W połowie roku zmienią się zasady przedstawiania dowodów w postępowaniach odwoławczych dotyczących znaków towarowych prowadzonych przed Urzędem Patentowym RP (UP RP) czy Urzędem UE ds. Własności Intelektualnej (EUIPO). To efekt wspólnych ustaleń unijnych urzędów ds. własności intelektualnej. Z lektury opublikowanego dokumentu wynika m.in., że w ramach nowych praktyk oprócz konwencjonalnych faktur, reklam czy cenników dowodami będą mogły być także mniej konwencjonalne materiały, jak choćby metadane, skany, zrzuty ekranu oraz recenzje użytkowników. Omawiamy najważniejsze nadchodzące zmiany dotyczące m.in. składania, struktury i przedstawiania dowodów, o których powinni wiedzieć przedsiębiorcy, którzy będą chcieli skutecznie wykazać swoje racje przed UP RP.

Dowody w postępowaniach odwoławczych dotyczących znaków towarowych prowadzonych przed UP RP czy EUIPO nie mogą być przedstawiane w sposób dowolny. Co oczywiste – aby zostały uznane, muszą spełniać określone wymogi. Unijne instytucje ds. własności intelektualnej dążą do ujednolicenia zasad. UP RP opublikował właśnie „Wspólny Komunikat o Wspólnej Praktyce w odniesieniu do dowodów w postępowaniu odwoławczym w sprawach dotyczących znaku towarowego: składania, struktury i przedstawiania dowodów oraz postępowania z dowodami poufnymi”. To dokument, który zawiera praktyki wypracowane w ramach Programu Konwergencji przez urzędy krajowe ds. własności intelektualnej wraz z EUIPO. Wspólna Praktyka będzie obowiązywać od 30 czerwca 2021 r. dla postępowań wszczętych po tym dniu.
W dokumencie zawarto m.in.: wskazówki dotyczące rodzaju dowodów i ich dopuszczalności na etapie postępowania odwoławczego, środków dowodowych i źródła dowodów (w tym ich autentyczności, prawdziwości i wiarygodności), ustalania właściwej daty dowodów, sposobu przedstawiania dowodów (w tym dopuszczalnych formatów, wielkości i objętości, spisów załączników oraz szablonów), poufności dowodów, a także szczegółowej metodologii przeprowadzania badań wśród konsumentów.
Obszerny katalog
– Wytyczne z całą pewnością pozwolą na uniknięcie błędów związanych z odpowiednim przedstawieniem materiałów i są świetną wskazówką, w jaki sposób wykorzystać mniej standardowe dowody – mówi Kaja Seń, aplikantka adwokacka w kancelarii Affre & Wspólnicy Sp.k. Dodaje też, że chociaż dowody będą zawsze oceniane indywidualnie w każdej sprawie, to zasady przedstawione we Wspólnej Praktyce mogą stanowić przydatne wskazówki dla zainteresowanych stron. Wielu przedsiębiorców ma bowiem kłopot z zebraniem wystarczającej liczby dowodów albo dostarcza materiały wątpliwej jakości. Nierzadko skutkuje to tym, że część ich dowodów zostaje pominięta przez urzędy ds. własności intelektualnej. A to zmniejsza szanse na pozytywny wynik w postępowaniach np. dotyczących renomy znaku towarowego, wtórnej zdolności odróżniającej znaku czy jego rzeczywistego używania.
Atutem wytycznych jest szeroki (otwarty) katalog środków dowodowych, które można przedstawiać w postępowaniach. Znaleźć w nich można przy tym dokładniejsze wskazówki dotyczące prezentowania materiałów. Zarówno tych bardziej klasycznych (np. faktur, katalogów, ogłoszeń, reklam, publikacji medialnych, zeznań świadków, dokumentów urzędowych, badań rynkowych potwierdzających zdolność odróżniającą znaków towarowych), jak i mniej konwencjonalnych. I właśnie najbardziej interesujące w dokumencie wypracowanym wspólnie z EUIPO są właśnie wskazania dotyczące tych drugich materiałów. W dokumencie czytamy, że w świetle rosnącej roli handlu elektronicznego, mediów społecznościowych i innych platform internetowych w biznesie logiczne jest, że dowody internetowe powinny być uznawane za pełnoprawne. Potwierdzeniem aktywnego używania znaku towarowego mogą być więc np. dane analityczne z prowadzonych przez przedsiębiorcę stron internetowych, gdzie prezentowane jest ich zarejestrowane oznaczenie. Dowodem może być liczba wizyt na witrynie (z podziałem na miejsca, z których łączyli się internauci) lub liczba wiadomości e-mail otrzymanych za jej pośrednictwem. Wysoka liczba odwiedzających może pomóc wykazać, że dany znak, który jest powtarzany w nazwie strony internetowej lub w inny sposób na niej widoczny, uzyskał charakter odróżniający w następstwie używania w danych krajach.
