Koszty zastępstwa procesowego – niesprawny mechanizm sprawiedliwości (analiza)

Minimalne koszty, maksymalne skutki

Ta minimalistyczna rutyna, generująca zjawisko permanentnego niedoszacowania kosztów zastępstwa procesowego zasądzanych na rzecz stron wygrywających spór, a także niedoszacowania wynagrodzeń dla pełnomocników z urzędu, ma swoje dalekosiężne konsekwencje. W wymiarze czysto indywidualnym, związanym z funkcją kompensacyjną, ten element rozstrzygnięcia czasami decyduje o tym, czy strona zasługująca na ochronę sądową rzeczywiście odzyskała naruszoną równowagę. Jeżeli bowiem wygrany musi pokryć znaczącą część wynagrodzenia własnego pełnomocnika, to zwycięstwo staje się niepełne, a czasami wręcz pyrrusowe. Tę samą refleksję można odnieść także do pełnomocnika z urzędu, który – po wykonaniu zleconej mu przez sąd pracy – z przyznanego następnie wynagrodzenia minimalnego często nie jest w stanie pokryć nawet proporcjonalnej części stałych wydatków związanych z prowadzeniem kancelarii. Oznacza to, że nie tylko pracuje za darmo, lecz wręcz jest zmuszany do pracy ze stratą.

Rutynowe zasądzanie stawek minimalnych ma jednak także konsekwencje systemowe, drastycznie osłabiając funkcję prewencyjną, która powinna zniechęcać do wszczynania sporów nieuzasadnionych oraz motywować do podejmowania racjonalnych decyzji procesowych. W rezultacie taka rutyna staje się w istocie mechanizmem ukrytego subsydiowania pieniactwa sądowego. Mechanizm ten działa w sposób cichy i rozproszony, a przez to jest trudny do uchwycenia w pojedynczej sprawie, zwłaszcza dla sądów. Systemowo, co akurat lepiej widoczne jest z perspektywy profesjonalnych pełnomocników, prowadzi jednak do zniekształcenia rachunku ryzyka procesowego i osłabienia ekonomicznych bodźców, które powinny sprzyjać odpowiedzialnemu podejściu. Klasyczna zasada „przegrywający płaci” nie jest bowiem jedynie technicznym elementem procedury. Jej funkcją jest przywrócenie równowagi między stronami oraz wytworzenie racjonalnej presji na weryfikację zasadności roszczeń przed wniesieniem pozwu lub podjęciem obrony. Jeżeli jednak strona wie, że nawet w przypadku porażki poniesie jedynie część rzeczywistych kosztów przeciwnika, jej decyzja procesowa przestaje być obciążona pełnym ciężarem ekonomicznym. W praktyce oznacza to, że część kosztu prowadzenia bezzasadnego lub nadmiernie eskalowanego sporu zostaje przerzucona na stronę wygrywającą lub pełnomocnika z urzędu. W sytuacji gdy minimalne stawki taksowe nie pokrywają realnych kosztów prowadzenia sprawy, zasądzenie ich w miejsce wynagrodzenia odpowiadającego rzeczywistemu nakładowi pracy prowadzi do powstania luki, która musi zostać wypełniona przez wygranego, który tym samym traci część należnej mu korzyści, albo przez pełnomocnika z urzędu, który finansuje system ochrony prawnej z własnych środków. Strona rozważająca wytoczenie powództwa o wątpliwych podstawach, znając praktykę sądową, może zatem kalkulować, że nawet przegrana nie będzie dla niej dotkliwa finansowo. Jeżeli bowiem przez lata utrwala się praktyka zasądzania minimalnych kosztów niezależnie od rzeczywistych kosztów zastępstwa procesowego wynikających z rynkowej wyceny nakładu pracy pełnomocnika lub obrońcy, uczestnicy obrotu prawnego zaczynają traktować je jako naturalny element gry procesowej. Wiedząc zaś, że koszty zastępstwa procesowego zasądzane przez sąd są niejednokrotnie symboliczne i oderwane od realiów rynku, a tym samym różnica między kosztem ugody a kosztem przegranej jest niewielka, strony mają bardzo osłabioną motywację do poszukiwania rozwiązań polubownych.

