Dobra umowa z kontrahentem, którego wiarygodność finansowa została wcześniej sprawdzona, to najlepsza gwarancja zachowania płynności finansowej i przetrwania nawet najtrudniejszych czasów
Co z tego, że firma na papierze generuje zyski, skoro nawet niewielkie opóźnienie w płatności faktur może oznaczać dla niej katastrofę. Jak nie dopuścić do takiej sytuacji? To wcale nie jest proste.
ikona lupy />
Moralność płatnicza, czyli kiedy firmy płacą za faktury / Dziennik Gazeta Prawna
Nasz kraj plasuje się w niechlubnej europejskiej czołówce krajów, w których nie ma co liczyć na szybkie rozliczenie z kontrahentami. Zaledwie 23 proc. faktur opłacanych jest w terminie. Gorzej jest tylko w Portugalii, gdzie bez opóźnienia płaci się 17 proc. Jednocześnie w Polsce ponad 12 proc. faktur ma przeterminowanie powyżej 90 dni, w tym 10 proc. powyżej 121 dni – wynika z raportu „Barometr płatności na świecie 2013” przygotowanego przez międzynarodową wywiadownię Bisnode D&B Polska.

Sprawdź partnera

Jak więc nie dopuścić do zatorów we własnym przedsiębiorstwie. Trzeba zacząć od sprawdzenia kontrahentów. Można to zrobić samodzielnie, żądając od zaświadczenia o niezaleganiu z płatnościami w urzędzie skarbowym i ZUS oraz wypytując o współpracę z nim innych przedsiębiorców. Można też zapytać o jego wiarygodność i rzetelność w stowarzyszeniach branżowych, izbach handlowych czy w internecie. – Pojawiły się bezpłatne giełdy wierzytelności, gdzie dłużnicy są na bieżąco dopisywani i można szybko zdobyć aktualną ich listę – dodaje Krzysztof Piłat, ekspert od zarządzania należnościami i trener biznesu.
Innym sposobem jest zlecenie weryfikacji kontrahenta specjalistom. Mowa o wywiadowniach gospodarczych, biurach detektywistycznych, czy o sięgnięciu do danych zebranych w biurach informacji gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym. Za korzystanie z pomocy fachowców trzeba jednak zapłacić.
– Na pojedynczy raport handlowy o polskiej firmie trzeba wydać 225 zł. Zamawiając raport o spółce z Austrii czy Niemiec, musimy liczyć się z wydatkiem 310 zł, a z Rosji, Ukrainy czy Białorusi 360 zł. Z pozostałych krajów świata opłata wyniesie 520 zł – tłumaczy Tomasz Starzyk, analityk z Bisnode D&B Polska.
Taki raport zawiera nie tylko potwierdzenie danych rejestrowych partnera biznesowego, ale też dostarcza wiedzę o jego danych finansowych oraz zdarzeniach prawnych, które miały miejsce w spółce. – Znajdują się w nim też informacje o moralności płatniczej podmiotu oraz powiązania kapitałowe z firmami zagranicznymi. Podstawową wartością raportu jest jednak rekomendacja współpracy z danym partnerem handlowym. W przypadku negatywnej, klient powinien zastanowić się, czy takie ryzyko jest dla niego opłacalne – dodaje Starzyk.

Do danych z biur informacji gospodarczej trzeba natomiast podchodzić z większą rezerwą

– A to dlatego, że mogą tam zostać zamieszczone zaległości dopiero, gdy minęło 60 dni od ich terminu płatności – wyjaśnia Krzysztof Piłat. Opłata za korzystanie z biur wynosi natomiast około 200–250 zł miesięcznie.
W czerwcu przedsiębiorcy zyskali jeszcze jedno narzędzie. Grupa Kruk uruchomiła serwis VERIF.PL. Jest on skierowany do sektora MSP i integruje bazy danych zawierające informacje Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Rejestru Dłużników ERIF BIG, Giełdy Wierzytelności VERIF.PL oraz Wywiadowi Gospodarczej Info Veriti Polska. – Rejestracja w serwisie jest bezpłatna. Opłata roczna za usługi przy wybraniu opcji przedpłaty wynosi 250 zł rocznie, natomiast w przypadku abonamentu to koszt 75 zł miesięcznie. W pierwszym przypadku trzeba zawsze zapłacić za wykreślenie dłużnika, a to koszt 100 zł – wyjaśnia Karolina Barańska z Grupy Kruk.