Istotne mogą być również informacje na temat liczby wygenerowanych transakcji poprzez sklep internetowy. Dowody pochodzące z platform handlu elektronicznego mogą mieć wartość dowodową nawet w przypadku braku znaku towarowego lub przedstawienia towarów lub usług, o ile można powiązać numer identyfikacyjny z konkretnym znakiem, towarem lub usługą.
Mało tego: we Wspólnej Praktyce czytamy, że dowodem mogą być nawet wydruki z recenzji, które użytkownicy wystawili po zakupie produktu lub dokonaniu zamówienia usługi na platformie handlu elektronicznego – przy czym z podaniem konkretnej jej nazwy, ponieważ informacje te mogą być przydatne do ustalenia właściwej daty publikacji treści.
Można brać pod uwagę również inne formy komunikacji lub interakcji ze stroną internetową – taką formą mogą być dane analityczne z Facebooka na temat liczby polubień czy interakcji z witryną przedsiębiorcy w mediach społecznościowych. A im więcej informacji na temat użytkowników (np. ich płci, wieku czy miejsca zamieszkania), tym lepiej. Dane pozyskane z platformy społecznościowej traktuje się jako źródła niezależne, ponieważ zawierają informacje stworzone przez same platformy, które nie mogą być kontrolowane ani zmieniane przez właściciela konta (przedsiębiorcę).
Z innej strony jednak urzędy mogą z pewną podejrzliwością podchodzić do dowodów z witryn, które można łatwo edytować. „Wykorzystanie edytowalnych i zbiorczych słowników internetowych, encyklopedii lub baz danych, takich jak Acronym Finder lub Wikipedia, jako podstawy odniesienia należy traktować z należytą rozwagą i uwzględniać konieczność uzupełnienia lub poparcia takich informacji dodatkowymi dowodami” – czytamy we Wspólnej Praktyce.
Ratunek w metadanych
Rzadko się zdarza, żeby przedsiębiorcy zbierali na bieżąco dowody na to, że używają znaku towarowego. To może być kłopotliwe, gdy będą potrzebować przykładowo materiałów archiwalnych, które zostały usunięte z firmowych dysków twardych albo zniknęły po dokonaniu zmian na stronie internetowej. Trudno jest w związku z tym udowodnić, że sprzedawali produkt opatrzony znakiem towarowym np. trzy lata wcześniej. Pomocne w takiej sytuacji mogą być serwisy archiwizacji stron internetowych. Tego typu strony (np. WayBack Machine) skanują i zapisują co pewien czas witryny internetowe, umożliwiając podejrzenie, jak wyglądała określona witryna nawet kilka lat wstecz. Wydruki z takich serwisów mogą być uznawane za rzetelne dowody internetowe, choć zaleca się, aby były one poparte innymi dowodami pochodzącymi z alternatywnych źródeł (o ile istnieje taka możliwość).
Jako dowód można również wykorzystać tzw. metadane. To ustrukturyzowane informacje opisujące treści określonych elementów (np. zdjęć, obrazów, wideo lub książki elektronicznej). Urządzenia techniczne mogą zapisać w nich przeróżne treści: datę i miejsce utworzenia (czasem nawet współrzędne GPS), dane użytkownika, rodzaj sprzętu itp. – Te informacje wraz z treścią zawartą na zdjęciu czy wideo mogą stanowić potwierdzenie, że znak towarowy był używany przez określone podmioty w danym czasie – wyjaśnia Kaja Seń.
