Pracodawcy powinni mieć możliwość prawidłowego przygotowania się do zmian obowiązującego prawa, a także wdrożenia nowelizacji w sposób, który nie będzie w tak znacznym stopniu wpływał na prowadzenie działalności - pisze Olga Gierada-Jabłonka, radca prawny, zarządza działem prawnym w ManpowerGroup w Polsce.

Wżycie weszły niedawno nowelizacje przepisów mające istotne znaczenie dla pracodawców i pracowników. Działy prawne, HR i IT przeżywają intensywny czas, starając się nadążyć za tempem procedowanych zmian. Szczególnie dużo wymagało od przedsiębiorców dostosowanie się do dwóch bardzo dużych zmian w prawie pracy. Mowa o uregulowaniu pracy zdalnej oraz tzw. ustawie work-life balance, czyli ustawie implementującej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE L 186 z 11 lipca 2019 r., str. 105), a także dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE.

Na uwagę zasługuje fakt, że obie ze wskazanych zmian weszły w życie w tym samym miesiącu, a zmiany i ilość pracy, jaką za sobą pociągały dla przedsiębiorców, były ogromne. Ustawa wprowadzająca pracę zdalną do kodeksu pracy weszła w życie po dwóch miesiącach od ogłoszenia, natomiast ustawa work-life balance po 21 dniach. Tymczasem nowe przepisy prawa wprowadzone ustawą wymagały solidnego przygotowywania przez pracodawców. Ci przezorni starali się to robić już na etapie projektowania ustawy. Oczywiste jest, że wprowadzenie nowych zapisów w regulaminach, przemodelowanie całej dokumentacji zatrudnieniowej, systemów IT, przeszkolenie kadry menedżerskiej czy ustalenie nowych praktyk nie jest możliwe w ciągu 21 dni. To zaś znaczy tyle, że główne działy wsparcia w firmach pracowały jednocześnie nie tylko nad codzienną obsługą przedsiębiorstwa, lecz także nad wdrożeniem pracy zdalnej oraz wdrożeniem zmian wymaganych ustawą work-life balance. Pracodawcy powinni mieć możliwość prawidłowego przygotowania się do zmian obowiązującego prawa, a także wdrożenia nowelizacji w sposób, który nie będzie w tak znacznym stopniu wpływał na prowadzenie działalności.

Wypowiadanie umów terminowych

Jedną z wprowadzonych zmian jest zrównanie zasad wypowiadania umów o pracę zawartych na czas określony i nieokreślony. Oznacza to, że od 26 kwietnia wypowiedzenie terminowej umowy o pracę musi posiadać przyczynę uzasadniającą, rozszerzony został też katalog roszczeń pracownika powiązanych z odwołaniem od niego. Do jedynego roszczenia o odszkodowanie (art. 50 par. 3 kodeksu pracy w poprzednim brzmieniu) zostały dodane uprawnienia, które wcześniej przysługiwały wyłącznie przy umowach zawartych na czas nieokreślony, tj. możliwość orzeczenia o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu do pracy albo odszkodowaniu. To spowodowało konieczność ponownego przeanalizowania ryzyk związanych z zatrudnianiem pracowników na czas określony oraz długości trwania takich umów. Ma to bowiem bezpośredni wpływ na zwiększenie potencjalnego kosztu rozstania z pracownikiem. Mowa tutaj o zdecydowanie większym ryzyku odwołania się od wypowiedzenia, w efekcie czego mogą pojawić się koszty prowadzenia sporu plus możliwe zasądzenie odszkodowania albo orzeczenie o bezskuteczności wypowiedzenia albo przywrócenia do pracy (wtedy pracownikowi przysługuje jeszcze wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy – za 1 lub 2 miesiące). Dotychczas wiele odwołań od wypowiedzeń umów terminowych koncentrowała się na kontroli zastosowanego okresu wypowiedzenia, a co za tym idzie, wysokości wypłaconego wynagrodzenia oraz ekwiwalentu. Spory te były więc stosunkowo nieskomplikowane i często zero-jedynkowe. Teraz doszedł kolejny element kontroli, czyli zasadność wypowiedzenia oraz prawidłowo skonstruowane uzasadnienie.

