Jak rozliczyć ZUS za pracownicę, która wykonując zlecenie, jest na urlopie rodzicielskim i wychowawczym?

Pracownica do 4 sierpnia 2023 r. przebywała na zasiłku macierzyńskim. Od 5 sierpnia przeszła na urlop wychowawczy i poinformowała, że od 28 sierpnia podejmie pracę na umowie zlecenia. Jak tę pracownicę rozliczyć ze składek w dokumentach do ZUS za sierpień?

W sierpniu pracownica podlega ubezpieczeniom z trzech różnych tytułów, tj. z racji pobierania zasiłku macierzyńskiego, następnie z urlopu wychowawczego, a w końcówce miesiąca z umowy zlecenia. Płatnik składek musi za nią złożyć dwa raporty – ZUS RCA oraz ZUS RSA – z odpowiednimi kodami.

Aktywność zawodowa i zasiłek

Pracownik pobierający zasiłek macierzyński może podjąć w tym czasie pracę zarobkową zarówno na rzecz własnego pracodawcy, np. w ramach umowy zlecenia, o dzieło, jak i innego podmiotu. Zarówno stosunek pracy, jak i umowa zlecenia są niezależnymi tytułami do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest także przebywanie na urlopie wychowawczym lub pobieranie zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że w razie pobierania zasiłku i wykonywania dodatkowej aktywności stanowiącej tytuł do ubezpieczeń występuje zbieg tytułów. Co do zasady jest tak, że albo osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym tylko z tytułu zasiłku, albo zarówno z zasiłku, jak i dodatkowego tytułu, w zależności od tego, jaki jest to tytuł.

I tak, osoby wykonujące m.in. umowę zlecenia, spełniające jednocześnie warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, podlegają obowiązkowo tym ubezpieczeniom z tytułu pobierania tego zasiłku. Mogą one jednak dobrowolnie – na swój wniosek – być nimi objęte także z pozostałych, wszystkich lub wybranych tytułów.

Natomiast pracownicy spełniający jednocześnie warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tytułów. Jeśli więc pracownik uzyskał np. prawo do zasiłku macierzyńskiego w firmie A i w czasie pobierania tego zasiłku podejmie zatrudnienie w firmie B, to podlega przymusowo ubezpieczeniom społecznym w obu tych firmach. Podobnie będzie, gdy pracownik połączy urlop rodzicielski z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu na zasadach określonych w art. 1821e kodeksu pracy. Wtedy podlega on obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, zarówno z tytułu stosunku pracy, jak i z pobierania zasiłku, przyznanego za okres tego urlopu. Co ważne, osoby pobierające zasiłek macierzyński nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu i wypadkowemu oraz zdrowotnemu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński stanowi kwota wypłaconego tego zasiłku.

Dodatkowa praca

Z kolei w czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Wynika to wprost z art. 1862 k.p. Osoba korzystająca z urlopu wychowawczego może podjąć współpracę zarówno ze swoim pracodawcą – np. na umowę zlecenia, jak i z zupełnie innym podmiotem. W zakresie ubezpieczeń jednak jej sytuacja jest odmienna niż w przypadku osoby pobierającej zasiłek macierzyński.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tylko wówczas, gdy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiadają innych, dodatkowych tytułów powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że w razie:

• podjęcia pracy na podstawie umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą lub innym podmiotem albo zawartej z innym podmiotem, ale wykonywanej na rzecz własnego,
• podjęcia pracy na umowę o dzieło z własnym pracodawcą,
• założenia własnej działalności gospodarczej,
• urodzenia kolejnego dziecka w czasie urlopu wychowawczego

– osoba ta podlega odpowiednio ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca, w ogóle nie podlega ubezpieczeniom jako przedsiębiorca z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (4161 zł), z zastrzeżeniem, że podstawa ta nie może być także wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia (2700 zł). Składki finansuje w całości budżet państwa.