Pliki nie linki
Dowód w postępowaniu mogą również stanowić pliki wideo. EUIPO i unijne urzędy ds. własności intelektualnej radzą, aby do plików załączyć informacje na temat tego, gdzie materiały zostały udostępnione publicznie (i potwierdzić to np. wydrukami uwieczniającymi zamieszczenie filmu wideo na stronie mediów społecznościowych lub moment, gdy film pojawił się jako reklama na stronie internetowej). Zaleca się, aby przy przedkładaniu pliku wskazać dokładny moment, w którym znak, towary i usługi lub inne odpowiednie treści są widoczne na filmie. Zalecane jest też przedstawienie dodatkowych informacji lub sprawozdania analitycznego na temat liczby rzeczywistych odsłon nagrania wideo (np. dostarczenie dowodów takich jak wydruki ze strony internetowej udostępniania plików wideo), zakresu czasowego oraz pochodzenia terytorialnego lub geograficznego odbiorców. W stosownych przypadkach zaleca się również podanie dodatkowych informacji na temat odbiorców, jeżeli można je pobrać z określonej platformy lub jej narzędzia analitycznego.
Nie rekomenduje się z kolei załączania dowodów w postaci wyłącznie linków do materiałów wideo czy zdjęć, przede wszystkim do witryn, które nie należą do przedsiębiorcy. Konieczne jest uzupełnienie ich o dodatkowe dowody. Jest to spowodowane tym, że informacje dostępne za pośrednictwem hiperłącza lub adresu URL mogą być później zmieniane lub usuwane. Poza tym te adresy mogą ulec zmianie – i przez to urzędy utracą do nich dostęp. Z tego powodu lepiej jest dostarczyć pliki zawierające pełne materiały.
Rzetelność i autentyczność
Zbierając materiał dowodowy, przedsiębiorca powinien zweryfikować jego rzetelność i autentyczność. Dokonując oceny autentyczności oraz prawdziwości dowodów, należy wziąć pod uwagę m.in.:
  • osobę, od której pochodzi dowód, oraz zdolność osoby do składania zeznania lub źródło dowodu,
  • okoliczności jego przygotowania,
  • adresata,
  • analizę treści pod względem sensowności i wiarygodności.
Daty lub elementy dodane później do dowodów (np. odręczne daty w dokumentach drukowanych) mogą podawać w wątpliwość autentyczność i prawdziwość tych dowodów. Zbadanie wszystkich dowodów powinno obejmować również sprawdzenie, czy istnieją niespójności między przedstawionymi materiałami. Wspólna Praktyka wskazuje narzędzia, dzięki którym można zweryfikować właściwą datę dowodu. Mogą to być np. wymienione wcześniej wyszukiwarki i serwisy archiwizacji stron internetowych. Ponadto warto zwrócić uwagę na tzw. znaczniki czasu generowane przez komputer (przypisujące dokładny czas do pliku, wiadomości, transakcji, obrazu itp., potwierdzające, że treść istniała w danym momencie) lub wykorzystać narzędzia oprogramowania śledczego.
Wykorzystanie wyżej wymienionych nowatorskich narzędzi przez strony postępowania i ich pełnomocników nie jest oczywiście obowiązkowe. Strona postępowania lub jej pełnomocnik mogą skorzystać z innych możliwości (np. poświadczenia notarialnego). Kwestia oceny materiałów pozostaje zawsze w gestii organów odwoławczych i urzędów ds. własności intelektualnej w państwach członkowskich. ©℗
Materiały po terminie? Tylko z ważnej przyczyny
Student nie ma obowiązku utrzymywać się samodzielnie
Student nie ma obowiązku utrzymywać się samodzielnie

Zobacz również
Ze Wspólnej Praktyki unijnych instytucji ds. własności intelektualnej można się dowiedzieć, w jakich okolicznościach przedsiębiorcy mogą dostarczyć dowody po wyznaczonym terminie w trakcie postępowania odwoławczego. Otóż taki poślizg jest możliwy wyłącznie z ważnej przyczyny. – Wskazano, że za taką przyczynę można uznać sytuację, w której po pierwsze dowód stanowi jedynie uzupełnienie istotnego dowodu, który został przedłożony w terminie. Po drugie dowód ten służy zakwestionowaniu ustaleń dokonanych lub zbadanych z urzędu przez organ pierwszej instancji i zawartych w decyzji, od której służy odwołanie. Po trzecie dowód wyszedł na jaw niedawno lub nie był wcześniej dostępny w żaden inny sposób – tłumaczy Kaja Seń.
Należy mieć jednak na uwadze, że urząd krajowy ds. własności intelektualnej nie dopuści dowodów w postępowaniu odwoławczym, jeżeli uzna, że strona świadomie stosuje taktykę opóźniania lub wykazuje się rażącym niedbalstwem, albo gdy dopuszczenie dowodu prowadziłoby do nieuzasadnionego przedłużenia postępowania.