Część przedsiębiorstw zdecydowała się na zmiany w swoich regulacjach wewnętrznych poprzez wprowadzenie zmian w okresach kolejnych zawieranych z pracownikiem umów o pracę, by doprowadzać raczej do ich wygaśnięcia niż do konieczności przygotowywania wypowiedzenia. Inni w większym wymiarze zaczęli korzystać z usług pracy tymczasowej czy usług outsourcingowych, by ryzyka te zminimalizować lub całkowicie je wyeliminować. Omawiana zmiana nie ma zastosowania do pracy tymczasowej, co oznacza, że umowy te będą dalej funkcjonowały w swoim własnym trybie, a ich wypowiedzenie nie będzie wymagało uzasadnienia. W pozostałym zakresie jednak organizacje musiały przygotować się do rewolucji w polityce zatrudnieniowej, przeprowadzając szereg szkoleń dla menedżerów i przygotowując przebieg procesów dla wypowiedzeń umów terminowych. Szczególnie widoczne i pracochłonne było to w firmach usługowych, gdzie często zespoły zatrudniane są pod konkretne projekty.

Co więcej, część przedsiębiorców po wprowadzeniu zmian w umowach na okres próbny postanowiła w ogóle z nich zrezygnować, stosując w ich miejsce od razu jako pierwszą umowę na czas określony.

Czas trwania umów a okres próbny

Zmiana dotycząca zawierania umów na okres próbny jest zresztą dość ciekawą konstrukcją prawną. Czas ich trwania uzależniony jest od zamiaru co do długości trwania kolejnej umowy o pracę. Taki zapis jest teraz obowiązkowym elementem umowy, jednak co to oznacza w praktyce?

Wśród pracodawców – a także prawników – pojawiają się wątpliwości, jak to rozumieć. Czy można zawrzeć umowę na inny okres, niż zamierzano pierwotnie? Czy pracownikowi przysługuje z tego tytułu roszczenie o nawiązanie stosunku pracy na pierwotnie wskazany okres lub odszkodowawcze?

Tego typu przesłanka nie istniała wcześniej (nie licząc art. 38 k.p., który mówi o konieczności konsultowania zamiaru wypowiedzenia umowy, ale w zupełnie innym kontekście, nie da się go zatem przełożyć na omawiany przepis). Nie możemy sięgnąć do dorobku doktryny czy orzecznictwa. Należy więc wyjść od celu podpisania umowy na okres próbny, którym jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika oraz możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.

W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że pracodawca oczywiście nie ma obowiązku zawierać kolejnej umowy, jeżeli w trakcie okresu próbnego okaże się, że dana osoba nie ma wystarczających umiejętności. Kolejnym elementem są potrzeby organizacyjne pracodawcy. Jeżeli te ulegną zmianie, nie można oczekiwać, by pomimo braku zapotrzebowania był on związany zamiarem wyrażonym w umowie o pracę na okres próbny. Zobowiązanie polega na tym, że można żądać spełnienia określonego świadczenia (art. 353 par.1 kodeksu cywilnego). Jest to więc z jednej strony uprawnienie do żądania określonego działania, a z drugiej pewnego rodzaju gwarancja jego wykonania, jednak określenie zamiaru nie spełnia tych przesłanek.

Postanowienie dotyczące zamiaru co do okresu trwania kolejnej umowy o pracę nie będzie także stanowiło umowy przedwstępnej, która niesie za sobą określone konsekwencje w przypadku niezawarcia tej przyrzeczonej. Zakłada ona bowiem zobowiązanie się do określonej umowy. Tutaj mamy do czynienia jedynie z wyrażeniem intencji podpisania kolejnej umowy i to pod warunkiem pozytywnego zweryfikowania kwalifikacji oraz możliwości zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Jeżeli więc okoliczności ulegną zmianie, pracodawca będzie mógł zmienić swój zamiar.

