Wymóg założenia osobnego rachunku dla firmy nakłada na przedsiębiorców ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, gdzie w art. 22 wyraźnie określono, że wartość transakcji musi przekroczyć wspomnianą powyżej kwotę a drugą stroną transakcji jest również przedsiębiorca. Przy czym ustawa Ordynacja podatkowa ustala, w art. 61, że jeśli prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów (a jest to jedna z najczęściej wybieranych form rozliczeń w przypadku małych firm) to formą rozliczeń podatkowych działalności musi być polecenie przelewu.

Czy warto założyć rachunek firmowy?
Większość kont firmowych jest droższa od zwykłych rachunków osobistych. Banki lubią pobierać prowizję od przelewów do ZUS i US ustanawiać opłatę za prowadzenie rachunku, która może oscylować między kilku a kilkunastu złotymi miesięcznie. W skali roku uzbiera się nam w ten sposób naprawdę niezła kwota.

Natomiast większość kont osobistych, zwłaszcza internetowych, pozwala nam na dokonywanie przelewów całkowicie za darmo, a warunki prowadzenia rachunku tak, by był całkowicie darmowy, nie są zbyt wygórowane.

Przykładowe zestawienie bankowych kont dla klientów indywidualnych i firm
Konto osobiste
Konto firmowe
Bank
Nazwa konta
Koszt po 12 miesiącach prowadzenia konta
Bank
Nazwa konta
Koszt po 12 miesiącach prowadzenia konta
Bank Millennium
Konto Internetowe
0,00 zł
Bank Millennium
Konto Biznes Start
0,00 zł
Inteligo
Konto prywatne
0,00 zł
Inteligo
Konto firmowe
120,00 zł
Alior Bank
Konto osobiste
60,00 zł
Alior Bank
Rachunek Zarabiający
216,00 zł
Bank Pekao
Eurokonto Aktywne
167,76 zł
Bank Pekao
Pakiet Mój Biznes Startowy
348,00 zł
Założenia: przedsiębiorca wykonuje miesięcznie 2 przelewy do Urzędu Skarbowego, 2 do ZUS, 10 przelewów na rzecz kontrahentów, korzysta pięciokrotnie z karty debetowej wykonuj±c transakcje bezgotówkowe na kwotę 500 zł, miesięczne wpływy powyżej 3000 zł, firma działa od ponad roku

Powyższe zestawienie wskazuje, że najlepszą ofertą dla prowadzenia działalności są konta osobiste. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że większość banków nie pozwala na taką możliwość, wyraźnie zaznaczając w regulaminach, że konta osobistego nie można używać do rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą. Tak jest m. in. w Getin Banku i w Nordea Banku. Co więcej, do porównania nie wybraliśmy najdroższych kont firmowych na rynku. Czyli konto osobiste jest zdecydowanie bardziej opłacalne . Czy jednak zawsze możemy korzystać z niego w rozliczeniach z urzędami?

Konto firmowe może okazać się konieczne
Niestety, choć rachunek osobisty z pewnością wystarczyłby nam do obsługi finansowej niewielkiej działalności gospodarczej, sytuacja nie jest tak jasna, jak mogłoby się wydawać. Bo prawo swoje, a praktyka swoje. Dobrym przykładem może być zwrot podatku VAT i interpretacja (nr PP/443-60-1/07) wydana w 2007 r. przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Opolu. interpretację W interpretacji tej urząd uznał, że zwrot VAT może zostać dokonany tylko na konto firmowe. Jedynie podatek dochodowy może być zwracany na konto osobiste. Co ciekawe, często urzędy nie robią problemu i zwracają VAT na konto osobiste, niemniej nie znaczy to, że są do tego zobligowane.

Problemem są również regulaminy niektórych banków (np. § 3 pkt. 3 regulaminu kont mBanku), które zabraniają prowadzenia rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą poprzez rachunek osobisty. Powoduje to powoduje, że zostajemy postawieni pod ścianą – albo płacić za rachunek firmowy, albo szukać innego banku… 

Sprawdź najciekawsze produkty finansowe dla swojej firmy!

Opłaty za rachunek możemy wpisać w koszty prowadzenia działalności. Aczkolwiek przy niedużej firmie, która liczy każdą złotówkę, może się okazać, że i tak będą bardzo wysokie i nawet wliczenie ich w koszty uzyskania przychodu nie będzie wystarczającą rekompensatą.

Co robić?
Artykuł ten nie rozstrzyga wszystkich kwestii związanych z zaletami i wadami zakładania oddzielnego konta firmowego. Wymienia jedynie niektóre pułapki, które mogą czekać przedsiębiorcę, jeśli zamierza używać do prowadzenia działalności konta osobistego oraz wskazuje na koszty, z którymi będziemy musieli się liczyć (albo nie) przy posiadaniu rachunku firmowego. Z całą pewnością zdecydowanie mniej problemów spotka nas przy używaniu konta firmowego, choć taniej jest używać na rzecz działalności konta osobistego.

Jeśli zdecydowaliśmy się na założenie konta firmowego, przyjrzyjmy się uważnie ofertom dostępnym na rynku. Istnieją i takie, których nie będą nas kosztowały ani złotówki przy umiejętnym korzystaniu z rachunku. Przykładem takich ofert może być np. pakiet Firma To Ja Idea Banku, rachunek bieżący FM Banku i pakiet Meritum Bez Granic Meritum Banku. Przejrzyjmy także aktualne rankingi kont dla firm oraz użyjmy porównywarek finansowych, podając przewidywane parametry użytkowania rachunku. 

Jeżeli uznaliśmy, że do rozliczeń wystarczy nam rachunek osobisty, uważnie przeczytajmy regulamin. Może się okazać, że aktualnie posiadany ROR nie pozwoli nam na przelewy do ZUS i US. W takim przypadku możemy rozejrzeć się za innym kontem dla klienta indywidualnego, ale przed podjęciem decyzji zapoznajmy się również z rankingami kont osobistych (zwłaszcza internetowych) oraz wynikami, jakie przedstawią nam porównywarki finansowe. Skoro uznaliśmy, że nie stać nas na posiadanie konta firmowego, to tym bardziej bezsensownym posunięciem będzie przepłacanie za konto osobiste wykorzystywane przy prowadzeniu małej firmy.