Osoby przebywające na urlopie wychowawczym obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, o ile nie podlegają temu obowiązkowi z innego tytułu. Jeśli taki nowy tytuł się pojawi, wówczas to on stanowi podstawę do objęcia ubezpieczeniami. Innymi słowy – to źródło zarobku staje się obowiązkowym tytułem, a nie urlop wychowawczy.

Podstawę wymia ru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Obecnie wynosi ono 620 zł.

Składka ta jest miesięczna i niepodzielna.

Zgłoszenie i rozliczanie składek

Składki na ubezpieczenia wynoszą następujący procent podstawy wymiaru:

• 19,52 proc. – emerytalna,
• 8 proc. – rentowa,
• 9 proc. – zdrowotna.

Zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz zdrowotnego z tytułu urlopu wychowawczego należy do obowiązków płatnika składek. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211xx. Przekazanie tego raportu jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Dodatkowo płatnicy składek są zobowiązani do przekazania za osoby przebywające na urlopie wychowawczym raportu ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 121 lub 122 (w przypadku urlopu na dziecko niepełnosprawne).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym powinna być wpisana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III.B w polu 04, a składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być wykazywane – w polu 15 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa) i w polu 16 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez budżet państwa). Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, sumowane z raportów ZUS RCA, należy przenieść do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i wykazać w bloku IV w polach 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).

Z kolei podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym powinna być wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA w bloku III.C, a składka na to ubezpieczenie – w ZUS RCA w bloku III.C., polu 03 (kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowana przez budżet państwa). Następnie składki na ubezpieczenie zdrowotne z raportów imiennych należy zliczyć i wpisać w bloku VI, w polu 04 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym poinformuje płatnika składek, że w okresie tego urlopu ma inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych bądź ma ustalone prawo do emerytury lub renty albo ma inny obowiązkowy tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, wówczas płatnik nie powinien jej zgłaszać do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 1211xx, a tym samym wykazywać w imiennych raportach ZUS RCA z tym kodem. [przykład]

PRZYKŁAD

Także w przypadku osób pobierających zasiłek macierzyński płatnik składek dokonuje zgłoszenia poprzez wykazanie ubezpieczonego w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Płatnikami składek za osoby pobierające zasiłek macierzyński są:

• pracodawcy uprawnieni do wypłaty zasiłku,
• ZUS w stosunku do osób, którym wypłaca zasiłek macierzyński.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego powinna być wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III.B, a składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – w polu 15 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa) i w polu 16 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez budżet państwa). Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – sumowane z raportów ZUS RCA – podlegają wykazaniu w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV w polach 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).

Podsumowanie

W opisywanej przez czytelnika sytuacji pracownica do 4 sierpnia 2023 r. przebywała na zasiłku macierzyńskim. Od 5 sierpnia przeszła na urlop wychowawczy i poinformowała, że od 28 sierpnia podejmie pracę na umowie zlecenia. W okresie od 1 do 4 sierpnia pracownica podlega ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, od 5 do 27 sierpnia – z tytułu urlopu wychowawczego (23 dni) i w okresie od 28 do 31 sierpnia – z umowy zlecenia. Płatnik składek powinien zatem złożyć za tę pracownicę za sierpień:

• raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311, z kwotą zasiłku macierzyńskiego za okres 1–4 sierpnia;
• raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 121, z przerwą związaną z urlopem wychowawczym (5–31 sierpnia),
• raport ZUS RSA z kodem 121100 i kodem świadczenia/przerwy 350 za okres 28–31 sierpnia,
• raport ZUS RCA z kodem 124000 – z kwotą zasiłku macierzyńskiego i naliczonymi składkami emerytalną i rentową,
• raport ZUS RCA z kodem 121100 – z podstawą wymiaru i składkami emerytalną i rentową od kwoty 3087,19 zł, tj. stanowiącej 23/31 podstawy wymiaru składek w wysokości 4161 zł, oraz pełną podstawą wymiaru składki zdrowotnej 620 zł i kwotą składki 55,80 zł.

Raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311 oraz kodem 124000 i kodem świadczenia/przerwy 350 należy umieścić na tej samej stronie formularza ZUS RSA. ©℗