Stąd powinny być ujęte w PIT-11 za 2019 r. ©℗
Jaki wzór Do kiedy przekazać W jakiej formie?
PIT-11 informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy • do 31 stycznia urzędowi skarbowemu• do 2 marca podatnikom • urzędowi skarbowemu – elektronicznie• podatnikom – papierowo lub elektronicznie
PIT-R – informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich • do 31 stycznia urzędowi skarbowemu• do 2 marca podatnikom • urzędowi skarbowemu – elektronicznie• podatnikom – papierowo lub elektronicznie
PIT-4R – deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy • do 31 stycznia fiskusowi • elektronicznie

opinia

PIT-11 na serwerze lub mailem

Rafał Sidorowicz doradca podatkowy i menedżer w zespole podatków osobistych i doradztwa dla pracodawców MDDP
Przepisy podatkowe nakładają na płatników obowiązek terminowego przekazania PIT-11 pracownikom. Milczą natomiast na temat technicznego sposobu przekazania tej informacji.
Dobrą praktyką jest uzyskanie od pracowników pisemnej zgody na otrzymywanie PIT-11 drogą elektroniczną. Niemniej żaden zprzepisów nie nakłada na płatników obowiązku uzyskania od podwładnych takiej zgody, tak samo jak żaden przepis nie wymaga zgody pracownika na przesłanie mu PIT-11 wformie papierowej.
Trudno byłoby zgodzić się zinterpretacją przepisów, która nakładałaby odpowiedzialność karną skarbową wprzypadku, gdy pracodawca doręczy pracownikowi PIT-11 za pośrednictwem firmowej poczty, nie mając wyraźnej zgody pracownika na tę formę doręczenia. Przekazanie informacji PIT-11 za pomocą służbowej platformy internetowej, bez zgody pracownika, uważam zatem za dopuszczalną formę realizacji obowiązków płatnika.
Warto dodać, że możliwe jest też przekazywanie informacji PIT-11 bezpośrednio na służbowy e-mail pracownika. Wniosek ten potwierdza bogate już orzecznictwo sądów administracyjnych. Wtym przypadku pracodawca ma obowiązek udokumentowania faktycznego doręczenia PIT-11 pracownikowi, np. potwierdzeniem transmisji danych bądź raportem odostarczeniu wiadomości do adresata. Dobrze, aby pracodawca posiadał dokumentację potwierdzającą, że pracownik został wcześniej poinformowany otym sposobie doręczenia PIT-11, apracownik wwyznaczonej formie (np. mailowo) iw wyznaczonym terminie nie wyraził sprzeciwu.©℗
Diety wypłacane za poprzedni miesiąc
Czy dieta za listopad wypłacona w grudniu 2019 r. powinna zostać wykazana w PIT-R za 2019 r. w wierszu dotyczącym listopada czy grudnia? Czy dieta za grudzień wypłacona w styczniu 2020 r. powinna zostać wykazana w PIT-R za 2019 r. (w wierszu za grudzień), czy już w kolejnym PIT-R za 2020 r. (w wierszu za styczeń)?
Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT dieta stanowi przychód w roku, w którym została otrzymana przez podatnika lub postawiona mu do dyspozycji.
Nie ma więc problemu, gdy miesiąc, za który jest należna dieta i miesiąc wypłaty przypadają na ten sam rok.
W części D formularza PIT-R znajduje się kolumna a „Miesiąc, za który dokonano wypłaty”, a w kolumnie b płatnik wykazuje kwoty świadczeń za każdy miesiąc, za który dokonano wypłaty, a nie kwoty faktycznie wypłacone w danym miesiącu. Oznacza to, że dieta za listopad 2019 r., wypłacona w grudniu 2019 r., powinna zostać ujęta w wierszu dotyczącym listopada.
Inaczej będzie w przypadku diet wypłaconych w 2020 r. Mimo że są należne za 2019 r., to zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT stanowią przychód roku 2020.
Nie jest więc możliwe przyporządkowanie takich diet do poszczególnych miesięcy roku poprzedniego, na podstawie przepisów obowiązujących w roku poprzednim. W związku z tym dieta za grudzień wypłacona w styczniu 2020 r. powinna zostać uwzględniona w PIT-R za 2020 r. (w wierszu za styczeń).
Interpretacjaindywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 stycznia 2020 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.11.2019.1.MD