Zmiany w prawie pracy od sierpnia. Praca zdalna, urlopy i wypowiedzenia po nowemu

W sierpniu mogą jednocześnie wejść w życie nowe przepisy m.in. o pracy zdalnej, badaniu trzeźwości, urlopach i wypowiedzeniach. Firmy będą miały za mało czasu na ich wdrożenie

Na rozpoczynającym się jutro posiedzeniu Sejm ma rozpocząć prace nad projektem nowelizacji kodeksu pracy, która ma wdrożyć na stałe pracę zdalną oraz umożliwić badanie trzeźwości zatrudnionych. Nowe przepisy mają wejść w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy. Jeśli więc posłowie się pośpieszą, to regulacje te zaczną obowiązywać jeszcze latem tego roku. Równolegle trwają prace nad inną nowelizacją k.p., która przewiduje m.in. wydłużenie urlopu rodzicielskiego i obowiązek uzasadniania wypowiedzeń umów na czas określony. Te przepisy - zgodnie z ostatnią wersją rządowego projektu - mają zostać wprowadzone 1 sierpnia 2022 r. Niewykluczone więc, że w końcówce lata działy kadrowe będą miały nawał nowych, znaczących obowiązków.

- Najpierw pracodawcy mieli problem z dostosowaniem się do przepisów o Polskim Ładzie, a teraz nałożą się na to jeszcze kolejne, znaczące zmiany i obowiązki z zakresu prawa pracy. Apelujemy o odpowiedzialne tworzenie i wdrażanie prawa - mówi prof. Jacek Męcina, przewodniczący zespołu ds. budżetu, wynagrodzeń i świadczeń socjalnych Rady Dialogu Społecznego, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

Zatrudniającym wtóruje m.in. ZUS, który też chce czasu na przystosowanie się do zmiany zasad wypłaty zasiłków macierzyńskich.

Natłok nowości

Modyfikacje przewidziane w projektowanych nowelizacjach i dodatkowe obowiązki z nich wynikające są bardzo szerokie. Nowe przepisy o trybie zdalnym wymagają m.in. ponownego polecania pracy w tej formule (z koniecznością uzyskania oświadczenia pracownika o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych). Firma musi też określić m.in. zasady ustalania ryczałtu dla pracowników (na pokrycie kosztów prądu, internetu) oraz porozumiewania się z podwładnym i potwierdzania przez niego obecności. Obowiązkowe będą też m.in. procedury ochrony danych osobowych i kontroli wykonywania pracy oraz BHP, a także zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu narzędzi pracy powierzonych zatrudnionemu. Z kolei w ocenie ryzyka zawodowego trzeba będzie uwzględniać m.in. uwarunkowania psychospołeczne związane ze zdalnym wykonywaniem zadań. Obecnie stosowane przepisy o pracy zdalnej (specustawa covidowa) nie przewidują takich szczegółowych wymogów. Oczywiście firmy nie będą miały obowiązku wdrażania takiego trybu pracy, ale w praktyce znaczna część zatrudnionych przyzwyczaiła się do niego i trudno sobie wyobrazić, że nie będzie on kontynuowany (choćby w formie hybrydowej). A to może wiązać się z koniecznością szybkiego dostosowania się do nowych reguł.

- Pracodawcy w szczególności wskazują na problemy wynikające z rekompensowania kosztów pracy zdalnej, w tym w związku z obecnym poziomem inflacji. Jeśli dodatkowo okazałoby się, że wysokość ryczałtu należy ustalać indywidualnie z każdym pracownikiem, to praca zdalna nie będzie powszechnie stosowana. Część pracodawców poprzestanie zapewne na okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w roku, którą będzie można stosować bez nadmiernych wymogów - podkreśla prof. Męcina.

Pracodawcy wskazują, że prace nad omawianym projektem trwały prawie dwa lata i na ostatniej prostej (przed posiedzeniem rządu) wprowadzono krótkie, 14-dniowe vacatio legis (poprzednie przepisy, uzależniające wejście projektu w życie od daty odwołania stanu epidemii, też były krytykowane). - Tłumaczenie, że to nie będzie problem, bo firmy mogą polecać pracę zdalną z uwagi na obowiązywanie stanu zagrożenia epidemicznego, nie jest słuszne. Firma najpierw będzie musiała spełnić wiele formalnych obowiązków - podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka Pracodawców RP. Jej zdaniem firmy powinny mieć co najmniej trzy miesiące na wdrożenie omawianych zmian. - Na pewno będziemy apelować o wydłużenie vacatio legis na etapie prac parlamentarnych - zapowiada.

Będzie problem

Z nowymi obowiązkami muszą liczyć się też firmy, którym zależy na badaniu trzeźwości pracowników. Wprowadzenie takiej kontroli i jej zasady (w tym grupę pracowników nią objętych oraz sposób sprawdzania trzeźwości i rodzaj urządzenia wykorzystywanego do badania) trzeba będzie ustalać w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Oczywiście będzie to uprawnienie, a nie obowiązek, ale wielu przedsiębiorstwom, zwłaszcza z branży transportowej, budowlanej i produkcyjnej, zależy na jak najszybszym wprowadzeniu kontroli, zwłaszcza że po zmianie przepisów nie będzie można już stosować kontroli na dotychczasowych zasadach (część firm korzysta prewencyjnie z alkomatów, choć zgodnie z interpretacjami m.in. UODO nie ma obecnie do tego podstawy prawnej; dogadują się w tej sprawie z załogą, powołując się na przepisy BHP).

Zmiany w prawie pracy: Okres próbny do poprawienia, partnerzy społeczni są na nie

Jeszcze więcej dodatkowych wymogów przewiduje rządowy projekt dotyczący m.in. urlopów rodzicielskich i umów na czas określony. Nie został jeszcze przyjęty przez rząd, więc trudno sobie wyobrazić, że wejdzie w życie w planowanym terminie 1 sierpnia br. Ale nawet jeśli zacznie obowiązywać nieco później, to i tak - w połączeniu ze zmianami w sprawie pracy zdalnej - może wywołać znaczące problemy. Zakłada on m.in. znaczące rozszerzenie zakresu informacji, jakie trzeba przekazywać pracownikom (np. o prawie do szkoleń i o polityce szkoleniowej firmy), wymóg uzasadniania i konsultowania zwolnień osób zatrudnionych na czas określony oraz wydłużenie urlopu rodzicielskiego i zmianę zasad jego udzielania oraz wypłaty zasiłku macierzyńskiego za jego czas. To systemowe zmiany, których wdrożenie wymaga długiego vacatio legis. Zwracają na to uwagę nie tylko pracodawcy, lecz także instytucje publiczne, w tym ZUS, który ocenia, że system wypłaty zasiłków po zmianach wciąż będzie skomplikowany. W swojej opinii postuluje, by nowe przepisy w zakresie ustalania i wypłat tych świadczeń weszły nie wcześniej niż po upływie dziewięciu miesięcy od ogłoszenia.

Zmiany zawarte w projekcie ustawy wymagać będą obszernych zmian w systemie informatycznym Zakładu. Konieczne będzie też dostosowanie systemów płatników składek do obsługi tego typu spraw - wskazano w opinii ZUS do projektu.

Z kolei firmy podkreślają przede wszystkim problemy organizacyjne, jakie mogą wyniknąć z kumulacji tak wielu ważnych zmian. - Omawiane rozwiązania można wprowadzać stopniowo, a nie w formie legislacyjnego tsunami - podsumowuje Katarzyna Siemienkiewicz.

Ostateczny termin wejścia w życie nowych przepisów będzie oczywiście zależał od prac w Sejmie. ©℗