Jak wynika z odniesień do uwag zgłaszanych w ramach konsultacji publicznych projektu, konstrukcja zamiaru została wprowadzona jako transpozycja przepisu dyrektywy nakładającego obowiązek współmierności długości okresu próbnego do przewidywanego czasu trwania umowy oraz charakteru pracy. A więc już sam przepis dyrektywy mówi o przewidywaniu, a nie obowiązkowym trwaniu kolejnej umowy. Dlatego ten wyrażony przez strony zamiar powinniśmy traktować na równi z wolą wyrażaną w listach intencyjnych, gdzie wskazana intencja stron (zawarcia umowy) nie wywołuje skutku prawnego w postaci powstania definitywnego zobowiązania. Dobrą praktyką będzie jednak odnotowanie w zasobach wewnętrznych, dla celów dowodowych, przyczyn niezawarcia kolejnej umowy zgodnie ze wskazanym pierwotnie zamiarem.

Dodatkowe uprawnienia i zmiany w urlopach rodzicielskich

Na koniec poruszmy jeszcze pokrótce zmiany w postaci nowych podstaw nieobecności, jakimi są urlop opiekuńczy, zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej, możliwość wnioskowania o bardziej elastyczne lub przewidywalne warunki pracy, zmiany w urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, a także ojcowskim. Przypominamy, co uległo zmianie:

  • 5 dni bezpłatnego urlopu opiekuńczego,
  • 2 dni (lub 16 godzin) zwolnienia od pracy z powodu „siły wyższej”,
  • wydłużony o 2 miesiące urlop rodzicielski,
  • zmiany w zasiłku macierzyńskim,
  • możliwość wnioskowania o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

Wszystko to wymusza rewizję formularzy wniosków funkcjonujących w danej organizacji, lecz także wielu zmian w systemach kadrowych i katalogu możliwych działań i odpowiedzi na wnioski ze strony pracodawcy. Dodatkowe obowiązki, jak zwrócenie wniosku, wprowadziły przepisy przejściowe. To ogrom szczególnie trudnej pracy, gdyż – poza samymi przepisami – brak było wytycznych co do ich brzmienia. Rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków zostało opublikowane 17 maja (ustawa weszła w życie 26 kwietnia), z wejściem w życie już od kolejnego dnia. Konieczna była więc ponowna rewizja wniosków pod kątem tego, czy spełniają one wymagania nowych przepisów prawa, i to w tak krótkim czasie.

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przeciwdziałanie dyskryminacji. W związku z tym konieczne okazało się również sprawdzenie i dostosowanie czy wręcz przygotowanie nowych zasad oraz katalogu podstaw przyjęcia i odmowy dla nowych wniosków pracowników, czy to w całości, czy w części. Pracodawca musi bowiem mieć możliwość wykazania tego, że kierował się przesłankami obiektywnymi, by nie narażać się na odpowiedzialność.

Za nami ogrom wykonanej w bardzo krótkim czasie pracy polegającej na wdrożeniu nowych przepisów. Przed nami natomiast dalsza jej część polegająca na wypracowywaniu najlepszych praktyk oraz dostosowywaniu systemów wewnętrznych. Z uwagi na niejasność dużej części przepisów wciąż nie znamy odpowiedzi na wiele pojawiających się praktycznych pytań. Nie mają ich również instytucje powołane do kontroli pracodawców, a zatem musimy czekać na wypracowywanie praktyki ich stosowania. Można więc powiedzieć, że praca nad wdrożeniem zmodyfikowanego prawa pracy jeszcze się nie skończyła, a weszliśmy w drugą jej fazę. Ważne będzie teraz, by organizacje dzieliły się swoimi doświadczeniami oraz pojawiły się oficjalne wytyczne ze strony instytucji państwowych. ©℗