Najpierw remanent stanu posiadania i określenie potrzeb, dopiero potem zamówienie.
Zakup oprogramowania, które nie jest do końca potrzebne i nie spełnia wszystkich wymagań, wybór rozwiązania, którego nie będzie można rozbudować w przyszłości, to błędy często popełniane w małych i średnich firmach przy inwestycjach związanych z rozbudową systemu IT. Potwierdza to raport niedawno opublikowany przez firmę doradczą Deloitte, z którego wynika, że zdecydowana większość polskich firm ma na stanie oprogramowanie komputerowe, z którego nie korzysta, a 32 proc. płaci za jego utrzymanie, choć nie ma uprawnień, by go używać. Jednocześnie aż dwie trzecie przedsiębiorstw ma zaległości w opłacaniu licencji za używane programy, co może grozić roszczeniami ze strony ich dostawców i poważnie zachwiać firmowymi budżetami.
Reklama

Reklama
Zdaniem ekspertów z branży IT taka sytuacja, to często efekt zaniedbań – firmy nie poświęcają dość uwagi i czasu na określenie swoich potrzeb firmy i wymagań stawianych przed systemem i wdrożenie rozwiązań efektywnych kosztowo. Przed zakupem konkretnego programu wspomagającego zarządzanie lepiej trzy razy przemyśleć, do czego będzie wykorzystywany, czy dobrze spełnia i będzie spełniać swoje funkcje w systemie IT firmy. Niestety w wielu firmach nie myśli tymi kategoriami. – Prowadzi to zazwyczaj do chaotycznego, przypadkowego, ekstensywnego rozwoju infrastruktury IT. W efekcie po pewnym czasie okazuje się, że firma ma źle wyskalowany, bardzo skomplikowany, awaryjny, mało efektywny i drogi w utrzymaniu system IT i płaci za licencje oprogramowania, którego nie używa.
Deloitte stwierdza w swym raporcie, że niemal w każdej firmie w Polsce, niezależnie od jej wielkości czy też branży, można znaleźć oprogramowanie, które dosłownie leży na półce. Wartość takiego nieużywanego oprogramowania może przekraczać nawet 11 mln zł. Ponad połowa firm (58 proc.) dodatkowo wykupuje wsparcie dla oprogramowania, z którego nie korzysta. Dodając do tego przypadki zakupu innych dodatkowych usług, za zbędne wsparcie techniczne przepłaca niemal dziewięć na dziesięć firm (89 proc.).
Tymczasem budowanie systemu informatycznego zawsze powinno rozpocząć się od określenia potrzeb. Szczególnie, że często firma już korzysta z jakichś aplikacji i stara się przebudować infrastrukturę, ponieważ stara przestała wystarczać. Dlatego pierwszym krokiem powinno być zinwentaryzowanie wykorzystywanego oprogramowania, zbiorów danych i aplikacji na nich operujących. Potem należy zidentyfikować wszystkie procesy w firmie, które firma chciałaby objąć nowym oprogramowaniem. Następnie wybrać rozwiązania do obsługi poszczególnych procesów, oszacować koszty ich zakupu, wdrożenia i utrzymania. Dopiero potem dobrać konkretne rozwiązanie, określić koszty jego zakupu, uruchomienia i utrzymania,
– Firmy poświęcają za mało czasu na przestudiowanie umowy z dostawcą oprogramowania, a warunki licencyjne dla poszczególnych produktów akceptowane są niemal automatycznie. Osoby, które z czystym sumieniem mogą zaznaczyć pole „Zapoznałem się i akceptuję warunki umowy licencyjnej” w trakcie instalacji oprogramowania należą do nielicznych wyjątków. Inną sprawą jest to, że warunki licencyjne bywają skomplikowane i nie zawsze są zrozumiałe już po pierwszej lekturze – mówi Bartosz Zając, starszy konsultant w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte.
Deloitte w swym raporcie zauważa m.in., że wiele firm nie poświęca odpowiedniej uwagi analizie zapisów umownych. Według dostawców oprogramowania niezrozumienie warunków licencyjnych nie usprawiedliwia jednak nieprawidłowego sposobu korzystania z ich produktów.
– Spotykamy przypadki, w których niewielkie zmiany w konfiguracji wymagające kilku kliknięć myszką mogą prowadzić do generowania oszczędności lub kar rzędu kilku milionów złotych – podkreśla Mariusz Ustyjańczuk, menedżer w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte.

Zanim zainwestujesz w nowe oprogramowanie

1. Określ szczegółowo potrzeby firmy wobec oprogramowania – w jaki sposób może ono polepszyć lub pogorszyć wyniki przedsiębiorstwa

2. Zidentyfikować wszystkie procesy w firmie, które powinny być objęte kupowanym systemem – jakie konsekwencje przyniesie dla mojej firmy awaria w systemie związana z każdym z tych procesów

3. Wybrać rozwiązania do obsługi poszczególnych procesów. Oszacować koszt ich zakupu, wdrożenia, utrzymania

4. Dokonać wyboru już konkretnego oprogramowania. Określić koszty zakupu, wdrożenia, utrzymania

5. Po określeniu planowanych kosztów warto jeszcze raz przyjrzeć się zaprojektowanemu systemowi pod kątem optymalizacji kosztów. Można bowiem rozważyć wybranie modelu cloud computing niektórych bądź wszystkich usług, jeżeli będzie to miało uzasadnienie ekonomiczne