W konsekwencji system wysyła do obywateli paradoksalny sygnał, iż inicjowanie wysoce wątpliwych sporów jest opłacalne, gdyż nie wiąże się z adekwatnym ryzykiem ekonomicznym. To zaś w rezultacie musi prowadzić do zwiększenia liczby spraw w sądach, które w warunkach pełnej kompensacji kosztów mogłyby albo zostać zakończone ugodą na wczesnym etapie sprawy, albo w ogóle nie trafiłyby do sądu. Gdyby przegrywający ponosił rzeczywisty koszt swojej decyzji procesowej, znaczenie przedsądowej analizy ryzyka, mediacji i ugód zwiększyłoby się w sposób znaczący.

Na tym tle oczywisty staje się wniosek, że odejście od rutyny i przywrócenie rozstrzygnięciom o kosztach zastępstwa procesowego należytego znaczenia w sferze kompensacyjnej i prewencyjnej nie służy wcale interesowi jednej grupy zawodowej, lecz racjonalizacji całego systemu oraz wzrostowi zaufania do sądów jako instytucji, w których przywracana jest nie tylko racja prawna, lecz także sprawiedliwość wyrażana równowagą ekonomiczną.

Ekonomia nie przeszkadza słuszności

Rachunek ekonomiczny nie oznacza oczywiście wyłączenia ani ograniczenia stosowania zasad słuszności, które są integralnym elementem orzekania o kosztach. Co więcej, wydaje się, że wręcz wzmacnia on znaczenie tych przepisów procesowych, które przewidują możliwość miarkowania kosztów, odstąpienia od ich zasądzenia w całości lub części, a także uwzględnienia szczególnych okoliczności sprawy, w tym sytuacji majątkowej strony czy charakteru dochodzonego roszczenia. Dopiero bowiem w sytuacji gdy sąd ustali, jaki był rzeczywisty, racjonalny koszt zastępstwa procesowego w konkretnej sprawie, może w sposób świadomy zdecydować, czy istnieją podstawy do jego pełnego przerzucenia na stronę przegrywającą, czy też ze względów słusznościowych należy go ograniczyć.

Transparentna metodyka ustalania wartości pracy pełnomocnika tworzyłaby jasne tło, na którym decyzja słusznościowa stawałaby się decyzją w pełni świadomą i uzasadnioną. Właściwe ustalenie ekonomicznego punktu wyjścia nie jest więc przeszkodą, lecz w istocie warunkiem racjonalnego zastosowania reguł słuszności jako koniecznego bezpiecznika systemu, chroniącego przed pełnym obciążeniem strony kosztami procesowymi w sytuacjach tego wymagających.

W poszukiwaniu wspólnego języka sądu i pełnomocników

Rezygnacja z dotychczasowej rutyny orzeczniczej nie jest jednak sprawą zupełnie prostą. Wymaga ona bowiem uprzedniego osadzenia dwóch światów, w jakich funkcjonują sędziowie oraz profesjonalni pełnomocnicy, w jednej wspólnej strukturze argumentacyjnej, umożliwiającej komunikację na poziomie sprawdzalnych kryteriów, a nie intuicji. Dziś bowiem to właśnie brak takiej struktury powoduje, że wnioski o tzw. koszty podwyższone bywają składane bez odniesienia do konkretnych kryteriów merytorycznych, a ich oddalenie bywa uzasadniane jeszcze bardziej ogólnikowo. Punktem wyjścia powinna być więc zgoda co do tego, że kryteria wskazane w rozporządzeniach – w tym nakład pracy, zawiłość sprawy, czy też wkład w wyjaśnienie stanu faktycznego oraz zagadnień prawnych – wymagają operacjonalizacji, a więc przekształcenia ich w konkretne, mierzalne wskaźniki i techniczne procedury. Bez tego ogólnikowe kryteria pozostają bowiem hasłami, które każdy interpretuje przez pryzmat własnego doświadczenia lub intuicji.

Metodyka takiego działania mogłaby się opierać np. na – często stosowanym w praktyce rynkowej – wykazie czynności i czasu pracy profesjonalnego prawnika, połączonym z tabelą weryfikacyjną stosowaną przez sąd. Pełnomocnik, który byłby zainteresowany zasądzeniem kosztów wyższych niż minimalne, prezentowałby w takim wykazie konkret (ile godzin pracował, jakie czynności i na jakim etapie postępowania wykonał), a sąd odnosiłby się do tego konkretu, oceniając zasadność oraz proporcjonalność wyliczeń.