Ważna dobra umowa

Kolejnym krokiem do zabezpieczenia się przed utratą płynności jest zawarcie dobrej umowy z kontrahentem. Obowiązkowo powinna zostać w niej wskazana wartość transakcji, termin płatności oraz kary za jego przekroczenie. Mogą być nią odsetki, których wysokość również powinna zostać określona w umowie. Wówczas bowiem najłatwiej będzie je naliczyć. Jeśli to nie nastąpiło, można zastosować odsetki ustawowe wynoszące 13 proc. w skali roku.
W umowie można też zachęcić kontrahenta do regulowania zobowiązań na czas. A można to zrobić, przyznając mu każdorazowo upust w zamian za terminowe płacenie faktur. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie zabezpieczeń, z których będzie można dochodzić roszczeń, jak weksel in blanco, poręczenie wekslowe lub cywilne, przewłaszczenie na zabezpieczenie, zastaw rejestrowy, hipoteka itp., oraz możliwość zbycia wierzytelności, co daje możliwość skorzystania z firmy faktoringowej.
Dobra umowa jest więc bardzo ważna, bo w przyszłości w razie ewentualnych kłopotów pozwala uniknąć długoletnich sporów sądowych. Posiadając wiarygodne dokumenty potwierdzające istnienie wierzytelności, sąd może bowiem wydać nakaz zapłaty w trybie postępowania nakazowego. A to trwa ok. 1 miesiąca. Po uprawomocnieniu się stanowi on tytuł zabezpieczenia. Dlatego można szybko zgłosić się do komornika o odzyskanie należności od nierzetelnego kontrahenta.

Warto powołać firmowy zespół do zadań specjalnych

Ważne jest też wdrożenie w firmie procedur zarządzania należnościami oraz wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za ich monitorowanie. W ten sposób można od razu wstrzymać dostawę lub świadczenie usług w stosunku do firmy, która nie płaci.
A jak można zmusić kontrahenta do zapłaty? Po pierwsze strasząc, że zostanie zgłoszony do Krajowego Rejestru Długów, co utrudni mu pozyskanie nowych partnerów oraz dostęp do źródeł finansowania. Wcześniej jednak trzeba wysłać wezwanie do zapłaty listem poleconym i wyznaczyć 30 dni na wywiązanie się z zobowiązania.
Pieniądze można też odzyskać, stając do negocjacji z takim podmiotem, w wyniku których zostanie określony terminu i forma zapłaty, wysokości ewentualnych rat i należnych odsetek. Gdy zostanie do nich wynajęty zewnętrzny mediator, zawarte porozumienie można zatwierdzić przed sądem, by zyskało moc prawną. Koszt wynajęcia mediatora wiąże się jednak z opłatą do 3 proc. wartości przedmiotu sporu.
Można wreszcie skorzystać z firmy windykacyjnej. Pozwala to szybko odzyskać pieniądze, ale w mniejszej kwocie. Firma za swoje usługi pobiera bowiem opłatę do nawet 30 proc. odzyskanych należności. Takie rozwiązanie bywa jednak opłacalne, bo firmy mają opracowane metody dotarcia do dłużników. Pozwala więc zredukować koszty nawet o kilkadziesiąt procent w porównaniu z tymi, jakie się ostatecznie poniesie, dochodząc należności na własną rękę.
1,5–3 proc. wartości faktury brutto kosztuje natomiast skorzystanie z usług factoringu.
– Chodzi o skup przez faktora faktur przedsiębiorcy z odroczonym terminem płatności. W zależności od umowy przedsiębiorca może zyskać od 80 do 90 proc. wartości faktur. Pozostała kwota jest dopłacana przedsiębiorcy po uregulowaniu rachunku przez dłużnika – dodaje Tomasz Starzyk.
Rozwiązaniem jest też ubezpieczenie należności. To kosztuje jednak od kilku do kilkunastu tysięcy złotych w skali roku, w zależności od struktury klientów, należności i terminów ich spływu, branży, w której działa firma, oraz jej obrotów.