System doręczeń elektronicznych. Bezpieczniej niż przez e-mail

Wojciech Lamik: Pomimo obaw obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń będzie znaczącym krokiem naprzód w wielu aspektach.

Na pewno każdy chętny radca prawny przed 10 grudnia będzie mógł przystąpić do szkoleń i być należycie przygotowanym. Kampanie są prowadzone nie tylko przez samorządy na poziomie krajowym, ale i przez poszczególne izby. Dla przykładu Okręgowa Izba Radców Prawnych we Wrocławiu, do której przynależę, 22 listopada przeprowadzi na ten temat szkolenie, przed którego odbyciem każdy zainteresowany radca prawny będzie mógł zgłosić do nas pytania związane z funkcjonowaniem e-doręczeń. Pragnę podkreślić, że również Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało praktyczne materiały, które są dostępne na stronie o e-doręczeniach w zakładce dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Znajduje się tam m.in. instruktaż, jak złożyć wniosek o adres i skrzynkę do e-doręczeń, jak poruszać się po panelu użytkownika. Mamy tam dodatkowo filmy instruktażowe. Jest więc szereg materiałów, które mogą pomóc wdrożyć profesjonalnych pełnomocników w problematykę e-doręczeń.

Zapewne wywoła to – szczególnie w początkowym okresie – spore zamieszanie. Choć proces informatyzacji postępowania sądowego i administracyjnego rozpoczął się jeszcze przed 2020 r., pandemia koronawirusa była potężnym bodźcem do przyspieszenia prac legislacyjnych w tym zakresie. Niestety, w pewnym momencie zorientowaliśmy się, że mamy wiele różnych systemów teleinformatycznych, a co gorsza trudno intuicyjnie się zorientować, który do czego służy. Przykładowo Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) ma być stopniowo wygaszana na rzecz e-doręczeń, a dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek stosowania e-doręczeń obejmie sądy. Niezależnie od tego mamy Portal Informacyjny Sądów. W środowisku profesjonalnych pełnomocników pojawiają się głosy, aby ten portal docelowo był narzędziem komunikacji między stroną, pełnomocnikiem a sądem. Siłą rzeczy można się w tym pogubić. Przed każdym prawnikiem stoi wyzwanie nabycia nowych kompetencji cyfrowych.

Pomimo obaw co do nadchodzących zmian obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń będzie znaczącym krokiem naprzód w wielu aspektach. Będziemy mieli pewność co do tożsamości nadawcy treści przesyłanych tą drogą. Docelowo po 1 października 2029 r. system bardzo ułatwi profesjonalnym pełnomocnikom komunikację z sądami – nie będzie już stania w kolejkach przed pocztą. Należy liczyć się z tym, że po 10 grudnia 2023 r. będziemy mieli do czynienia z „wiekiem dziecięcym” tych rozwiązań i mogą się pojawić problemy z funkcjonalnościami systemu. Natomiast w dłuższej perspektywie ta regulacja to ogromny postęp, który – mam nadzieję – przyczyni się do przyspieszenia i usprawnienia wielu postępowań.

ADE oznacza adres do doręczeń elektronicznych, który jest nadawany użytkownikowi. Co ważne, nie jest to adres e-mail. PURDE to publiczna usługa rejestrowania doręczenia elektronicznego. Służy do realizacji e-doręczeń pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi oraz osobami fizycznymi. Q-Doręczenia to kwalifikowana usługa rejestrowania doręczenia elektronicznego Poczty Polskiej, z której mogą korzystać podmioty niepubliczne, w tym radcowie prawni i adwokaci w komunikacji między sobą. Poczta Polska ma status kwalifikowanego dostawcy usługi zaufania w zakresie Q-Doręczeń i przeszła pomyślnie audyt, zgodnie z wymogami rozporządzenia eIDAS. Z kolei PUH to publiczna usługa hybrydowa. Służy do realizacji przesyłek, które po stronie nadawcy mają status przesyłek elektronicznych, a po stronie odbiorcy, który z różnych przyczyn nie może odebrać przesyłki elektronicznie – postać papierową. Zmiana z postaci elektronicznej na papierową odbywa się niejako automatycznie w Ośrodku Wydruku Poczty Polskiej. Innymi słowy, przesyłka nadana elektronicznie zostanie doręczona na zwykły adres nadawcy w postaci papierowej. Nadawcą PUH może być tylko podmiot publiczny. Radca prawny nie będzie więc wysyłał w ten sposób przesyłek, ale nie powinien tracić tego zagadnienia z pola widzenia.

Jeżeli mam małą kancelarię, to mogę śmiało korzystać z rozwiązań generowanych przez usługę publiczną. Duże mogą przeanalizować oferty kwalifikowanych dostawców, którzy zazwyczaj oferują dodatkowe pakiety i funkcjonalności, takie jak: system obiegu dokumentów, podpisy, pieczęcie itp. Na razie tych dostawców jest niewielu (to np. Asseco, Poczta Polska i Autenti). Na pewno na rynku pojawią się kolejne takie podmioty.

W przypadku wymiany korespondencji między podmiotami niepublicznymi, konieczna jest usługa kwalifikowana. Niezbędne będzie zatem skorzystanie np. z Q-Doręczeń Poczty Polskiej lub rozwiązań konkurencji. Takie usługi są odpłatne, gdyż aby wysłać korespondencję przez podmiot niepubliczny do podmiotu niepublicznego, konieczne będzie posiadanie usługi kwalifikowanej. Druga strona, aby odebrać tę korespondencję, nie będzie musiała mieć usługi kwalifikowanej, wystarczy ta świadczona przez usługę publiczną.

W e-doręczeniach można ustawić adres e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia o nowych pismach. Dostawcy rozwiązań komercyjnych mogą oferować np. powiadomienia SMS-owe. Ta kwestia nie powinna więc sprawiać problemów. Niezależnie od tego, zgodnie z orzecznictwem sądów, sam fakt nieotrzymania powiadomienia nie może być podstawą do obrony przez profesjonalnego pełnomocnika, że nie odebrał doręczenia. Z daleko posuniętej ostrożności lepiej jest więc regularnie przeglądać skrzynkę do e-doręczeń niezależnie od tego, czy mamy ustawione powiadomienia.

Docelowo obowiązek stosowania e-doręczeń obejmie wszystkie podmioty publiczne oraz podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Nie będzie problemu z ustalaniem adresu do e-doręczeń, bowiem adresy te będą dostępne w publicznych rejestrach CEIDG oraz KRS.

Pytanie to wywołało ożywioną dyskusję, ale można je postawić przy omawianiu każdego narzędzia do elektronicznej korespondencji. System doręczeń elektronicznych jest stworzony z inicjatywy podmiotów publicznych i to na nich, a nie na radcach prawnych czy adwokatach, spoczywa obowiązek dostarczenia bezpiecznych narzędzi do jego obsługi. Zgodnie z oświadczeniem operatora wyznaczonego oferowana usługa spełnia wymogi zarówno rozporządzenia eIDAS, jak i norm technicznych ETSI. Tajemnica pocztowa, do zachowania której zobowiązany jest operator publiczny, uzupełnia się w tej sytuacji z tajemnicą zawodową radcy prawnego. Przy korzystaniu z usług kwalifikowanych dostawców należy zastrzec takie kwestie w umowie. Podsumowując, przesyłanie korespondencji tymi kanałami jest bezpieczniejsze niż przesyłanie korespondencji drogą e-mailową. ©℗