Bez minimalnej świadomości realiów funkcjonowania kancelarii, w tym kosztów stałych i obciążeń podatkowych, trudno bowiem o zrozumienie, dlaczego nazywanie stawki minimalnej wynagrodzeniem w bardzo wielu sprawach jest semantycznym nadużyciem. Z drugiej strony pełnomocnicy powinni rozumieć, że sąd nie może się opierać wyłącznie na deklaracjach, lecz potrzebuje danych poddających się rzeczowej kontroli. Właśnie dlatego metodyka powinna mieć charakter obustronny, obowiązek rzetelnego wykazania nakładu pracy po stronie pełnomocnika implikowałby obowiązek transparentnej weryfikacji po stronie sądu. Obowiązki te dotyczyłyby oczywiście wyłącznie tych przypadków, w których strona lub pełnomocnik uważają, że koszt lub wartość pracy pełnomocnika przekracza taryfowe minimum i chcą zasądzenia kwoty wyższej, mieszczącej się w limicie sześciokrotności stawki minimalnej.

Dobre praktyki i praktyczne narzędzia

Luka pomiędzy przepisami a praktyką ich stosowania wymaga w pierwszej kolejności poszukiwania narzędzia pomostowego, pozwalającego racjonalnie stosować obowiązujące przepisy i budować wzajemne zrozumienie w stale zmieniających się realiach ekonomicznych. Mogłoby ono przybrać postać stosowanego fakultatywnie, ustrukturyzowanego formularza wniosku o podwyższone koszty zastępstwa procesowego oraz wniosku o podwyższone wynagrodzenie za pełnienie funkcji z urzędu, zawierającego m.in. wykaz czynności, podsumowanie czasu pracy oraz odniesienie do adekwatnej, zdaniem wnioskującego, stawki referencyjnej. Po stronie sądu narzędzie to mogłoby zostać uzupełnione modelem weryfikacyjnym, pozwalającym na całościowe lub częściowe uwzględnianie godzin przy zastosowaniu poszczególnych kryteriów ważenia oraz ewentualne skorygowanie wnioskowanej stawki referencyjnej, a także prezentację syntetycznego uzasadnienia poszczególnych decyzji.

Tego rodzaju narzędzie pomostowe, które mogłoby zostać wypracowane jako dobra praktyka, nie wiązałoby pełnomocników ani sądu w sposób formalny, natomiast – nie wypaczając wpisanej w przepisy rozporządzeń architektury decyzji – porządkowałoby proces myślowy. Siła takiego narzędzia polegałaby na jego powtarzalności i względnej przewidywalności. Jeżeli bowiem pełnomocnik wiedziałby, że sąd będzie co do zasady skłonny przeanalizować jego wniosek według określonej struktury, przygotuje go w ten właśnie sposób. Jeżeli zaś sąd wie, że otrzyma rzeczowe dane w ujednoliconej, zrozumiałej formie, łatwiej mu odejść od rutynowej stawki minimalnej i wydać rozstrzygnięcie optymalne – zarówno z perspektywy wymierzania sprawiedliwości w indywidualnej sprawie, jak i z perspektywy funkcjonowania całego wymiaru sprawiedliwości.

Szczególną szansę na zmianę w tym zakresie stwarza informatyzacja postępowania oraz otwierająca się 1 marca 2026 r. możliwość wnoszenia przez profesjonalnych pełnomocników pism przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Wdrożenie w systemie informatycznym takiego właśnie fakultatywnego, ustrukturyzowanego formularza wniosku o koszty podwyższone wraz z modułem weryfikacyjnym dla sądu wydaje się zupełnie realistyczne, a technologia mogłaby znacząco ułatwić i przyspieszyć pracę zarówno pełnomocników, jak i sędziów.

System mógłby bowiem porządkować i zliczać poszczególne elementy wniosku kosztowego, a następnie generować rzeczoną tabelę weryfikacyjną dla sędziego, uwzględniającą kryteria wyznaczone przepisami prawa, oraz tworzyć ustrukturyzowany model uzasadnienia.

