W obecnych realiach prowadzenie przez przedsiębiorców sporów sądowych jest czymś powszechnym. Bardzo często korzystają oni z usług profesjonalnych pełnomocników procesowych (adwokatów, radców prawnych), którzy przygotowują i składają w sądach pisma procesowe w imieniu swoich klientów.
Przedmiotem poniższych rozważań są zasady ewentualnego wykorzystania pisma pełnomocnika w innych sprawach sądowych czy też innych celach niż procesowe. A temat wykracza zdecydowanie szerzej, niż relacje przedsiębiorcy z jego pełnomocnikiem.
Kto jest „właścicielem” pisma procesowego?
Przykład (hipotetyczny): Pan X rozpoczął przeciwko swojej żonie sprawę sądową o rozwód, korzystając z pomocy adwokata. W ramach tego postępowania adwokat przygotował i złożył w sądzie szereg obszernych pism procesowych, które opisywały wieloletnie relacje między małżonkami. Żona Pana X złożyła przeciwko niemu zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa znęcania się (art. 207 k.k.). X chce się bronić przed tymi zarzutem, nie ma już niestety pieniędzy na to, aby zlecić obronę adwokatowi lub radcy prawnemu. Postanowił jednak wykorzystać pisma przygotowane przez jego pełnomocnika w sprawie rozwodowej i złożyć je (po niewielkich modyfikacjach) w sprawie karnej o znęcanie się. Czy X może to zrobić? Rozwijając tę historię, czy X może umieścić pismo autorstwa swojego pełnomocnika opisujące jego relacje z małżonką na portalu internetowym (np.: serwisie społecznościowym), aby w ten sposób dodatkowo „skompromitować” żonę w oczach wspólnych znajomych czy innych osób? Z punktu widzenia przeciętnego człowieka odpowiedź wydaje się oczywista: skoro X zapłacił za pracę swojego prawnika to powinien mieć prawo swobodnego dysponowania efektami (takimi jak pisma procesowe) tej pracy.
Z punktu widzenia prawa autorskiego (na potrzeby tego artykułu zawężam analizę jedynie do prawa autorskiego, pomijając inne aspekty wykorzystania pism procesowych poza postępowaniem, na którego potrzeby zostały przygotowane) powyższy problem jawi się jednak jako znacznie bardziej skomplikowany (oczywiście opierając się na założeniu, że większość bardziej złożonych pism procesowych będzie posiadało cechy niezbędne do uznania ich za utwór w rozumieniu art. 1 pr. aut.).
Znaczna część umów między profesjonalnymi pełnomocnikami a ich klientami ma charakter ustny (czy dokumentowy, albowiem do ich zawarcia dochodzi w drodze wymiany korespondencji e-mail), zaś umowy zawierane w formie pisemnej raczej rzadko obejmują jakiekolwiek postanowienia dotyczące praw autorskich majątkowych do pism procesowych (takich jak przeniesienie tych praw, czy też ustanowienie licencji). Przeniesienie praw autorskich bądź ustanowienie licencji wyłącznej wymaga zaś formy pisemnej (dokumentu z podpisem własnoręcznym) po rygorem nieważności. Klient może oczywiście bronić się, że jego prawnik udzielił mu licencji niewyłącznej na korzystanie z jego pism w innych postępowaniach sądowych (czy też do zupełnie innych celów, np.: umieszczenia na portalu społecznościowym), aczkolwiek w typowych relacjach klient-prawnik z reguły brak jest podstaw faktycznych do przyjęcia, że tego rodzaju licencja niewyłączna istotnie została udzielona. Oznacza to, że klient nie uzyskuje żadnych uprawnień autorskoprawnych do pism procesowych opracowanych przez jego pełnomocnika. W konsekwencji, klient bez zgody swojego prawnika, nie powinien wykorzystywać tych pism w ramach innych postępowań sądowych czy w innych celach (niezwiązanych w ogóle z drogą sądową).
Pismo procesowe materiałem urzędowym?
Tego rodzaju sprawy można także ocenić z innej perspektywy, a mianowicie w kontekście art. 4 pkt 2 ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych, który przewiduje, że urzędowe dokumenty, materiały, znaki i symbole nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego. Pojęcie „materiałów urzędowych” jest przez część sądów interpretowane dość szeroko jako „to, co pochodzi od urzędu lub innej instytucji państwowej, bądź dotyczy sprawy urzędowej, bądź powstało w rezultacie zastosowania procedury urzędowej” (tak m.in.: wyrok Sądu Najwyższego z 26 września 2001 r., IV CKN 458/00). Pismo procesowe, które trafiło do akt postępowania, niewątpliwie jest materiałem, „który dotyczy sprawy urzędowej”, ewentualnie dokumentem, który „powstał w rezultacie zastosowania procedury urzędowej”. Akceptując interpretację tego rodzaju, pisma procesowe wytworzone na potrzeby określonego postępowania procesowego i złożone do jego akt, nie byłyby uznawane za przedmiot prawa autorskiego.
Bazowanie na tego rodzaju wykładni przepisów może jednak być ryzykowne, albowiem (o czym była mowa już wyżej) nie jest ona niekontrowersyjna (inne orzeczenia sądowe i przedstawiciele piśmiennictwa prawniczego traktuję pojęcie „materiałów urzędowych” znacznie węziej). Dlatego też za najbezpieczniejsze rozwiązanie należy uznać wcześniejsze uzyskanie przez klienta zgody od jego prawnika, na wykorzystywanie pism procesowych (czy ich części) poza postępowaniem sądowym, na potrzeby którego konkretne pismo zostało sporządzone.