Rewizja i stały monitoring taryf

Prawidłowość funkcjonowania mechanizmu zwrotu kosztów zastępstwa procesowego oraz przyznawania wynagrodzenia pełnomocnikom z urzędu nie może się jednak ograniczać wyłącznie do kwestii metodyki orzeczniczej. Nawet najbardziej przejrzyste narzędzia weryfikacyjne nie zneutralizują bowiem problemu, jakim jest oczywista nieracjonalność znaczącej części stawek minimalnych i brak jakiegokolwiek ich związku z realiami rynkowymi, wskutek czego w wielu przypadkach stawka minimalna nigdy nie jest stawką racjonalną, a stawka racjonalna zaczyna się tam, gdzie kończy się maksymalny wymiar taryfy. Jako pilna konieczność jawi się więc dalsza rewizja obecnie funkcjonujących stawek, jak również wprowadzenie stałego mechanizmu monitorowania adekwatności stawek do realiów rynkowych. W tym też zakresie mogłaby istotnie pomóc proponowana metodyka orzecznicza. Ustrukturyzowane wnioski o koszty podwyższone oraz narzędzia weryfikacyjne stosowane przez sądy nie tylko porządkowałyby proces decyzyjny w konkretnej sprawie, lecz także tworzyłyby materiał empiryczny, który – zwłaszcza w przypadku modułu elektronicznego w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych – w postaci zanonimizowanej nadawałby się do względnie łatwej analizy. Jeżeli bowiem w sposób powtarzalny i porównywalny rejestrowane byłyby zanonimizowane dane dotyczące np. liczby godzin pracy oraz poziomu wnioskowanych i zasądzanych stawek w poszczególnych typach spraw, w tym przypadków, w których pełnomocnicy sięgają po maksymalne, sześciokrotne stawki, możliwe stałoby się zbudowanie rzeczywistej mapy praktyki sądowej.

Stały monitoring owej praktyki mógłby przybrać formę okresowych raportów, opracowywanych na podstawie zanonimizowanych danych, wskazujących m.in. minimalny oraz średni czas pracy profesjonalnych pełnomocników w danej kategorii spraw, średni wnioskowany poziom mnożnika stawki minimalnej, a także średni poziom, o jaki sądy redukują poszczególne parametry wyrażające oczekiwania wnioskodawców. Tego rodzaju analiza dostarczałaby prawodawcy obiektywnego obrazu praktyki, pokazując, w jakim odsetku spraw stawka minimalna okazuje się wystarczająca, a w jakim wnioski konsekwentnie zmierzają ku poziomowi maksymalnemu i jako takie są akceptowane przez sądy. Jeżeli znaczna liczba pozytywnie zweryfikowanych przez sądy wniosków dotyczyłaby stawek istotnie przekraczających poziom minimalny, byłby to jasny sygnał, że punkt wyjścia, czyli stawka minimalna, nie odpowiada minimalnemu nakładowi pracy i wymaga korekty. Innymi słowy, dane generowane przez praktykę orzeczniczą stałyby się wskaźnikiem diagnostycznym dla prawodawcy. Obecnie taka diagnoza jest utrudniona, ponieważ wnioski o koszty podwyższone nie mają jednolitej formy, a uzasadnienia orzeczeń rzadko zawierają dane pozwalające na agregację i porównanie. Bez takiego uporządkowania każda propozycja podwyższenia stawek może zaś – nawet wbrew oczywistym faktom – być postrzegana jako wyraz roszczeniowości. Z danymi w ręku staje się zaś elementem racjonalnej polityki prawa.

Wspólna odpowiedzialność sędziów i pełnomocników

Rewizja stawek za reprezentację oraz ich stały monitoring powinny więc iść w parze z wypracowaniem wspólnego języka komunikacji między sędziami a profesjonalnymi pełnomocnikami co do ich stosowania. Pierwsze działanie dotyczy poziomu normatywnego, drugie – poziomu praktyki. Pierwsze wymaga stałego i efektywnego dialogu przede wszystkim pomiędzy Ministerstwem Sprawiedliwości a krajowymi reprezentacjami poszczególnych zawodów prawniczych, zaś drugie – dialogu prowadzonego bezpośrednio między przedstawicielami zawodów prawniczych, np. w zainicjowanym w ubiegłym roku w Krakowie formacie Rady Współpracy Zawodów Prawniczych przy Prezesie Sądu Apelacyjnego. Bardzo potrzebny wydaje się także niezależnie prowadzony naukowy oraz publicystyczny dyskurs tworzący przestrzeń wymiany myśli, opinii i nowych argumentów na ten – jakże ważny społecznie – temat. Środowiska prawnicze powinny wspólnie wziąć odpowiedzialność za to, aby orzekanie o kosztach zastępstwa procesowego oraz o wynagrodzeniach pełnomocników z urzędu nie było rytuałem oderwanym od realiów, lecz tym, czym być powinno – aktem wymierzania sprawiedliwości, który indywidualnie rekompensuje ekonomiczne koszty zastępstwa procesowego i sprawiedliwie wynagradza rzetelną pracę pełnomocników z urzędu, a przy tym systemowo kształtuje odpowiedzialne postawy procesowe. ©℗